Hướng dẫn chuyển hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã thành hóa đơn giấy phục vụ công tác lưu giữ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hướng dẫn trên phần mềm
Chuyển từng hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
- Tại hóa đơn cần chuyển thành hóa đơn giấy trên danh sách hóa đơn, chọn Chuyển thành hóa đơn giấy.
- Khai báo thông tin Người chuyển đổi, ngày chuyển đổi, nhấn Chuyển đổi.
- Trên hóa đơn hiển thị dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy.
Chuyển hàng loạt hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
- Tại danh sách hóa đơn, tích chọn hàng loạt hóa đơn cần chuyển thành hóa đơn giấy.
- Khai báo thông tin Người chuyển đổi, ngày chuyển đổi, nhấn Chuyển đổi.
- Chương trình chuyển cùng lúc hàng loạt hóa đơn thành hóa đơn giấy.
3. Lưu ý
Có thể chuyển hóa đơn thành hóa đơn giấy khi xem bảng kê hóa đơn sử dụng.
Cập nhật 06/12/2022
Bài viết này hữu ích chứ?
Bài viết liên quan
Giải đáp miễn phí qua facebook
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng
Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Có các loại hóa đơn điện tử nào?
Theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì có các loại hóa đơn điện tử như sau:
"Điều 5. Loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định."
Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy như sau:
"Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một [01] lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a] Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b] Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c] Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn [ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”]; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi."
Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán. Riêng người thực hiện việc chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ và tên của mình.
Trường hợp người thực hiện chuyển đổi là kế toán thì không cần giấy ủy quyền của giám đốc mà chỉ cần ký tên và ghi rõ hõ tên của mình trên hóa đơn điện tử.