Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập hợp đồng bằng văn bản khi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ không?
Căn cứ theo Điều 24 Luật Thương mại 2005 quy định về hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:
"1. Hợp đồng mua bán hàng hoá được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.
2. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hoá mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó.”
Theo đó, trong trường hợp thông thường, hợp đồng mua bán có thể được thể hiện bằng văn bản, lời nói hoặc hành vi cụ thể.
Nên trong trường hợp mua bán hàng hóa, dịch vụ thì doanh nghiệp không bắt buộc lập hợp đồng bằng văn bản.
Qua đó ta cũng thấy các giao dịch của doanh nghiệp không bắt buộc lập hợp đồng bằng văn bản [trừ các giao dịch luật bắt buộc].
Doanh nghiệp có cần hợp đồng bằng văn bản trong hồ sơ chứng từ thanh toán?
Quy định về các hình thức giao kết nêu trên không có quy định về bắt buộc phải lập văn bản.
Mặt khác, tại điểm e khoản 2.2 và khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định về ghi nhận chi phí hợp lý thì chỉ có một số trường hợp đặc thù mới yêu cầu có hợp đồng như:
"2.2. Chi khấu hao tài sản cố định thuộc một trong các trường hợp sau:
e] Một số trường hợp cụ thể được xác định như sau:
[...]- Khấu hao đối với công trình trên đất vừa sử dụng cho sản xuất kinh doanh vừa sử dụng cho mục đích khác thì không được tính khấu hao vào chi phí được trừ đối với giá trị công trình trên đất tương ứng phần diện tích không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp có công trình trên đất như trụ sở văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo đúng mức trích khấu hao và thời gian sử dụng tài sản cố định quy định hiện hành của Bộ Tài chính đối với các công trình này nếu đáp ứng các điều kiện như sau:
+ Có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang tên doanh nghiệp [trong trường hợp đất thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp] hoặc có hợp đồng thuê đất, mượn đất giữa doanh nghiệp với đơn vị, cá nhân có đất và đại diện doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hợp đồng [trong trường hợp đất đi thuê hoặc đi mượn].
+ Hóa đơn thanh toán khối lượng công trình xây dựng bàn giao kèm theo hợp đồng xây dựng công trình, thanh lý hợp đồng, quyết toán giá trị công trình xây dựng mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
+ Công trình trên đất được quản lý, theo dõi hạch toán theo quy định hiện hành về quản lý tài sản cố định. [...]
2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế [thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân] và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân."
Như vậy qua quy định trên thì doanh nghiệp cần hợp đồng bằng văn bản trong hồ sơ chứng từ thanh toán thì có 2 trường hợp bắt buộc là văn bản như sau:
- Hợp đồng thuê đất hoặc hợp đồng xây dựng khi chi khấu hao tài sản cố định [Khoản 2.2];
- Hợp đồng thuê tài sản khi chi tiền thuê tài sản của cá nhân [Khoản 2.5].
Như vậy, pháp luật hiện hành chưa có văn bản nào quy định bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào [bằng văn bản,bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể].
Đối với doanh nghiệp thì chỉ có các trường hợp đặc thù nêu trên là phải có hợp đồng để ghi nhận chi phí hợp lý khi xác định thu nhập hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.
Còn lại, các điều kiện thông thường chỉ có yêu cầu có hóa đơn, chứng từ và các trường hợp có hóa đơn mua vào với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ không dùng tiền mặt.
Tuy nhiên để đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên, các doanh nghiệp nên ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản, làm cơ sở cho doanh nghiệp xử lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi một bên tham gia vi phạm hợp đồng.
Như vậy để đảm bảo chắc chắn cho hoạt động kinh doanh của mình thì bạn nên lập hợp đồng bằng văn bản với đối tác và làm biên bản thanh lý hợp đồng sau khi đã chấm dứt hợp đồng.
2. Hóa đơn bao nhiêu tiền thì phải lập hợp đồng kinh tế
- Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, phạm vi hoạt động, mức vốn kinh doanh, hoặc giá trị hợp đồng giao kết, mà các doanh nghiệp có những quy định về hình thức hợp đồng trong doanh nghiệp của mình. Hiện nay, phù hợp với quy định thanh toán không dùng tiền mặt, nên những doanh nghiệp nhỏ thường quy định hợp đồng có giá trị từ 20 tr trở lên được ký kết bằng văn bản.
\=> Tuy nhiên để đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên, các doanh nghiệp nên ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản, làm cơ sở cho doanh nghiệp xử lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi một bên tham gia vi phạm hợp đồng.
3. Viết hóa đơn đầu ra có phải làm hợp đồng kinh tế không?
Theo pháp luật hiện hành thì không có văn bản nào quy định khi nào thì bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào [bằng văn bản, bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể]. Ngay cả đối với các quy định của luật thuế GTGT cũng không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế mà chỉ yêu cầu có đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có hóa đơn GTGT [hợp lệ] và phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Tuy nhiên, trong thực tiễn, quá trình thanh tra, kiểm tra của ngành thuế cũng yêu cầu các giao dịch như trên doanh nghiệp phải có hợp đồng bằng văn bản, thanh lý hợp đồng bằng văn bản. Do vậy, việc khi nào cần phải ký kết hợp đồng và ký kết hợp đồng theo hình thức nào thì hoàn toàn phụ thuộc vào quan điểm và yêu cầu của mỗi bên tham gia hợp đồng.
4. Những câu hỏi thường gặp
4.1 Có bắt buộc phải lập hợp đồng kinh tế khi có giá trị lớn không?
Pháp luật hiện hành chưa có văn bản nào quy định trường hợp cụ thể nào bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào [bằng văn bản,bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể]. Tuy nhiên để đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên, các doanh nghiệp nên ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản, làm cơ sở cho doanh nghiệp xử lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi một bên tham gia vi phạm hợp đồng.
4.2 Các giao dịch từ 20 triệu trở lên có cần lập hợp đồng không?
Đối với các quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng thì cũng không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế mà chỉ yêu cầu có đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có hóa đơn giá trị gia tăng [hợp lệ] và phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
4.3 Công ty Luật ACC có cung cấp dịch vụ tư vấn về Giá trị bao nhiêu thì phải ký hợp đồng không?
Hiện là công ty luật uy tín và có các văn phòng luật sư cũng như cộng tác viên khắp các tỉnh thành trên toàn quốc, Công ty Luật ACC thực hiện việc cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý cho quý khách hàng, trong đó có dịch vụ làm tư vấn về Giá trị bao nhiêu thì phải ký hợp đồng uy tín, trọn gói cho khách hàng.
4.4 Chi phí dịch vụ tư vấn về Giá trị bao nhiêu thì phải ký hợp đồng của công ty Luật ACC là bao nhiêu?
Công ty Luật ACC luôn báo giá trọn gói, nghĩa là không phát sinh. Luôn đảm bảo hoàn thành công việc mà khách hàng yêu cầu; cam kết hoàn tiền nếu không thực hiện đúng, đủ, chính xác như những gì đã giao kết ban đầu. Quy định rõ trong hợp đồng ký kết.
5. Công ty Luật ACC
Trên đây là một số thông tin liên qua đến Giá trị bao nhiêu thì phải ký hợp đồng. Nếu có bất kì thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi. ACC cam kết đem đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất với mức giá ưu đãi và cạnh tranh nhất. ACC xin cảm ơn!