Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp, có nhiệm vụ bảo vệ các lợi ích của doanh nghiệp và đại diện theo ủy quyền cho lợi ích đó theo quy định. Văn phòng đại diện được chia làm 2 loại:
- Văn phòng đại diện cho công ty có sự hiện diện thương mại tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Một số lưu ý nhỏ về văn phòng đại diện:
- Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện các hoạt đônụg thương mại.
- Không được kí kết hợp đồng với bên thứ 3 vì mục đích thương mai.
- Các nghĩa vụ tài chính của văn phòng đại diện sẽ phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ chi trả toàn bộ.
Văn phòng đại diện là gì?
Cơ cấu của văn phòng đại diện gồm những gì?
Như định nghĩa phía trên, chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản nên cơ cấu tổ chức cũng rất đơn giản. Người đứng đầu văn phòng đại diện sẽ mang chức danh là “Trưởng văn phòng đại diện”
Vì sao cần phải thành lập văn phòng đại diện?
Việc thành lập văn phòng đại diện đối với mỗi doanh nghiệp đều là vì những mục đích khác nhau, sau đây là 4 chức năng cũng như lợi ích mà văn phòng đại diện mang đến nhiều nhất cho một doanh nghiệp:
Vì sao cần phải thành lập văn phòng đại diện?
Hỗ trợ công việc kinh doanh
Thành lập văn phòng đại diện có công dụng như một phương thức để doanh nghiệp liên lạc với khách hàng, đối tác. Văn phòng đại diện có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các khảo sát, nghiên cứu thị trường một cách nhanh chóng, từ đó tiếp cận được các đối tác mới, khách hàng mới.
Không cần hệ thống điều hành phức tạp
Vì văn phòng đại diện phụ thuộc hầu như vào công ty mẹ nên việc điều hành rất đơn giản, việc kê khai thuế cũng vậy. Văn phòng đại diện cũng không được phép kí kết hợp đồng thương mại với bên thứ 3 hay kinh doanh thương mại nên công ty mẹ cũng không cần quá lo lắng.
Góp phần quảng bá doanh nghiệp
Việc thành lập văn phòng đại diện ở một môi trường, vị trí địa lý mới cũng góp phần quảng bá, đưa doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Những cuộc khảo sát, nghiên cứu có thể giúp doanh nghiệp nhận ra sớm những hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp khác từ đó đưa ra biện pháp kịp thời.
Thúc đẩy công việc kinh doanh
Đối với những ngành nghề linh hoạt về địa điểm phục vụ công việc như marketing, kiến trúc, du lịch, tư vấn,... thì việc có các văn phòng đại diện ở nhiều địa điểm sẽ thúc đẩy công việc kinh doanh hơn cũng như kết nối được nhiều khách hàng tiềm năng.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện sẽ là Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi sẽ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện.
Để tiến hành thủ tục thành lập văn phòng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện theo mẫu chung;
- Quyết định của công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Biên bản họp của Công ty TNHH 2 thành viên – Công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện [bản sao chứng thực]
- Ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền cho người tiến hành công việc
Thời gian giải quyết hồ sơ: 3-5 ngày làm việc
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Con dấu của văn phòng đại diện
Con dấu của văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định về việc làm hay không làm, văn phòng đại diện không nhất thiết phải tiến hành khắc dấu của văn phòng. Tuy nhiên, tại Việt Nam thông thường chữ ký phải đi với con dấu mới tăng hiệu lực và làm cho khách hàng tin tưởng hơn.
Khi khắc dấu, văn phòng lưu ý về số lượng và hình thức dấu văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định, trước khi sử dụng con dấu, văn phòng cần tiến hành thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia trước khi sử dụng hợp pháp.