Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử đang được sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp vừa và lớn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện, ngành thuế đã ban hành, sửa đổi các quy định về hóa đơn điện tử. Trong đó, nội dung mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Phân biệt hóa đơn điện tử in ra giấy [bản thể hiện] và hóa đơn giấy
- Hiện nay có 3 hình thức phát hành hóa đơn đó là: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Có thể hiểu đơn giản hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in được thể hiện dưới dạng hóa đơn giấy. Còn hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng điện tử.
- Hóa đơn điện tử có giá trị như hóa đơn giấy tuy nhiên hóa đơn điện tử in ra giấy có còn giá trị pháp lý hay không? Để hiểu rõ vấn đề này, trước tiên cần phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử in ra giấy.
Số liên trên hóa đơn
Thông thường trên hóa đơn giấy sẽ có 2 hoặc 3 liên, trong đó 1 liên được viết qua giấy than. Nội dung ghi trên 2 liên này bắt buộc phải giống nhau. Còn đối với hóa đơn điện tử thì không có trường liên. Các bên liên quan như người bán, người mua, cơ quan thuế đều sử dụng dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất.
Ký hiệu trên hóa đơn
Đặc điểm khác để phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử in ra giấy đó là số seri. Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu VC/15P và trên hóa đơn điện tử là VC/15E. Có thể thấy số seri của 2 loại hóa đơn này chỉ khác nhau chữ E và P vì vậy cần phân biệt rõ.
Chữ ký
- Mỗi hóa đơn đều cần được có tiêu thức chữ ký để làm hồ sơ, chứng từ chứng minh cho hóa đơn đó. Tuy nhiên hóa đơn giấy sử dụng chữ ký tay và hóa đơn điện tử dùng chữ ký số. Chữ ký số có khả năng giúp xác định nguồn gốc của hóa đơn đó, mang đầy đủ tính không phủ nhận và tính toàn vẹn.
- Ngoài ra, khi in hóa đơn điện tử ra giấy thì trên hóa đơn đó bắt buộc có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn giấy” và có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.
Nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện chuyển đổi duy nhất 1 lần [Nguồn: Internet]
- Ngoài việc phân biệt rõ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy thì cần lưu ý những vấn đề quy định liên quan đến hóa đơn điện tử. Đặc biệt cần chú ý về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Cả bên mua và bên bán đều có thể lưu trữ hóa đơn điện tử tuy nhiên khi muốn chuyển sang hóa đơn giấy phải tuân thủ đúng các quy định sau:
- Hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ được in 1 lần và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán và người thực hiện chuyển đổi.
- Như ở trên đã nêu, trên hóa đơn giấy [được chuyển từ hóa đơn điện tử] phải có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
- Người mua muốn sử dụng hóa đơn này cần liên hệ với bên bán để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi trong trường hợp cần chứng thực, chứng minh nguồn gốc hàng hóa phụ vụ quá trình lưu thông. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. Hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng ngày càng phổ biến trong thế giới kinh doanh hiện đại. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn là một bước tiến quan trọng hướng tới môi trường số. Tuy nhiên, với việc in hóa đơn điện tử ra giấy, một câu hỏi đặt ra là liệu hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? Hãy cùng Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu thêm về vấn đề này.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có thể hiểu hóa đơn điện tử như sau:
Hóa đơn điện tử [HĐĐT] là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, trong đó:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong mỗi đơn vị, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Theo đó đảm bảo mua bán hàng hóa được nhanh chóng, thuận lợi, hạch toán và kê khai thuế dễ dàng.
\>>>>> Tìm hiểu ngay Hóa Đơn Chưa Thanh Toán Có Được Khấu Trừ Thuế GTGT Không?
2. Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ nếu đáp ứng đủ các quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được tính là hợp lệ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- Có ký hiệu riêng để xác nhận đã được chuyển đối từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
- Có họ tên, chữ ký và dấu mộc đỏ của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Duy nhất một bản chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý. Đối với các bản sao khác thì chỉ phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và không có giá trị pháp lý trong thanh toán hay giao dịch.
\>>>>> Tìm hiểu thêm Đang Tạm Ngừng Kinh Doanh Nhưng Cần Hóa Đơn Xuất Cho Khách Hàng Phải Làm Sao?
3. Hóa đơn điện tử có bắt buộc in ra theo quy định mới hay không?
Căn cứ Khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
- Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Theo đó, hoá đơn điện tử không bắt buộc phải in ra bằng giấy mà chỉ bắt buộc hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Trên đây Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.
\==========
Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế
SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:
- Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
- Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
- Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng.
- Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD. Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA