Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc nhận và trả lời email từ khách hàng mới rất phổ biến và quan trọng. Nhưng nhiều người không biết cách sử dụng từ ngữ và cấu trúc diễn đạt phù hợp với văn cảnh, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đồng thời để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng. Việc trả lời email một cách chuyên nghiệp, ngắn gọn, súc tích, đầy đủ thông tin là một yếu tố quan trọng trong việc chốt sales. Vậy cùng tham khảo những mẫu diễn đạt sau đây và áp dụng và việc viết email nhé.
Phần mở đầu:
Sau khi nhận được email của khách hàng hỏi về sản phẩm hoặc tìm hiểu thông tin công ty, mở đầu thư trả lời bạn phải cảm ơn khách hàng và nhắc lại những chi tiết về email của họ để nhắc họ nhớ lại email đó. Cùng tham khảo những đoạn mở đầu như sau nhé:
Thank you for your enquiry of 6 June 20 in which you asked about
I would like to thank you for your enquiry of 10 May 20 and am pleased to tell you that we would be able to supply you with the
We were pleased to learn from your letter of 10 December that you are impressed with our selection of
Thank you for your letter, NJ 1691, which we received this morning.
Xác nhận dịch vụ hoặc việc mình có thể làm cho họ:
Sau khi chào hỏi và nhắc về email bạn nhận từ khách hàng, đây là lúc bạn đưa ra những dịch vụ, sản phẩm và trách nhiệm công ty bạn có thể mang lại cho khách hàng. Ví dụ, bạn xác nhận công ty bạn có thể cung cấp một đơn đặt hàng lớn hơn 30 tấn một tháng; bạn đang có sẵn một loạt áo len mẫu mã phong phú từ kiểu dáng đến màu sắc
Dưới đây là những cách diễn đạt bạn có thể sử dụng:
We have a wide selection of sweaters that will appeal to the market you specified.
Our factory would have no problem in producing the 6,000 units you asked for in your enquiry
We can supply from stock and will have no trouble in meeting your delivery date.
I am pleased to say that we will be able to supply the transport facilities you require.
We can offer door-to-door delivery services.
Khuyến khích và thuyết phục khách hàng làm việc với bạn
Đây là phần quan trọng nhất trong một email trả lời yêu cầu từ khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới làm việc lần đầu. Điều này có nghĩa là bạn đưa ra những selling-point của sản phẩm, dịch vụ hoặc chính sách gía ưu đãi, khuyến mãi để khách hàng hứng thú với sản phẩm và bắt đầu hoạt động kinh doanh với công ty bạn.
Hãy xem những ví dụ dưới đây:
When you have had the opportunity to see the samples foryourself, we feel sure you will agree that they are of the highest quality; and to see a wide selection online, go to www.bettaware.co.uk.
Once you have seen the Delta 800 in operation we know you will be impressed by its trouble-free performance.
We can assure you that the Alpha 2000 is one of the most outstanding machines on the market, and our confidence in it is supported by our five-year guarantee.
and while this engine has all the qualities of the model you asked for, the Powerdrive has the added advantage offewer moving parts, so reducing maintenance costs. It also saves on oil as it
The model has now been improved. Its steel casing has been replaced by strong plastic, which makes the machine much lighter and easier to handle.
Of course, leather is an excellent upholstery material, but escalating costs have persuaded many of our customers to look for an alternative which is more competitive in price. Tareton Plastics have produced a high- quality substitute, letherine: which has the texture, strength, and appearance of leather, but at less than a quarter of the cost. We feel confident that the samples enclosed will convince you
Gửi danh mục sản phẩm, chính sách giá, hàng mẫu
100% email khách hàng đều muốn hỏi chi tiết về sản phẩm và dịch vụ thông qua các danh mục sản phẩm, chính sách giá cả, thanh toán và hàng mẫu vì vậy, phần này bạn phải cung cấp cho khách hàng những thông tin chi tiết thông qua việc đính kèm tờ rơi, hồ sơ, báo giá dịch vụ hay hàng mẫu ở cuối email này. Nhưng phải thể hiện như thế nào để khách hàng biết những thông tin mình đã gửi kèm? Câu trả lời chính là những cách diễn đạt sau nhé:
Please find enclosed our current catalogue and price list quoting CIF prices Kobe. The units you referred to in your letter are featured on pp. 31-34 under catalogue numbers Y32Y37. When ordering could you please quote these numbers? The samples you asked for will follow under separate cover.
We enclose our booklet on the Omega 2000 and are sure you will agree that it is one of the finest machines of its kind. It can be adapted to your specifications [see the section Structural changes on page 12].
We enclose our summer catalogue, which unfortunately is only published in English. However, we have included a German translation for the relevant pages [41-45] and hope this will prove helpful.
and we have enclosed our price list, but should point out that prices are subject to change as the market for raw materials is very unstable at present.
Phần kết email
Sau khi đã đáp ứng hết nhu cầu của khách hàng ở những phần trên, bạn có thể kết thúc email bằng những câu cảm ơn thể hiện rằng mình rất trân trọng họ và hi vọng có cơ hội hợp tác trong tương lai. Bật mí cho bạn những cách kết thúc sau nhé.
Once again we would like to thank you for writing. We would welcome any further questions you might have.
Please contact us again if you have any questions, using the above telephone
number or email address.
I am sorry we do not have the model you asked for, but can assure you that the
alternative I have suggested will meet your requirements. Please remember that we offer a full three-year guarantee.
We hope to hear from you again soon, and can assure you that your order will
be dealt with promptly.
Sau đây là một email hoàn chỉnh cho bạn nhé.
Dear Ms. Raval,
Thank you for your enquiry of 1st April 2016 about our lastest products.
We have 20-year experience in dealing, mainly in textile products. We would like to see whether we could get a chance to corporate with you.
We are pleased to sendyouour current Spring catalogue and price list [CIF Le
Havre] as per attachment andplease kindlynote that this offer is only valid for 3 working days after the quote day.
As far as we know, you are a big potential customer with a chain of distributors allover the world, we consider to give you a discount of 10% for your first order to establisha long term business with you.
Please dont hesitate to contact us for more information.
We hope to receive good news from you shortly.
Best regards,