Sáng kiến kinh nghiệm trong công tác hành chính tổng hợp

skkn một số KINH NGHIỆM TRONG CÔNG tác TỔNG hợp

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây [599.68 KB, 15 trang ]

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị : Văn phòng Sở
–––––––––––––––
Mã số: ................................

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên:

MỘT SỐ KINH NGHIỆM
3. Nam, nữ:
TRONG
CÔNG TÁC TỔNG HỢP
2. Ngày tháng năm sinh:

4. Địa chỉ:
5. Điện thoại:

[CQ]/

[NR]; ĐTDĐ:

6. Fax:

E-mail:
Người thực
hiện: Mai Thị Hồng Liên

7. Chức vụ:


Lĩnh vực nghiên cứu:

8. Đơn vị công tác:

- Quản lý giáo dục



II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO- Phương pháp dạy học bộ môn: …...........................
-

Lĩnh vực
khác:
.......................................................
.
Học vị [hoặc trình độ-chuyên
môn,
nghiệp
vụ] cao nhất:

-

Năm nhận bằng:

-

Có đính
kèm:
Chuyên
ngành

đàoCác
tạo: sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN

III. KINH
KHOA
 MôNGHIỆM
hình

PhầnHỌC
mềm
-

 Phim ảnh

 Hiện vật khác

Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm:
Số năm có kinh nghiệm:

-

Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:

Năm học 2012-2013

BM02-LLKHSKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
1



I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
9. Họ và tên: Mai Thị Hồng Liên
10. Ngày tháng năm sinh: 05/08/1985
11. Nam, nữ: Nữ
12. Địa chỉ: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai
13. Điện thoại:

0613.846441

14. Fax: 0613.846400

[CQ]/

[NR]; ĐTDĐ: 0985909060
E-mail:

15. Chức vụ: Chuyên viên
16. Đơn vị công tác: Văn phòng Sở
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
-

Học vị [hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ] cao nhất: Cử nhân

-

Năm nhận bằng: 2008

-


Chuyên ngành đào tạo: Văn học

III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
-

Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Công tác tổng hợp
Số năm có kinh nghiệm: 04

-

Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:

+ Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong quá trình xử lý công việc của Chuyên viên.
+ Nâng cao hiệu quả quá trình thu thập và xử lý thông tin trong công tác tổng hợp.

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu, gắn liền với quá trình tồn tại và
hoạt động, phát triển của mỗi cơ quan, đơn vị. Trong tổng thể các hoạt động của
Văn phòng thì mỗi một lĩnh vực công tác đều có vị trí quan trọng, trong đó không
2


thể không đề cập đến công tác tổng hợp. Nó góp phần vào sự thành công, vào hiệu
quả của hoạt động Văn phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung.
Công tác tổng hợp yêu cầu sự kịp thời, chính xác trong việc cung cấp thông
tin, phục vụ vào quá trình chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Việc
tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi mỗi cán bộ phụ trách công tác
này cần có sự sắp xếp, lựa chọn để đảm bảo nội dung thông tin mình đưa ra là hợp
lí, mang lại hiệu quả cao.
Quá trình phát triển của đất nước đã tạo điều kiện cho mỗi chúng ta tiếp cận

với nhiều thành tựu khoa học công nghệ, trong đó có việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Công tác tổng hợp cũng không
thể đạt hiệu quả cao nếu tách rời công nghệ thông tin - đó là điều có thể khẳng định
chắc chắn.
Xuất phát từ lý do trên đồng thời cũng chính từ thực tiễn công việc, tôi mạnh
dạn đưa ra một số kinh nghiệm trong công tác tổng hợp mà cụ thể ở đây chính là
nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trong
công tác tổng hợp.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Có thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đời sống xã hội ngày nay
đã không phải là việc quá xa lạ, trước đây người ta chỉ biết đến lao động bằng chân
tay, hoạt động công sở gắn liền với một khối lượng giấy tờ cồng kềnh, thụ động và
kém hiệu quả. Ngày nay, với tốc độ phát triển ngày càng nhanh của công nghệ,
thiết bị máy móc đã thay thế và chiếm một vị trí nhất định trong quá trình lao động
sản xuất, trong hoạt động của công ty, cơ quan, đơn vị.
Trước yêu cầu hiện đại hóa nền cải cách hành chính, đòi hỏi mỗi cán bộ
công chức, viên chức phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ kiến thức, ứng
dụng công nghệ thông tin nhằm mang lại hiệu quả cao hơn trong quá trình thực thi
công vụ.
3


Vậy công nghệ thông tin là gì? “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương
pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật
máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các
nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt
động của con người và xã hội. Công nghệ thông tin phục vụ trực tiếp cho việc cải
tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh
và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc

sống của nhân dân. Công nghệ thông tin được phát triển trên nền tảng phát triển
của các công nghệ Điện tử - Tin học – Viễn thông và tự động hóa” [Nghị quyết số
49/CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin].
Đại hội lần thứ IX của Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định phải đẩy mạnh
công nghiệp hóa, hiện đại hóa để phấn đấu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành
nước công nghiệp, đồng thời cũng xác định: “Tận dụng mọi khả năng để đạt trình
độ tiên tiến, hiện đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là Công nghệ thông tin,
tranh thủ ứng dụng ngày càng nhiều hơn, ở mức cao hơn và phổ biến hơn những
thành tựu công nghệ hiện đại và tri thức mới, từng bước phát triển kinh tế”.
Như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin là đòi hỏi thiết yếu đối với mỗi
cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện
Thu thập thông tin, xử lý thông tin để phục vụ vào quá trình soạn thảo văn
bản là nhiệm vụ thường xuyên của công tác tổng hợp. Như vậy, thông tin ở đây
được hiểu là gì? Có thể hiểu “thông tin” trong hoạt động quản lý nhà nước chính là
“một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt
động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý
đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh
nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và
thời gian đối với các khách thể quản lý”.
Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, nó
chính là nguồn dữ liệu xác đáng đảm bảo được sự thống nhất, xuyên suốt trong chỉ
4


đạo, điều hành của cấp trên, và quá trình triển khai thực hiện của cấp dưới. Nói
khác đi sử dụng thông tin còn gắn liền với hiệu quả của quản lý, nó cho thấy năng
lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn. Vì vậy nhiệm vụ quan trọng của mỗi
cán bộ, công chức, viên chức nói chung và cán bộ tổng hợp nói riêng đó chính là
sự thu thập và phân loại nguồn thông tin.

Đối với công tác tổng hợp thì thông tin được sử dụng để phục vụ chủ yếu
được lấy từ các nguồn: đó là báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất…
Qua thực tế công việc, tôi nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
quá trình thu thập, xử lý thông tin mang lại những hiệu quả nhất định. Nếu quá
trình thu thập, xử lý thông tin đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác thì góp phần
rất lớn vào quá trình chỉ đạo, điều hành trong công tác.
Văn phòng Sở đã và đang sử dụng hệ thống thư điện tử trong quá trình nhận
và chuyển phát hành văn bản cho các đơn vị. Các đơn vị thay vì gửi báo cáo bằng
văn bản giấy thì sẽ gửi qua hộp thư điện tử của Văn phòng Sở. Vì vậy việc thu
thập, xử lý thông tin từ các đơn vị cơ sở đều được thực hiện trên máy tính. Đối với
cán bộ tổng hợp thì việc lưu trữ thông tin sau khi đã thu thập được một cách khoa
học sẽ phục vụ rất hữu hiệu vào quá trình tìm kiếm và quá trình tổng hợp soạn thảo
báo cáo theo yêu cầu.
Đầu tiên, đó là việc thu thập thông tin từ các đơn vị, có thể kể đến như báo
cáo định kỳ như sơ kết học kỳ, báo cáo tổng kết năm học, báo cáo nhanh khai
giảng, ví dụ: cán bộ tổng hợp cần thu thập thông tin từ báo cáo tổng kết năm học
của các đơn vị trong năm học 2012 - 2013, thì chúng ta sẽ thu thập dữ liệu từ tất cả
các đơn vị: các trường THPT, các phòng GD&ĐT, các trung tâm Giáo dục thường
xuyên và các đơn vị trực thuộc. Nếu việc lưu trữ thông tin không khoa học sẽ dễ
dẫn đến sự nhầm lẫn giữa đơn vị này với đơn vị khác, đặc biệt là về số liệu.
Để tránh trường hợp đó xảy ra thì khi tải thông tin từ hộp thư điện tử, cần xác
lập mỗi một đơn vị sẽ lưu tên file bằng chính tên đơn vị đó. Từ ổ đĩa D, tạo tên
folder: BCTK nam hoc 2012-2013, trong đó ta sẽ tạo các thư mục riêng như
TRUONG THPT, TT GDTX, PHONG GDĐT, CAC DVI TRUC THUOC
5


6



Trong các thư mục riêng của từng cấp học, ngành học, chúng ta sẽ tạo nên
thư mục của từng trường, từng đơn vị. Ví dụ như trong thư mục TRUONG THPT
chúng ta sẽ tạo nên thư mục là tên trường như NAM HA, LUONG THE VINH,
TRAN BIEN, BAU HAM, BINH SON, BUI THI XUAN…

7


Cũng tương tự như vậy ở các đơn vị khác, việc lưu trữ thông tin cụ thể của
từng đơn vị sẽ giúp chúng ta có thể tổng hợp dữ liệu nhanh hơn, tiết kiệm rất nhiều
thời gian vào quá trình tìm kiếm, đồng thời với việc lưu trữ thông tin như trên, khi
có yêu cầu từ cấp trên [Lãnh đạo Sở] cần thông tin báo cáo tổng kết của đơn vị nào
thì chúng ta sẽ dễ dàng cung cấp. Việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng tránh
được trường hợp thất lạc, đồng thời cũng tiết kiệm hơn nhiều so với quá trình lưu
trữ bằng văn bản giấy.
Không chỉ lưu trữ thông tin trong một năm học mà cần thiết lưu trữ thông tin
của các năm học, ví dụ như báo cáo tổng kết năm học của các đơn vị trong các năm
2010 - 2011, 2011 - 2012, 2012 - 2013.

8


Thao tác lưu trữ thông tin như vậy không phải là việc làm dư thừa vì nó sẽ
giúp chúng ta có thể so sánh, đối chiếu số liệu giữa năm học này với năm học trước
của các đơn vị để thấy sự tăng, giảm, từ đó rút ra được những đánh giá, nhận xét.
Tuy nhiên, khi đã tổng hợp được số liệu của các đơn vị thì cần phối hợp với các
phòng ban chuyên môn Sở rà soát lại để đảm bảo số liệu cung cấp trong báo cáo
toàn Ngành là chính xác. Có một thực tế rằng hiện nay, các đơn vị trường học khi
báo cáo số liệu cho mỗi phòng ban chuyên môn lại là một con số khác nhau, điều
đó gây khó khăn cho công tác tổng hợp của Văn phòng, vì số liệu tổng hợp lại

khác rất nhiều so với con số của các phòng ban. Như vậy đòi hỏi mỗi cán bộ tổng
hợp cần xử lí thông tin một cách khách quan, tránh làm việc dựa trên sự chủ quan,
cảm tính nhất là đối với số liệu báo cáo.
Phần trên đã đề cập đến thao tác thu thập, lưu trữ thông tin từ các đơn vị,
trường học. Công tác tổng hợp cũng không thể thiếu những thông tin từ chính
nguồn văn bản đã soạn thảo.
Mỗi cán bộ công chức cần thiết lập hệ thống lưu trữ văn bản một cách khoa
học, hợp lí. Đối với các văn bản đã soạn thảo, chúng ta cũng cần lưu thông tin lại
trong ổ đĩa D, tạo các folder: CONG VAN, BAO CAO, LICH CONG TAC, BAO
CAO TUAN, BAO CAO THANG, BAO CAO TONG KET NAM HOC

9


Cũng theo ví dụ trên, đối với báo cáo tổng kết năm học toàn Ngành, cần lưu
lại tất cả các báo cáo tổng kết năm học trong một folder đặt tên là “bao cao tong
ket nam hoc”. Đây là các báo cáo tổng kết các năm học liền kề từ năm
2005 - 2006 đến năm học 2011 - 2012, thao tác lưu trữ trên máy này giúp chúng ta
kiểm soát được nguồn thông tin để cung cấp khi có yêu cầu.

10


III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Từ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổng hợp đã đạt được
một số hiệu quả nhất định:
- Đầu tiên, đó là việc tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho quá trình tìm
kiếm thông tin từ báo cáo của các đơn vị, hoặc thông tin từ các văn bản đã soạn
thảo ban hành.
- Thứ hai, quá trình tổng hợp thông tin sẽ đảm bảo được tính kịp thời, hiệu

quả hơn, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
- Thứ ba, công tác tổng hợp thông tin chính xác sẽ là một kênh thông tin hữu
hiệu cho quá trình chỉ đạo, điều hành của của cấp trên với cấp dưới và quá trình

11


thực hiện của cấp dưới đối với những văn bản chỉ đạo của cấp trên, sự phối hợp
giữa các phòng ban trong cùng cơ quan.
IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Công tác tổng hợp không chỉ hiện hữu trong các cơ quan hành chính nhà
nước, mà bất kì một công ty, xí nghiệp nào cũng đều cần có cán bộ làm công tác
tổng hợp.
Công tác tổng hợp giữ một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của
Văn phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung, vì vậy cần thiết phải có những lớp
tập huấn nghiệp vụ dành cho đối tượng trên. Thông qua các lớp tập huấn có thể
ngắn hạn hoặc dài hạn, mỗi cán bộ công chức phụ trách công tác này có dịp được
học hỏi, nâng cao trình độ, từ đó có thể phục vụ tốt hơn cho công việc.
Bên cạnh đó, tự bản thân mỗi cán bộ công chức phải trao dồi kiến thức, học
hỏi kinh nghiệm từ các đồng nghiệp, cần sắp xếp, xử lí thông tin một cách hợp lí,
tránh có cái nhìn phiến diện, chủ quan khi đánh giá sự việc.
Cần đảm bảo cho cán bộ làm công tác tổng hợp các trang thiết bị cần thiết
phục vụ công việc, đồng thời mỗi cán bộ công chức cần phải ứng dụng công nghệ
thông tin để đạt được những hiệu quả cao hơn trong quá trình thực thi công vụ./.

Người thực hiện

Mai Thị Hồng Liên

12



BM04-NXĐGSKKN

SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI
VĂN PHÒNG SỞ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đồng Nai, ngày

tháng

6

năm 2013

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm:
Họ và tên tác giả: Mai Thị Hồng Liên

Chức vụ: Chuyên viên

Đơn vị: Văn phòng Sở GD&ĐT Đồng Nai.
Lĩnh vực: [Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác]
- Quản lý giáo dục




- Phương pháp dạy học bộ môn: ............................... 

- Phương pháp giáo dục



- Lĩnh vực khác: ........................................................

Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị 

Trong Ngành 

1. Tính mới [Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây]
-

Có giải pháp hoàn toàn mới

-

Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có




2. Hiệu quả [Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây]
-

Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 


- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng
trong toàn ngành có hiệu quả cao 
-

Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại
đơn vị có hiệu quả 
3. Khả năng áp dụng [Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây]
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:
Tốt 
Khá 
Đạt 
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và
dễ đi vào cuộc sống:
Tốt 
Khá 
Đạt 
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả
trong phạm vi rộng:
Tốt 
Khá 
Đạt 
Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của
người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh
nghiệm.
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ


[Ký tên và ghi rõ họ tên]

[Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu]

13


14


15



skkn một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của chuyên viên công tác văn phòng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây [147.96 KB, 13 trang ]

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: “Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản
hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của
chuyên viên công tác Văn phòng”.
PHẦN MỞ ĐẦU- ĐẶT VẤN ĐỀ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Như chúng ta đã biết, Văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước là một
phòng có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, là
trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về lĩnh
vực được giao. Văn phòng là một phòng tổng hợp, quản lý và tham mưu về
nhiều mặt điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo; nói cách khác,
Văn phòng là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo. Chức năng tham mưu của Văn
phòng được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng Quy chế làm việc
và tổ chức làm việc theo Quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện
chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, thẩm định về phạm
vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án, kế hoạch, kiến nghị xử lý
1
các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, biên tập, kiểm tra và
chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của các văn bản; in ấn, sao gửi các văn bản,
tài liệu đến các đơn vị khác…
Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động
hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến
đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều
kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.
Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết
với nhau: tham mưu nhằm để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó
việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ Văn phòng cần có định hướng đáp ứng
tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, trong đó cần xác định rõ Văn phòng
không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có
những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác


đáng; đồng thời cũng cần tránh coi Văn phòng là “cơ quan tổng tham mưu”, bao
biện làm thay những công việc không đúng chức năng.
Công tác Văn phòng là công tác thiết yếu, thường xuyên, liên tục và có tính
bắt buộc đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Trong vô vàn công việc thuộc về
Văn phòng, thì công tác soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết, quản lý văn
bản, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một trong những
công tác có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước.
Hoạt động văn thư liên quan đến nhiều vấn đề như: kỹ thuật soạn thảo, thủ tục
ban hành, cách thức giải quyết, biện pháp quản lý. Trong các cơ quan quản lý
2
nhà nước, việc quan niệm đúng về công tác Văn phòng, đặc biệt là công tác soạn
thảo, ban hành, in ấn, sao gửi văn bản là một nội dung rất quan trọng, đảm bảo
cho việc chỉ đạo, quản lý tốt công tác thông tin hành chính, góp phần tăng năng
suất, chất lượng và hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Đối tượng tác
nghiệp cụ thể của hoạt động văn thư là văn bản. Văn bản hành chính đóng vai
trò không thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội. Đặc biệt, trong hoạt động
quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là một trong những
yếu tố quan trọng, thiết yếu để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước; là
phương tiện quan trọng để ghi lại, lưu giữ lại, chuyển đạt các quyết định quản
lý; là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là sự thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các
cơ quan nhà nước. Trong giai đoạn đổi mới, hiện đại hóa nền hành chính nhà
nước hiện nay, việc thực hiện quy trình soạn thảo, in ấn, nhân bản sao cho đạt
hiệu quả, chất lượng, bảo mật, kịp thời là điều hết sức quan trọng và cần thiết.
Trong phạm vi đề tài này, tôi xin chỉ đề cập đến công việc liên quan đến nhiệm
vụ được giao thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng, đó là công tác in ấn, nhân bản
tài liệu, văn bản của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo; từ đó nêu lên một số kinh
nghiệm tích lũy qua thực tiễn tại đơn vị nhằm góp phần chuẩn hóa, hiện đại hóa
nền hành chính nhà nước.
Có thể nói rằng, trong bất kỳ công việc gì, nhiệm vụ gì, ngành nghề nào,
muốn hoàn thành đạt kết quả tốt, người thực hiện phải nỗ lực học tập, nghiên

cứu, tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, am tường nghiệp vụ và nhất là
phải quyết tâm cải tiến thao tác theo hướng hiệu quả, chất lượng. Với nhận thức
3
trên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, bản thân tôi
thường băn khoăn, trăn trở làm sao để hoàn thành công tác photo, in ấn, nhân
bản tài liệu, công văn của đơn vị một cách hiệu quả nhất, đáp ứng yêu cầu của
lãnh đạo đơn vị và của ngành. Từ đó, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của
mình, tôi thường xuyên học hỏi, vận dụng thực nghiệm, trao đổi tích lũy kinh
nghiệm, khắc phục hạn chế… Điều này đã góp phần quan trọng giúp tôi hoàn
thành khá tốt công tác được giao. Thời gian đi qua, tôi càng có thêm kinh
nghiệm, tự tin hơn trong việc tiếp nhận và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Sau
gần 6 năm công tác tại Văn phòng Sở, tôi đã đúc kết rút được một số kỹ năng,
thao tác nghiệp vụ cơ bản mà bản thân đã vận dụng đạt hiệu quả trong quá trình
thực thi nhiệm vụ. Đó là lý do tôi chọn thể hiện đề tài Sáng kiến kinh nghiệm:
“Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản hành chính nhà
nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của chuyên viên công
tác Văn phòng”.
II. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI:
- Đối tượng: Công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu
nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên
Giang.
- Phạm vi đề tài: Một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in
ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên
Giang.
III. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU:
4
Vận dụng, đề xuất một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in
ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo
toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang; góp phần cùng đơn vị và
toàn ngành hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao.

PHẦN THỨ HAI – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN:
1. Về phía khách quan:
Như trên đã nói, công tác Văn phòng là công tác thường xuyên, liên tục,
thiên về thao tác nghiệp vụ. Do vậy, người làm Văn phòng, nhất là đảm nhiệm
công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu; ngoài trình độ chuyên
môn, tinh thần trách nhiệm, trung thực, cần phải có kỹ năng nhất định. Thực tế
cho thấy, người càng có thâm niên, tích lũy được nhiều kinh nghiệm, có kiến
thức tổng hợp, thì càng xử lý công việc linh hoạt, đạt hiệu quả hơn. Ngược lại,
người mới làm công tác này chắc chắn sẽ có ít nhiều những khó khăn, khó có
thể xử lý công việc một cách thuần thục, thành thạo, nhất là khi máy móc hỏng
hóc hoặc gặp sự cố. Với tôi, mặc dù đã đảm nhận công tác này đã 6 năm, nhưng
do yêu cầu về công tác hành chính nhà nước ngày càng cao. Do vậy, bản thân
cũng gặp một số khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ.
Mặt khác, nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện, chúng ta thấy rằng, công
tác Văn phòng thường có những công việc đột xuất, có khi rất cấp thiết, đòi hỏi
phải xử lý trong thời gian ngắn, thậm chí tức thời phải hoàn thành khối lượng
công việc lớn. Vì vậy, người làm công tác Văn phòng rất dễ bị động; nếu xử lý
5
không khéo léo, linh hoạt, cẩn trọng sẽ dễ dẫn đến sai lệch yêu cầu nội dung
hoặc ùn tắc, tồn động công việc. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả
và chất lượng công việc.
2. Về phía chủ quan:
Hơn 16 năm trước đây, bản thân tôi là giáo viên trực tiếp đứng lớp, thuần
thục công việc chuyên môn giảng dạy; chưa quen với công việc hành chính,
chưa am hiểu nhiều về công tác hành chính Văn phòng. Do vậy, khi nhận nhiệm
vụ phụ trách phòng máy in ấn, photo, nhân bản, văn bản, tài liệu của cơ quan Sở
Giáo dục và Đào tạo, bản thân có nhiều bỡ ngỡ, chưa thành thạo nghiệp vụ, chưa
kịp nắm bắt hết các kỹ thuật sửa chữa máy móc, thiết bị.
Tuy nhiên, thời gian sau đó, bản thân được tham dự các lớp bồi dưỡng

kiến thức Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên. Đồng thời với tinh thần cầu
tiến, khắc phục khó khăn, nỗ lực phấn đấu, quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ được
giao, tôi đã cố gắng vừa làm vừa học hỏi, trao đổi với đồng nghiệp đi trước, vừa
tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, tích cực thử nghiệm những cải tiến kỹ thuật, đổi
mới phương pháp. Nhờ đó, kết quả công tác đạt được ngày một tốt hơn, hoàn
thiện hơn. Sau đây là một số giải pháp khắc phục khó khăn đạt hiệu quả mà bản
thân đã vận dụng để hoàn thành tốt nhiệm vụ trong quá trình tổ chức thực hiện.
II. NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN:
1. Nghiên cứu, nắm vững những đặc điểm khái quát về văn bản hành
chính nhà nước:
6
1.1. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan
hành chính bao gồm:
a] Văn bản quy phạm pháp luật: theo quy định của Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004.
Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Nghị định số 104/2004/NĐ-CP
ngày 23 tháng 3 năm 2004 của Chính phủ về Công báo nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam.
b] Văn bản hành chính: Quyết định [cá biệt], Chỉ thị [cá biệt], Thông
báo, Thông cáo, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản,
Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm,
Giấy mời, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Giấy giới thiệu, Giấy
nghỉ phép, Giấy đi đường và một số văn bản khác.
Đặc biệt cần nắm vững thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Công văn số 4129/VPCP-HC ngày 26
tháng 7 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn một số nội dung

của Thông tư 55 và các văn bản quy định hiện hành.
c] Văn bản chuyên ngành: Thể thức văn bản chuyên ngành do Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành thống nhất quy định.
7
d] Văn bản thông thường: Văn bản thông thường khác do các Phòng
[Ban], Đơn vị trực thuộc theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách thực hiện hoặc
phối hợp thực hiện.
1.2. Một số quy định về quy trình soạn thảo, ban hành văn bản:
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người
duyệt xem xét, quyết định.
- Công tác soạn thảo và nhân bản văn bản phải bảo đảm các yêu cầu:
Chuyên viên soạn thảo văn bản phải tự đánh máy bản thảo, đảm bảo yêu cầu
đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp, bản thảo do
văn thư đánh máy thì việc đánh máy cần phải đúng nguyên văn bản thảo, nếu
phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy
phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó. Nhân
bản đúng số lượng quy định. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh
máy, nhân bản theo đúng số lượng, thời gian quy định.
- Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực có trách nhiệm kiểm duyệt dự
thảo văn bản trước khi trình Lãnh đạo đơn vị [Sở, ngành, UBND huyện, thị
xã…]. Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Thư ký của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh [thành phố] phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về khâu rà soát lại bản đánh máy sạch và nội dung văn bản trước khi trình
ký chính thức.
8
- Các hình thức bản sao gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản
sao lục. Thể thức bản sao được quy định như sau: sao y bản chính hoặc trích sao
hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày,

tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ
quan sao văn bản; nơi nhận. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục có
giá trị pháp lý như bản chính. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản chỉ có
giá trị thông tin, tham khảo.
2. Nghiên cứu, nắm vững các yêu cầu về photo, nhân bản đối với từng
văn bản cụ thể [về số lượng, xếp bộ tài liệu, chữ ký, đóng dấu…].
3. Thực hiện đúng quy trình in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản,
tài liệu
4. Chú trọng bảo quản tốt phương tiện, thiết bị. Thường xuyên duy
tu, sửa chữa không để phương tiện, thiết bị hư hỏng không hoạt động được
khi chưa hết hạn sử dụng
5. Góp phần hiện đại hóa công tác Văn phòng:
a] Yêu cầu của việc hiện đại hóa công tác Văn phòng:
Như chúng ta đã biết, chế độ xã hội ngày càng được Luật hóa một cách
chặt chẽ, hoàn chỉnh, mọi công dân đều phải sống và làm việc theo Hiến pháp và
pháp luật, thì nền hành chính nhà nước nói chung, công tác Văn phòng nói riêng
phải sớm được xây dựng theo hướng hiện đại hóa. Văn phòng có vị trí quan
trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Một Văn phòng hoạt động khoa học, có
kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy
9
đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt
động của cơ quan, đơn vị mình thuận lợi, cần phải trực tiếp và thường xuyên
chăm lo kiện toàn bộ máy Văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức Văn phòng
vững mạnh, tích cực trang bị cơ sở vật chất, từng bước hiện đại hoá công tác
Văn phòng.
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung
của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác Văn phòng nhằm
đáp ứng yêu cầu công tác ngày càng cao của xã hội. Đặc biệt các tổ chức kinh
doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã
nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức

quản lý, tuyển dụng nhân viên Văn phòng có năng lực trình độ nghiệp vụ cao,
đảm bảo cho Văn phòng hoạt động có hiệu quả. Một Văn phòng hiện đại sẽ hạn
chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành
mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời điều này cũng
giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự
vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian tập trung
vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt
hiệu quả cao nhất.
b] Nội dung hiện đại hoá công tác Văn phòng:
Một Văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khá mới mẻ,
đó là “Văn phòng điện tử”, “Văn phòng không giấy”, “Văn phòng tự động
hóa”…Trong mấy năm trở lại đây ta thấy công việc Văn phòng đã luôn phải
10
điều chỉnh theo sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội. Mục tiêu của
cán bộ quản trị Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Lãnh đạo điều
hành, quản lý hoạt động của cơ quan, ngành có hiệu quả cao nhất. Để hướng đến
mục tiêu cơ bản đó, đặc biệt là nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả
nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính nhà nước của cán bộ chuyên trách
công tác Văn phòng, từ đó chuyển sang công tác in ấn, photo văn bản hành
chính nhà nước và phát hành có chất lượng và đạt hiệu quả cao; thời gian qua,
cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang đã từng bước tổ chức hoạt động
của Văn phòng đạt một số kết quả sau:
- Tổ chức bộ máy Văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức
năng. Từng bước công nghệ hóa công tác Văn phòng. Công nghệ thông tin với
thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã giúp
cho các hoạt động của công tác Văn phòng ngày càng hiệu quả. Hiện nay, nhờ
có máy vi tính và qua việc kết nối mạng internet, việc tiếp nhận thông tin, soạn
thảo và ban hành văn bản được nhanh chóng, đảm bảo hiệu lực thi hành trong
thời gian nhất định. Mặt khác, nhờ đó, việc sao y, sao lục, lưu trữ, nhân bản văn
bản cũng hết sức thuận lợi.

III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
Sau 6 năm đảm nhận công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài
liệu của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang, mặc dù vẫn còn một số thiếu sót
nhất định, nhưng cơ bản tôi đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hầu hết các
văn bản, tài liệu cần photo, nhân bản theo yêu cầu của người có thẩm quyền đã
11
được bản thân thực hiện đảm bảo đúng thời gian quy định, đáp ứng các quy định
của quy trình thực hiện; kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo của Lãnh đạo Sở
thông suốt từ tỉnh đến cơ sở; góp phần đáng kể vào việc hoàn thành nhiệm vụ
chung của toàn ngành. Trong 6 năm qua, bản thân đã trực tiếp in ấn, photo, nhân
bản đạt yêu cầu trên 950.000 trang đề thi tốt nghiệp trung học phổ thông, đề
kiểm tra học kỳ cấp trung học phổ thông, đề thi học sinh giỏi các cấp; trên
1.147.996 trang Công văn, văn bản, tài liệu phục vụ cho hoạt động của ngành.
Tuy chưa thật đảm bảo tuyệt đối về mặt thời gian, hình thức, nhưng hầu hết các
trang tài liệu, Công văn, văn bản được bản thân in ấn, photo đều đảm bảo đạt
yêu cầu về nội dung, hình thức và đặc biệt là yêu cầu bảo mật tuyệt đối.
PHẦN THỨ BA - KẾT LUẬN
Trong bất kỳ công việc nào, xác định cho được một cách thức, một
phương pháp, một kinh nghiệm thật sự tối ưu là hết sức khó khăn và có khi chủ
quan, cảm tính. Việc lựa chọn cách thức, phương pháp nào để hoàn thành nhiệm
vụ của mình là tùy thuộc mỗi người, gắn với điều kiện, khả năng, hoàn cảnh cụ
thể, miễn sao đạt được kết quả tốt nhất. Những điều tôi đã trình bày là một vài
kinh nghiệm về thao tác nghiệp vụ của bản thân trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ được giao là in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, công văn, tài liệu phục
vụ hoạt động chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo. Với sự vận dụng linh hoạt các
thao tác nghiệp vụ này, tôi đã từng bước khắc phục khó khăn để hoàn thành
nhiệm vụ được giao. Trong số những giải pháp khắc phục khó khăn nêu trên,
12
hầu hết là những giải pháp thiên về sự nỗ lực học hỏi, tích lũy kinh nghiệm của
bản thân trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

Tuy nhiên, đây là một số ý kiến, kinh nghiệm tích lũy được qua việc vận
dụng một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nhiệm vụ được
giao của bản thân; xin được trao đổi, chia sẻ với quý đồng nghiệp. Tôi thiết
nghĩ, nội dung đề tài này chỉ có tính tham khảo, cần tiếp tục được bổ sung, cải
tiến, hoàn chỉnh và vận dụng đạt hiệu quả cao hơn.
Rất mong nhận được ý kiến đóng góp, trao đổi của quý đồng nghiệp, của
Hội đồng Thi đua – Khen thưởng các cấp. Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Rạch Giá, ngày 14 tháng 5 năm 2012
Người viết

Ngô Văn Phương
13

SKKN: Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của chuyên viên công tác Văn phòng

Vận dụng, đề xuất một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo; góp phần cùng đơn vị và toàn ngành hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao. » Xem thêm

» Thu gọn
Chủ đề:
  • Chuyên viên công tác Văn phòng
  • Kinh nghiệm trong việc in ấn photo văn bản
  • Nâng cao hiệu quả nghiệp vụ Văn phòng
  • Kinh nghiệm làm công tác giáo dục
  • Sáng kiến kinh nghiệm giáo dục
  • Sáng kiến kinh nghiệm
Download
Xem online

Tóm tắt nội dung tài liệu

  1. SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG CÔNG VIỆC IN ẤN, PHOTO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CỦA CHUYÊN VIÊN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
  2. PHẦN MỞ ĐẦU- ĐẶT VẤN ĐỀ I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Như chúng ta đã biết, Văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước là một phòng có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về lĩnh vực được giao. Văn phòng là một phòng tổng hợp, quản lý và tham mưu về nhiều mặt điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo; nói cách khác, Văn phòng là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo. Chức năng tham mưu của Văn phòng được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng Quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo Quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án, kế hoạch, kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của các văn bản; in ấn, sao gửi các văn bản, tài liệu đến các đơn vị khác… Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung. Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu nhằm để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ Văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, trong đó cần xác định rõ Văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi Văn phòng là “cơ quan tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng.
  3. Công tác Văn phòng là công tác thiết yếu, thường xuyên, liên tục và có tính bắt buộc đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Trong vô vàn công việc thuộc về Văn phòng, thì công tác soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết, quản lý văn bản, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một trong những công tác có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước. Hoạt động văn thư liên quan đến nhiều vấn đề như: kỹ thuật soạn thảo, thủ tục ban hành, cách thức giải quyết, biện pháp quản lý. Trong các cơ quan quản lý nhà nước, việc quan niệm đúng về công tác Văn phòng, đặc biệt là công tác soạn thảo, ban hành, in ấn, sao gửi văn bản là một nội dung rất quan trọng, đảm bảo cho việc chỉ đạo, quản lý tốt công tác thông tin hành chính, góp phần tăng năng suất, chất lượng và hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Đối tượng tác nghiệp cụ thể của hoạt động văn thư là văn bản. Văn bản hành chính đóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội. Đặc biệt, trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là một trong những yếu tố quan trọng, thiết yếu để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước; là phương tiện quan trọng để ghi lại, lưu giữ lại, chuyển đạt các quyết định quản lý; là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là sự thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước. Trong giai đoạn đổi mới, hiện đại hóa nền hành chính nhà nước hiện nay, việc thực hiện quy trình soạn thảo, in ấn, nhân bản sao cho đạt hiệu quả, chất lượng, bảo mật, kịp thời là điều hết sức quan trọng và cần thiết. Trong phạm vi đề tài này, tôi xin chỉ đề cập đến công việc liên quan đến nhiệm vụ được giao thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng, đó là công tác in ấn, nhân bản tài liệu, văn bản của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo; từ đó nêu lên một số kinh nghiệm tích lũy qua thực tiễn tại đơn vị nhằm góp phần chuẩn hóa, hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Có thể nói rằng, trong bất kỳ công việc gì, nhiệm vụ gì, ngành nghề nào, muốn hoàn thành đạt kết quả tốt, người thực hiện phải nỗ lực học tập, nghiên cứu, tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, am tường nghiệp vụ và nhất là phải quyết tâm cải tiến thao tác theo hướng hiệu quả, chất lượng. Với nhận thức trên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, bản thân tôi
  4. thường băn khoăn, trăn trở làm sao để hoàn thành công tác photo, in ấn, nhân bản tài liệu, công văn của đơn vị một cách hiệu quả nhất, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo đơn vị và của ngành. Từ đó, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, tôi thường xuyên học hỏi, vận dụng thực nghiệm, trao đổi tích lũy kinh nghiệm, khắc phục hạn chế… Điều này đã góp phần quan trọng giúp tôi hoàn thành khá tốt công tác được giao. Thời gian đi qua, tôi càng có thêm kinh nghiệm, tự tin hơn trong việc tiếp nhận và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Sau gần 6 năm công tác tại Văn phòng Sở, tôi đã đúc kết rút được một số kỹ năng, thao tác nghiệp vụ cơ bản mà bản thân đã vận dụng đạt hiệu quả trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Đó là lý do tôi chọn thể hiện đề tài Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của chuyên viên công tác Văn phòng”. II. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI: - Đối tượng: Công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang. - Phạm vi đề tài: Một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang. III. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU: Vận dụng, đề xuất một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang; góp phần cùng đơn vị và toàn ngành hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao. PHẦN THỨ HAI – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN: 1. Về phía khách quan:
  5. Như trên đã nói, công tác Văn phòng là công tác thường xuyên, liên tục, thiên về thao tác nghiệp vụ. Do vậy, người làm Văn phòng, nhất là đảm nhiệm công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu; ngoài trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm, trung thực, cần phải có kỹ năng nhất định. Thực tế cho thấy, người càng có thâm niên, tích lũy được nhiều kinh nghiệm, có kiến thức tổng hợp, thì càng xử lý công việc linh hoạt, đạt hiệu quả hơn. Ngược lại, người mới làm công tác này chắc chắn sẽ có ít nhiều những khó khăn, khó có thể xử lý công việc một cách thuần thục, thành thạo, nhất là khi máy móc hỏng hóc hoặc gặp sự cố. Với tôi, mặc dù đã đảm nhận công tác này đã 6 năm, nhưng do yêu cầu về công tác hành chính nhà nước ngày càng cao. Do vậy, bản thân cũng gặp một số khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ. Mặt khác, nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện, chúng ta thấy rằng, công tác Văn phòng thường có những công việc đột xuất, có khi rất cấp thiết, đòi hỏi phải xử lý trong thời gian ngắn, thậm chí tức thời phải hoàn thành khối lượng công việc lớn. Vì vậy, người làm công tác Văn phòng rất dễ bị động; nếu xử lý không khéo léo, linh hoạt, cẩn trọng sẽ dễ dẫn đến sai lệch yêu cầu nội dung hoặc ùn tắc, tồn động công việc. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng công việc. 2. Về phía chủ quan: Hơn 16 năm trước đây, bản thân tôi là giáo viên trực tiếp đứng lớp, thuần thục công việc chuyên môn giảng dạy; chưa quen với công việc hành chính, chưa am hiểu nhiều về công tác hành chính Văn phòng. Do vậy, khi nhận nhiệm vụ phụ trách phòng máy in ấn, photo, nhân bản, văn bản, tài liệu của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo, bản thân có nhiều bỡ ngỡ, chưa thành thạo nghiệp vụ, chưa kịp nắm bắt hết các kỹ thuật sửa chữa máy móc, thiết bị. Tuy nhiên, thời gian sau đó, bản thân được tham dự các lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên. Đồng thời với tinh thần cầu tiến, khắc phục khó khăn, nỗ lực phấn đấu, quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ được giao, tôi đã cố gắng vừa làm vừa học hỏi, trao đổi với đồng nghiệp đi trước, vừa
  6. tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, tích cực thử nghiệm những cải tiến kỹ thuật, đổi mới phương pháp. Nhờ đó, kết quả công tác đạt được ngày một tốt hơn, hoàn thiện hơn. Sau đây là một số giải pháp khắc phục khó khăn đạt hiệu quả mà bản thân đã vận dụng để hoàn thành tốt nhiệm vụ trong quá trình tổ chức thực hiện. II. NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN: 1. Nghiên cứu, nắm vững những đặc điểm khái quát về văn bản hành chính nhà nước: 1.1. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan hành chính bao gồm: a] Văn bản quy phạm pháp luật: theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Nghị định số 104/2004/NĐ-CP ngày 23 tháng 3 năm 2004 của Chính phủ về Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. b] Văn bản hành chính: Quyết định [cá biệt], Chỉ thị [cá biệt], Thông báo, Thông cáo, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm, Giấy mời, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường và một số văn bản khác. Đặc biệt cần nắm vững thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Công văn số 4129/VPCP-HC ngày 26 tháng 7 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn một số nội dung của Thông tư 55 và các văn bản quy định hiện hành.
  7. c] Văn bản chuyên ngành: Thể thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành thống nhất quy định. d] Văn bản thông thường: Văn bản thông thường khác do các Phòng [Ban], Đơn vị trực thuộc theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách thực hiện hoặc phối hợp thực hiện. 1.2. Một số quy định về quy trình soạn thảo, ban hành văn bản: - Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. - Công tác soạn thảo và nhân bản văn bản phải bảo đảm các yêu cầu: Chuyên viên soạn thảo văn bản phải tự đánh máy bản thảo, đảm bảo yêu cầu đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp, bản thảo do văn thư đánh máy thì việc đánh máy cần phải đúng nguyên văn bản thảo, nếu phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó. Nhân bản đúng số lượng quy định. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng số lượng, thời gian quy định. - Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực có trách nhiệm kiểm duyệt dự thảo văn bản trước khi trình Lãnh đạo đơn vị [Sở, ngành, UBND huyện, thị xã…]. Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Thư ký của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh [thành phố] phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về khâu rà soát lại bản đánh máy sạch và nội dung văn bản trước khi trình ký chính thức. - Các hình thức bản sao gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục. Thể thức bản sao được quy định như sau: sao y bản chính hoặc trích sao hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục có
  8. giá trị pháp lý như bản chính. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. 2. Nghiên cứu, nắm vững các yêu cầu về photo, nhân bản đối với từng văn bản cụ thể [về số lượng, xếp bộ tài liệu, chữ ký, đóng dấu…]. 3. Thực hiện đúng quy trình in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu 4. Chú trọng bảo quản tốt phương tiện, thiết bị. Thường xuyên duy tu, sửa chữa không để phương tiện, thiết bị hư hỏng không hoạt động được khi chưa hết hạn sử dụng 5. Góp phần hiện đại hóa công tác Văn phòng: a] Yêu cầu của việc hiện đại hóa công tác Văn phòng: Như chúng ta đã biết, chế độ xã hội ngày càng được Luật hóa một cách chặt chẽ, hoàn chỉnh, mọi công dân đều phải sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp luật, thì nền hành chính nhà nước nói chung, công tác Văn phòng nói riêng phải sớm được xây dựng theo hướng hiện đại hóa. Văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Một Văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mình thuận lợi, cần phải trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy Văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức Văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị cơ sở vật chất, từng bước hiện đại hoá công tác Văn phòng. Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác Văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu công tác ngày càng cao của xã hội. Đặc biệt các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên Văn phòng có năng lực trình độ nghiệp vụ cao,
  9. đảm bảo cho Văn phòng hoạt động có hiệu quả. Một Văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời điều này cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất. b] Nội dung hiện đại hoá công tác Văn phòng: Một Văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khá mới mẻ, đó là “Văn phòng điện tử”, “Văn phòng không giấy”, “Văn phòng tự động hóa”…Trong mấy năm trở lại đây ta thấy công việc Văn phòng đã luôn phải điều chỉnh theo sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội. Mục tiêu của cán bộ quản trị Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan, ngành có hiệu quả cao nhất. Để hướng đến mục tiêu cơ bản đó, đặc biệt là nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính nhà nước của cán bộ chuyên trách công tác Văn phòng, từ đó chuyển sang công tác in ấn, photo văn bản hành chính nhà nước và phát hành có chất lượng và đạt hiệu quả cao; thời gian qua, cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang đã từng bước tổ chức hoạt động của Văn phòng đạt một số kết quả sau: - Tổ chức bộ máy Văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức năng. Từng bước công nghệ hóa công tác Văn phòng. Công nghệ thông tin với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã giúp cho các hoạt động của công tác Văn phòng ngày càng hiệu quả. Hiện nay, nhờ có máy vi tính và qua việc kết nối mạng internet, việc tiếp nhận thông tin, soạn thảo và ban hành văn bản được nhanh chóng, đảm bảo hiệu lực thi hành trong thời gian nhất định. Mặt khác, nhờ đó, việc sao y, sao lục, lưu trữ, nhân bản văn bản cũng hết sức thuận lợi. III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
  10. Sau 6 năm đảm nhận công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang, mặc dù vẫn còn một số thiếu sót nhất định, nhưng cơ bản tôi đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hầu hết các văn bản, tài liệu cần photo, nhân bản theo yêu cầu của người có thẩm quyền đã được bản thân thực hiện đảm bảo đúng thời gian quy định, đáp ứng các quy định của quy trình thực hiện; kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo của Lãnh đạo Sở thông suốt từ tỉnh đến cơ sở; góp phần đáng kể vào việc hoàn thành nhiệm vụ chung của toàn ngành. Trong 6 năm qua, bản thân đã trực tiếp in ấn, photo, nhân bản đạt yêu cầu trên 950.000 trang đề thi tốt nghiệp trung học phổ thông, đề kiểm tra học kỳ cấp trung học phổ thông, đề thi học sinh giỏi các cấp; trên 1.147.996 trang Công văn, văn bản, tài liệu phục vụ cho hoạt động của ngành. Tuy chưa thật đảm bảo tuyệt đối về mặt thời gian, hình thức, nhưng hầu hết các trang tài liệu, Công văn, văn bản được bản thân in ấn, photo đều đảm bảo đạt yêu cầu về nội dung, hình thức và đặc biệt là yêu cầu bảo mật tuyệt đối. PHẦN THỨ BA - KẾT LUẬN Trong bất kỳ công việc nào, xác định cho được một cách thức, một phương pháp, một kinh nghiệm thật sự tối ưu là hết sức khó khăn và có khi chủ quan, cảm tính. Việc lựa chọn cách thức, phương pháp nào để hoàn thành nhiệm vụ của mình là tùy thuộc mỗi người, gắn với điều kiện, khả năng, hoàn cảnh cụ thể, miễn sao đạt được kết quả tốt nhất. Những điều tôi đã trình bày là một vài kinh nghiệm về thao tác nghiệp vụ của bản thân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao là in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, công văn, tài liệu phục vụ hoạt động chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo. Với sự vận dụng linh hoạt các thao tác nghiệp vụ này, tôi đã từng bước khắc phục khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong số những giải pháp khắc phục khó khăn nêu trên, hầu hết là những giải pháp thiên về sự nỗ lực học hỏi, tích lũy kinh nghiệm của bản thân trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Tuy nhiên, đây là một số ý kiến, kinh nghiệm tích lũy được qua việc vận dụng một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nhiệm vụ được
  11. giao của bản thân; xin được trao đổi, chia sẻ với quý đồng nghiệp. Tôi thiết nghĩ, nội dung đề tài này chỉ có tính tham khảo, cần tiếp tục được bổ sung, cải tiến, hoàn chỉnh và vận dụng đạt hiệu quả cao hơn. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp, trao đổi của quý đồng nghiệp, của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng các cấp. Tôi xin chân thành cảm ơn./. Rạch Giá, ngày 14 tháng 5 năm 2012 Người viết Ngô Văn Phương

Video liên quan

Chủ Đề