Xem xét gói đãi ngộ và thang lương hàng năm là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của người làm quản lý nhân sự. Điều đó đảm bảo chính sách đãi ngộ - tiền lương của doanh nghiệp luôn có tính cạnh tranh – công bằng – khuyến khích, nhắm thúc đẩy năng suất lao động, động lực làm việc và gắn bó của người lao động. Việc xem xét và đề xuất điều chỉnh này cần được thực hiện trước khi có các quyết định tăng lương hay thưởng cho từng người lao động, đảm bảo tính hệ thống và nhất quán, giúp ban lãnh đạo công ty có những quyết định chủ động và kịp thời.
Bước 1. Rà soát trách nhiệm công việc và chuẩn hóa các chức danh cho năm kế tiếp
Xem xét tính phù hợp của cơ cấu tổ chức hiện tại và chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, xem liệu rằng có thừa, thiếu, chồng chéo hoặc không rõ ràng về nhiệm vụ không? Tiến hành cập nhật, sửa đổi và bổ sung các trách nhiệm công việc của các bộ phận và mô tả công việc của từng chức danh. Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, mô tả công việc và đề xuất ban hành kịp thời.
Bước 2. Tham khảo mức lương thị trường của các chức danh trong công ty – xác định đường tiền lương thị trường [Market Pay Line]
Thu thập và tham chiếu dữ liệu khảo sát tin cậy về mức lương thị trường của các chức danh trong công ty. Thông thường sẽ lấy bách phân vị 50th để tham chiếu. Tính mức trung bình thị trường [Mid] của các chức danh trong cùng một thang lương hay còn gọi là nhóm lương. Xác định các mức trung bình của các nhóm lương và vẽ lên đường xu hướng tiền lương thị trường [market pay line] cho các nhóm lương hiện có của công ty.
Bước 3. So sánh lương hiện tại của công ty [Company Pay Line] với lương thị trường
So sánh mức lương trung bình [Mid] cho từng nhóm/thang lương giữa dữ liệu khảo sát tiền lương thị trường với mức hiện tại của công ty. Xác định các chênh lệch [cao hơn hoặc thấp hơn] bằng tỷ lệ phần trăm giữa 2 mức trung bình. Phân tích, kiểm tra tính phù hợp và tin cậy của các dữ liệu từ các nguồn khảo sát khác nhau và bản chất, giá trị và sự tương đồng của các chức danh công việc trong công ty với các chức danh trong nguồn khảo sát tiền lương.
Bước 4. Điều chỉnh lại mức Mid hiện tại của các nhóm lương, phù hợp với chính sách nhân sự của công ty
Xem xét chiến lược thu hút và sử dụng nhân sự cho mỗi đối tượng lao động, nghề nghiệp, đảm bảo tính cạnh tranh và công bằng trong nội bộ công ty. Xác định các mức Mid mới [điều chỉnh tăng] cho từng nhóm/thang lương và dự kiến ngân sách tiền lương – đãi ngộ kế hoạch, bao gồm cho cả lao động hiện có và dự kiến tuyển mới. Xây dựng đường tiền lương đề xuất [predicted pay line] và biễu diễn trên biểu đồ so sánh với đường tiền lương thị trường và hiện tại của công ty. Đề xuất phương án điều chỉnh thang lương, xếp/tăng lương từng người lao động và ngân sách kế hoạch. Phương án cần kèm theo bản giải trình căn cứ, cơ sở và biểu đồ phân tích, so sánh. Lưu ý: ngoài việc xem xét các nhân tố bên trong, doanh nghiệp cần xét đến cả các chỉ số như: tỷ lệ lạm phát, chỉ số giá tiêu dùng, v.v.
Bước 5. Phê duyệt, công bố và sắp xếp lại mức lương cho người lao động
Chuẩn hóa lại thang lương và quy chế tiền lương [nếu có] theo quyết định của ban lãnh đạo và thực hiện các thủ tục ban hành. Công bố rõ ràng và minh bạch đến mọi người lao động, ghi nhận và giải đáp kịp thời mọi thắc mắc của người lao động. Xếp và tăng lương cho từng người lao động theo phương án đã được phê duyệt. Sẵn sàng lắng nghe phản hồi từ người lao động, cập nhật các dữ liệu khảo sát tiền lương hàng quý để có điều chỉnh kịp thời vì mọi diễn biến trên thị trường đều rất nhanh – thị trường lao động cũng không ngoại lệ.
Việc xây dựng hệ thống tiền lương, đãi ngộ đảm bảo công bằng, cạnh tranh và thúc đẩy người lao động nỗ lực làm việc, nâng cao năng suất là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên để đạt được mục tiêu trên, người làm nhân sự cũng phải hiểu rõ về phương pháp để thực hiện có căn cứ, cơ sở, tránh yếu tố chủ quan, thiên vị trong việc xây dựng và cải tiến chính sách lương thưởng. Trong đó, lương 3P là một cách tiếp cận xây dựng hệ thống lương thưởng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo.
Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình kiện toàn và đổi mới hệ thống quản lý, chúng tôi sẽ định kỳ gửi tới Quý vị những chia sẻ và kinh nghiệm với các chủ đề có liên quan trong những bài viết kỳ sau.
Nếu bạn cần giải đáp cụ thể và chia sẻ nhiều hơn về chủ đề xây dựng hệ thống tiền lương 3P, hệ thống KPI và đánh giá năng lực, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
1. Cán bộ, công chức từ Trung ương đến cấp huyện quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 4 Luật Cán bộ, công chức năm 2008 [sửa đổi, bổ sung tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức năm 2019].
2. Cán bộ, công chức cấp xã quy định tại khoản 3 Điều 4 Luật Cán bộ, công chức năm 2008 [sửa đổi, bổ sung tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức năm 2019].
3. Viên chức trong các đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định tại Luật Viên chức năm 2010 [sửa đổi, bổ sung tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức năm 2019].
4. Người làm các công việc theo chế độ hợp đồng lao động quy định tại Nghị định số 111/2022/NĐ-CP của Chính phủ về hợp đồng đối với một số loại công việc trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc trường hợp được áp dụng hoặc có thỏa thuận trong hợp đồng lao động áp dụng xếp lương theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.
5. Người làm việc trong chỉ tiêu biên chế tại các hội được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí hoạt động theo quy định tại Nghị định số 45/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội [sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 33/2012/NĐ-CP].
6. Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, hạ sĩ quan, binh sĩ, công nhân, viên chức quốc phòng và lao động hợp đồng thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam.
7. Sĩ quan, hạ sĩ quan hưởng lương, hạ sĩ quan, chiến sĩ nghĩa vụ, công nhân công an và lao động hợp đồng thuộc Công an nhân dân.