Mô hình 5M thường được dùng để xây dựng tiêu chí đánh giá nguồn lực trong dây chuyền sản xuất. Tuy nhiên, trên thực tế, 5M cũng là công cụ hiệu quả giúp các nhà quản lý đánh giá nguồn lực trong đội nhóm, nhằm phân bố công việc phù hợp.
Vậy, cụ thể nguồn lực là gì? Đâu là tiêu chí đánh giá nguồn lực hiệu quả? Và làm thế nào để giúp nhà quản lý áp dụng thành thạo mô hình này. Mời bạn đọc tại bài viết này nhé.
Nội dung bài viết:
Nguồn lực là gì và ảnh hưởng thế nào đến triển khai công việc?
“Nguồn lực” được hiểu là các yếu tố, tài nguyên mà tổ chức hoặc cá nhân sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu có sự hạn chế về nguồn lực, nhà quản lý cần có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt để đảm bảo rằng công việc diễn ra suôn sẻ.
Chính vì vậy, 5M sẽ là một công cụ quan trọng, giúp nhà quản lý triển khai công việc hiệu quả. Những tiêu chí đánh giá nguồn lực này bao gồm Manpower [Nhân lực], Money [Tài chính], Material [Nguyên vật liệu], Machine [Trang thiết bị] và Method [Nội dung]. Nhà quản lý phải tận dụng những nguồn lực này để xác định mục tiêu, lập kế hoạch và phân bổ công việc cho nhóm. Cụ thể là:
1. Man – Nhân lực
Nhân lực đóng vai trò chủ đạo trong việc thúc đẩy sự thành công của nhiệm vụ và đạt mục tiêu cho tổ chức. Và để tối ưu hóa hiệu quả, việc phân công nhiệm vụ phải dựa trên kỹ năng, động lực của từng nhân viên. Nhà quản lý cần rèn luyện các kỹ năng liên quan đến đọc vị tính cách và thúc đẩy động lực, nhằm giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc khi được giao việc.
Bên cạnh đó, việc theo dõi hiệu suất và sự tiến bộ của từng nhân viên cũng không thể thiếu. Nhà quản lý cần thiết lập một bảng đánh giá tổng hợp, nhằm có cái nhìn tổng quan về đội nhóm và hỗ trợ khi kịp thời. Ngoài ra, bạn cũng có thể đề xuất các chương trình đào tạo phù hợp với từng nhân viên. Điều này sẽ thúc đẩy sự phát triển và giữ chân nhân tài hiệu quả.
2. Money – Tài chính
Một số nhà quản lý thường cho rằng đánh giá nguồn lực tài chính không phải nhiệm vụ của họ. Tuy nhiên, yếu tố này bao gồm cả: đề xuất tăng lương – khen thưởng cho nhân viên, quản lý ngân sách dự án, ra quyết định đầu tư trang thiết bị, phân bổ tài chính, đề xuất huấn luyện và các chương trình phát triển,…
Để quản lý nguồn lực tài chính hiệu quả và tiết kiệm, nhà quản lý có thể áp dụng một số mẹo như: thường xuyên đánh giá nguồn lực tài chính, xây dựng kế hoạch ngân sách rõ ràng, đầu tư có mục tiêu theo SMART, thực hiện báo cáo tài chính định kỳ, thiết lập KPI cho đội nhóm,…
3. Material – Nguyên vật liệu
Yếu tố thứ 3 yêu cầu nhà quản lý cần kiểm soát và đánh giá nguyên vật liệu, nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng. Bạn có thể giao việc thường xuyên kiểm tra chất lượng cho nhân viên, đồng thời theo dõi dựa trên báo cáo tổng.
Ngoài ra, bạn cũng cần giữ mối quan hệ với nhà cung cấp, để không gây gián đoạn trong quá trình làm việc. Trong trường hợp nguyên vật liệu có vấn đề, nhà quản lý cần ngừng ngay việc sử dụng, đồng thời tiến hành: xác định nguyên nhân, liên hệ nguồn cung, điều phối nhân viên xử lý, thông báo cho các bên liên quan và xây dựng kế hoạch phòng ngừa.
4. Machine – Máy móc/công nghệ
Yếu tố thứ tư, máy móc và thiết bị là những công cụ hỗ trợ trong quá trình thực hiện công việc. Đặc biệt trong các lĩnh vực về sản xuất, kinh doanh,… nhà quản lý cần quan tâm nhiều hơn đến yếu tố này vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
Để đánh giá nguồn lực nhằm đảm bảo tính chính xác của hệ thống máy móc và thiết bị, quản lý cần thực hiện các bước sau: giám sát thường xuyên về tính chính xác, ổn định của máy móc, thiết bị trong suốt quá trình hoạt động; xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra và đảm bảo hiệu năng ổn định của máy móc, thiết bị; thực hiện bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ trên toàn bộ hệ thống.
5. Method – Phương pháp
Tiêu chí đánh giá nguồn lực cuối cùng liên quan đến phương pháp để thực hiện công việc hiệu suất. Nó bao gồm các tiêu chuẩn, quy định cần thiết để đảm bảo không có sai sót và hạn chế rủi ro ở mức tối đa trong quá trình triển khai công việc. Nhà quản lý cần xây dựng thước đo và tiêu chí để kiểm duyệt tương ứng với các tiêu chuẩn đã đề ra.
Bên cạnh đó, yếu tố này cũng bao gồm phương pháp để đào tạo và huấn luyện nhân viên hiệu quả. Nhằm đảm bảo đội nhóm của bạn đủ năng lực làm việc. Bạn có thể tham khảo một số kỹ năng như: điều phối cuộc họp, đào tạo nhân viên trên công việc, huấn luyện và kèm cặp 1-1, lắng nghe hiệu quả,…
Yếu tố ảnh hưởng đến tiêu chí đánh giá nguồn lực
Đầu tiên phải kể đến yếu tố môi trường, bao gồm các tác nhân ảnh hưởng chất lượng nguyên vật liệu và không gian làm việc. Các nguyên vật liệu có khả năng không đạt chất lượng, bị hư hỏng nếu không được bảo quản khỏi những tác động từ môi trường, dẫn đến việc tiêu tốn chi phí. Môi trường làm việc không tốt cũng khiến đội nhóm giảm năng suất và động lực.
Yếu tố thứ 2 là chính bản thân người quản lý và cấp lãnh đạo. Để đánh giá nguồn lực hiệu quả, nhà quản lý cần hiểu rõ những nguồn lực mình có, từ đó định hướng đúng và áp dụng thực tế vào quá trình làm việc.
Tạm kết về tiêu chí đánh giá nguồn lực – 5M
Thông qua bài viết này, tin chắc rằng bạn đã biết nguồn lực là gì và cách áp dụng 5M quá trình đánh giá, nhằm triển khai công việc hiệu quả. Đây cũng là nội dung khóa