Khi hủy bỏ giao dịch kinh tế do một số lý bất khả kháng như khách hàng không trả tiền, hóa đơn khi hủy hợp đồng được thực hiện như thế nào? Hiện nay, quy định với việc hủy hóa đơn do hủy hợp đồng không rõ ràng.
Vì vậy, theo quan điểm của chúng tôi có 02 trường hợp như sau
- [1] Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hợp đồng, chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP [Điều 7 – Thông tư 78/2021/TT-BTC]
- [2] Các trường hợp khác, việc xuất hóa đơn đã có những quy định cụ thể mà không phụ thuộc vào việc thu tiền nên vẫn có rủi ro phải tính thuế cho giao dịch này ngay từ khi lập hóa đơn chứ không được hủy hóa đơn. Việc điều chỉnh tham khảo theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các thủ tục tại thông tư 78/2021/TT-BTC, ứng xử tương tự hóa đơn có sai sót nên cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu
Công văn 13881/CTHN-TTHT về việc có lập hóa đơn cho thời gian khách hàng hủy hợp đồng
“…Trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng theo hợp đồng thì Công ty phải lập hóa đơn để giao cho người mua theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tính thuế GTGT, xác định doanh thu chịu thuế TNDN theo quy định…”
Công văn 8888/CT-TTHT về việc có lập hóa đơn khi hủy hợp đồng dịch vụ có thu tiền trước
Việc áp dụng điểm b khoản 1 điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC được thực hiện trong trường hợp công ty thực hiện lập hóa đơn thu tiền trước nhưng sau đó phát sinh hủy việc cung cấp dịch vụ [Công ty vẫn chưa thực hiện việc cung cấp dịch vụ cho đến thời điểm hủy hợp đồng]
Điều chỉnh hoá đơn điện tử và kê khai hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điện tử hủy nhưng quên chưa gửi mẫu 04 thì làm thế nào?
Việc hủy hóa đơn nhưng không gửi kèm mẫu 04 thì có rủi ro cao sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Vì vậy theo các phương án chúng tôi tham khảo thì có thể xử lý là
- Nộp tiền phạt hoặc liên hệ với cơ quan thuế để xử lý
- Nếu trạng thái hóa đơn trên hệ thống Thuế chưa hủy, liên hệ với nhà cung cấp phần mềm khôi phục dữ liệu đưa trạng thái về hóa đơn mới và sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế đưa số tiền về bằng 0.
Các câu hỏi liên quan đến mẫu 04/SS-HDDT
Quy định trước đây
Với quy định của hóa đơn giấy có một số hướng dẫn về ứng xử như sau:
Căn cứ thỏa thuận hủy hợp đồng đã ký giữa các bên bị hủy để
- Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu [Nếu đã ghi nhận doanh thu] và kê khai giảm doanh thu theo quy định về việc điều chỉnh giảm doanh thu của chế độ kế toán doanh nghiệp
- Hoặc thu hồi hóa đơn đã lập trước đó [Nếu chưa thực hiện cung cấp dịch vụ, chưa ghi nhận doanh thu]
Tham khảo công văn 6008/TCT-CS năm 2017 của Tổng Cục thuế
Theo trình bày của Công ty TNHH Anh Nguyễn [Công ty] thì Công ty có ký hợp đồng chuyển nhượng [bán BĐS] cho Công ty TNHH Đầu tư và kinh doanh Bất động sản [người mua], năm 2007, 2008 Công ty đã nhận tiền góp vốn từ người mua, năm 2014 Công ty xuất hóa đơn GTGT cho người mua nhưng không giao hóa đơn [liên 2] cho người mua mà lưu tại quyển do không liên hệ được với khách hàng. Công ty đã kê khai nộp thuế đối với khoản tiền nhận từ khách hàng. Tuy nhiên nay người mua không có nhu cầu mua bất động sản và đề nghị Công ty trả lại tiền theo thỏa thuận hủy hợp đồng đã ký giữa các bên.
Đề nghị Cục thuế TP. Hà Nội xem xét nếu nội dung đúng như Công ty trình bày: Công ty đã xuất hóa đơn GTGT, đã kê khai nộp thuế nhưng chưa giao hóa đơn cho người mua mà lưu tại quyển, người mua là doanh nghiệp chưa kê khai khấu trừ, Công ty và khách hàng [người mua] có thóa thuận hủy hợp đồng đã ký để trả lại tiền cho người mua thì Cục thuế hướng dẫn Công ty căn cứ thỏa thuận hủy hợp đồng đã ký giữa các bên để điều chỉnh giảm doanh thu theo quy định về việc điều chỉnh giảm doanh thu của chế độ kế toán doanh nghiệp.
Tham khảo công văn 5061/CT-TTHT
Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty theo trình bày có ký hợp đồng ngày 25/10/2016 thực hiện dịch vụ đánh giá để cấp giấy chứng nhận ISO 22000 với khách hàng, khi nhận tiền tạm ứng hợp đồng, Công ty đã lập hóa đơn GTGT, đã kê khai và nộp thuế theo quy định. Tuy nhiên ngày 08/3/2017 khách hàng có thông báo hủy hợp đồng khi dịch vụ chưa thực hiện thì Công ty và khách hàng làm thủ tục thu hồi hóa đơn đã lập theo Khoản 2 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, đồng thời lập tờ khai bổ sung điều chỉnh hồ sơ khai thuế theo Khoản 5 Điều 10 Thông tư số 156/2013/TT-BTC; trường hợp Công ty áp dụng thu tiền phạt theo hợp đồng thì Công ty lập chứng từ thu [không lập hóa đơn GTGT] theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC và tính vào thu nhập khác khi tính thuế TNDN theo hướng dẫn tại Khoản 13 Điều 7 Thông tư số 78/2014/TT-BTC.
Tham khảo công văn 5868/CT-TTHT của Cục thuế TP Hồ Chí Minh
Đến thời điểm tháng 04/2014, Công ty TNHH Cơn Bão Xanh không thực hiện thanh toán tiền dịch vụ đã cung cấp nên Công ty đã yêu cầu khách hàng không được sử dụng dịch vụ và thu hồi lại dịch vụ đã cung cấp thì Công ty và khách hàng phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ lý do trả lại dịch vụ đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh giảm dịch vụ cung cấp và thực hiện kê khai điều chỉnh giảm theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Việc Công ty và khách hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn để hủy là không đúng quy định.
[collapse]
Cách viết Hóa đơn trả lại hàng và kê khai thuế – Invoice for returns
Sai phạm thường gặp với hóa đơn điện tử
Cơ sở pháp lý
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ, tại Điều 4 quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua [bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ [trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất]; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa] và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này…”
Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
- Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1] Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2] Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế] hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế].