Khi ký hóa đơn, thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho người khác ký thay. Việc ủy quyền ký hóa đơn giá trị gia tăng được pháp luật quy định như thế nào? Cùng Taxkey tìm hiểu.
Khi tiến hành lập hóa đơn, người mua và người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán [nếu có] và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Về nguyên tắc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bên bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng. Và phải phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn. Tại tiêu thức “người bán hàng [ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên]” thì thủ trưởng đơn vị của Bên bán phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu [nếu có] đầy đủ theo đúng quy định.
Phần chữ ký của người bán, có thể là thủ trưởng cơ quan đơn vị, hoặc người đại diện theo pháp luật. Có thể là người bán hàng.
\>>>Xem thêm: Quy định về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng – bán hàng – điện tử
2. Ủy quyền ký hóa đơn giá trị gia tăng
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì có thể ủy quyền cho người trực tiếp bán ký. Việc ủy quyền bắt buộc phải có giấy ủy quyền.
– Người ký thay là nhân viên công ty
Nhân viên công ty ký thay trên hóa đơn phải là người đã được ủy quyền. Đồng thời phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký.
– Người ký thay là nhân viên quản lý
Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp dưới. Có thể là Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng. Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ủy nhiệm cho nhân viên quản lý. Việc ủy nhiệm phải được lập thành văn bản.
Nhân viên quản lý phải ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn. Khi bán hàng. Giám đốc tài chính hoặc kế toán trưởng phải ký thừa ủy quyền trên tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”. Ghi rõ họ tên và đóng dấu của Công ty theo ủy quyền.
3. Đóng dấu công ty khi ủy quyền ký hóa đơn giá trị gia tăng
– Đóng dấu treo
Người ký thay trên hóa đơn phải ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn [đóng dấu treo]. Tuyệt đối không đóng dấu vào vị trí thủ trưởng. Hóa đơn đóng dấu treo trên hóa đơn là hợp lệ. Và có thể kê khai bình thường.
– Hóa đơn vừa đóng dấu treo vừa đóng dấu ở tiêu thức thủ trưởng đơn vị
Trường hợp hóa đơn của Công ty có 2 tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” và “người bán hàng”:
Giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị” mà ủy quyền cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật dân sự. Trước khi người được ủy quyền ký tại chi tiêu “Thủ trưởng đơn vị”.
Trường hợp, Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc, hoặc Trưởng các bộ phận, phòng ban ký, đóng dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn và chịu trách nhiệm thay giám đốc khi lập hóa đơn bán hàng, con dấu của đơn vị được đóng trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.
Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không được vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”
\>>>Xem thêm: Những nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng đã lập
Trên đây là bài viết về “Ủy quyền ký hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào?”. Nếu khách hàng có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi.
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận cũng như chứa nhiều hóa đơn có thể ủy quyền cho các bộ phận đó ký trên hóa đơn. Khi ký hóa đơn, thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho người khác ký thay. Việc ủy quyền ký hóa đơn được pháp luật quy định như thế nào? Cùng Nhân Hòa tìm hiểu trong bài viết sau đây.
1. Giấy ủy quyền là gì?
Ủy quyền là việc thỏa thuận của các bên theo đó bên được ủy quyền sẽ có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý ghi nhận về việc người ủy quyền chỉ định cho người được ủy quyền đại diện cho mình thực hiện một công việc hay thực hiện một số công việc nhất định trong phạm vi được ủy quyền. Theo đó cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho một cá nhân, ủy quyền cho pháp nhân khác thay mình thực hiện, xác lập các giao dịch dân sự trong phạm vi ủy quyền.
- Nội dung của giấy ủy quyền ký hóa đơn + Những người liên quan thực hiện nội dung ủy quyền thông tin của người ủy quyền và người nhận ủy quyền bao gồm: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp, chức vụ trong công ty.... + Phân công và ủy quyền cụ thể như sau: Bên A [ người ủy quyền] ủy quyền cho bên B[ người nhận ủy quyền] ký vào chỉ tiêu người bán hàng trên hóa đơn GTGT [hoặc hóa đơn bán hàng] thay cho bên A khi xuất bán hàng hoá [hoặc cung cấp dịch vụ] Bên B có trách nhiệm thực hiện nội dung ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật và của Công ty + Giấy ủy quyền có hiệu lực kể từ ngày .... đến hết ngày ...... [ ghi quy định rõ thời gian hiệu lực của GUQ]
\>>> Xem thêm: TỔNG QUAN từ A-Z các kiến thức cần biết về HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
2. Quy định về việc lập giấy ủy quyền ký hóa đơn
- Cơ sở pháp lý của việc ủy quyền ký hóa đơn Nhiều người dùng thắc mắc việc ủy quyền ký hóa đơn có được hay không? Để giải đáp vấn đề này, bạn có thể căn cứ vào các quy định pháp luật sau: + Tại Điểm d, Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 64/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về tiêu thức người mua hàng ký và ghi rõ họ tên như sau: Nếu như việc mua hàng không được thực hiện trực tiếp mà mua qua điện thoại, qua mạng, FAX thì bên mua không nhất thiết phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi này, bên bán phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX + Tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về tiêu thức người bán hàng ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên như sau: Đối với trường hợp thủ trưởng đơn vị vắng mặt, không thể ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán để ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn + Tại Điều 19, Luật Kế toán 03/2003/QH11, Quốc Hội đã quy định: “Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.” + Tại điều 20, Luật Kế toán 03/2003/QH11, Quốc Hội đã quy định: “Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.” Như vậy, căn cứ vào một số quy định nêu trên thì việc ủy quyền ký hóa đơn khi Thủ trưởng đi vắng hoặc bất đắc dĩ không thể thực hiện việc ký này là hoàn toàn hợp pháp - Quy định về người được ủy quyền ký thay Nếu quy định ủy quyền ký hóa đơn là hợp pháp thì những ai sẽ được phép ký thay hóa đơn khi thủ trưởng đơn vị đi vắng, không thể thực hiện việc ký vào hóa đơn? Dưới đây là một số quy định về người được nhận ủy quyền ký hóa đơn như sau: + Trường hợp người nhận ủy quyền ký hóa đơn là nhân viên công ty Với trường hợp người được ủy quyền ký hóa đơn là nhân viên của công ty thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền từ thủ trưởng của đơn vị cho người trực tiếp thực hiện việc lý Theo đó, người nhận ủy quyền ký thay phải ghi đầy đủ họ tên trên hóa đơn, phải đóng dấu của tổ chức ở phía trên bên trái tờ hóa đơn [đóng dấu treo] Lưu ý rằng: Người ký thay thế vào hóa đơn bắt buộc phải là người đã được ủy quyền Khi thực hiện ký ủy quyền tuyệt đối không được đóng mộc vào vị trí của thủ trưởng + Trường hợp người nhận ủy quyền là nhân viên quản lý Với những trường hợp người được ủy quyền ký thay thủ trưởng là nhân viên quản lý [Ví dụ: Giám đốc tài chính, Kế toán trưởng,...] của doanh công ty thì nhân viên đó phải thực hiện việc ký ủy quyền vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn, đồng thời ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty đầy đủ + Trường hợp người nhận ủy quyền ký thay là kế toán trưởng Với trường hợp này, kế toán trưởng sẽ là người thực hiện việc ký thay và phải tham khảo nguồn thông tin dựa vào Công văn số 209/TCT-CS, ban hành ngày 20/01/2015 quy định về chữ ký hóa đơn tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” Lưu ý rằng, dù người được ủy quyền ký hóa đơn là ai, với bất kể trường hợp nào thì Thủ trưởng đơn vị cũng cần là giấy uỷ quyền ký hóa đơn và ghi rõ người được ủy quyền nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho nghiệp vụ này của doanh nghiệp
\>>> Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì? Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử theo quy định của Pháp luật [CHI TIẾT]
3. Số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn
Theo đúng như quy định hiện hành thì khi thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì được phép ủy quyền cho một hoặc một số người bán hàng trực tiếp thực hiện ký thay. Theo đó, người ký thay phải ghi rõ họ tên, đóng dấu vào phía trên, bên trái của hóa đơn. Đây là quy định trong Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Thông tư số 39.2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Như vậy, hoàn toàn không có việc bị giới hạn số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn.
\>>> Xem thêm: Phần mềm hợp đồng điện tử [TỐT NHẤT]
4. Một số mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn
Sau đây Nhân Hòa xin chia sẻ mẫu Giấy uỷ quyền ký hoá đơn GTGT để các bạn cùng tham khảo:
5. Kết luận
Như vậy theo các quy định trên của pháp luật hiện hành thì có thể ủy quyền việc ký thay hóa đơn. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho người bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào hóa đơn. Việc ủy quyền trong trường hợp này phải lập thành văn bản nhưng không cần công chứng, chứng thực.
Nhận ngay bản trải nghiệm miễn phí 50 tài liệu trên hệ thống Hợp đồng điện tử ESOC: //esoc.vn/dang-ky-nhan-tu-van
Doanh nghiệp nếu có thắc mắc về giải pháp ESOC, vui lòng liên hệ đến số Hotline 1900 6680 để được tư vấn giải đáp mọi thắc mắc!