Báo giảm lao động nói chung là nghiệp vụ thông báo giảm về số lượng nhân viên tại doanh nghiệp cho cơ quan quản lý Bảo hiểm xã hội [BHXH]. Trong trường hợp người lao động tạm thời nghỉ vì lý do sinh nở doanh nghiệp cần báo giảm lao đông nghỉ thai sản. Chi tiết về nghiệp vụ, quy trình thủ tục thực hiện sẽ được kBHXH chia sẻ trong bài viết dưới đây.
Báo giảm lao động nghỉ thai sản hay báo giảm thai sản cần thực hiện khi đơn vị, daonh nghiệp có lao động nữ đang đóng BHXH nghỉ thai sản. Cụ thể, người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, Bảo hiểm thất nghiệp [BHTN], Bảo hiểm tai nạn lao động [BHTNLĐ], Bệnh nghề nghiệp [BNN], thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động…
Thủ tục báo giảm thai sản cho người lao động
Người lao động nghỉ thai sản sẽ được Doanh nghiệp báo giảm lao động
Lao động nữ khi sinh con sẽ được nghỉ thai sản 6 tháng [tính cả trước, trong và sau khi sinh]. Nếu sinh đôi, kể từ con thứ hai trở lên, mỗi lao động được nghỉ thêm 1 tháng. Thời gian nghỉ thai sản trước sinh không quá 2 tháng.
- Hồ sơ báo giảm thai sản:
- Mẫu D02-TS: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN
- Bảng kê hồ sơ nếu có phát sinh truy thu.
Lưu ý khi kê khai hồ sơ báo giảm thai sản
Mẫu D02-TS: cần ghi chú rõ là nghiệp vụ giảm thai sản, để tránh nhầm lẫn với trường hợp báo giảm khi lao động nghỉ việc hoặc các trường hợp khác.
Cột thời gian cần ghi rõ ràng thời gian lao động bắt đầu nghỉ thai sản. Trường hợp báo giảm muộn so với thời gian nghỉ thực tế thì cần điền thời điểm báo muộn để truy thu.
Trường hợp lao động đã sinh con mà đơn vị mới thực hiện báo giảm thì có thể báo lao động cung cấp giấy khai sinh, giấy chứng sinh của con để làm căn cứ.
Trường hợp lao động nghỉ trước sinh nhiều thì cần kèm đơn xin nghỉ thai sản. Tuy nhiên: thời gian nghỉ trước sinh không quá 2 tháng.
Xem thêm \>> Thủ tục báo giảm thai sản và chuẩn bị hồ sơ hưởng chế độ thai sản
Quy trình báo giảm thai sản
Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động, thời hạn nộp hồ sơ không quá 45 ngày.
Bước 2: Doanh nghiệp nộp 1 bộ hồ sơ trực tiếp đến bộ phận một cửa của cơ quan BHXH. Thời hạn nộp là 10 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ của người lao động.
Bước 3: Cơ quan BHXH xem xét giải quyết và chi trả chế độ cho người lao động, thời hạn như sau:
- Nếu người sử dụng lao động đề nghị giải quyết chế độ: Tối đa 6 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ giải quyết và chi trả chế độ.
- Trường hợp người lao động hoặc thân nhân người lao động nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH: Tối đa 3 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ giải quyết và chi trả chế độ.
Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Tiếp nhận hồ sơ để giải quyết và chi trả chế độ cho người lao động.
- Hàng tháng, hàng quý, doanh nghiệp phải lập: Danh sách thanh toán chế độ thai sản kèm theo hồ sơ của người lao động đã giải quyết chế độ phục vụ cho quyết toán.
Kết luận
Như vậy trong bài viết trên đây kBHXH đã gửi đến bạn những thông tin cần thiết nhất về quy trình và thủ tục báo giảm lao động nghỉ thai sản theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Hy vọng rằng với những chia sẻ trọng bài viết này có thể mang đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích nhất.
Số lượng lao động trong doanh nghiệp thường xuyên biến đổi. Báo giảm lao động đóng BHXH trên phần mềm eBH như thế nào? Có rất nhiều bạn mới làm quen với phần mềm BHXH điện tử eBH bị lúng túng hoặc chưa biết cách thực hiện nghiệp vụ báo giảm sao cho đúng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này nhanh chóng và dễ dàng.
Báo giảm BHXH là một trong những nghiệp vụ bắt buộc phải làm khi doanh nghiệp có số lượng lao động tham gia BHXH giảm đi.
Nghiệp vụ báo giảm lao động trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử eBH được sử dụng trong các trường hợp sau đây:
- Người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động tại đơn vị
- Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày
- Đơn vị được tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất
- Người lao động xin nghỉ không lương Nghiệp vụ báo giảm lao động trên phần mềm eBH.
Các bước báo giảm lao động trên phần mềm eBH:
Để lập bộ hồ sơ báo giảm lao động, đơn vị thực hiện quy trình bao gồm 3 bước như sau:
- Bước 1: Chọn nghiệp vụ kê khai cho hồ sơ theo danh sách
- Bước 2: Chọn danh sách người lao động cho nghiệp vụ này.
- Bước 3: Ký và nộp hồ sơ, đơn vị thực hiện việc ký số và nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH và sau đó nhận kết quả trả về từ cơ quan BHXH.
2. Hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ báo giảm lao động trên phần mềm eBH
Đối với kế toán hoặc nhân sự mới sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử eBH khi báo giảm lao động trên phần mềm eBH lần lượt thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn nghiệp vụ kê khai cho hồ sơ theo danh sách
Từ menu hồ sơ điện tử, soạn lập hồ sơ điện tử hoặc nhấn nút ‘Bắt đầu’ ngay trên giao diện chính của phần mềm eBH.
Chọn nghiệp vụ: Đơn vị chọn nghiệp vụ ‘Báo giảm lao động’ trong danh sách nghiệp vụ có sẵn. Phần mềm sẽ tự động tạo các bảng kê cần phải có của nghiệp vụ như ‘Danh mục hồ sơ’, ‘Bảng kê D02-TS 959’.
Đơn vị chọn nghiệp vụ báo giảm lao động.
Bước 2: Chọn danh sách người lao động cho nghiệp vụ báo giảm lao động
Để chọn lao động thực hiện nhấn nút “Chọn lao động”, màn hình danh sách toàn bộ người lao động hiện ra, sau đó tích chọn vào các lao động cần kê khai.
Bạn cũng có thể thực hiện tìm nhanh bằng cách dựa vào các tiêu thức để lọc danh sách lao động cần báo giảm.
Chọn lao động cần báo giảm.
Một các tìm kiếm nhanh thường được áp dụng đó là tìm theo họ tên, hoặc mã nhân viên. Bạn có thể nhập tên hoặc mã nhân viên ngoài ra có các tiêu thức khác như phòng bạn, số sổ BHXH, số CMT…
Tùy từng trường hợp mà bạn có thể áp dụng các tiêu thức tìm cho phù hợp và nhanh nhất.
Màn hình eBH hiển thị mục tìm kiếm, đơn vị có thể lựa chọn lao động muốn kê khai.
Sau khi lựa chọn đủ các tiêu chí và kê khai, thực hiện nhấn nút ‘GHI’ để hoàn tất việc chọn lao động.
Danh sách người lao động đã chọn sẽ được phần mềm tự động đưa vào các bảng kê vào mục báo giảm mà đơn vị đã chọn, kèm theo các thông tin cá nhân của người lao động đó.
Danh sách thông tin người lao động báo giảm được lập.
Sau khi bảng hiện ra, kế toán thực hiện kiểm tra lại thông tin kỹ lưỡng. Sau khi xác nhận đúng thông tin nhấn chọn nút ‘GHI’ để ghi lại hồ sơ.
Bước 3: Ký và nộp hồ sơ
Tại giao diện làm việc mới mở ra nhấn chọn ký và nộp hồ sơ, phần mềm sẽ chuyển sang màn hình hồ sơ đã lập. Các thông tin của bộ hồ sơ đã lập sẽ tự động được chuyển vào tờ khai với định dạng file excel, file xlm, file word theo mẫu ban hành của cơ quan bảo hiểm xã hội.
Màn hình tờ khai định dạng theo mẫu ban hành của cơ quan BHXH.
Để chắc chắn trước khi nộp bộ hồ sơ đã lập lên cơ quan BHXH thì bạn có thể thực hiện kiểm tra lại bộ hồ sơ đã lập bằng cách nhấn đúp chuột vào bản khai hoặc nhấn F8. Nếu cần sửa thông tin cho hồ sơ đã lập, đơn vị nhấn nút “Sửa hồ sơ”.
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần tiếp tục nhấn nút ‘Ký hồ sơ’ và chọn chữ ký số trong danh sách.
Lưu ý: Chữ ký số phải được cắm vào máy tính. Ký thành công, đơn vị tiếp tục nhấn vào ‘Ký điện tử’ và nhập tài khoản IVAN đã đăng ký trước đó và nhấn nút ‘THỰC HIỆN’ để gửi hồ sơ lên cơ quan BHXH.
Ký và nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH.
Sau khi ấn nộp sẽ có thông báo danh sách được nộp thành công. Cơ quan BHXH sẽ thực hiện xử lý và trả kết quả về cho đơn vị qua phần mềm eBH.
Nội dung cơ quan BHXH trả về cho đơn vị.
Để xem kết quả bạn nhấn chọn “Xem file” để xem chi tiết nội dung trả về.
Ngoài ra để xem kết quả doanh nghiệp còn có thể thực hiện bằng cách thoát màn hình nộp hồ sơ. Thực hiện vào menu “Hồ sơ điện tử” nhấn chọn “Danh sách hồ sơ đã nộp” click vào mục “Lấy kết quả” để xem kết quả trả về.
Chọn mục “Lấy kết quả” để xem kết quả từ cơ quan BHXH trả về.
Trên đây là những chia sẻ hướng dẫn về nghiệp vụ báo giảm lao động đóng BHXH trên phần mềm BHXH điện tử eBH. Nếu doanh nghiệp có những thắc mắc hoặc cần hỗ trợ các nghiệp vụ BHXH vui lòng liên hệ đến đường dây nóng: