Chi phí xăng xe làm thế nào để được tính vào chi phí hợp lý luôn là vấn đề mà các kế toán quan tâm. Vì thực tế không chỉ cứ có hóa đơn xăng dầu là các bạn có thể hạch toán ngay vào chi phí hợp lý. Kế toán Việt Hưng chia sẻ các hồ sơ mẫu biểu đi kèm để chi phí xăng xe hợp lý trong thuế thu nhập doanh nghiệp.
1. Xe ô tô thuộc sở hữu của doanh nghiệp
Trường hợp xe thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, thì chi phí xăng xe được tính vào chi phí hợp lý và không bị khống chế về định mức. Tuy nhiên doanh nghiệp cần có các chứng từ chứng minh rõ mục đích sử dụng của xe; cũng như chứng minh chi phí khấu hao và chi phí xăng dầu liên quan.
Tìm hiểu thêm: Chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp
Các giấy tờ cần chuẩn bị gồm những gì?
– Quy chế nội bộ
– Quy định về việc sử dụng xe vào những mục đích gì; những cán bộ thuộc phòng ban nào được sử dụng xe của doanh nghiệp, Cũng như quy định số lít xăng, dầu tối thiểu, tối đa.
– Bản đăng ký sử dụng xe đi công tác
– Quyết định đi công tác
– Lịch trình xe hoạt động
– Định mức sử dụng tiêu hao nhiên phụ liệu
– Bảng tổng hợp xăng dầu từng bộ phận trong tháng chi tiết [như hình]
– Bảng này tổng hợp số km mỗi xe chạy trong 1 tháng và tổng số lít dầu DO mà mỗi xe chạy cho 1 tháng để thống kê lại quy ra số lít dầu được hạch toán vào chi phí hợp lý.
– Hóa đơn GTGT tiền xăng dầu.
Xem thêm: Những quy định về chi phí vé máy bay hợp lệ trong doanh nghiệp
2. Xe ô tô đi thuê ngoài doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp đi mượn xe của giám đốc
Trường hợp này rất hay xảy ra vì thời điểm mua xe phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp nên chi phí xăng xe để hợp lý cần:
- Hợp đồng mượn xe
- Lịch trình hoạt động của xe hoạt động
- Định mức sử dụng dầu DO
- Cuối tháng tổng hợp xe chạy bao nhiêu km, tương ứng số lít dầu là bao nhiêu
Mẫu Bảng tổng hợp xăng dầu bộ phận quản lý
Nếu doanh nghiệp đi thuê xe của các cá nhân hoặc tổ chức cho thuê xe
- Ngoài các mục nêu ở mục 2.1 thì cần thêm
- Hợp đồng thuê xe
- Hóa đơn và chứng từ thanh toán qua ngân hàng với chi phí thuê xe lớn hơn 20 triệu đồng/ 1 tháng , và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt nếu chi phí thuê xe bé hơn 20 triệu đồng/ 1 tháng.
Vậy trên đây là toàn bộ kinh nghiệm làm thế nào để chi phí thuê xe là chi phí hợp lý mà kế toán Việt Hưng chia sẻ.
Hầu hết các bạn khi bắt tay làm kế toán kinh doanh vận tải thấy 1 bài toán là kinh doanh thế nào? Định mức xăng dầu theo tiêu chí hợp lý ra sao? Sau đây Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh sẽ hướng dẫn chi tiết nhé!
KẾ TOÁN CHI PHÍ DOANH NGHIỆP VẬN TẢI
Các bạn cần xác định xem đối với loại hình kinh doanh này thì có những loại chi phí nào; đối tượng tập hợp chi phí là gì; phương pháp tập hợp chi phí giá thành như thế nào?
Thứ nhất, Chúng ta cùng tìm hiểu những chi phí trong DN vận tải:
- CP Nhiên liệu và tất cả các hóa đơn : xăng, dầu, dầu nhờn phục vụ vận chuyển bạn đưa vào TK 621
- Tiền lương của lái xe, phụ xe. Tiền lương bộ phận bán hàng, văn phòng, quản lý khác….Tiền lương, các khoản trợ cấp trả cho lái, phụ xe bạn đưa vào TK622
- Các chi phí sản xuất chung đưa vào TK 627 bao gồm:
- Chi phí săm lốp .
- Khấu hao TSCĐ
- Vật tư, phụ tùng thay thế .
- Chi phí sửa chữa lớn, đại tu ...
- Phí đăng kiểm, phí cầu đường ...
- Chi phí sửa chữa phương tiện .
- Tiền lương nhân viên bảo hành, sửa chữa phương tiện [nếu có]
- Chi phí vật liệu bảo dưỡng phương tiện [xăng, dầu, dầu nhờn, giẻ lau ...].
\==> Tất cả các chi phí trên, cuối kỳ đều được kết chuyển về TK154. Và được kết chuyển về TK632 để xác định giá vốn dịch vụ. Số dư nợ trên TK 154 là số nhiên liệu còn trên phương tiện cuối kỳ [nếu bạn khoán chi phí NL cho lái xe thì không cần]
Thứ 2: Đối tượng tập hợp Chi phí KD vận tải được tập hợp theo từng đội xe, đoàn xe chi tiết thành đối tượng:
- Vận chuyển hành khách
- Vận chuyển hàng hóa kí gửi.
- ## Thứ 3: Phương pháp tập hợp chi phí Giá thành
- Chi Phí nguyên liệu :
- Căn cứ vào số Km xe chạy và định mức tiêu hao nhiên liệu để xác định tổng nhiên liệu tiêu hao theo Công Thức:
Nhiên liệu tiêu hao = Số km xe chạy x định mức tiêu hao
- Nhằm mục đích quản trị ở 1 số công ty thực hiện khoán Chi Phí nhiên liệu cho lái xe thì nhiên liệu tiêu hao được xác định trên cơ sở Hợp Đồng khoán và thanh lý hợp đồng khoán.
- Chi phí xăng xe:
- Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ
- Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe
- Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường
- Chi Phí nhân công trực tiếp:
- Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca
- Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe,hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được
- Chi Phí săm lốp xe:
- Gồm Chi Phí mua, sửa chữa săm lốp. Đây là 1 khoản Chi Phí phát sinh 1 kỳ với số tiền lớn nhưng lại liên quan đến nhiều kỳ, vì thế khoản Chi Phí này sẽ tiến hành trích trước.
- Và được theo dõi trên bảng phân bổ cuối kỳ tiến hành trích và phân bổ.
- Cách xác định như sau:
Số tiền trích trước = Tổng số tiền mua, sửa săm lốp/ số tháng sử dụng ước tính [thường là 1 năm]
- Chi phí sửa chữa:
- Hạch toán trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe.
TÍNH ĐỊNH MỨC TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TẢI
* Những lưu ý bạn cần biết khi xây dựng định mức:
- Khi công ty phát sinh mua TSCĐ [ô tô], Các doanh nghiệp tự xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu cho các hoạt động của doanh nghiệp và gửi cho cơ quan thuế, thuận lợi cho việc kiểm tra chi phí khi kiểm tra quyết toán sau này.
\==> Định mức là do doanh nghiệp tự xây dựng và tự lập. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình để xây dựng định mức phù hợp.
- Căn cứ để xây dựng định mức là các thông số kỹ thuật của phương tiện vận tải mà doanh nghiệp đang sử dụng, việc xây dựng không xây dựng cao quá mức, vì bên thuế họ có kinh nghiệm, họ sẽ so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành khi thanh kiểm tra sẽ bóc chi phí rất mạo hiểm.
- Kế toán lập sổ theo dõi cung đường định chuyển và định mức đã lập để làm căn cứ phân bổ chi phí Nguyên Vật Liệu sử dụng cho phù hợp khi tính giá thành cho từng lái xe. Xác định khoảng cách là bao nhiêu Km, khoảng cách này tính cả đường đi lẫn đường về cộng vào. Cuối mỗi tháng lái xe phải cung cấp hóa đơn dầu DO và ký xác nhận với kế toán thanh toán về khoản chi tiền dầu [hợp lý hay không hợp lý]. Nếu không hợp lý các bác Xế không được thanh toán vượt mức đâu nhé!.
- Xác định số lượng dầu dùng cho khoảng cách của cung đường này
- Xác định doanh thu chưa thuế trên hoá đơn
- Xác định giá vốn mỗi chuyến hàng, coi giá vốn bằng 80% đến 90% trên doanh thu
- Căn cứ vào hoá đơn mua đầu để biết được đơn giá dầu trung bình
Tổng tiền dầu = Số lượng dầu mỗi chuyến * khoảng cách
Tiền dầu thông thường được xác định = 40% -> 45% của tổng giá thành 1 chuyến hàng vận chuyển
* Bật mí: vận tải hành khách xăng dầu chỉ chiếm 40% doanh thu, còn vận tải hàng hóa thì từ 50 đến 55% doanh thu đấy các bạn nhé.
Mặt khác:
- Nếu công ty xe không đứng tên công ty, thì phải có hợp đồng thuê mượn xe.
- Nếu giao khoán cho đơn vị thứ 3 vận chuyển công ty bạn chỉ là trung gian ăn hoa hồng thì không đưa thêm tài xế, xăng dầu vì đã giao khoán thì bên nhận giao khoán đã đầy đủ các thủ tục trên họ phải lo tất cả.
- Có lương tài xế, nếu không có tài xế thì hợp đồng thuê xe phải thuê luôn tài xế.
Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh sẽ đưa ra 1 Ví dụ về cách xây dựng định mức dầu DO cho mỗi chuyến hàng:
Ví dụ: Công ty DM trong tháng 1/2020 có chuyến hàng như sau. Xe sơ mi rơ móc biển số 30F-1606 chở hàng đá đi Cung đường: Hà Giang đến Hà Nội. Khoảng cách cả đi lẫn về: 600 Km. Và số lít dầu/ 1km của loại xe này: 0.35 lít dầu DO
Số dầu cần cho chuyến hàng này = 0,35 *600 = 210 lít dầu
Xe vận chuyển là 2 chuyến trong ngày do đó lượng dầu đổ xe này:
\= 210 *2 = 420 lít
Do đó kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK 621: TT 200
Nợ TK 154: TT 133
Có TK 152: 420 lít Dầu DO
-----------
Chúc các bạn hoàn thành xuất sắc công việc!
Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.