Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn đang ngày càng trở nên phổ biến. Để tìm hiểu nhanh về Hóa đơn điện tử các bạn có thể tham khảo Những Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử do VNIs Tổng hợp và biên soạn. Cơ sở pháp lý về Hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011. Ngoài ra, Hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo nghị định 51.
- Giải đáp Chung về Hóa đơn điện tử
Phương pháp lập, khởi tạo Hóa đơn điện tử
[Xem thêm: Hướng dẫn Đăng ký hóa đơn điện tử, điều kiện sử dụng và Khởi tạo hóa đơn điện tử]
- Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
- Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.
Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Hoá đơn điện tử là 1 trong 5 hình thức Hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ và là 1 trong 2 hình thức về Hóa đơn điện tử. Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, HDDT được tạo lập trên thiết bị điện tử [theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế]. Hóa đơn giấy: là những loại hóa đơn mua của cơ quan thuế, Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in.
Định dạng của Hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử có thể có nhiều định dạng khác nhau, tuy nhiên tại Việt Nam các nhà cung cấp cũng như Tổng cục thuế hiện nay đang sử dụng định dạng là XML.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì ? Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử ?
Hóa đơn được thông báo phát hành với Cơ quan thuế:
- Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
- Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
- Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:
- Hóa đơn tự in [hóa đơn giấy]
- Hóa đơn đặt in [hóa đơn giấy]
- Hóa đơn điện tử
Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử thế nào là hợp lệ ?
- Hóa đơn xuất khẩu;
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lạp theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:
Người bán hàng ghi liên tiếp số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”
Với hóa đơn điện tử do thiết kế là dạng điện tử nên không quy định số dòng trên một hóa đơn. Theo công văn 820/TCT-DNL hướng dẫn Đối với việc in ra thì được quy định thể hiện như sau: hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị cùng số hóa đơn như trang đầu [do hệ thống máy tính cấp tự động]; cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” [Trong đó X là số thự tự của Trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó]
Hỏi: Thời điểm ký Hóa đơn điện tử – Trong Điểm 2 – Điều 16 – Thông tư 39 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”.Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không ?
Trả lời:
Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 [không có văn bản chính thức]. Tuy nhiên, chúng ta cần phải nhìn nhận ngày lập hóa đơn điện tử phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt ở thời điểm thu tiền nên các bạn cần xử lý cho phù hợp với quy định.
Đối với Hóa đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình thức hóa đơn khác và phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2 khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010. Và nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã quy định.
Căn cứ theo Điều 12 thông tư 32/2011/BTC thì doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định sau:
Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một [01] lần.
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. Có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn [ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”]
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
Căn cứ thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16: hướng dẫn một số trường hợp về ngày xuất hóa đơn. Lùi ngày xuất hóa đơn điện tử hay Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính. Hóa đơn giấy hiện đang xuất lùi ngày, chừa hóa đơn…. là thực hiện không đúng theo quy định.
- Giải đáp với Bên Mua [Bên tiếp nhận Hóa đơn điện tử]
- Tiếp nhận trên Website được người bán hướng dẫn sử dụng.
- Tiếp nhận qua email
- Tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn [được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn]
Hình thức 1 & 2 là 2 hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử phổ biến, đơn giản, dễ được khách hàng chấp nhận.
- Nguyên tắc chung: khi khách hàng thanh toán tiền sẽ nhận được hóa đơn
- Khác: hóa đơn giấy nhận trực tiếp. HĐĐT nhận qua các phương tiện điện tử, Email, hoặc nhận trực tiếp bản thể hiện HĐĐT từ bên bán.
- Có thể nhận HĐĐT trước hoặc ngay sau khi thanh toán [tùy vào sự thỏa thuận giữa hai bên].
- Giải đáp đối với bên Bán [Bên xuất hóa đơn điện tử]
Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:
- Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành [Web, Portal]: Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
- Gửi tới địa chỉ email của khách hàng
- Với các trường hợp đặc biệt [khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn]:
- Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn [được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn]
- Tích hợp qua Services
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
[Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32]
Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì ? Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử ?
Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:
Ra Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. [theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32]
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp [theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này]
Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu [theo đúng định dạng gửi cho người mua] đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần.
Xem thêm: Thủ tục và mẫu đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Sai sót trong hóa đơn điện tử, tương tự hóa đơn giấy được chia làm 2 trường hợp :
- Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế
Trả lời:
Hủy hóa đơn. Tuy nhiên:
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
- Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”