Mỗi doanh nghiệp sản xuất đều có những tiêu chuẩn riêng để áp dụng quá trình hoạt động, vận hành và mỗi tiêu chuẩn sẽ đem lại những lợi ích giúp doanh nghiệp cải tiến, tăng trưởng. Và tiêu chuẩn 5S trong quản lý sản xuất là một trong những tiêu chuẩn mà các nhà quản lý, đặc biệt là các nhà quản lý sản xuất có thể tham khảo và áp dụng.
5S trong sản xuất là gì?
Tiêu chuẩn 5S trong sản xuất là một phương pháp sắp xếp, quản lý nơi làm việc theo phương pháp của Nhật Bản, bắt nguồn từ hệ thống Sản xuất của Toyota. Hệ thống này nhằm mang lại kết quả kinh doanh có giá trị bên cạnh các phương pháp sản xuất tinh gọn khác, chẳng hạn như Kaizen, Kanban, Jidoka,... Thực hiện tổ chức sản xuất tinh gọn bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu đến giữa thế kỷ 20 và được các doanh nghiệp Mỹ áp dụng vào cuối thế kỷ 20.
5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bao gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và Shitsuke tương ứng với 5 từ trong tiếng anh Sort [Sàng lọc], Set in order [Sắp xếp], Shine [Sạch sẽ], Standardize [Săn sóc], Sustain [Sẵn sàng]. Mặc dù triết lý 5S trong sản xuất tinh gọn nghe có vẻ hơi trừu tượng, nhưng thực ra đây là một phương pháp thực hành rất thực tế, để thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả người lao động. Bằng việc áp dụng tiêu chuẩn 5S này mà các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất có thể xây dựng một hệ thống và triết lý quản lý sản xuất vững vàng.
Lợi ích của phương pháp 5S trong sản xuất
Phương pháp sản xuất tinh gọn 5S có các mục tiêu chính xác dẫn đến những lợi ích có thể đo lường được. Lợi ích chung cho các công ty áp dụng 5S bao gồm:
- Tăng năng suất
- Tăng cường sự nhanh nhẹn và linh hoạt
- Hình ảnh công ty tốt hơn giữa khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên
- Cải thiện an toàn
- Tỷ lệ lỗi thấp hơn
- Giảm chi phí sản xuất
- Tính khả dụng của thiết bị cao hơn
- Sử dụng tài sản tốt hơn
- Tăng cường tuân thủ quy định
Quy trình 5S trong sản xuất
Mỗi một chữ S sẽ đại diện cho một bước của quy trình sau đây:
Sàng lọc – Sort:
Bước đầu tiên trong 5S là Sàng lọc. Sắp xếp các vật liệu, chỉ giữ lại những vật dụng thiết yếu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. [Hành động này liên quan đến việc xem qua tất cả đồ dùng trong không gian làm việc để xác định đồ dùng nào cần thiết và đồ dùng nào có thể loại bỏ. Mọi thứ không được sử dụng để hoàn thành quy trình làm việc nên rời ra khỏi khu vực làm việc].
Sắp xếp – Set in order
Đảm bảo rằng tất cả các mục được sắp xếp và mỗi mục có một nơi được chỉ định. Sắp xếp tất cả các vật dụng còn lại tại nơi làm việc một cách hợp lý để chúng giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn. Điều này thường liên quan đến việc đặt các vật phẩm ở những vị trí thuận tiện, nơi mọi người sẽ không cần phải cúi xuống hoặc thực hiện thêm các động tác để tiếp cận chúng.
Sạch sẽ – Shine
Chủ động nỗ lực giữ cho khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp để đảm bảo công việc có mục đích. Điều này có nghĩa là làm sạch và duy trì không gian làm việc mới được tổ chức. Nó có thể liên quan đến các công việc thường ngày như lau nhà, phủi bụi, v.v. hoặc thực hiện bảo trì máy móc, dụng cụ và các thiết bị khác.
Săn sóc – Standardlize
Tạo một bộ tiêu chuẩn cho cả tổ chức và quy trình. Về bản chất, đây là nơi bạn lấy ba chữ S đầu tiên và đặt ra các quy tắc về cách thức và thời điểm thực hiện các nhiệm vụ này. Các tiêu chuẩn này có thể liên quan đến lịch trình, biểu đồ, danh sách, v.v.
Sẵn sàng – Sustain
Đây là S hình thành thói quen thực hiện tiêu chuẩn 5S trong sản xuất - một trong những tiêu chuẩn khá khó thực hiện. Những hoạt động đào tạo, những hình thức khen thưởng và kỷ luật là những việc cần thiết để thúc đẩy hành động của từng cá nhân, dẫn đến có tinh thần và trách nhiệm, tự giác thực hiện tiêu chuẩn 5S trong sản xuất.
Trong thời đại số hóa, những tiêu chuẩn như 5S là rất quan trọng và hữu ích đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chưa có quá nhiều nguồn lực thì một giải pháp chuyển đổi số sản xuất cũng có thể là bước đi đầu tiên giúp doanh nghiệp tiến tới những tiêu chuẩn khắt khe hơn.
Tham khảo ngay 1C:Company Management để hành trình số hóa sản xuất của doanh nghiệp được thuận lợi và hiệu quả nhé:
Bảng quy trình 5S hay còn gọi bảng 5S là một trong những tiêu chí cho văn phòng nhà xưởng hàng đầu Nhật Bản. Sử dụng cho việc sắp xếp văn phòng, nhà xưởng, cơ quan, bệnh viện …một cách khoa học nhất. Sản phẩm được in trên máy in uv phẳng hoặc sản phẩm mica kết hợp làm lô gô công ty .
Cần một biển 5S cho văn phòng, nhà xưởng, khu vực công cộng. Chọn một bảng quy trình 5S cho văn phòng của bạn để bạn. Một trong những mẫu biển thông báo trong văn phòng cần thiết cho tòa nhà. Chiếc biển này sẽ là một hướng dẫn sinh động cho môi trường làm việc của bạn. 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng nhật: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU và SHITSUKE. Tạm dịch sang tiếng việt là Sàng Lọc, Sắp Xếp, Sạch Sẽ, Săn Sóc, Sẵn Sàng. Từ ý nghĩa của các từ bắt đầu bằng 5 chữ S. Các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau:
Biển 5S thường được sử dụng ở đâu?
1: Seiri [整理] – Sàng lọc. Là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc 2: Seiton [整頓] – Sắp xếp. Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng 3: Seiso [清掃] – Sạch sẽ. Là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn kể cả trên nền nhà hay trên máy móc 4: Seiketsu [清潔] – Săn sóc. Là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ. Có năng suất bằng cách luôn thực hiện: SEIRI, SEITON, SEISO 5: Shitsuke [躾] – Sẵn sàng. Tạo thành môt nề nếp, tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện.
Nếu dịch ra tiếng Anh thì 5S này sẽ là “SORT”. “SET IN ORDER”. “STANDARDIZE”. “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”
Về sau, tiêu chuẩn 5S được nhiều nơi phát triển lên thành 6S. Bổ sung thêm Safety [nghĩa là An toàn]. Nhưng do nếu 5S được thực hiện triệt để thì cũng đã bao gồm luôn sự An Toàn. Cho nên hiện nay tiêu chuẩn 5S vẫn được phổ biến hơn cả.
Tác dụng của Bảng quy trình 5S
Nhờ tính chất dễ hiểu, dễ nhớ, có tính hệ thống cao phương pháp 5S. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng nó một cách sáng tạo trong cuộc sống. 5S sẽ không chỉ giúp bạn diệt trừ sự lười biếng, làm việc hiệu quả hơn. Mà còn giúp bạn hình thành nhiều thói quen đáng quý ngay trong cuộc sống hàng ngày. Việc áp dụng 5S vào việc quản lý công việc sẽ giúp bạn xây dựng được một tập thể tốt. Những nhân viên làm việc có nguyên tắc và trách nhiệm. Không có gì quý hơn với một doanh nghiệp là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. 5S sẽ giúp bạn đào tạo nhân viên của mình một cách thiết thực. Kể cả từ trong những hoạt động nhỏ nhất hàng ngày.
Ưu điểm khi sử dụng 5S
Bạn đang sở hữu một cửa hàng dịch vụ. 5S sẽ càng phát huy tác dụng của nó. Sự ngăn nắp – gọn gàng- trật tự – sạch sẽ được duy trì lâu dài trước nhất sẽ tạo ra những ấn tượng thực sự. Bởi ai cũng hiểu rằng ở đâu có sự trật tự, ở đó có tính kỷ luật và trách nhiệm. Bên cạnh đó, 5S còn giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý trang thiết bị, hàng hóa. Giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong cửa hàng. Đồng thời, đây cũng là cách hữu hiệu để tập cho nhân viên của bạn thói quen trung thực. Tác phong làm việc có nề nếp. Đối với nhân viên văn phòng. Nguyên tắc vàng này giúp sắp xếp và duy trì một không gian làm việc gọn gàng – sạch sẽ – thông thoáng. Những ý tưởng hay chỉ có thể đến khi tâm trí bạn tĩnh lặng, vậy nên hãy nhớ ngoại cảnh phản ánh nội tâm của bạn. Áp dụng 5S để sắp xếp không gian làm việc trên máy tính và bàn làm việc là một cách để bạn nhìn lại toàn bộ công việc của mình. Sắp xếp lại thế giới bên trong, từ đó tạo nên một trật tự mới, hiệu quả và rõ ràng hơn.
Ứng dụng Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng
1.SERI [Sàng lọc]
Bảng quy trình 5S là yêu cầu đầu tiên của Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng. Bất kỳ hàng hóa nào đưa vào kho hàng đều phải được xem xét kỹ lưỡng và phân loại rõ ràng. Đưa vào các khu vực hợp lý. Đồng thời loại bỏ mọi loại thiết bị, máy móc, hàng hóa, vật dụng, không thực sự cần thiết ra khỏi kho. Yêu cầu phải kiểm tra cẩn thận và thực hiện dứt khoát, có thể loại bỏ hoàn toàn hoặc chuyển sang các bộ phận phù hợp.
Bạn có nghe tới “Lối sống tối giản” của người Nhật?. Đây cũng là một biểu hiện rõ ràng về việc tinh giản không gian làm việc. Chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết. Sàng lọc tốt ngay từ đầu sẽ giúp cho các S còn lại được tiến hành dễ dàng hơn.
Việc sàng lọc kho hàng nên được thực hiện định kỳ. Tần suất gợi ý nên là 1-3 tháng/lần tùy kích thước cũng như tính chất hoạt động của kho hàng.
2. SEITON [Sắp xếp]
Biển 5S đòi hỏi thực hiện theo tiêu chí Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại. Điều này áp dụng cho mọi thứ xuất hiện trong kho. Từ sản phẩm hàng hóa cho tới dụng cụ hoạt động. Tức mọi thứ cần được đặt để tại chính xác vị trí của mình. Hàng hóa sắp xếp ngay ngắn theo đúng nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận một cách nhanh chóng, thuận tiện nhất. Ví dụ như hàng nặng đặt phía dưới, hàng nhẹ đặt phía trên. Hàng nhập trước, hàng có hạn dùng ngắn hơn sẽ ưu tiên để phía ngoài để xuất trước,….
Trong kho hàng, nên bố trí thêm các bảng chỉ dẫn, bảng đánh dấu khu vực, dán nhãn sản phẩm. Nhằm làm cho Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng được thực hiện triệt để.
3. SEISO [Sạch sẽ]
Tiêu chí sạch sẽ của Bảng quy trình 5S đề cao tầm quan trọng của vấn đề vệ sinh không gian làm việc. Một nơi làm việc bừa bộn, đầy bụi bẩn, mọi vật đặt để lung tung không chỉ làm mất nhiều thời gian tìm kiếm mà còn khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, mệt mỏi, giảm năng suất hoạt động. Đặc biệt đối với môi trường đặc thù như kho hàng [có rất nhiều hàng hóa]. Chúng ta càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa an toàn.
Do đó chủ doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổng quét dọn kho hàng định kỳ. Bao gồm vệ sinh trong và xung quanh kho, đưa ra các quy định giữ vệ sinh chung để nhân viên kho tuân thủ. Đồng thời cần lưu ý vệ sinh và bảo dưỡng các máy móc, dụng cụ, thiết bị,…để tăng tuổi thọ của chúng và năng suất làm việc.
Kho hàng sạch sẽ cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tăng thêm điểm cộng trong mắt đối tác, khách hàng. Điều này thật tuyệt vời!
4. SEIKETSU [Săn sóc]
SEIKETSU [Săn sóc] đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự duy trì và mức độ hiệu quả của 3S vừa nêu phía trên. Nói cách khác, đây là bước chuẩn hóa và giám sát 3S còn lại.
Tại tiêu chuẩn này, chủ kho hàng cần lập ra các quy định cụ thể để mỗi nhân viên kho nắm rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung đối với kho hàng. Đồng thời cũng có thể tổ chức các cuộc thi, dành tặng các phần thưởng cho những cá nhân thực hành tốt. Mục đích của biển 5S là nhằm hướng đến xây dựng một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức của mỗi cá nhân được rèn giũa, cải thiện mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình.
Không chỉ nhân viên, mà từ các cấp quản lý, lãnh đạo đều phải tuân thủ nghiêm túc để làm gương và tạo nên một hệ thống thống nhất, cùng phát triển.
5. SHITSUKE [Sẵn sàng]
Nếu các quy định được đưa ra mà bản thân nhân viên làm theo một cách đối phó, không có tinh thần hưởng ứng nghiêm túc, sẽ chỉ mang đến hiệu quả nhất thời, không có tính bền vững, ổn định.
Yếu tố cuối cùng của hệ thống Bảng quy trình 5S trong quản lý nhà xưởng – SHITSUKE – đặt ra yêu cầu với mỗi cá nhân. Đó là tinh thần tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ một cách tự giác, có trách nhiệm. Hãy khơi dậy ý thức trong mỗi nhân viên kho rằng “đây là công việc của mình” “đây là nơi mình gắn bó”, “máy móc phục mình”, “những sản phẩm mình tạo ra”, “vai trò quan trọng của mình đối với công việc trong kho hàng”,….để họ làm việc với sự cống hiến cao nhất.
Tiêu chuẩn 5S có triết lý đơn giản, có thể ứng dụng vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. Áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S sẽ mang đến những thay đổi kỳ diệu cho doanh nghiệp của bạn. 5S tạo nên một dây chuyền mà ở đó các yếu tố tốt đẹp tác động lẫn nhau. Tạo thành một chu trình tròn vẹn. Kết quả là hình thành một môi trường làm việc ngăn nắp sạch sẽ, an toàn, tập thể thân thiện cởi mở; tổ chức tốt; năng suất tốt; có những người đồng nghiệp tuyệt vời,…. Điều này sẽ giúp nhân viên có tinh thần làm việc thoải mái. Thêm tự hào về công việc của mình, công ty của mình, từ đó cống hiến nhiều hơn và gắn bó lâu dài hơn.