Theo quy định tại khoản 2 điều 12 của Bộ luật lao động số 45/2019/QH14, người sử dụng lao động có trách nhiệm: Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội [BHXH].
Việc định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định cụ thể tại điều 4 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động như sau:
- Báo cáo tình hình thay đổi về lao động:
- Định kỳ mỗi 06 tháng [trước ngày 05 tháng 06] và hằng năm [trước ngày 05 tháng 12], người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội [Sở LĐTBXH] thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia [Cổng DVCQG] theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Sở LĐTBXH có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Lưu ý: Mẫu số 01/PLI của NĐ 145/2020/NĐ-CP trên đây thay cho mẫu số 07 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH.
Tải: Mẫu số 01/PLI- Báo cáo tình hình sử dụng lao động [do người sử dụng lao động lập]
2. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
a. Nộp trực tuyến: tại cổng DVCQG theo liên kết sau: //dichvucong.gov.vn/
- Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào cổng DVCQG.
- Bước 2: Tìm kiếm và Chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
- Bước 3: Chọn cơ quan gửi báo cáo lao động đến Sở LĐTBXH hoặc Phòng lao động thương binh xã hội [Phòng LĐTBXH].
- Bước 4: Doanh ngiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống BHXH.
- Bước 5: Cán bộ BHXH xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH.
- Bước 6: Cổng DVCQG lấy dữ liệu Lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu BHXH.
- Bước 7: Cổng DVCQG tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kì báo cáo do Bộ lao động thương binh xã hội quy định.
b. Nộp trực tiếp:
Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng DVCQG thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I đến Sở LĐTBXH và thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
3. Mức xử phạt vi phạm:
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
- Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định với Phòng LĐTBXH hoặc Sở LĐTBXH [đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp] nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng LĐTBXH hoặc Sở LĐTBXH [đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp] nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Theo Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động [ban hành ngày 01/03/2020, có hiệu lực từ ngày 15/04/2020, thay thế nghị định 95/2013 và nghị định 88/2015].
Báo cáo tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp định kỳ 6 tháng và hằng năm phải lập và gửi đến Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, thế nhưng nhiều doanh nghiệp còn lúng túng và bỡ ngỡ trong việc lập báo cáo. Dưới đây là những hướng dẫn của công ty Luật Long Phan PMT về vấn đề này.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp
Khi nào Doanh nghiệp sẽ lập báo tình hình sử dụng lao động
Căn cứ tại khoản 2 Điều 10 Nghị định 122/2020 ngày 15/10/2020 quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, theo đó: khi doanh nghiệp đã đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại Nghị định về đăng ký doanh nghiệp thì không phải khai trình việc sử dụng lao động do trong mẫu giấy đăng ký này đã bao gồm việc khai trình sử dụng lao động.
Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật lao động về điều khoản lao động và quan hệ lao động thì thời gian nộp báo cáo như sau:
- Khai báo định kỳ 6 tháng trước ngày 5/6
- Khai báo định kỳ hằng năm trước ngày 5/12
Do đó trong một năm Doanh nghiệp bắt buộc phải báo cáo tình hình thay đổi lao động 2 lần.
>> Xem thêm: Thủ tục khai trình lao động khi thành lập công ty
Báo cáo tình hình sử dụng lao động trong Doanh nghiệp gồm những nội dung gì?
Báo cáo tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp được lập theo Mẫu số 01/PLI phụ lục I ban hành kèm theo nghị định số 145/2020/NĐ-CP CP ngày 14/12/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật lao động về điều khoản lao động và quan hệ lao động, gồm các nội dung sau:
- Tên cơ quan có thẩm quyền nhận báo cáo: Sở Lao động – Thương binh & Xã hội Tỉnh/ Thành phố – Cơ quan BHXH cấp Quận, Huyện – nơi doanh nghiệp đặt trụ sở/ chi nhánh/ văn phòng đại diện
- Thông tin về doanh nghiệp như: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email, Website, mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, ngành-nghề kinh doanh chính.
- Thông tin về người lao động như: họ tên, mã số Bảo hiểm xã hội, ngày tháng năm sinh, giới tính, chứng minh nhân dân/căn cước công dân,..
- Vị trí việc làm như:nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bật cao,..
- Thông tin về Hệ số/mức lương và các khoản phụ cấp mà người lao động được nhận
- Đối với ngành nghề nặng nhọc- độc hại ghi ngày bắt đầu- ngày kết thúc công việc
- Ngày bắt đầu hợp đồng lao động không xác định thời hạn, Hiệu lực của hơp đồng xác định thời hạn[ ngày bắt đầu- ngày kết thúc], hiệu lực hợp đồng lao động khác[ dưới 1 tháng thử việc]
- Thời điểm doanh nghiệp bắt đầu-thời điểm kết thúc đóng bảo hiểm xã hội.
Nội dung báo cáo tình hình sử dụng lao động
>> Xem thêm: Thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động do thay đổi cơ cấu
Phương thức để báo cáo tình hình sử dụng lao động
Nộp báo cáo online thông qua cổng dịch vụ quốc gia
Truy cập qua cổng dịch vụ công quốc gia: //dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html
Doanh nghiệp sẽ sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài sản. Nếu chưa có tài khoản thì tiến hành đăng ký tài khoản mới và thực hiện theo các thao tác trên cổng thông tin.
Nộp trực tiếp
Bước 1: Chuẩn bị báo cáo bằng văn bản giấy theo Mẫu số 01/PLI phụ lục I ban hành kèm theo nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật lao động về điều khoản lao động và quan hệ lao động
Bước 2: Nộp đến Sở Lao động-Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 3: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động rồi cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP
>> Xem thêm: Các chính sách bảo hiểm xã hội Doanh nghiệp khi hoạt động
Hậu quả khi không khai báo tình hình sử dụng lao động
Theo quy định tại điểm b,c khoản 1 Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP ngày 1/3/2020 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng thì doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 1 triệu đồng– 3 triệu đồng khi có các hành vi sau:
- Doanh nghiệp không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định với phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện
Mức phạt do không báo cáo tình hình sử dụng lao động
Trên đây là hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp.Quý bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này cần TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.63.63.87để được hỗ trợ, tư vấn nhanh nhất và kịp thời. Xin cảm ơn!
*Lưu ý: Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo. Tùy từng thời điểm và đối tượng khác nhau mà nội dung tư vấn trên có thể sẽ không còn phù hợp. Mọi thắc mắc, góp ý xin vui lòng liên hệ về email: hoặc .