Cách sử dụng onedrive for business

Onedrive là một trong các ứng dụng lưu trữ dữ liệu trên đám mây nổi tiếng của Microsoft. OneDrive for Business được tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365 Business, phục vụ nhu cầu tương tác, lưu trữ và bảo mật dành riêng cho doanh nghiệp.

Dưới đây là một số lý do khiến bạn muốn lưu trữ tài liệu của mình trên điện toán đám mây với OneDrive for Business.

1. Lưu tài liệu trực tuyến

Việc lưu tệp của bạn vào đám mây cho phép bạn truy cập từ bất cứ đâu và bất cứ khi nào dễ dàng hơn mà không phụ thuộc vào thiết bị hoặc mạng internet. Điều này cũng tránh việc dữ liệu bị mất, vô tính xóa hoặc chưa kịp sao lưu như cách lưu tài liệu trên máy tính thường thấy.

Tệp của bạn được lưu trực tuyến tại OneDrive.com và đồng thời được lưu vào thư mục OneDrive trên máy tính của bạn. Việc lưu trữ tệp trong thư mục OneDrive của bạn cho phép bạn làm việc ngay cả khi ngoại tuyến. Các thay đổi của bạn sẽ được đồng bộ ngay khi bạn kết nối lại Internet.

2. Chia sẻ dễ dàng

Với Onedrive, chỉ cần một thao tác chia sẻ, mọi người mà bạn muốn truy cập vào dữ liệu của mình đều trở nên dễ dàng, nhanh chóng và không tốn nhiều công sức. 

Khả năng chia sẻ của Onedrive là vô tận! Chưa kể, bạn có thể cho phép từng quyền hạn khác nhau cho từng nhóm đối tượng mà bạn chia sẻ để không ảnh hưởng đến dữ liệu của mình.

3. Không còn “mình lỡ xóa nhầm…”

Chúng tôi thường xuyên nhận được lời “cầu cứu” này từ người dùng khi không biết làm cách nào khôi phục lại dữ liệu vô tình xóa.

Lời khuyên: hãy chuyển sang dùng Onedrive.

OneDrive có thể “tái chế” dữ liệu theo hai giai đoạn. Khi bạn vô tình nhấn vào nút xóa, nó sẽ gửi tệp đó vào thùng rác cá nhân của bạn. Từ đó, bạn có thể truy xuất mục đã xóa trước đó của mình trong tối đa 30 ngày sau khi xóa.

>>Xem thêm: Tính năng Google Workspace dành cho doanh nghiệp. 

4. Dung lượng lưu trữ dữ liệu lớn

Với OneDrive Microsoft 365, người dùng được cung cấp 1TB lưu trữ dữ liệu. Điều đó tương đương với khoảng 2 triệu hình ảnh con mèo! Dung lượng lưu trữ khá lớn và phải mất rất lâu bạn mới có thể dùng hết.

5. Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực

Khi bạn mở tài liệu trong OneDrive trên Microsoft 365 Apps cho di động hoặc máy tính bàn, bạn sẽ luôn xem được các phiên bản trước đây và hiện tại của tài liệu đó. Bạn cũng có thể quay lại và xem lịch sử chỉnh sửa của tài liệu hoặc muốn khôi phục lại đoạn dữ liệu nào đã xóa dễ dàng.

6. Làm việc tại nhà “dễ thở” hơn

Không chỉ có Onedrive, các gói Microsoft 365 for Busniess bao gồm đầy đủ các ứng dụng cần thiết để doanh nghiệp làm việc từ xa. Chúng bao gồm bộ Office [cài đặt trên nhiều thiết bị], email doanh nghiệp với Outlook và Exchange và các phần mềm bảo mật nâng cao.

Tất cả những gì bạn cần với OneDrive, SharePoint và Office Online là trình duyệt web để truy cập và cộng tác nhóm. Với phiên bản Trực tuyến của OneDrive, SharePoint và Office Online, bạn hầu như có tất cả các tính năng chỉnh sửa giống như phiên bản trên máy tính.

7. Cộng tác liền mạch

Làm việc cùng với đồng nghiệp, đội nhóm, khách hàng, đối tác của bạn và hơn thế nữa với các tính năng chỉnh sửa tài liệu đồng thời trên OneDrive. Bạn sẽ không bao giờ phải gửi phản hồi qua hàng chuỗi email dài, sao lưu rồi gửi tệp đính kèm hoặc phải thông báo mỗi khi có chỉnh sửa. Onedrive sẽ giúp bạn và đội ngũ của mình làm việc hiệu quả và tiết kiệm hơn.

8. Gửi email nhanh hơn bao giờ hết

Bạn có thể đính kèm tệp từ OneDrive vào email và sự kiện trong lịch vì tất cả các dịch vụ này đều được tích hợp với bộ Microsoft 365. Nhúng tài liệu vào email nhanh chóng vì OneDrive của bạn được kết nối trực tiếp với Outlook và Lịch của bạn!

9. Truy cập ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào

OneDrive và Microsoft 365 có các ứng dụng di động có sẵn trên các thiết bị Android và iOS! Tải xuống Microsoft OneDrive miễn phí trên bất kỳ thiết bị di động nào của bạn. Điều này làm cho việc xem tài liệu khi đang di chuyển trở nên thuận tiện hơn rất nhiều!

10. Bảo vệ dữ liệu nhiều lớp

Bạn hoàn toàn có thể yên tâm với khả năng bảo mật dữ liệu của Microsoft. Onedrive cũng không ngoại lệ.

Được bảo vệ khi chuyển tiếp: Khi dữ liệu chuyển vào dịch vụ từ máy khách và giữa các trung tâm dữ liệu, dữ liệu được bảo vệ bằng cách dùng mã hóa bảo mật tầng vận chuyển [TLS]. 

Bảo vệ vật lý: Chỉ một số lượng nhân sự hạn chế mới có thể có quyền truy nhập vào trung tâm dữ liệu. Danh tính của họ được xác minh bằng nhiều yếu tố xác thực bao gồm thẻ thông minh và sinh trắc học. Có nhân viên bảo mật tại chỗ, cảm biến chuyển động và chỉ định video. Cảnh báo phát hiện xâm nhập sẽ giám sát hoạt động bất thường.

Bảo vệ mạng: Mạng và danh tính độc lập với mạng công ty Microsoft. Tường lửa giới hạn lưu lượng truy nhập vào môi trường từ các vị trí trái phép.

Bảo mật ứng dụng: Các kỹ sư xây dựng tuân theo vòng đời phát triển bảo mật. Phân tích tự động và thủ công giúp xác định các lỗ hổng có thể có. Trung tâm Ứng phó Bảo mật của Microsoft giúp phân loại các báo cáo lỗ hổng đến và đánh giá giảm nhẹ.

Bảo vệ nội dung: Mỗi tệp được mã hóa khi lưu trữ bằng khóa AES256 duy nhất. Các khóa duy nhất này được mã hóa bằng một tập hợp các khóa chính được lưu trữ trong Tín liệu Khóa Azure.

Nâng cấp Onedrive của bạn và doanh nghiệp bằng việc sử dụng Microsoft 365 ngay từ bây giờ! Liên hệ để được tư vấn.

Một trong những cập nhật lớn cho OneDrive for Business là một số lượng lớn các định dạng tệp mà nó có thể hoạt động ngay từ đám mây. Bất kỳ ai đã phải tải xuống một tệp lớn chỉ để xem hoặc tệ hơn, kích hoạt một chương trình trên desktop cụ thể chỉ để kiểm tra thông tin, sẽ đánh giá cao những gì OneDrive for Business có thể xử lý ngay từ đầu.

Chúng tôi đã tải nhiều định dạng tệp khác nhau và cả những định dạng không mấy phổ biến lên thư mục OneDrive for Business của mình để xem OneDrive hoạt động hiệu quả như thế nào khi cho phép xem trước và mở tệp. Đối với các định dạng tệp gốc của Microsoft như .docx và .xlsx, các tệp được mở ra ngay lập tức, gần như thể các tệp này ở trên máy tính vậy. Mở tệp Adobe PDF mất nhiều thời gian hơn.

OneDrive for Business gây ngạc nhiên khi có thể khỏi chạy nhiều định dạng tệp video khác nhau ngay từ đám mây mà không gặp vấn đề gì. Microsoft cho biết OneDrive for Business sẽ cho phép xem trước các hình chụp x-quang y tế, đây là một tính năng lớn đối với các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, nó cũng có thể xem các tệp Autodesk và AutoCAD nhiều lớp. Có thể xem trước hoặc mở nhiều loại tệp khác nhau từ trong OneDrive for Business là một tính năng khá mạnh. OneDrive bổ sung chức năng bằng cách chia sẻ tệp dưới dạng tệp đính kèm hoặc liên kết đám mây an toàn, khả năng cho phép người dùng để lại nhận xét về tệp [từ đó kích hoạt thông báo với các cộng tác viên khác].

Google Drive Enterprise có hỗ trợ xem cho khoảng hơn 60 loại tệp, không toàn diện như OneDrive for Business và hầu hết các tệp này sẽ cần được tải xuống và truy cập bằng ứng dụng dành cho desktop. Điều này mang lại cho OneDrive for Business một lợi thế rõ ràng về khả năng tương tác chung khi làm việc với nhiều định dạng tệp khác nhau.

Đối với các doanh nghiệp xử lý nhiều loại tệp như studio thiết kế và sáng tạo, OneDrive for Business có khả năng xử lý và quản lý nhiều loại tệp khác nhau trên đám mây.

Chia sẻ và cộng tác tài liệu Thông minh

Mặc dù Microsoft OneDrive for Business có nhiều điểm tương đồng với Drive Enterprise của Google, nhưng Microsoft không khuyến nghị OneDrive for Business làm nền tảng chia sẻ. Thay vào đó, nó trỏ đến các site nhóm, được lưu trữ bởi Microsoft SharePoint Online, cung cấp một bảng điều khiển được chia sẻ. Tuy nhiên, Microsoft OneDrive for Business có thể được sử dụng giống như Google Drive for Work để chia sẻ, chỉnh sửa và nhận xét về tệp với đồng nghiệp. Bạn có thể chia sẻ các thư mục và tệp trên cơ sở đặc biệt và sử dụng các chương trình Microsoft Office trực tuyến [online] để cộng tác.

Nếu bạn đồng bộ hóa các tệp Microsoft OneDrive for Business của mình với ứng dụng trên desktop thì bạn có thể truy cập chúng ngay cả khi đang offline, điều này rất tiện lợi cho những người dùng hay không online [hoặc hay đi công tác]. Bạn cũng có thể truy cập tài liệu của mình bằng cách sử dụng các ứng dụng di động dành cho Chrome OS, Android và iOS.

Microsoft cung cấp một thư viện nội dung trợ giúp khổng lồ, bao gồm thông tin hướng dẫn và xử lý sự cố. Đôi khi có thể gây nhầm lẫn vì luôn có nhiều phiên bản HĐH và phần mềm, vì vậy bạn phải ghi các phiên bản khi cần tìm tài liệu trợ giúp. Ngoài ra còn có một cộng đồng trực tuyến về Microsoft OneDrive for Business. Nếu bạn mua Microsoft OneDrive for Business như một phần của Office 365 [nay là Microsoft 365] for Business, thì bạn sẽ được hỗ trợ qua điện thoại 24/7. Bạn cũng có thể tạo phiếu hỗ trợ hoặc câu hỏi tweet tới @MicrosoftHelps.

Khả năng tích hợp & bảo mật

OneDrive for Business có nhiều lựa chọn tích hợp sẵn có với các dịch vụ web phổ biến. OneDrive tích hợp với sản phẩm khác của Microsoft. Hàng loạt dịch vụ hỗ trợ Office Online bao gồm SharePoint Online, cũng như bộ ứng dụng dành cho desktop. Kể từ năm 2015, Microsoft cũng đã phát hành các API đặc biệt dành cho OneDrive for Business. Giống các API tích hợp web, dựa trên REST, phù hợp với doanh nghiệp đầu tư công nghệ Microsoft.

Một lợi thế chính mà OneDrive for Business có là tích hợp với dịch vụ Active Directory [AD] của Microsoft. Điều này mở rộng cho đối tác dựa trên đám mây qua Azure Active Directory.

Chia sẻ tệp đơn giản, dung lượng lưu trữ lớn

Microsoft OneDrive for Business cung cấp dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người từ 1 TB. Nhưng OneDrive for Business hoạt động tốt nhất khi được tích hợp với Microsoft Office 365. Kết hợp với các phần mềm văn phòng Microsoft cũng như SharePoint Online. Cho phép chia sẻ tài liệu và cộng tác với nhóm một cách linh . Do đó, tăng khả năng xử lý các loại tệp, khả năng cộng tác, theo dõi và chia sẻ. OneDrive for Business của Microsoft thích hợp cho giải pháp Lưu trữ đám mây [cloud storage] doanh nghiệp.

Sự khác biệt của OneDrive và OneDrive for Business

OneDrive là gì?

Một nơi lưu trữ đám mây lưu trữ an toàn các tệp của mình và truy cập chúng sau này, từ mọi thiết bị.

Cho phép bạn đồng bộ hóa và lưu trữ các tệp cá nhân của mình ở một nơi. Chia sẻ chúng với bạn bè và gia đình cũng như truy cập bất kỳ thiết bị có internet nào. Bạn có thể coi đó là phiên bản Dropbox, iCloud hoặc Google Drive của Microsoft.

Đăng ký tài khoản Microsoft miễn phí cung cấp cho bạn vào OneDrive, với 5GB dung lượng miễn phí.

OneDrive là nơi giúp sắp xếp các tệp trong các thư mục và truy cập chúng khi cần. Nhưng quan trọng hơn là nơi bạn muốn và bạn cần bất kể lúc nào.

Nó cũng là một phần của trên menu; có thể nhanh chóng chuyển đến email, lịch, danh bạ hoặc thậm chí tạo một tài liệu mới trên web.

Tóm tắt: OneDrive là giải pháp của Microsoft để lưu trữ trực tuyến các tệp cá nhân của bạn.

OneDrive for Business là gì?

Là một phần của Office 365/Microsoft 365 [hoặc SharePoint Server nếu trên on-premises]. Được thiết kế chỉ dành cho các tổ chức/doanh nghiệp. OneDrive for Business cho phép doanh nghiệp quản lý và cấp cho nhân viên không gian lưu trữ riêng.

Hoặc theo định nghĩa của Microsoft:

OneDrive for Business là lưu trữ online dành cho mục đích kinh doanh. OneDrive for Business do tổ chức quản lý và cho phép chia sẻ và cộng tác các tài liệu này với đồng nghiệp.

Nói tóm lại, OneDrive for Business tập hợp các nhóm lại với nhau để cộng tác trên tài liệu.

Với OneDrive for Business, mỗi thành viên trong nhóm của tổ chức đều có nơi lưu trữ của mình. Sự khác biệt nằm ở nền tảng được sử dụng để cung cấp dịch vụ; trong trường hợp này, đó là SharePoint.

Thông qua Active Directory hoặc Office 365/Mcirosoft 365 giúp đăng nhập với “SharePoint Site”. [ được gọi là “My Sites” trong các phiên bản trước của SharePoint].

Tóm tắt OneDrive for Business. Sử dụng SharePoint cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm một nơi để lưu trữ tài liệu. Cũng như khả năng làm việc và cộng tác với những người khác.

So sánh tính năng OneDrive vs OneDrive for Business

Tại sao nên chọn OneDrive for Business

Tiết kiệm chi phí lưu trữ lớn

Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thay thế phần cứng vật lý bằng lưu trữ đám mây của Microsoft. Sau khi dùng OneDrive for Business, có thể không muốn quay lại các thiết bị lưu trữ vật lý. Các ổ đĩa flash USB, thẻ nhớ, đĩa compact, đĩa cứng và đĩa video kỹ thuật số sẽ lỗi thời. Giống như băng từ được thay thế bằng đĩa và sau đó là ổ đĩa flash USB. Tất cả các thiết bị lưu trữ vật lý cuối cùng cũng sẽ chịu chung số phận.

Tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft

Trong Outlook, tệp đính kèm email nào vượt quá giới hạn kích thước, sẽ được lưu qua OneDrive for Business. Được đồng bộ hóa với Microsoft SharePoint, cho phép bạn tích hợp mạnh mẽ với các sản phẩm khác. Là một cách tốt để lưu trữ tệp lớn mà không phải lo lắng về lỗi phần cứng hoặc nhiễm phần mềm độc hại trên PC. Dữ liệu của bạn thực sự an toàn vĩnh viễn trên OneDrive for Business.

OneDrive for Business có sẵn với

• Microsoft 365 Business với Basic, Standard, Premium [OneDrive Plan 1]
• Office 365 Enterprise plans: E1, E3, E5 [OneDrive Plan 2]
• Microsoft 365 Enterprise E3, E5 [OneDrive Plan 2]
• Plan 1 – With 1 TB storage
• Plan 2 – Unlimited storage

Sử dụng không gian lưu trữ lớn

Gói OneDrive for Business tối thiểu [Plan 1], bạn vẫn nhận được 1 TB dung lượng lưu trữ. Với dung lượng lưu trữ khổng lồ đó, đây là những gì bạn có thể lưu trữ trong một tháng:

• 1000 giờ video độ nét cao [HD].
• 15.000 giờ chơi game trực tuyến.
• 20.000 giờ âm thanh HD.
• Trên 60.000 hình ảnh độ phân giải cao.
• Hơn một triệu sách điện tử trong thư viện kỹ thuật số.
• Hơn một triệu tệp Microsoft Office bao gồm tài liệu, bảng tính, trang trình bày.

Khả năng lưu trữ 360 panoramic image

Đây là tính năng mới nhất trong OneDrive for Business do Microsoft cung cấp. OneDrive for Business có thể lưu trữ hình ảnh 360 được chụp ở chế độ toàn cảnh. Trong OneDrive, bạn có thể thu phóng và xoay ảnh được chụp bằng camera 360. Hình ảnh 360 thể mở chúng trên OneDrive thông qua Trình xem hình ảnh/ Image Viewer. Có thể đổi tên tên tệp hình ảnh thành “.360.jpg” giúp OneDrive phát hiện hình ảnh 360.

Có thể thay thế file server của công ty với OneDrive for Business không?

Bạn có thể di chuyển thư mục user home folders, profile folders, My Sites hiện có sang OneDrive for Business. Nên kết hợp OneDrive for Business với SharePoint để kiểm soát các quyền truy cập và cài đặt máy chủ. Trong trường hợp tệp người dùng cá nhân, OneDrive for Business là bộ lưu trữ hoàn hảo cho bạn. Nó tương tự như một thư viện cá nhân chỉ có thể được chia sẻ sau khi bạn cấp quyền.

Ai thích hợp dùng OneDrive for Business?

Theo Microsoft hơn 85% công ty Fortune 500 như Accenture, DBS, sử dụng OneDrive for Business làm lưu trữ.

Các câu hỏi thường gặp [FAQ] về OneDrive for Business

OneDrive for Business là gì?

Là một dịch vụ web cung cấp tài nguyên để cộng tác, giao tiếp và lưu trữ. Nó có thể là một giải pháp lưu trữ một cửa cho mọi tệp, có thể là ảnh, video và tài liệu. Lưu trữ các tệp an toàn ở một nơi và truy cập chúng từ mọi nơi. Sử dụng OneDrive cho mục đích chính thức được gọi là OneDrive for Business.

Cách thức hoạt động của OneDrive for Business?

Bắt đầu với OneDrive for Business thật đơn giản. Di chuyển tệp từ PC của bạn sang OneDrive for Business bằng cách di chuyển hoặc sao chép. Các tệp mới có thể được lưu trong OneDrive to Business để có thể được truy cập từ mọi thiết bị. Tất cả các tài liệu kinh doanh có thể được tự động lưu vào OneDrive for Business, vì vậy các tài liệu này luôn được sao lưu.

Lợi ích của OneDrive for Business là gì?

Những lợi ích cơ bản nhất của OneDrive for Business là -lưu bản sao lưu của các tệp, truy cập tệp của bạn từ mọi nơi, dễ dàng chuyển đổi giữa các thiết bị khác nhau, chia sẻ tệp và cộng tác với đồng nghiệp của bạn từ mọi nơi và truy cập miễn phí vào Office Online.

Sự khác biệt giữa OneDrive và OneDrive for Business là gì?

Với OneDrive được sử dụng để lưu trữ trực tuyến các tệp cá nhân do bạn quản lý. OneDrive for Business cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm của bạn một nơi để lưu trữ tài liệu, cộng tác với đồng nghiệp, chia sẻ tệp với SharePoint và được tổ chức/công ty của bạn quản lý.

Tôi có thể chia sẻ file, subfolder thông qua OneDrive for Business hay không?

Chắc chắn. Bạn có thể chia sẻ tệp và thư mục con [subfolder] của mình thông qua OneDrive chỉ bằng một thao tác kéo và thả đơn giản. Nếu bạn muốn chia sẻ tệp hiện có được lưu trữ trong OneDrive với người khác, bạn có thể chỉ cần nhấp vào nút ‘Chia sẻ’, chọn ‘Mời mọi người’ và nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tệp trong tổ chức. Bạn cũng có thể kiểm soát các quyền truy cập trong menu thả xuống.

Tính năng bảo mật của OneDrive for Business là gì?

Giống như tất cả các sản phẩm Office 365/Microsoft 365 khác, OneDrive for Business đi kèm với tính năng bảo mật được Microsoft đảm bảo. Nó cũng có một tính năng bảo mật cụ thể được gọi là OneDrive Personal Vault, cho phép bạn bảo vệ các tệp bằng xác thực 2 bước. Các bước có thể là sinh trắc học với nhận dạng khuôn mặt hoặc vân tay, mã PIN hoặc OTP được gửi trên thiết bị đã đăng ký của bạn. Với Personal Vault, bảo mật cho OneDrive tăng cao hơn hẳn.

Gói OneDrive for Business nào phù hợp ? Plan 1 hay Plan 2?

Việc chọn gói OneDrive for Business phù hợp tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh của bạn. Các doanh nghiệp lớn có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt có xu hướng sử dụng Plan 2 vì nó cung cấp các tính năng tuân thủ mạnh mẽ và bảo mật nâng cao. Ngoài tất cả các tính năng của Plan 1, Plan 2 bao gồm không gian lưu trữ không giới hạn và các tính năng tuân thủ như In-Place Hold và Data Loss Protection [DLP]. Nếu bạn không quan tâm nhiều đến các tính năng tuân thủ, bạn có thể chọn Plan 1.

Có thể truy cập OneDrive for Business bằng trình duyệt không?

Được. Bạn có thể truy cập OneDrive for Business của mình từ trình duyệt web hoặc bạn có thể tải xuống một ứng dụng. Nó tương thích với các hệ điều hành Windows, Mac, Android và iOS. Với OneDrive for Business độc lập/standalone, bạn cũng có được các phiên bản MS Office dựa trên web.