Một trong những khâu quan trọng để doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực F&B vận hành trơn chu chính là kiểm soát chi phí, hàng tồn kho và định giá bán sản phẩm. Lợi nhuận được tối ưu hóa khi doanh nghiệp quản lý tốt chi phí đầu vào.
Phương pháp giúp doanh nghiệp hạn chế lượng hàng hóa thất thoát, dư thừa là xây dựng định mức nguyên vật liệu trực tiếp tạo nên món ăn, đồ uống. Đây còn là tiêu chuẩn để đồng bộ chất lượng sản phẩm khi nhân rộng mô hình kinh doanh chuỗi. Vậy bảng định mức nguyên vật liệu là gì? Trong bài biết này K-SETUP sẽ giúp bạn hiểu được tầm quan trọng và cách lập bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng để quản trị doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Trong ngành hàng F&B [dịch vụ ăn uống] sẽ rất khó để chúng ta xác định được lượng tiêu hao nguyên vật liệu trong một món ăn, đồ uống nếu không có một thước đo hoàn chỉnh. Hiện nay, thước đo tiêu chuẩn mức độ tiêu hao được xây dựng chính là công thức chế biến món ăn được gọi là bảng định mức nguyên vật liệu.
Bảng định mức nguyên vật liệu [công thức chế biến] là bảng kê định lượng các nguyên vật liệu trực tiếp tạo nên món ăn, đồ uống. Căn cứ vào bảng định mức chúng ta có thể biết tỷ lệ giá vốn món ăn chiếm bao nhiêu phần trăm trong doanh thu bán ra.
Bảng định mức nguyên vật liệu là căn cứ chủ nhà hàng, quán cà phê có thể kiểm soát số lượng hàng nhập, sự thay đổi giá cả hàng hóa và là căn cứ để định giá bán cho sản phẩm kinh doanh. Bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng thông thường bao gồm các mục cơ bản như: Tên món ăn, tên nguyên vật liệu chính, định lượng và giá mua vào, thành tiền.
Ví dụ: Định lượng để pha chế một ly cafe nâu gồm có: 50gr cafe, 100gr đường, 30ml sữa, 50ml nước.
2. Tầm quan trọng của bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng
2.1. Kiểm soát nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu hàng ngày
Bảng định mức chính là công thức chuẩn để hoàn thành chế biến 1 món ăn, sản phẩm đồ uống hoàn chỉnh. Căn cứ vào bảng định mức nguyên vật liệu chủ nhà hàng, đầu bếp hay bộ phận kiểm soát có thể dựa vào lượng khách để lên yêu cầu mua hàng, duyệt nhu cầu order hàng ngày.
Ngoài ra, bảng định mức chuẩn còn hỗ trợ cho bartender, đầu bếp không bị lãng phí nguyên vật liệu trong khi chế biến. Đây cũng là công cụ đắc lực để đưa ra hạn mức min max hàng tồn kho, hạn chế thất thoát và sử dụng sai mục đích. Đặc biệt khi có sự thay đổi nhân sự, bảng định mức tiêu chuẩn là căn cứ để sản phẩm nhà hàng không bị thay đổi về chất lượng cũng như gián đoạn không mong muốn trong quá trình hoạt động.
2.2. Căn cứ xác định giá vốn sản phẩm
Căn cứ vào bảng định mức nguyên vật liệu chủ đầu tư có thể đánh giá tỷ lệ giá vốn của sản phẩm bán ra chiếm bao nhiêu phần trăm trong giá thành. Tỷ lệ này đã đạt mức chuẩn hay chưa và có cần điều chỉnh lại định lượng để phù hợp. Thông thường, trong ngành kinh doanh lĩnh vực F&B thì giá vốn hàng bán đồ ăn sẽ chiếm khoảng 30 – 35%, giá vốn đồ uống chiếm từ 22 đến 25% trên giá bán. Giá vốn này chỉ bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp chưa bao gồm các chi phí nhân công, chi phí quản lý,…
Giá vốn sản phẩm sẽ được tạo ra sau khi hoàn thiện bảng định lượng món ăn, đồ uống trên menu. Do vậy, xây dựng bảng định mức là khâu quan trọng và cần thiết trong quá trình kinh doanh dịch vụ ăn uống.
2.3. Xác định giá bán phù hợp
Khi bạn là một thương hiệu mới giá bán là điều người dùng quan tâm đầu tiên sau đó mới đến chất lượng và cách phục vụ. Do vậy, một giá bán phù hợp cùng chất lượng hoàn hảo sẽ là bài toán truyền thông hiệu quả luôn thu hút và giữ chân được khách hàng.
Việc định giá bán sản phẩm phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: giá vốn sản phẩm, chi phí nhân công, chi phí quản lý, giá trị thương hiệu,… Tuy nhiên, yếu tố cốt lõi để định giá bán chính là giá vốn nguyên vật liệu trực tiếp tạo ra sản phẩm. Bởi giá cả hàng hóa luôn biến động theo sự khan hiếm của thị trường và thời gian. Do vậy, mức giá cạnh tranh và đảm bảo được lợi nhuận tối ưu cần được bám sát từ giá vốn sản phẩm.
2.4. Đồng bộ chất lượng khi nhân rộng mô hình
Ngành hàng ăn uống F&B là mô hình dễ nhân rộng theo chuỗi nhà hàng, quán cà phê. Việc đồng bộ chất lượng sản phẩm đầu ra sẽ giúp nâng cao giá trị thương hiệu và trải nghiệm khách hàng. Bảng định mức nguyên vật liệu các sản phẩm trong menu là phương tiện để đồng bộ chất lượng món ăn, đồ uống ở mô hình chuỗi một cách nhanh nhất và hoàn chỉnh.
2.5. Dự toán định mức nguyên vật liệu trong kho
Trong lĩnh vực F&B thì dự trữ nguyên vật liệu trong kho rất quan trọng và có ảnh hưởng để cả dây chuyền kinh doanh. Nguyên vật liệu luôn phải bảo đảm tươi sống được bảo quản trong điều kiện thích hợp. Bảng định mức giúp quá trình quản lý nguyên vật liệu tốt hơn khi số lượng trong kho luôn được cập nhật hàng ngày. Khi sản phẩm được bán ra đồng nghĩa với hệ thống sẽ trừ số lượng nguyên vật liệu theo bảng định lượng và cảnh báo lượng tồn kho còn lại. Chủ đầu tư hay bộ phận kiểm soát sẽ luôn bám sát được thực tế có đảm bảo cho việc bán hàng hay cần dự trữ thêm. Nhờ đó nguyên vật liệu không bị tồn đọng dẫn đến hư hỏng, gây lãng phí.
3. Cách lập bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng
3.1. Xây dựng thực đơn bán hàng
Để xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu, chủ nhà hàng cần xây dựng thực đơn bán hàng cùng chi phí nguyên vật liệu khoa học và quy trình chế biến đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Thực đơn bao gồm các danh mục như: tên món ăn, đồ uống, báo giá nguyên vật liệu nhà cung cấp, bảng định lượng chi tiết các món ăn, tỷ lệ chi phí giá vốn trung bình của thực đơn,…
3.2. Tạo tệp danh mục nguyên vật liệu
Mỗi món ăn, đồ uống được tạo nên bởi rất nhiều nguyên vật liệu đầu vào, do vậy bước đầu tiên để lập bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng chúng ta cần tạo tệp danh mục để thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho trong quá trình vận hành.
3.3. Tổng hợp báo giá nhà cung cấp chính
Tổng hợp báo giá nhà cung cấp là công việc quan trọng và có tác động trực tiếp đến giá vốn sản phẩm của nhà hàng. Thông qua báo giá, chủ nhà hàng có thể đánh giá tình hình biến động giá nguyên vật liệu và so sánh giá nhập, lựa chọn nhà cung cấp hợp lý.
Bộ phận thu mua cần xây dựng bảng so sánh giá gồm những mục như: Tên nguyên vật liệu, đơn vị tính, tên nhà cung cấp, địa chỉ liên hệ, giá thu mua,…Thu mua có thể dự phòng 2 đến 3 nhà cung cấp để đảm bảo việc cung cấp hàng không bị gián đoạn.
3.4. Thiết lập bản định lượng nguyên vật liệu bán thành phẩm
Nguyên vật liệu bán thành phẩm một phần nguyên vật liệu tạo ra món ăn hoàn chỉnh cho thực khách. Đây là bán thành phẩm được cấu thành từ nhiều nguyên vật liệu chế biến riêng theo công thức của đầu bếp, bartender. Chúng ta có thể bắt gặp trong các loại nước sốt nấu ăn, nước chấm được tạo ra theo kinh nghiệm cá nhân và không được bày bán ngoài thị trường.
Trong mô hình kinh doanh dịch vụ F&B các món ăn được định lượng bằng các nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm, do vậy chủ nhà hàng cần xây dựng bảng tính định lượng nguyên liệu bán thành phẩm để thuận lợi trong quá trình quản lý, tiết kiệm thời gian. Thay vì phải theo dõi chi tiết định lượng từng nguyên vật liệu trong sốt chúng ta tính chi phí chung của sốt trong món ăn.
3.5. Lập bảng định mức nguyên vật liệu từng món trong menu
Mỗi món ăn trong thực đơn được đầu bếp lên định lượng nguyên vật liệu, xây dựng bảng định mức hoàn chỉnh và thống nhất để đồng bộ chất lượng món ăn. Thông qua bảng định lượng chúng ta có thể ước tính giá bán đề xuất sản phẩm.
Bảng định mức bao gồm các chỉ tiêu như: Tên đồ ăn [đồ uống], thành phần nguyên vật liệu, đơn vị tính, định lượng, đơn giá, thành tiền, giá bán đề xuất, tỷ lệ phần trăm giá cost. Sau khi đã nắm vững các thông tin chúng ta cần thực hiện theo các bước sau để hoàn thiện lập bảng định mức nguyên vật liệu tiêu chuẩn.
- Bước 1: Tạo lập bảng định mức và điền thông tin các chỉ tiêu chính
Trong bước này người lập bảng cần mở file excel và tạo các cột thể hiện thông tin: Tên đồ ăn, đơn vị tính, định lượng, đơn giá, thành tiền. Sau đó đặt công thức để bảng tính tự động nhân đơn giá, định lượng sau khi đã điền đầy đủ thông tin trên chỉ tiêu được thiết lập.
- Bước 2: Ghi thành phần và định lượng của nguyên vật liệu của từng món ăn trong menu
Đầu bếp cần cân đo chi tiết định lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho mỗi món ăn theo đơn vị tính nhỏ nhất. Đơn vị này có thể quy đổi để nhân ra thành tiền như gram, ml, kilogam,…
- Bước 3: Gắn giá nguyên vật liệu
Bước tiếp theo trong quy trình lập bảng định mức là bộ phận thu mua, kế toán sẽ gắn giá nguyên vật liệu để tính giá vốn món ăn. Ngoài ra chúng ta còn đánh giá được tỷ lệ giá vốn trên giá bán dự tính để điều chỉnh lại định lượng cho phù hợp.
- Bước 4: Phê duyệt bảng định mức nguyên vật liệu chuẩn
Bảng định mức nguyên vật liệu tiêu chuẩn khi có tỷ lệ giá vốn phù hợp giá bán và chất lượng món ăn được đảm bảo đến người dùng. Mô hình kinh doanh lĩnh vực F&B là ngành đặc thù mỗi món ăn sẽ có một giá cost khác nhau nhưng vẫn đảm bảo % giá vốn trung bình của toàn bộ thực đơn. Sau khi đã hoàn thành các bước trên, bảng định mức cần được đánh giá mức độ phù hợp và trình ký phê duyệt để bắt đầu áp dụng trong vận hành.
4. Những lưu ý khi lập bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng
Bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng mang lại lợi ích quan trọng, tuy nhiên nếu giá trị bảng định mức được áp dụng không bám sát với thực tế có thể gây nên những thất thoát và sai lầm nghiêm trọng như:
- Định lượng nguyên liệu trên bảng định mức có thể bỏ qua phần phần hao hụt nguyên liệu sau khi được sơ chế, làm sạch dẫn tới số liệu bị chênh lệch giữa kho thực tế và sổ sách. Điều này sẽ dẫn tới chi phí nguyên vật liệu bị đội lên do định lượng chuẩn quá sát và không tính đến tỷ lệ hao hụt, hư hỏng do vận chuyển, bảo quản.
- Mô hình kinh doanh ngành hàng ăn uống F&B trải qua nhiều giai đoạn và bộ phận để tạo nên một chu trình vận hành. Nếu người chủ nhà hàng không thiết lập quy trình kiểm soát doanh thu và sản xuất thì dẫn tới việc thất thoát đầu ra, lãng phí đầu vào và chênh lệch hàng tồn kho.
- Bảng định mức nguyên vật liệu được phê duyệt không bám sát thực tế và khác với thực tế chế biến của đầu bếp dẫn đến chênh lệch hàng tồn kho, gây thất thoát hoặc lãng phí. Do vậy, bảng định mức cần được chính đầu bếp thực hiện và cân đối để đảm bảo sự đồng bộ và thống nhất trong vận hành kinh doanh.
- Xây dựng đơn vị tính trên bảng định lượng khác với đơn vị tính khi nhập hàng dẫn tới sự sai lệch khi trừ kho và gửi tín hiệu cảnh báo giả. Sự sai lệch này không chỉ ảnh hưởng đến giá vốn đồ ăn mà còn gây sai lệch cả hệ thống hàng hóa trong kho.
- Việc quản lý định lượng hàng bán ra không được trừ kịp thời trên hệ thống sổ sách để đánh giá khối lượng dự trữ nguyên vật liệu. Do vậy, việc ứng dụng một phần mềm quản lý bán hàng là cần thiết khi quy mô nhà hàng đủ lớn.
5. Lập bảng định mức nguyên vật liệu trên ứng dụng quản lý bán hàng
Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng được nhiều nhà hàng áp dụng với các ưu điểm nổi bật. Các phân hệ báo cáo bán hàng, quản lý kho hay quản lý tài sản,… đều được tích hợp liên kết. Do vậy, khi nhân viên thu ngân post món ăn lên bill thì nguyên liệu trong kho sẽ được tự động trừ theo bảng định lượng đã được thiết lập sẵn trên hệ thống. Một số phần mềm có hỗ trợ lập bảng định mức nguyên vật liệu bạn có thể tham khảo:
5.1. Phần mềm quản lý nhà hàng Kiotviet
KiotViet cũng là cái tên rất phổ biến và có tiếng trong lĩnh vực bán hàng đặc biệt là mô hình kinh doanh F&B. Ưu điểm của phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet là quản lý tồn kho, cung ứng, bán hàng, đơn hàng trên cả hai nền tảng điện thoại và máy tính.
Ngoài ra, các tính năng ưu việt của KiotViet cho phép người dùng xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu theo công thức chế biến và linh hoạt điều chỉnh khi có sự biến đổi. Lượng hàng tồn kho có thể được thiết lập mức cao nhất, thấp nhất cho phép và gửi tín hiệu đến bộ phận khi đến giới hạn.
5.2. Phần mềm quản lý nhà hàng POS365
POS365 là phần mềm quản lý kinh doanh ẩm thực chuyên nghiệp dựa trên dữ liệu điện toán đám mây. Đây là phần mềm có tích hợp phần hành xây dựng định lượng món ăn lên hệ thống. Bạn chỉ cần thiết lập tên món ăn và gắn định mức nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu được cài đặt sẵn. Căn cứ vào lượng hàng bán ra phần mềm tự động link kho và trừ vật liệu tiêu hao theo định lượng được ban đầu.
Với tiện ích của POS365 nhà hàng dễ dàng quản lý lượng hàng tồn kho thực tế và hệ thống để đánh giá quá trình chế biến của đầu bếp. Quản lý nhà hàng có cơ sở để duyệt các đơn hàng dự trữ khi lượng tồn kho cảnh báo sắp hết.
5.2. Phần mềm quản lý nhà hàng Misa Cukcuk
Misa Cukcuk là phần mềm quản lý nhà hàng được phát triển bởi nhà cung cấp danh tiếng Misa. Với kinh nghiệm phát triển phần mềm bắt đầu từ lĩnh vực kế toán, ứng dụng Misa Cukcuk thể hiện sự chuyên nghiệp và dễ sử dụng. Trong mục quản lý nguyên vật liệu, Misa cho phép bạn thiết lập bảng định lượng các món ăn trên menu bán hàng để link kho trừ tiêu hao. Các báo cáo của Misa cung cấp và phân tích rất chi tiết để người quản lý đánh giá, điều chỉnh cho phù hợp. Đây là phần mềm với nhiều tiện ích bạn có thể khám phá và ứng dụng trong kinh doanh lĩnh vực F&B.
Bảng định mức nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong bán hàng, quản lý hàng hóa đầu vào và là những yếu tố tạo nên công thức chuẩn của món ăn, đồ uống. Việc xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng một cách khoa học giúp kiểm soát được chi phí hoạt động và tối ưu lợi nhuận kinh doanh. Do vậy, bạn cần phải đánh giá mức độ phù hợp của bảng định mức trong vận hành và điều chỉnh kịp thời tránh mắc các sai lầm gây thiệt hại cho nhà hàng.
Hãy đến với K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. K-SETUP sẽ giúp bạn tối ưu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận.