Video hướng dẫn
1. Tự động loại trừ các ô trống
Mình có bảng dữ liệu như bên dưới:
Bạn muốn tìm kiếm những dữ liệu trong bảng trên nhưng bảng dữ liệu thì rất là dài và bạn không thể nào tìm kiếm hết và nhanh được. Tuy nhiên mình có mẹo giúp cho bạn tìm kiếm những nội dung, dữ liệu cực nhanh bằng tính năng Drop Down Lists trong Google Sheets.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn chọn vị trí hiển thị danh sách Drop-Down, sau đó nhấn chuột phải chọn vào Data Validation hoặc nếu trang tính của bạn là tiếng việt thì bạn chọn vào Xác thực dữ liệu.
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào mục Tiêu chí: Ô đầu bạn tùy chọn vào Danh sách từ một dải ô và ô thứ hai bạn bôi đen dữ liệu để hiển thị trong danh sách thả xuống.
Bước 3: Nhấn Ok để hoàn thành.
Bạn có thể gõ chữ đầu để tìm dữ liệu theo danh sách hoặc bạn có thể lướt tìm dữ liệu trong list danh sách thả xuống.
Lưu ý: Bạn có thể thêm dữ liệu vào bảng dữ liệu gốc thì tự động trong list danh sách thả xuống sẽ tự động cập nhật thêm vào.
Tiếp tục list danh sách dữ liệu trên thì bạn sẽ thấy những dữ liệu bị trùng trong cột bạn chọn để hiển thị Drop Down Lists, khi dữ liệu hiển thị trong list danh sách sẽ xóa những dữ liệu trùng nhau chỉ hiển thị giá trị duy nhất mà thôi. Điều đó cũng rất hay và tốt khi bạn xử lý dữ liệu bị trùng nhau.
2. Hàm Split
Với chức năng tách dữ liệu, Split giúp bạn có thể tách dữ liệu ra thành nhiều cột khác nhau. Bằng cách bạn gõ công thức sau: =SPLIT[A3;" "]
Giải thích: A3: Ô
chứa dữ liệu cần tách.
" ": Kí tự phân cách.
Lưu ý: Điều đặc biệt hơn là bạn có thể thêm nhiều dấu phân tách trong công thức để tách dữ liệu.
3. Làm mới tự động cho bảng PivotTable
Tiếp tục bảng dữ liệu trong tính năng 1. Tạivùng dữ liệu này, để tạo ra bảng PivotTable bạn sẽ vào Insert => PivotTable.
Hiện ra bảng Create pivottable, ở mục Data range: là chứa vùng dữ liệu bạn muốn tạo PivotTable, mục Insert to:
- New Worksheet: nếu chọn phần này thì PivotTable sẽ xuất hiện ở 1 trang tính mới.
- Existing Worksheet: Sẽ xuất dữ liệu ở trang tính bạn đang sử dụng.
Tiếp theo, bạn nhấn OK để hoàn thành. Sau đó bạn sẽ chọn trường dữ liệu hiển thị theo yêu cầu.
Đặc biệt hơn là khi bạn thêm dữ liệu vào bảng bảng dữ liệu cũ thì trong bảng Pivottable cũng tự cập nhật mới dữ liệu cho bạn luôn nhé!
4. Tìm kiếm và thay thế với Regex
Regex hay còn được gọi là vụm từ viết tắc thông dung.
Trong tính năng này, mình sẽ dựa vào bảng dữ liệu của tính năng 2:
Giả sử: Bạn muốn ẩn tên lót trong cột tên, chỉ giữ lại Họ và tên của dữ liệu bảng chọn.
Các bước thực hiện:
Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen cột dữ liệu bằng cách chọn một ô bất kì trong bảng dữ liệu sau đó nhấn CTRL + A.
Tiếp theo, bạn nhấn CTRL + H để hiển thị ra hộp thoại Find and Replace. Trong mục: Find bạn gõ [[.+] .+ [.+], mục Replace with: bạn gõ $1 $2, mục Search: bạn chọn vào Match case và Search using regular expressions.
Tiếp theo, bạn nhấn vào Replace all để bỏ tất cả các tên lót.
5. Chèn mã QR với hàm IMAGE trong Trang tính
Trong dữ liệu, bạn muốn thêm mã QR vào trong trang tính của mình. Đừng lo, trong Google Sheet không chỉ cho phép tải ảnh lên mà còn cho phép chèn ảnh bằng đường link URL nhanh chóng với hàm IMAGE. Bạn gõ: =IMAGE["//pngimg.com/uploads/qr_code/qr_code_PNG3.png"]
Giải thích: "//pngimg.com/uploads/qr_code/qr_code_PNG3.png" chính là đường link của hình mã QR.
6. Dịch ngôn ngữ bằng hàm
Bạn là người chuyên dịch ngôn ngữ này sang nhiều ngôn ngữ khác hoặc bạn là người đam mê ngôn ngữ. Thật tuyệt vời, trong GoogleSheet có hàm giúp bạn dịch lần lượt các nội dung mà bạn muốn sang nhiều ngôn ngữ khác theo yêu cầu chỉ với hàm GOOGLETRANSLATE. Bằng cách làm cực kỳ đơn giản, tại ô muốn hiển thị, bạn gõ: =GOOGLETRANSLATE[A2;"en";"vi"]
Giải thích: A2: Ô chứa nội dung muốn dịch.
en: Dịch từ ngôn ngữ tiếng anh.
vi: Dịch sang ngôn ngữ tiếng việt.
Hoặc bạn muốn dịch từ tiếng việt sang tiếng hàn:
7. Trò chuyện bên trong bảng tính
Giả sử, trong trang tính của bạn, bạn muốn chia sẻ dữ liệu này với mọi người khác để cùng nhau sửa hoặc nhận góp ý từ mọi người để dữ liệu trong trang tính của bạn hoàn chỉnh và tốt hơn. Bằng cách tại bảng tính chứa dữ liệu bạn muốn chia sẻ, bạn chọn vào nút Share phía trên bên phải giao diện.
Sau đó, bạn gõ Email người mà bạn muốn chia sẻ tới hoặc bạn có thể copy link và gửi cho mọi người cùng vào.
Sau khi mọi người truy cập vào và bạn có thể trao đổi với bạn bè và nhận mọi góp ý của mọi người.
8. Chức năng truy vấn dữ liệu trong GoogleSheet
Ngoài cách lọc dữ liệu bằng sử dụng các bộ lọc thì trong GoogleSheet có hàm lọc dữ liệu cực nhanh và chính xác giúp bạn có thể tra cứu và lọc dữ liệu theo bất kỳ định dạng nào bạn muốn với hàm QUERY.
Để lọc dữ liệu bằng hàm, bạn sẽ gõ: =QUERY[A1:D51;"SELECT * WHERE C = 'Cookies'";1]