Tên nhân viên/Mã số thuế/Địa chỉ: hiển thị ngầm định theo Mã nhân viên. Trường hợp không nhập Mã nhân viên thì người dùng tự cập nhật các thông tin này.
- Tiện ích lấy thông tin nhân viên tự động:
- Chương trình cho phép nhập Mã số thuế, hệ thống sẽ tự động kết nối API với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trả về kết quả thông tin Tên nhân viên, Địa chỉ tương ứng.
- Thao tác: sau khi nhập xong mã số thuế, nhấn phím mũi tên xuống, hệ thống sẽ trả về thông tin Tên nhân viên, Địa chỉ.
- Số chứng từ/Mẫu số/Ký hiệu: hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
- Ngày chứng từ: nhập vào thời điểm lập chứng từ theo qui định.
- Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.
- Thẻ Chi tiết:
- * Mã thu nhập: chọn mã thu nhập, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục thu nhập.
- Tên thu nhập/Thuế suất: hiển thị ngầm định theo Mã thu nhập. Trường hợp không nhập Mã thu nhập thì người dùng tự cập nhật.
- Tháng khấu trừ: người dùng tự cập nhật.
- Năm khấu trừ: ngầm định theo năm hiện hành, được phép sửa.
- Thu nhập chịu thuế/Giảm trừ/Bảo hiểm bắt buộc: người dùng tự cập nhật.
- Giảm trừ: người dùng tự cập nhật [nếu có].
- Thu nhập tính thuế: được tính tự động theo công thức [Thu nhập chịu thuế – Giảm trừ], được phép sửa lại.
- Thuế: được tính tự động theo công thức [Thu nhập tính thuế * Thuế suất], được phép sửa lại.
- Bảo hiểm bắt buộc: người dùng tự cập nhật [nếu có].
- Thẻ Chứng từ gốc:
- * Loại chứng từ: thông tin loại chứng từ do hệ thống qui định [bao gồm: chứng từ gốc, chứng từ thay thế,…].
- Số tham chiếu: số chứng từ tham chiếu từ tệp dữ liệu Excel khi Import vào chương trình.
- Mẫu số/Ký hiệu/Ngày: thông tin chứng từ bị thay thế trong nghiệp vụ lập chứng từ thay thế [hệ thống tự ngầm định].
- Thẻ Xác thực:
- * Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
- Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành.
- Thẻ Khác:
- * Quốc tịch/Điện thoại: hiển thị ngầm định theo Mã nhân viên. Trường hợp không nhập Mã nhân viên thì người dùng tự cập nhật các thông tin này.
- Số giấy tờ/Ngày cấp/Nơi cấp: bắt buộc nhập trong trường hợp không nhập Mã số thuế ở phần thông tin chung. Các thông tin này hiển thị ngầm định theo Mã nhân viên và trường hợp không nhập Mã nhân viên thì người dùng tự cập nhật.
- Thư [Email]: hiển thị ngầm định theo Mã nhân viên. Trường hợp không nhập Mã nhân viên ở phần thông tin chung thì có thể khai báo địa chỉ thư điện tử của nhân viên dùng để nhận chứng từ khấu trừ thuế tại trường này, được phép khai báo nhiều thư điện tử cách nhau dấu phẩy.
- Tổng giảm trừ/Bảo hiểm bắt buộc: được cập nhật từ các thông tin Giảm trừ/Bảo hiểm bắt buộc nhập ở thẻ chi tiết.
- Lưu ý:
- * Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành [tức Trạng thái = 0. Lập chứng từ hoặc 1. Chờ xác thực].
- Chứng từ yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- Để xem trước bản thể hiện chứng từ khấu trừ thuế, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Chứng từ khấu trừ thuế. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu chứng từ trước khi xem.
2. Phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
- Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:
- * Chọn Loại = 1 – Phát hành để phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử mới.
- Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
- Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
- Chọn Mã phân loại [Ký hiệu chứng từ] cần phát hành.
- Lưu ý:
- Mã phân loại phải được tạo trước ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và chỉ định cho Đơn vị nào sử dụng tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn.
- Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo mã phân loại khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn có tích chọn vào ô Ngầm định [phát hành]. Nếu chưa khai báo tại chức năng này thì khi phát hành hệ thống sẽ báo lỗi.
- Nhấn Nhận.
- Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- * Xem nội dung chứng từ khấu trừ thuế trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên chứng từ [nếu có].
- Phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
- Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM [Hardware Security Module] thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
- Chuyển chứng từ khấu trừ thuế điện tử sau khi phát hành cho nhân viên:
- Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó nhân viên không nhận được thư, doanh nghiệp có thể thực hiện gửi lại thư tại Báo cáo tình trạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc Danh sách chứng từ khấu trừ thuế TNCN [xem hướng dẫn nút Gửi lại thông tin… trên thanh công cụ của báo cáo]. Ngoài hình thức gửi chứng từ khấu trừ thuế thông qua thư điện tử thì doanh nghiệp có thể thoả thuận với nhân viên gửi chứng từ khấu trừ thuế thông qua các hình thức khác.