Để công việc được giải quyết một cách hiệu quả thì làm việc nhóm luôn là lựa chọn tốt nhất đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên để làm việc nhóm một cách nhanh chóng và hiệu quả thì cần có công cụ hỗ trợ phù hợp. Hiện nay Google đã có chức năng làm việc trên Drive nhóm trong bộ ứng dụng Google Worksapce bạn sẽ có thể làm việc nhóm mọi lúc mọi nơi.
Chia sẻ tệp với Drive nhóm
Drive nhóm là không gian được chia sẻ nơi các nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp của họ ở mọi nơi mọi lúc và từ mọi thiết bị. Việc tạo Drive nhóm giúp bạn chia sẻ được tài liệu và chỉnh sửa cùng lúc trên cùng một tệp. Giữ tất cả các hướng dẫn sử dụng, ghi chú, hướng dẫn và video trợ giúp của bạn trong nhóm được chia sẻ, các tệp sẽ thuộc về nhóm thay vì một cá nhân. Nếu các thành viên trong nhóm rời đi, các tệp vẫn được đặt ở một vị trí chính xác để nhóm của bạn có thể tiếp tục chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.
- Thành viên của Drive nhóm chia sẻ quyền sở hữu của bất kỳ tệp và thư mục nào
- Nếu ai đó rời khỏi nhóm, mọi tệp họ thêm sẽ vẫn ở lại.
- Bạn vẫn có thể chia sẻ tệp với liên kết hoặc lời mời
>>Xem thêm: Hướng dẫn tạo email tên miền công ty Google miễn phí các bạn có ngay 20 User cho doanh nghiệp của mình.
Khi bạn thêm thành viên mới, họ được cấp quyền truy cập đầy đủ, và quản trị viên có thể cấp các quyền tùy vào từng đối tượng như:
Có thể xem thư mục và tệp, có thể nhận xét về tệp, có thể chỉnh sửa tệp, có thể tạo và tải lên tệp, có thể tạo thư mục, có thể thêm hoặc xóa mọi người với tư cách thành viên của Drive nhóm, có thể thay đổi quyền thành viên, có thể thêm người vào các tệp cụ thể, có thể di chuyển tệp và thư mục, có thể khôi phục tệp từ thùng rác.
Xem ngay: 3+ cách tạo email tên miền công ty miễn phí. Với những giải pháp công nghệ hàng đầu như G Suite của Google Outlook của Microsoft, và Zoho mail của Zoho mang lại cho bạn những giải pháp email an toàn bảo mật cao.
Tạo và quản lý Drive nhóm
Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể tạo Drive nhóm:
- Trên máy tính của bạn, truy cập drive.google.com
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm
- Ở trên cùng bên trái, nhấp vào mới
- Nhập tên cho Drive nhóm
- Nhấp vào tạo
Và quản lý thành viên trong nhóm một cách đơn giản:
- Trên máy tính của bạn, truy cập drive.google.com
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm và nhấp đúp vào một trong các Drive nhóm của bạn
- Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm của bạn, nhấp vào mũi tên xuống
- Nhấp vào Quản lý thành viên
- Ở bên phải của người bạn muốn thay đổi, nhấp vào Mũi tên xuống
- Nhấp vào một trong các tùy chọn
Với 30G miễn phí khi tạo một tài khoản G Suite các bạn có thể lưu trữ tùy ý.
Một trong những tính năng tuyệt vời của G Suite là email tên miền cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ như bạn đang phát triển trong lĩnh vực trung tâm gia sư và có tên miền là giasu.vn. Khi sử dụng G Suite các bạn có thể cấu hình email .
Khi sử dụng email doanh nghiệp các bạn sẽ chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Các loại cấp truy cập
Toàn quyền truy cập: Theo mặc định, mọi người có thể quản lý thành viên và tải lên, chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa tất cả các tệp
Chỉnh sửa quyền truy cập: Chỉnh sửa tất cả các tệp và tải lên các tệp mới. Những người này không thể di chuyển hoặc xóa tệp
Quyền truy cập nhận xét: Chỉ có thể nhận xét trên tất cả các tệp
Xem quyền truy cập: Chỉ có thể xem tất cả các tệp.