Trong trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp quá nhiều thì có thể sử dụng bảng kê kèm hóa đơn điện tử được không? Hãy cùng tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết sau.
Hóa đơn điện tử có được kèm bảng kê không?
Trước tiên, cần khẳng định rằng, về cơ bản hóa đơn điện tử không được gửi kèm bảng kê mà chỉ được gửi kèm bảng kê đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh.
Tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thủ như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền. Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày.. .tháng...năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày.. .tháng...năm”.
Đồng thời, Công văn số 587/TCT-CS ngày 02/3/2022 của Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn, người bán được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn đối với một số loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù được bán theo kỳ nhất định như: Điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm.
Như vậy, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ đặc thù phát sinh theo kỳ [ngày/tuần/tháng] với số lượng danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm… thì được sử dụng bảng kê.
Quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định về bảng kê tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020 nêu trên, khi lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý:
- Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.
- Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày.. .tháng...năm” còn hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày.. .tháng...năm”.
- Bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền
- Không cần ghi đơn giá nếu hàng hoá, dịch vụ sử dụng bảng kê đã liệt kê hàng hoá, dịch vụ bán theo hoá đơn.
Trước đây, khi số loại hàng hóa, dịch vụ bán ra lớn, không thể trình bày trên 1 tờ hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ lập bảng kê đi kèm. Tuy nhiên khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn có gì thay đổi không? Mời bạn cùng theo dõi qua bài viết này.
Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không ?
Trước đây, theo quy định cũ tại thông tư số 39/2014/TT-BTC, bên bán được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Tuy nhiên, khoản 6, điều 10 nghị định 123/2020/NĐ-CP – chính thức có hiệu lực từ 01/07/2022 quy định trên đã có sự thay đổi. Cụ thể, điều khoản này quy định:
“Đối với các dịch vụ xuất hóa đơn theo kỳ phát sinh được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán.”
Do đó, hiện nay chỉ có các dịch vụ xuất hóa đơn theo kỳ phát sinh mới được xuất hóa đơn kèm theo bảng kê.
Ngay cả các trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ăn uống cũng không được xuất hóa đơn kèm bảng kê.
\> Xem thêm: Mẫu Bảng kê hóa đơn, chừng từ hàng hóa dịch vụ bán ra
Mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn mới nhất
Mẫu bảng kê kèm theo hóa đơn
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”.
Bảng kê được xuất kèm theo hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán
- Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng… năm”
- Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra
- Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”
- Ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê
Tải ngay: Mẫu Bảng kê kèm hóa đơn điện tử file excel
Các quy định cần lưu ý
Khi lập bảng kê kèm theo hóa đơn, kế toán cần lưu ý các vấn đề sau:
- Tổng cộng tiền thanh toán trên bảng kê phải bằng đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.
- Hàng hóa, dịch vụ ghi trên Bảng kê phải tuân theo thứ tự được bán ra trong ngày.
- Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng… năm”.
- Bảng kê phải được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ đáp ứng công tác thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước.
- Nếu đã sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ bán ra kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
Lập Hóa đơn điện tử nhiều trang thay thế bảng kê có được không?
Theo quy định trước đây tại nghị định 119/2018/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không thuộc đối tượng được lập bảng kê kèm theo hóa đơn mà số loại hàng hóa, dịch vụ bán ra quá lớn, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điện tử thành nhiều trang.
Tuy nhiên, nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/NĐ-CP đã không còn nhắc đến “hóa đơn điện tử nhiều trang”. Do đó, khi có nhiều hàng hóa, dịch vụ bán ra mà doanh nghiệp không thuộc đối tượng được lập bảng kê, doanh nghiệp phải trình bày trên 1 tờ hóa đơn điện tử duy nhất, số lượng dòng không giới hạn.
Tổng kết
Như vậy, theo quy định mới, từ ngày 01/07/2022, chỉ có các doanh nghiệp “cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn theo kỳ phát sinh” mới được lập bảng kê kèm theo hóa đơn. Mẫu bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra kèm theo hóa đơn cũng đã có nhiều điểm mới về nội dung.