Lý thuyết quản trị khoa học của Taylor

Quản lýtheokhoa học là lý thuyết quản lýdựa trên quá trình phân tích, tổng hợp các quy trình công việc nhằm nâng cao năng suất lao động. Cùng tìm hiểu kiến thức về Quản trị khoa học thông qua “Lý thuyết quản trị khoa học?” do Top lời giảibiên soạn dành cho các bạn học sinh và thầy cô giáo tham khảo.

1. Tổng quan về quản trị theo khoa học

Quản lýtheokhoa học[còn được gọilàChủ nghĩa Taylor– Taylorism, Luật phối hợp cổ điển - Classical Perspective]là lý thuyết quản lýdựa trên quá trình phân tích, tổng hợp các quy trình công việc nhằm nâng cao năng suất lao động [hợplýhóa lao động].

Quản lý theo khoa học [còn được gọi là Chủ nghĩa Taylor– Taylorism, Luật phối hợp cổ điển - Classical Perspective] là lý thuyết quản lý dựa trên quá trình phân tích, tổng hợp các quy trình công việc nhằm nâng cao năng suất lao động [hợp lý hóa lao động]. Những ý tưởng cốt lõi của lý thuyết được phát triển trong thập niên 1890 bởi Frederick Winslow Taylor, ông tin rằng các quyết định dựa trên kinh nghiệm truyền thống và quy tắc theo kinh nghiệm [rule of thumb] nên được thay thế bằng cách khai thác chuỗi thao tác chính xác sau khi nghiên cứu cẩn thận các cá nhân trong quá trình làm việc. Lý thuyết của Taylor đạt đến đỉnh cao của nó trong những năm 1910; đến thập niên 1920, cho dù vẫn có ảnh hưởng rộng khắp, nhưng đã bắt đầu có những thuyết mới và các ý kiến đối lập. Mặc dầu lý thuyết “Quản lý theo khoa học” trở nên lỗi thời dần từ sau những năm 1930, những nội dung cơ bản nhất của lý thuyết, bao gồm ý tưởng về phân tích, tổng hợp, lập luận, cũng như về tinh thần lao động của nhân công, vẫn có vai trò quan trọng trong nhiều ngành công nghiệp cũng như phương pháp quản lý ngày nay.

2. Nội dung và bối cảnh

Khái niệm cơ bản của lý thuyết được xây dựng bởi Taylor trong những thập niên 1880 và 1890, xuất bản lần đầu trong công trình “Shop Management”vào năm 1903 và “The Principles of Scientific Management”[1911].Khi đang làm đốc công và thợ máy tiện ở Midvale Steel, Taylor nhận ra sự khác biệt bẩm sinh, hình thành bởi nhiều yếu tố như tài năng, trí thông minh, hay động lực, của các nhân công khác nhau thì khác nhau. Ông là một trong những người tiên phong áp dụng khoa học vào tình huống này, thật vậy, hiểu lý do và phương thức để có dung hòa những khác biệt giữa khả năng của nhân công, qua đó sắp xếp họ vào vị trí phù hợp, rồi nhân rộng sang những nhân công khác, bằng cách tạo ra các tiêu chuẩn. Ông cho rằng, kinh nghiệm truyền thống và quy tắc theo kinh nghiệm nên được thay thế bằng cách khai thác chuỗi thao tác chính xác, với mục đích tăng năng suất lao động và giảm bớt những cố gắng của nhân công.

Lý thuyếtQuản lý theo khoa họcdựa trên sự điều hành chặt chẽ đối với nhân công của người quản lý. Chính vì thế, phương pháp này yêu cầu nhiều quản lý viên hơn so với các phương pháp cũ. Sự khác biệt này phân biệt nhóm những người quản lý dựa trên sự chi tiết trong công việc, khả năng xoay xở, và những người quản lý chỉ đơn thuần và gây ra sự xích mích giữa lao công và quản lý, cũng như sự căng thẳng giữa các giai cấp xã hội, giữa giới lao động chân tay và giới lao động trí óc.

4. Định nghĩa quản lý theo khoa học

Taylor được coi như là cha đẻ của lý thuyết "Quản lý theo khoa học". Thế nhưng, dù thuật ngữ "Quản lý theo khoa học" và "Chủ nghĩa Taylor" có nghĩa gần tương đương nhau, các nghiên cứu coi "Chủ nghĩa Taylor" chỉ là nền tảng của lý thuyết, và trong nhiều trường hợp, Luật phối hợp cổ điển [ám chỉ lý thuyết có tầm quan trọng đến các thuyết hiện đại, cho dù nó không còn quá "tối tân nữa"]. Ban đầu, Taylor gọi cách tiếp cận của mình là "shop management" và "process management". Năm 1910, khi Louis Brandeis phổ biến tên gọi "Quản lý theo khoa học", Taylor nhận ra nó phù hợp hơn cho ý tưởng của mình, và ông bắt dùng nó trong chuyên khảo năm 1911 của mình.

Năm 1918, một tổ chức nghiên cứu gọi là "Masaryk Academy of Work" [Tomáš Garrigue Masaryk Academy of Labour] được thành lập tại Praha để nghiên cứu vấn đề này.

5. Quy tác quản trị theo khoa học

- Sử dụng các phương pháp khoa học để nghiên cứu công việc và xác định cách thức hiệu quả nhất để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.

- Sắp xếp người lao động dựa trên năng lực và động lực. Song song đó đào tạo để họ có thể làm việc có hiệu quả tối đa.

- Theo dõi thường xuyên hiệu suất của nhân viên, giám sát và hướng dẫn họ. Đảm bảo nhân viên sử dụng các cách thức làm việc hiệu quả nhất. Ngoài ra quản lý phải gương mẫu, tác phong làm việc khẩn trương, khoa học, hiệu quả.

- Phân chia công việc bằng nhiệm vụ và trách nhiệm, đề cao kỷ luật, kèm theo khuyến khích, động lực xứng đáng.

6. Những hạn chế, phê bình dành cho thuyết Quản trị khoa học

Lý thuyết quản trị theo khoa học của Taylor chỉ áp dụng tốt trong môi trường quản trị có tính chất ổn định. Tuy vậy khi môi trường phức tạp hơn, thường xuyên có những thay đổi xảy ra thì lý thuyết này rất khó áp dụng.

Quản trị theo khoa học tập trung quá nhiều vào chuyên môn, có thể coi là máy móc hoá con người, mà bỏ qua những khía cạnh liên quan đến tâm lý và cảm xúc của họ. Ngày nay, một số nghiên cứu chỉ ra rằng động lực và sự hài lòng trong công việc mới là chìa khoá cho một tổ chức làm việc hiệu quả và năng suất cao.

7. Nội dung quản lý theo khoa học dựa trên các nguyên tắc sau

a. Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp [chia nhỏ các phần việc] và xây dựng định mức cho từng phần việc. Định mức được xây dựng qua thực nghiệm [bấm giờ từng động tác].

b. Lựa chọn công nhân thành thạo từng việc, thay cho công nhân “vạn năng” [biết nhiều việc song không thành thục]. Các thao tác được tiêu chuẩn hóa cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn hóa và môi trường làm việc thuận lợi. Mỗi công nhân được gắn chặt với một vị trí làm việc theo nguyên tắc chuyên môn hóa cao độ.

c. Thực hiện chế độ trả lương [tiền công] theo số lượng sản phẩm [hợp lệ về chất lượng] và chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân.

d. Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý. Cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể. Thực hiện sơ đồ tổ chức theo chức năng và theo trực tuyến; tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục.

Với các nội dung nói trên, năng suất lao động tăng vượt bậc, giá thành thấp; kết quả cuối cùng là lợi nhuận cao để cả chủ và thợ đều có thu nhập cao. Qua các nguyên tắc kể trên, có thể rút ra các tư tưởng chính của thuyết Taylor là: tối ưu hóa quá trình sản xuất [qua hợp lý hóa lao động, xây dựng định mức lao động]; tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác và điều kiện tác nghiệp; phân công chuyên môn hóa [đối với lao động của công nhân và đối với các chức năng quản lý]; và cuối cùng là tư tưởng “con người kinh tế” [qua trả lương theo số lượng sản phẩm để kích thích tăng năng suất và hiệu quả sản xuất]. Từ những tư tưởng đó, đã mở ra cuộc cải cách về quản lý doanh nghiệp, tạo được bước tiến dài theo hướng quản lý một cách khoa học trong thế kỷ XX cùng với những thành tựu lớn trong ngành chế tạo máy.

Người ta cũng nêu lên mặt trái của thuyết này. Trước hết, với định mức lao động thường rất cao đòi hỏi công nhân phải làm việc cật lực. Hơn nữa, người thợ bị gắn chặt với dây chuyền sản xuất tới mức biến thành những “công cụ biết nói”, bị méo mó về tâm - sinh lý, và như vậy là thiếu tính nhân bản. Từ đó, đã từng có ý kiến cho rằng thuyết này đã né tránh, dung hòa đấu tranh giai cấp mang tính cách mạng. Tuy nhiên, tương tự nhiều thành tựu khác của khoa học - kỹ thuật, vấn đề là ở người sử dụng với mục đích nào. Chính vì thế, trong khi Lênin phê phán đó là “khoa học vắt mồ hôi công nhân”, ông vẫn đánh giá rất cao như một phương pháp tổ chức lao động tạo được năng suất cao, cần được vận dụng trong sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội, trong đó điều kiện lao động được cải thiện và lợi nhuận từ lao động thặng dư được sử dụng để nâng cao mức sống vật chất, tinh thần toàn xã hội.

Từ tinh thần cốt lõi ban đầu, đã thu hút nhiều nhà quản lý có tài năng tham gia “Hiệp hội Taylor” để hoàn thiện, phát triển thuyết quản lý theo khoa học. Qua đó, đã hạn chế tính cơ giới của tư tưởng “con người kinh tế”, đặt nhân tố con người lên trên nhân tố trang bị kỹ thuật, nhân bản hóa quan hệ quản lý, dân chủ hóa sản xuất, phát huy động lực vật chất và tinh thần với tính công bằng cao hơn và đề cao quan hệ hợp tác hòa hợp giữa người quản lý với công nhân. Đóng góp đáng kể vào quá trình đó có công lao của Henry L. Gantt [1861 - 1919] về hệ thống tiền thưởng; của Ông bà Gilbreth về việc loại bỏ các động tác thừa và về cơ hội thăng tiến của người công nhân, v.v…

Thuyết quản lý theo khoa học chủ yếu đề cập đến công việc quản lý ở cấp cơ sở [doanh nghiệp] với tầm vi mô. Tuy nhiên, nó đã đặt nền móng rất cơ bản cho lý thuyết quản lý nói chung, đặc biệt về phương pháp làm việc tối ưu [có hiệu quả cao], tạo động lực trực tiếp cho người lao động và việc phân cấp quản lý. Các thuyết quản lý và trường phái quản lý khác vừa kế thừa thành tựu đó, vừa nâng cao những nhân tố mới để đưa khoa học quản lý từng bước phát triển hoàn thiện hơn.

Lịch sử của công việc quản trị đã tồn tại từ những năm 1970. Trong suốt quá trình lịch sử, có nhiều quan niệm về quản trị ra đời và phát triển. Những lý thuyết quan trọng nhất đã xuất hiện trong những năm của thế kỷ 20, trong đó có lý thuyết quản trị theo khoa học của Frederick Taylor.

Lịch sử phát triển

Frederick Taylor [Frederick Winslow Taylor; 1856-1915] đã nghiên cứu và đưa ra lý thuyết Quản trị theo khoa học. Theo đó, ông và các cộng sự là những người đầu tiên nghiên cứu quy trình làm việc một cách có khoa học. Họ nghiên cứu cách thức thực hiện công việc và xem điều này ảnh hưởng đến năng suất của các công nhân như thế nào. Triết lý của Taylor tập trung vào niềm tin rằng việc khiến mọi người làm việc chăm chỉ nhất có thể không hiệu quả bằng việc tối ưu hóa cách thức hoàn thành công việc.

Năm 1909, Taylor xuất bản cuốn “The Principles of Scientific Management” Trong đó, ông đề xuất rằng bằng cách tối ưu hóa và đơn giản hóa công việc, năng suất sẽ tăng lên. Ông cũng cho rằng người lao động và người quản lý cần hợp tác với nhau. Điều này rất khác với cách làm việc thường được thực hiện trong các doanh nghiệp trước đây. Một giám đốc nhà máy vào thời điểm đó rất ít quan tâm tới công nhân, thay vào đó để họ tự thực hiện công việc. Lúc này, các nhà quản trị chưa có các khái niệm về động lực làm việc, không có những tiêu chuẩn công việc hoặc động lực cho nhân viên, dẫn đến công việc thường thực hiện chậm và không có hiệu quả.

Taylor cho rằng:

• Công nhân không biết phương pháp làm việc
• Công nhân làm việc thiếu hăng hái, nhiệt tình
• Quản trị là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, sau đó có thể hiểu được họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.

Taylor tin rằng tất cả người lao động đều được thúc đẩy bởi tiền, có nghĩa là nếu một công nhân làm việc không hiệu quả thì người đó không xứng đáng được trả lương cao như những công nhân có hiệu suất làm việc cao. Trong quá trình làm việc, ông đã áp dụng một vài nghiên cứu vào trong công việc để tìm ra cách thức tối ưu để thực hiện tốt công việc. Ông nhận thấy rằng bằng cách tính toán thời gian cần thiết cho các yếu tố khác nhau của 1 công việc, chúng ta có thể tìm ra và phát triển cách thức tốt nhất để hoàn thành.

Những nghiên cứu này đã khiến Taylor kết luận rằng một số người nhất định có thể làm việc hiệu quả hơn những người khác. Đây là những người mà các nhà quản lý nên tìm cách thuê nếu có thể. Do đó, lựa chọn đúng người cho công việc là một phần quan trọng của hiệu quả. Lấy những gì học được từ những thí nghiệm, Taylor đã phát triển bốn nguyên tắc quản trị theo khoa học.

4 quy tắc quản trị theo khoa học

1. Sử dụng các phương pháp khoa học để nghiên cứu công việc và xác định cách thức hiệu quả nhất để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
2. Sắp xếp người lao động dựa trên năng lực và động lực. Song song đó đào tạo để họ có thể làm việc có hiệu quả tối đa.
3. Theo dõi thường xuyên hiệu suất của nhân viên, giám sát và hướng dẫn họ. Đảm bảo nhân viên sử dụng các cách thức làm việc hiệu quả nhất. Ngoài ra quản lý phải gương mẫu, tác phong làm việc khẩn trương, khoa học, hiệu quả.
4. Phân chia công việc bằng nhiệm vụ và trách nhiệm, đề cao kỷ luật, kèm theo khuyến khích, động lực xứng đáng.

Những hạn chế, phê bình dành cho thuyết quản trị theo khoa học

Lý thuyết quản trị theo khoa học của Taylor chỉ áp dụng tốt trong môi trường quản trị có tính chất ổn định. Tuy vậy khi môi trường phức tạp hơn, thường xuyên có những thay đổi xảy ra thì lý thuyết này rất khó áp dụng.

Quản trị theo khoa học tập trung quá nhiều vào chuyên môn, có thể coi là máy móc hoá con người, mà bỏ qua những khía cạnh liên quan đến tâm lý và cảm xúc của họ. Ngày nay, một số nghiên cứu chỉ ra rằng động lực và sự hài lòng trong công việc mới là chìa khoá cho một tổ chức làm việc hiệu quả và năng suất cao.

Làm việc theo nhóm cũng là hạn chế rất lớn trong thuyết quản trị theo khoa học. Có thể thấy học thuyết này tập trung vào sự chuyên môn hoá của từng cá nhân, từng nhân viên. Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp thường chú trọng vào việc thiết lập một môi trường làm việc nhóm, năng động, sáng tạo nhiều hơn là chuyên môn của 1 cá nhân nào đó.