Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp kê khai hóa đơn trong trường hợp khách lẻ từ chối lấy hóa đơn giá trị dưới 200.000 đồng. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Một số khái niệm về hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ kế toán ghi nhận các giao dịch của doanh nghiệp. Có 3 loại hóa đơn vẫn đang được sử dụng gồm: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử với các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử đã được quy định rất rõ tại Khoản 2 Điều 4 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Cụ thể, muốn sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng, dịch vụ [gọi chung là người bán] phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm [hoặc cơ sở dữ liệu] kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Hóa đơn điện tử hiện đang được sự quan tâm rất lớn từ cơ quan quản lý cũng như doanh nghiệp nhờ những lợi ích của hình thức này.
\>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Theo Điều 16, Thông tư 153/2010/TT-BTC, trường hợp khách hàng mua lẻ dưới 200.000 đồng và không lấy hóa đơn xử lý như sau:
“Điều 16. Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn
- Bán hàng hoá, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
- Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, giá trị hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày [mẫu số 5.7 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này].
- Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hoá đơn này ghi là “bán lẻ không giao hoá đơn”.”
\>> Tham khảo: Xuất hóa đơn với hàng mẫu.
Như vậy, đối với trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ dưới 200.000, kế toán không phải lập hóa đơn theo từng lần phát sinh mà phải lập bảng kê hàng hóa, dịch vụ. Cuối ngày, kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng của hóa đơn bán hàng. Hoặc trường hợp khách yêu cầu lập hóa đơn từng lần thì vẫn phải lập hóa đơn.
Để kê khai hóa đơn của khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán thực hiện kê khai thuế như các hóa đơn bình thường.
Lưu ý: Nếu khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán không xuất hóa đơn thì doanh nghiệp có thể bị phạt với mức phạt từ 4 triệu đồng – 8 triệu đồng [Theo Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC ban hành ngày 17/1/2014].
3. Làm sao để lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt?
Tại Điều 23 Thông tư số 68/2019/TT-BTC mới được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/9/2019 đã quy định rất rõ điều kiện của một tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử:
– Về chủ thể: Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức. cụ thể:
- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
- Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
– Về tài chính:
- Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
\>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Về nhân sự:
- Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
- Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
– Về kỹ thuật:
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự ph ng đặt tại trung tâm dự ph ng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
- Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu: kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps; sử dụng dịch vụ Web [Web Service] hoặc Message Queue [MQ] có mã hóa làm phương thức để kết nối; sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
\>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: