Cách nộp hồ sơ BHXH điện tử 2022

Bản quyền © 2018 THÔNG TIN VĂN BẢN - THỦ TỤC HỒ SƠ BẢO HIỂM XÃ HỘI TP. HỒ CHÍ MINH

Địa chỉ: 117C Nguyễn Đình Chính, Phường 15, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: [028] 39 979 039 - Fax: [028] 39 979 010 - Email:

Theo quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể lựa chọn đăng ký nộp hồ sơ BHXH điện tử qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN. Nếu đăng ký nộp hồ sơ BHXH điện tử qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam thì cần thực hiện những thủ tục nào? Bài viết dưới đây hướng dẫn cách đăng ký nộp hồ sơ BHXH điện tử qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam cùng với những lưu ý khi doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin trong tờ khai.

Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp có giải thích rõ ràng khái niệm hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử. Theo đó, hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử là hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT, giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh BHYT theo quy định của pháp luật bằng phương tiện điện tử.

Để kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, đồng thời đáp ứng đủ những điều kiện khi tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH. Cụ thể, căn cứ theo Điều 5 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, điều kiện để doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội bao gồm:

• Có chứng thư số còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật.
• Có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet, có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định và đăng ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Thủ tục đăng ký nộp hồ sơ BHXH điện tử qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

Thủ tục đăng ký nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử hay đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam được hướng dẫn chi tiết tại Điều 7 Quyết định 838/QĐ-BHXH được ban hành ngày 29 tháng 5 năm 2017.

Cụ thể, doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam để kê khai và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH [mẫu số 01/ĐK-GD ban hành kèm theo Nghị định số 166/2016/NĐ-CP] hoặc gửi bản giấy tới cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Trường hợp tờ khai của doanh nghiệp được chấp nhận, trong thời hạn 03 ngày, cơ quan Bảo hiểm xã hội, Hệ thống quản lý thông tin sẽ cấp và kích hoạt tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử của doanh nghiệp và gửi thông báo qua địa chỉ thư điện tử. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ nhận được “Thông báo không chấp nhận đăng ký sử dụng phương thức giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử” kèm lý do rõ ràng từ Cơ quan BHXH, Hệ thống quản lý thông tin nếu không đủ điều kiện.

>> Hướng dẫn cách kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng nhanh chóng

Lưu ý khi thay đổi thông tin Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử

Những thiếu sót và nhầm lẫn trong kê khai thông tin Tờ khai cũng có thể khiến doanh nghiệp đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH không thành công. Do đó, doanh nghiệp cần thay đổi hoặc bổ sung ngay những thông tin này.

Để thay đổi, bổ sung thông tin về chứng thư số hoặc địa chỉ thư điện tử, điện thoại và người liên hệ, doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam để kê khai và gửi Tờ khai thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH [mẫu số 02/SĐ-GD ban hành kèm theo Nghị định số 166/2016/NĐ-CP]. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Tờ khai, Hệ thống quản lý thông tin sẽ gửi Thông báo xác nhận thay đổi, bổ sung thông tin cho doanh nghiệp. 

Trường hợp doanh nghiệp không thay đổi thông tin Tờ khai mà cần ngừng giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội thì truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam. Sau đó lập và gửi Tờ khai đăng ký ngừng sử dụng phương thức giao dịch điện tử [mẫu số 03/NG-GD ban hành kèm theo Nghị định số 166/2016/NĐ-CP]. Kể từ thời điểm nhận được thông báo xác nhận ngừng giao dịch điện tử do cơ quan Bảo hiểm xã hội gửi đến, doanh nghiệp thực hiện giao dịch bằng hồ sơ giấy theo quy định.

Đăng ký nộp hồ sơ BHXH điện tử qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hay đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH là bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện khi áp dụng hình thức kê khai BHXH trực tuyến. Hy vọng những thông tin trong bài viết trên đây hữu ích cho những doanh nghiệp còn lúng túng trong lần đầu đăng ký nộp hồ sơ BHXH điện tử qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.

Bởi ebh.vn - 05/07/2021

Phần mềm kê khai BHXH eBH cung cấp bởi THAISONSOFT là công cụ giúp doanh nghiệp kê khai Bảo hiểm xã hội đơn giản, nhanh chóng. Nhằm giúp các doanh nghiệp mới sử dụng có thể dễ dàng thực hiện các bước, dưới đây eBH sẽ hướng dẫn chi tiết cách kê khai BHXH trên phần mềm eBH.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai Bảo hiểm xã hội

I. Chuẩn bị kê khai Bảo hiểm xã hội

Để thực hiện kê khai các nghiệp vụ với Cơ quan quản lý Bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Chữ ký số [USB Token]: sử dụng để ký điện tử và nộp hồ sơ đến Cơ quan Bảo hiểm xã hội.

• Phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử eBH và tài khoản giao dịch đã đăng ký cung cấp với THAISONSOFT.

II. Quản lý lao động trên phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội eBH

Để thực hiện kê khai các nghiệp vụ trên phần mềm eBH, trước hết bạn cần khởi động phần mềm, đăng nhập bằng tài khoản đăng ký và nhập dữ liệu lao động. Bước này nhằm mục đích lưu trữ và quản lý người lao động. Khi kê khai các nghiệp vụ, bạn sẽ không phải nhập tay các thông tin cá nhân của người lao động mất thời gian, dữ liệu chi tiết của từng lao động sẽ được tự động chuyển sang theo từng mục tương ứng trên tờ khai.

1. Nhập thông tin đơn vị, phòng ban

Người dùng phần mềm thực hiện nhập thông tin phòng ban cho người lao động, tại menu chương trình của phần mềm, bạn chọn mục “Quản lý lao động” và tiếp tục chọn “Danh mục đơn vị/Phòng ban”. Bạn điền thông tin vào các cột: Mã phòng, tên phòng, Ghi chú [nếu có] và bấm “Ghi” để lưu lại các thông tin vừa nhập.

2. Nhập danh sách lao động của đơn vị

Để nhập các thông tin chi tiết của đơn vị, bạn có thể lựa chọn 2 cách dưới đây:

Cách 1: Nhập trực tiếp thông tin cá nhân của lao động trên phần mềm

Thể thực hiện nhập trực tiếp dữ liệu lao động, tại Menu chương trình, bạn vào mục Quản lý lao động, chọn “Thêm mới lao động”. Màn hình lúc này sẽ hiển thị bảng thông tin người lao động bao gồm 4 tab khác nhau:

• Thông tin người lao động: bao gồm các chỉ tiêu như họ tên, giới tính, ngày sinh, số Chứng minh thư nhân dân,... Các ô có dấu [*] là những chỉ tiêu bắt buộc cần nhập dữ liệu đầy đủ.

• Thông tin tham gia BHXH, BHYT: bao gồm các dữ liệu về mã số BHXH [nếu đã được cấp], số thẻ BHYT [nếu có], số Hợp đồng lao động,... để làm căn cứ để kê khai các nghiệp vụ sau này.

• Thông tin hộ gia đình: Tại mục này, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn chuyển dữ liệu lao động sang tab dữ liệu hộ gia đình không, bạn ấn “Có” để chuyển thông tin. Kế tiếp, bạn nhập đầy đủ các thông tin Hộ gia đình bao gồm: Mã hộ gia đình, thông tin chủ hộ, Loại giấy tờ, thông tin hộ khẩu…

• Quá trình lao động tham gia Bảo hiểm: Bạn điền thông tin đối với những người đã có thời gian làm việc và tham gia BHXH.

Nhập dữ liệu chi tiết của người lao động trên giao diện phần mềm.

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, bạn bấm “Ghi” để lưu toàn bộ thông tin trên hệ thống.

Cách 2: Nhập thông tin lao động bằng file Excel

Cũng tại Menu chương trình, bạn chọn mục Quản lý lao động > Danh sách lao động. Kế tiếp, bạn click “Nhập dữ liệu từ file” sau đó “Chọn file” để lấy dữ liệu từ file danh sách. Lưu ý file danh sách phải được thực hiện theo mẫu quy định sẵn của phần mềm.

Nhập dữ liệu lao động bằng file Excel.

Trước khi tải file lên, bạn cần chọn “Tải File mẫu: xuống trước và điền thông tin sau đó mới tải file lên hệ thống. Tải xong danh sách lên phần mềm, bạn cần ấn “Ghi” để lưu lại toàn bộ thông tin lao động.

III. Quy trình lập hồ sơ Bảo hiểm xã hội điện tử

Để thực hiện kê khai một bộ hồ sơ cho bất kỳ nghiệp vụ nào trên phần mềm, bạn cần vào mục “Hồ sơ điện tử” sau đó là “Lập hồ sơ điện tử” và thực hiện lần lượt qua 3 bước như dưới đây:

3 bước đơn giản để kê khai nghiệp vụ trên phần mềm kê khai BHXH eBH.

Bước 1: Chọn nghiệp vụ

Hệ thống có danh sách các nghiệp vụ có sẵn, bạn có thể chọn nghiệp vụ muốn thực hiện:

1. Điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN: Trong đó có nghiệp vụ báo tăng, báo giảm và điều chỉnh mức đóng.

2. Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

3. Thu BHXH tự nguyện.

4. Đăng ký thay đổi thông tin.

Doanh nghiệp chọn nghiệp vụ cần kê khai trên giao diện phần mềm.

Sau khi bạn chọn nghiệp vụ xong, giao diện hệ thống sẽ hiển thị các bản kê cần có của nghiệp vụ mà bạn cần phải nhập đủ dữ liệu:

• Danh mục hồ sơ: Bao gồm các hồ sơ mà bạn kê khai của nghiệp vụ.

• Bản kê D02-TS: Danh sách người tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bao gồm thông tin chi tiết người lao động.

• Bản kê TK1-TS: Tờ khai để cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHYT, BHXH.

Bước 2: Chọn lao động

Ở bước này, bạn thực hiện chọn lao động theo các cách như sau:

• Cách 1: Nhập dữ liệu lao động trực tiếp trên giao diện thuộc nghiệp vụ mà bạn đang thực hiện.

• Cách 2: Chọn lao động từ danh sách lao động của đơn vị đang lưu trữ trên phần mềm. Cách này chỉ sử dụng nếu trước đó bạn đã thực hiện nhập thông tin lao động ở mục “Quản lý lao động” hoặc lao động này đã có thông tin trên phần mềm.

• Cách 3: Nhập dữ liệu từ file Excel, bạn thực hiện nhập dữ liệu như ở hướng dẫn phần trên.

Chọn lao động trên danh sách lao động đã lưu trên phần mềm.

Sau khi chọn lao động, các thông tin cá nhân của người lao động được điền đầy đủ, bạn cần kiểm tra xem có thông tin nào cần sửa đổi hay không. Đồng thời, bạn thực hiện điền các chỉ tiêu bắt buộc mà nghiệp vụ kê khai yêu cầu để hoàn tất thông tin hồ sơ sau đó nhấn “Ghi” để lưu lại toàn bộ.

Bước 3: Ký số và nộp hồ sơ điện tử

Ký và nộp hồ sơ đã kê khai trên phần mềm

Sau khi các thông tin trên hồ sơ được hoàn thành, bạn nhấn vào mục “Ký & nộp hồ sơ”, màn hình sẽ chuyển sang giao diện ký nộp của nghiệp vụ, bạn cắm Token, nhập mã pin và click tiếp “ký hồ sơ”. Cuối cùng, bạn ấn vào mục “Nộp điện tử” để gửi hồ sơ lên Cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Bấm “Nộp hồ sơ” để gửi hồ sơ lên Cơ quan BHXH.

Trên giao diện phần mềm sau khi nộp có mục xem kết quả. Bạn có thể truy cập “Danh sách các hồ sơ đã lập” và theo dõi tình trạng kết quả của nghiệp vụ để nắm được thông tin và xử lý kịp thời.

IV. Kê khai hồ sơ điện tử các thủ tục 600f, 600g, 600i, 600h theo công văn số 1988

Phần mềm eBH của Thái sơn, phiên bản ngày 05/07/2021, phát hành ngày 23/07/2021 chính thức hỗ trợ đơn vị kê khai hồ sơ điện tử các thủ tục 600f, 600g, 600i, 600h theo công văn số 1988/BHXH-TST của BHXH Việt Nam

• Thực hiện Nghị quyết số 68/NQ-CP ngày 01/7/2021 của Chính phủ về một số chính sách hỗ trợ người lao động và người sử dụng lao động gặp khó khăn do đại dịch COV1D-19; Quyết định số 23/2021/QĐ-TTg ngày 07/7/2021 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc thực hiện một số chính sách hỗ trợ người lao động và người sử dụng lao động gặp khó khăn do đại dịch COVID- 19. 

• Theo Công văn số 1988/BHXH-TST ngày 07/07/2021 của BHXH Việt Nam về việc triển khai thực hiện Nghị quyết số 68/NQ-CP của Chính phủ và Quyết định số 23/2021/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. 

• BHXH Việt Nam chính thức triển khai hệ thống Giao dịch điện tử đối với các thủ tục 600f, 600g, 600h, 600i 

Do vậy, Phần mềm eBH thực hiện nâng cấp hệ thống như sau:

Giao diện hỗ trợ lập thủ tục kê khai BHXH phiên bản mới nhất

+ Hỗ trợ người sử dụng lao động đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho người lao động [600f]

+ Hỗ trợ người lao động tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, nghỉ việc không hưởng lương [600g]

Giao diện nghiệp vụ hỗ trợ người lao động tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động.

+ Hỗ trợ người lao động ngừng việc [600h]

+ Hỗ trợ người sử dụng lao động vay vốn để trả lương ngừng việc, trả lương phục hồi sản xuất [600i]

Trên đây là các hướng dẫn chi tiết cách kê khai Bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp nên tham khảo để nắm được các bước thực hiện. Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử eBH sẽ hỗ trợ doanh nghiệp.

>>>  Hướng dẫn nộp hồ sơ BHXH sử dụng phần mềm eBH​