Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định. Theo đó, hóa đơn nước ngoài như thế nào là hợp lệ?
Hóa đơn nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt?
Khoản 1 Điều 11 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định:
1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Đồng thời, khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng quy định:
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Ngoài ra, Điều 85 Thông tư số 80/2021/TT-BTC nêu rõ, ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt: Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.
Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài dài hơn 20 trang giấy A4, người nộp thuế cần có văn bản giải trình, đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.
Căn cứ các quy định trên, các hóa đơn chứng từ tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.
Hóa đơn nước ngoài có cần dấu, chữ ký không?
Theo tìm hiểu, cũng như các hóa đơn khác, hóa đơn thương mại quốc tế thường có những nội dung sau:
- Loại hoá đơn; số hoá đơn; ngày lập; chữ ký người bán và người mua.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web, email của người bán.
- Tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng [GTGT], thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán của hàng hóa, dịch vụ.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán của người mua.
Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC như sau:
[…] Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, thư điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan, người nộp thuế phát hành thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó. Trường hợp bản chụp có nhiều trang thì người khai hải quan, người nộp thuế xác nhận, ký tên, đóng dấu lên trang đầu và đóng dấu giáp lai toàn bộ văn bản.
Có thể thấy rằng, hóa đơn nước ngoài không bắt buộc phải có dấu, chữ ký mới được chấp nhận.
Cũng xin thông tin thêm, thông thường thì cơ quan thuế chấp nhận chi phí mà công ty trả cho đối tác nước ngoài khi:
Bài viết tổng hợp những quy định cơ bản về hóa đơn GTGT đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa cho công ty nước ngoài. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Nội dung hóa đơn GTGT gồm những gì?
Để viết hóa đơn đỏ nhanh chóng, chính xác và đảm bảo hợp pháp, trước tiên người dùng cần sử dụng đúng hóa đơn đỏ có đáp ứng đầy đủ các tiêu thức theo quy định pháp luật.
1.1. Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra
Tại bảng kê chi tiết, kế toán viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào cột: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền.
Trong phần này, kế toán viết hóa đơn đỏ cần lưu ý rằng:
– Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được quy định mã, kế toán bắt buộc phải ghi cả mã số vào.
– Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, kế toán phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn đỏ.
– Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.
Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.
\>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Viết đúng phần tổng cộng
Để đảm bảo tính chính xác cho hóa đơn đỏ, kế toán cần phải hết sức lưu ý, đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:
– Cộng tiền hàng.
– Thuế suất GTGT.
– Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.
– Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.
1.3. Bắt buộc ký tên trên hóa đơn đỏ
Việc ký tên tại hóa đơn đỏ là bắt buộc. Do đó, hai bên bán mua phải hoàn tất các tiêu thức sau:
– Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.
– Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.
– Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.
1.4. Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn đỏ
Đối với thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa thì phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Đối với thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ thì phải là ngày hoàn tất việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn phải là ngày thu tiền trước đó.
Lưu ý rằng, riêng với trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn GTGT được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.
Một số trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ khác, đã được quy định riêng thì kế toán chỉ việc căn cứ vào quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về thời điểm lập hóa đơn.
1.5. Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn đỏ
Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn rồi do đó tiêu thức này kế toán lập hóa đơn không cần phải viết hay điền nữa.
\>> Tham khảo: Căn cứ xác định thuế giá trị gia tăng.
1.6. Viết đầy đủ thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ
Đối với thông tin người mua hàng, kế toán lập hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:
– Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.
– Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.
– Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
– Mã số thuế.
– Hình thức thanh toán: Kế toán khi viết hóa đơn đỏ sẽ dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:
- TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
- CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
- TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định
Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, bên mua bắt buộc phải lựa chọn hình thức thanh toán CK thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Dù là hóa đơn GTGT dùng cho hoạt động xuất khẩu hay bất cứ loại hóa đơn nào thì khi xuất các doanh nghiệp cũng phải tuân thủ đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn sau khi xuất.
Theo đó, các hóa đơn GTGT xuất khẩu chỉ được xuất cho một số doanh nghiệp nước ngoài đã được quy định bởi pháp luật.
Các hóa đơn GTGT xuất cho công ty nước ngoài cần phải lưu ý và tuân thủ một số điểm như sau:
– Đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT;
– Hóa đơn bắt buộc phải có các tiêu thức gồm:
- Thuế suất GTGT;
- Tổng số tiền thanh toán ghi bằng số và chữ.
– Vì sẽ dùng làm căn cứ cho tờ khai hải quên nên trên hóa đơn GTGT phải ghi thuế suất như sau:
- Thuế suất GTGT: 0%;
- Tiền thuế GTGT: 0%.
– Bên bán chỉ được viết đồng tiền ngoại tệ trên hóa đơn khi thuộc diện được phép thu tiền bằng ngoại tệ theo đúng quy định của pháp luật.
\>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Một số quy định cần chú ý
Liên quan tới vấn đề xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, bạn và doanh nghiệp có thể tham khảo ngay Thông tư số 39/2014/TT-BTC, do Bộ tài chính ban hành ngày 31/03/20214.
Theo đó, quy định hóa đơn áp dụng cho hoạt động xuất khẩu đã được Bộ Tài chính quy định như sau:
– Hóa đơn GTGT [theo mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5, ban hành kèm thông Thông tư 39] sẽ được áp dụng với các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi xuất khấu, nếu DN xuất khẩu áp dụng phương pháp khấu khấu trừ.
– Hóa đơn bán hàng [theo mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5, ban hành kèm thông Thông tư 39] sẽ được áp dụng với các tổ chức, cá nhân khai và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
– Hóa đơn bán hàng [theo mẫu số 5.3 Phụ lục 5, ban hành kèm thông Thông tư 39] sẽ áp dụng với các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào trong khi phi thuế quan với nhau, xuất khẩu ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân xuất vào khu phi thuế quan”.
Ngoài ra, với một số trường hợp đặc biệt thì quy định sử dụng hóa đơn xuất khẩu cho công ty nước ngoài sẽ như sau:
– Trường hợp xuất khẩu dịch vụ phần mềm
Trong Công văn số 76605/CT-TTHT của Cục thuế TP Hà Nội, trường hợp các DN sử dụng hóa đơn GTGT, có phát sinh hoạt động xuất khẩu phần mềm cho công ty nước ngoài thì DN sẽ không lập hóa đơn GTGT cho hoạt động này. Thay vào đó, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn thương mại khi xuất khẩu.
Việc lập hóa đơn thương mại sẽ được tiến hành theo hướng dẫn tại Khoản 7, Điều 3 của Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
\>> Tham khảo: Hướng dẫn thủ tục tiêu hủy biên lai mới nhất 2023.
– Trường hợp xuất khẩu tại chỗ
Tại Điều 68 của Thông tư số 38/2015/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ sẽ bao gồm các hoạt động sau:
+ Sản phẩm gia công; máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, vật tư dư thừa; phế liệu, phế phẩm thuộc hợp đồng gia công theo quy định tại Điều 32, Nghị định 187/2013/NĐ-CP.
+ Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất và doanh nghiệp trong khu phi thuế quan;
+ Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp Việt Nam với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao và nhận hàng hóa với doanh nghiệp khác tại Việt Nam.
Theo đó, các hoạt động xuất khẩu trong trường hợp này sẽ sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thay cho hóa đơn thương mại, đồng thời phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành về việc sử dụng hóa đơn.
Như vậy, khi căn cứ vào các quy định trên, doanh nghiệp chỉ xuất hóa đơn VAT cho công ty ở nước ngoài trong những trường hợp sau:
– Bán hàng hóa vào khu chế xuất, khu phi thuế quan;
– Hoạt động xuất nhập khẩu tại chỗ theo đúng quy định của Điểm b, Điều 68, Thông tư 38/2015/TT-BTC.
Kết luận
Để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây: