Viết thư tiếng Anh thương mại là một trong những công việc rất quen thuộc đối với người đi làm khi muốn trao đổi, giao dịch với các đối tác và khách hàng nước ngoài. Sau đây là cách viết và một số mẫu thư tiếng Anh thương mại thông dụng nhất mà English Town tổng hợp được. Hãy cùng tham khảo và áp dụng vào việc học tập, công việc của bạn nhé!
1. Mẫu câu Order
Mẫu thư tiếng Anh thương mại Order – đặt hàng là mẫu câu quen thuộc không thể thiếu trong ngành tiếng Anh thương mại. Cụ thể, những cấu trúc câu Order sau đây sẽ giúp các bạn dễ dàng viết email tiếng Anh thương mại.
a. Thank you for your offer dated 1 October and we agree on your stated terms and conditions.
[Cảm ơn đề nghị của bạn ngày 1 tháng 10 và chúng tôi đồng ý với các điều khoản và điều kiện đã nêu của bạn]
b. We think these devices will be guaranteed within 12 months from the delivery date and 4 months since the usage dates.
[Chúng tôi nghĩ rằng các thiết bị này sẽ được bảo hành trong vòng 12 tháng kể từ ngày giao hàng và 4 tháng kể từ ngày sử dụng]
c. We would like to thank you for the samples sent to us on 10 last month and would be glad if you agree on my stated terms and conditions.
[Chúng tôi muốn cảm ơn bạn vì các mẫu được gửi cho chúng tôi vào ngày 10 tháng trước và sẽ rất vui nếu bạn đồng ý với các điều khoản và điều kiện đã nêu của bạn]
d. We believe that our products with high quality will sell well, and look forward to receiving your further orders.
[Chúng tôi tin rằng các sản phẩm của chúng tôi với chất lượng cao sẽ bán tốt và mong nhận được đơn đặt hàng tiếp theo của bạn]
e. We thank you for offer no. 123 of 6 April for big sized agricultural machines and glad to place an order on the terms and conditions as follows.
[Chúng tôi cảm ơn đơn hàng số 123 ngày 6 tháng 4 đối với máy nông nghiệp cỡ lớn và vui mừng đặt hàng theo các điều khoản và điều kiện như sau]
f. Could you please arrange for immediate dispatch? And by the way we enclose the detailed instructions for packing and marking for your attention.
[Bạn có thể vui lòng ban hành cho công văn ngay lập tức? Và bằng cách này, chúng tôi kèm theo các hướng dẫn chi tiết để đóng gói và đánh dấu theo lưu ý của bạn]
g. We hope that the perfect fulfillment of the order will lead to better future business relationship on the basic of mutual benefit.
[Chúng tôi hy vọng rằng việc thực hiện hoàn hảo đơn hàng sẽ dẫn đến mối quan hệ kinh doanh trong tương lai tốt hơn trên cơ sở 2 bên cùng có lợi]
Trên đây là những mẫu thư tiếng Anh thương mại chuyên mục Order – đặt hàng. Để tìm hiểu các mẫu thư tiếng Anh thương mại chuyên mục khác, bạn có thể tiếp tục theo dõi dưới đây.
2. Mẫu câu báo giá Quotation
Mẫu câu báo giá Quotation cũng là một mẫu thư tiếng Anh thương mại không thể thiếu nhằm mục đích nhận được câu trả lời về giá cả sản phẩm, chiết khấu hay chương trình khuyến mại kèm theo:
a. Thank you for your offer dated 10 March 2010 asking about our product. We would like to know details about prices, discounts, terms of payments.
[Cảm ơn bạn đã cung cấp ngày 10 tháng 3 năm 2010 về sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi muốn biết chi tiết về giá cả, giảm giá, điều khoản thanh toán]
b. We usually allow a 10% trade discount for orders of over 1000 units and 5% off retail price.
The price quoted is $200 C.I.F Hai Phong. Payment by irrevocable letter of credit.
[Chúng tôi thường áp dụng chiết khấu thương mại 10% cho các đơn hàng trên 1000 và giảm 5% giá bán lẻ.
Giá niêm yết là $ 200 C.I.F Hải Phòng. Thanh toán bằng tín dụng không thể hủy ngang.]
Mỗi người có cách viết email tiếng Anh thương mại khác nhau nhưng những mẫu câu báo giá thông dụng trên là không thể thiếu trong thư tín thương mại.
3. Mẫu câu yêu cầu Request
Mẫu thư tiếng Anh thương mại chuyên mục yêu cầu – Request:
Dear sir,
Thank you for enquiry of 3th May in which you asked about our products and the conditions and terms for a big order.
We have already sent you by parcel post a range of rug samples which are made of different materials, including synthetic fiber.
We have enclosed the price lists, details about the terms and conditions for the order with big quantity.
We are looking forward to hearing from you and to your opinion about our products.
Yours faithfully,
Tran Huong
[Thưa các ngài,
Chúng tôi xin cảm ơn thư của các ngài đề ngày 3 tháng 5 về các loại thảm của chúng tôi và điều kiện cho một đơn đặt hàng mua số lượng lớn. Chúng tôi đã gửi bằng bưu kiện hàng loạt mẫu thảm thuộc các đề tài và bằng các nguyên liệu khác nhau kế cả bằng sợi tổng hợp.
Chúng tôi xin gửi kèm đây bảng giá, cùng với chi tiết các điều kiện cho một đơn mua hàng mua số lượng lớn.
Chúng tôi mong được tin và ý kiến của các ngài về các loại thảm của chúng tôi.
Kính chào.]
4. 6 bước hoàn thành một bức thư tiếng Anh thương mại trọn vẹn nhất
Bước 1: Lựa chọn chuẩn xác loại thư cần viết. Tiếng Anh thư tín thương mại thông thường có người gửi và người nhận, có thể là một người hoặc là một tổ chức. Tùy vào mục đích gửi thư mà chúng được phân loại thành một số dạng phổ biến nhất gồm: mẫu báo giá bằng tiếng Anh, thư khiếu nại/phàn nàn, thư hỏi hàng, thư đặt hàng…
Bước 2: Gạch đầu dòng những ý chính. Tức là đi thu thập, tìm kiếm tất cả các thông tin liên quan tới nội dung cần viết. Theo đó, khi có được các ý chính, bạn sẽ biết cần viết bao nhiêu đoạn văn, độ dài bao nhiêu là vừa đủ và không bị quên mất thông tin.
Bước 3: Sử dụng bố cục và lời chào hợp lý. Bạn cần tuân thủ tất cả những quy định chặt chẽ về cách trình bày và bố cục trong cách viết email tiếng Anh thương mại đã được học. Cần có người nhận, người gửi, cách xưng hô và lời chào trang trọng nhất.
Bước 4: Sử dụng từ ngữ thích hợp cho từng loại thư. Ngôn từ sử dụng giữa các đối tác làm ăn nên trang trọng, lịch sự và có chừng mực.
Bước 5: Kiểm tra chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Một lá thư được gửi cho đối tượng quan trọng cần phải chính xác 100% cả về chính tả và ngữ pháp. Thay thế những từ không chắc chắn bằng một từ khác, sử dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp là điều mà bạn cực kỳ nên làm đấy.
Bước 6: Căn chỉnh cẩn thận. Hầu hết các loại thư tín thương mại đều mặc định sử dụng một cấu trúc cố định, được cách dòng đơn và căn lề trái. Theo đó, phông chữ thường được dùng nhất là Times New Roman cỡ chữ 12 hoặc Arial cỡ chữ 10.
Có rất nhiều mẫu thư tiếng Anh thương mại cũng như cách viết email bằng tiếng Anh khác nhau. Tuy nhiên, trên đây là những mẫu câu cơ bản và thông dụng nhất mà bất cứ ai làm trong ngành thư tín thương mại cũng phải nắm rõ. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp các bạn có được cho mình những mẫu thư tiếng Anh thương mại cơ bản và cách viết email bằng tiếng Anh hợp lý, hiệu quả nhất. Để tiếp thu và nâng cao kiến thức tiếng Anh thương mại nhanh chóng hơn, bạn có thể tham khảo giải pháp học cho sinh viên và người đi làm trong môi trường 100% sử dụng tiếng Anh của English Town để tránh lãng phí thời gian vàng bạc của mình nhé!
Trong bài viết này, chúng ta cùng tham khảo một số mẫu thư và đơn đặt hàng trong kinh doanh.
Mẫu thư đặt hàng
Mẫu số 1
Dear Sirs, Based upon your quotation of May 4, 2019, we should like to place an order as follows: Description Quantity S/235 white shirting 200 pcs S/236 black shirting 100 pcs S/237 pink shirting 100 pcs Please ship at the first available opportunity. Payment is being made by Banker’s Draft today.
Yours faithfully,
Kính thưa ngài, Theo bảng báo giá của ông ngày 4 tháng 5 năm 2019, chúng tôi muốn đặt hàng như sau: Mô tả Số lượng vải trắng để may sơ mi 200 pcs vải đen để may sơ mi 100 pcs vải hồng để may sơ mi 100 pcs Xin hãy tận dụng cơ hội sớm nhất để vận chuyển. Việc thanh toán được thực hiện bằng hối phiếu của ngân hàng hôm nay.
Kính thư,
Mẫu số 2
Dear Sirs, Please airmail us 100 sets of fountain pen and ballpoint pen HT-25 and 30 sets of letter set ZA19. We hope to get the goods by the end of November and would therefore appreciate your expediting this order.
Yours faithfully,
Kính thưa ông, Xin gửi cho chúng tôi bằng máy bay 100 bộ bút máy và bút bi HT-25 và 30 bộ giấy viết thư ZA-19. Chúng tôi hy vọng nhận được hàng vào cuối tháng Mười một và rất cảm kích việc ông xúc tiến đơn đặt hàng này.Thân chào
Mẫu số 3
Dear Mr. Wood, Thank you for your order of September 2, 2019. As requested we are enclosing the copy of your order form, duly signed, as order acknowledgement. According to your instructions, we will ship the goods by December 12, 2019.
Yours faithfully,
Ông Wood thân mến, Cảm ơn về đơn đặt hàng của ông vào ngày 2 tháng 9 năm 2019. Theo yêu cầu, chúng tôi có đính kèm bản sao mẫu đơn đặt hàng của ông, có chữ ký để làm giấy xác nhận đã nhận được đơn đặt hàng. Theo chỉ tiêu của ông, chúng tôi sẽ vận chuyển hàng vào ngày 12 tháng 12 năm 2019.Thân chào,
Mẫu câu đặt hàng thông dụng
Based on your quotation, we are enclosing our order for prompt delivery. Theo bản báo giá của quý công ty, chúng tôi có gửi kèm thủ tục cho việc giao hàng nhanh của chúng tôi hãy gửi hàng ngay.
Thank you for the 10% quantity discount you grant us. Cảm ơn quý công ty đã chiết khấu cho chúng tôi 10% số lượng.
We have decided to accept the quotation you offered. Chúng tôi đã quyết định chấp nhận bản báo giá mà quý công ty đã đưa ra.
The goods are urgently required by our customers. Khách hàng của chúng tôi yêu cầu hàng được giao gấp.
If the goods are out of stock, please send us substitutes. Nếu hàng hiện không có sẵn, xin hãy gửi cho chúng tôi thứ khác để thay thế.
Please acknowledge receipt of this order form. Xin báo cho chúng tôi biết khi đã nhận được đơn đặt hàng này.
We take pleasure in acknowledging your order. Chúng tôi rất vui khi nhận được đơn đặt hàng của ông.
We received your order on May 4, 2001. Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của ông vào ngày 4 tháng 5 năm 2001.
Prompt delivery can be arranged for you. Việc giao hàng nhanh có thể sắp xếp được cho ông.
We will inform you the schedule of delivery later. Chúng tôi sẽ thông báo cho ông biết thời biểu giao hàng sau đó.
We are looking forward to your next order. Chúng tôi mong được nhận đơn hàng kế tiếp của ông.
We acknowledge with many thanks the receipt of your order. Chúng tôi thông báo cho biết đã nhận được đơn đặt hàng của ông, chân thành cảm ơn.
Since our goods are out of stock, we regret that we have to decline your order. Vì hàng của chúng tôi không có sẵn trong kho, chúng tôi rất tiếc phải từ chối đơn đặt hàng của ông.
Transshipment is allowed. Cho phép chuyển tàu.
Please inform us of your decision as soon as possible. Xin thông báo cho chúng tôi biết quyết định của ông càng sớm càng tốt.
Delivery date will be May 7, 2001. Ngày giao hàng sẽ là ngày 7 tháng 5 năm 2001.
We will arrange shipment as soon as possible. Chúng tôi sẽ sắp xếp gửi hàng càng sớm càng tốt.
Could you arrange the shipment in time? Ông có thể sắp xếp gửi hàng theo đúng hẹn được không?
Some models of your bicycles may find a market in our country. Một số kiểu xe đạp của ông có thể được thấy trên thị trường trong nước của chúng tôi.
What kinds of goods do you want to order? Ông muốn đặt mua loại hàng nào?
We are thinking of placing a large order. Chúng tôi đang nghĩ đặt mua hàng lớn.
In compliance with your request, we’ll make the delivery as soon as possible. Theo yêu cầu của ông, chúng tôi sẽ giao hàng càng sớm càng tốt.
We want to make an initial order of 50 sets. Chúng tôi muốn đặt hàng ban đầu 50 bộ.
This kind of commodity is very popular this year. Loại hàng này rất phổ biến vào năm nay.
We’d like to order 100 sets of your M119 washing machines. Chúng tôi muốn đặt mua 100 bộ máy giặt loại M119.
Tình huống hội thoại
Tình huống 1
A: We like your product and are interested in placing an order with you as soon as possible. Chúng tôi thích sản phẩm của quý công ty và muốn đặt mua hàng của quý công ty càng sớm càng tốt.
B: Well, we can’t proceed with the order until after the Christmas holidays. À, mãi đến sau kỳ nghỉ lễ Giáng sinh chúng tôi mới có thể tiếp tục thực hiện đơn đặt hàng.
A: That’s all right. We will send you a purchase order in one week. Được. Một tuần nữa chúng tôi sẽ gửi đơn đặt mua hàng cho quý công ty.
B: No problem. Once we get your purchase order, we will begin executing the order right way. Không thành vấn đề. Ngay khi nhận được đơn đặt mua hàng của quý công ty, chúng tôi sẽ bắt đầu thực hiện đơn đặt hàng ngay lập tức.
A: Thanks. Cám ơn.
Tình huống 2
A: We will carry out the order when the purchase order gets here. Khi nào đơn đặt mua hàng đến đây, chúng tôi sẽ thực hiện đơn đặt hàng.
B: Good. And because this is our initial order and your product is so new, we would like to make a deal with you. Tốt. Bởi vì đây là lần đầu tiên chúng tôi đặt hàng và sản phẩm của quý công ty lại quá mới mẻ, nên chúng tôi muốn thỏa thuận với quý công ty.
A: Well, actually in most cases we don’t talk about special deals, but since this one is so new I will listen to what you have to say. À, thật ra thì hầu như chúng tôi không bàn về những ưu đãi đặc biệt, nhưng vì sản phẩm này quá mới nên tôi sẽ lắng nghe những điều ông muốn nói.
B: We want to make this a trial order. If we sell all the products in two months, we will pay for them. If not, we will send them back to you. Chúng tôi muốn xem đây là lần đặt mua thử. Nếu chúng tôi bán hết hàng trong vòng hai tháng, chúng tôi sẽ thanh toán tiền hàng. Nếu không, chúng tôi sẽ gửi trả lại hàng cho quý công ty.
A: I can’t agree to that. My company would have to pay to send them and to bring them back. Tôi không thể đồng ý như vậy. Công ty của tôi sẽ phải thanh toán chi phí gửi hàng đi và lấy hàng về.
B: We promise that if the products are sold out in two months, we will place a repeat order right away, at the same size. Chúng tôi hứa là nếu hàng được bán hết trong vòng hai tháng, chúng tôi sẽ đặt mua lại hàng ngay tức thì với số lượng tương tự.
A: OK. I agree. But the repeat order can’t have the same terms. Được. Tôi đồng ý. Nhưng đơn đặt hàng lặp lại không thể có các điều kiện giống như vậy.
Tình huống 3
A: You have been trying to secure an order from us. Now we want to place an order with you. Quý công ty đã luôn cố gắng bảo đảm đơn đặt hàng của chúng tôi. Bây giờ chúng tôi muốn đặt mua hàng của quý công ty.
B: That’s good to hear! We will be happy to accept your order, and will get to work on it right away. Thật vui khi nghe điều đó! Chúng tôi sẽ rất vui được nhận đơn đặt hàng của quý công ty, và sẽ bắt đầu thực hiện đơn đặt hàng ngay lập tức.
A: We will send you a purchase order in the very near future. We want to ask you to hurry on the execution of the order. Chúng tôi sẽ gửi đơn đặt mua hàng đến quý công ty trong tương lai rất gần. Chúng tôi muốn yêu cầu quý công ty thực hiện gấp đơn đặt hàng này.
B: I don’t think that will be a problem, but I’ll have to check and make sure. I’ll let you know when I confirm your purchase order. Tôi nghĩ việc đó không thành vấn đề, nhưng tôi sẽ phải kiểm tra để biết chắc chắn. Tôi sẽ báo cho quý công ty biết khi tôi xác nhận đơn đặt mua hàng của quý công ty.
A: Thanks. If we are satisfied with the products, I think we will make many more orders later. Cám ơn. Nếu chúng tôi hài lòng về các sản phẩm đó, tôi nghĩ sau này chúng tôi sẽ đặt mua hàng nhiều hơn.
B: Good. And maybe we can talk about some of our other products as well. We’ve got a new keyboard that should hit the market very soon. Tốt quá. Có lẽ chúng ta cũng có thể bàn về một số sản phẩm khác của chúng tôi. Chúng tôi có một loại bàn phím mới sắp được tung ra thị trường.
Nguồn tham khảo
Tiếng Anh trong HĐKD Xuất Nhập Khẩu
Tiếng Anh Ngoại Thương
Từ khóa
mẫu thư đặt hàng trong tiếng anh