Nếu bạn là dân văn phòng thì chắc không còn xa lạ gì với những tủ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp. Đây là những nơi giúp lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giúp bảo quản dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu một ngày nào đó mà trong tủ tài liệu lại có rất nhiều hồ sơ, khiến cho việc lưu trữ khó khăn hơn. Vậy làm cách nào có thể giải quyết được những vấn đề đó. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu bài viết này để có thêm những cách sắp xếp và lưu trữ những bộ hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả nhất.
1. Phân loại hồ sơ và tài liệu
Các doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều những loại hồ sơ tài liệu khác nhau, bao gồm các loại chính sau:
- Tài liệu và các loại giấy tờ hành chính của công ty: Thường bao gồm các loại giấy tờ pháp luật, hồ sơ doanh nghiệp [giấy phép KD, giấy đăng ký DN,...], Các loại giấy tờ báo cáo thống kê, tài liệu hồ sơ mua bán thiết bị cho doanh nghiệp và một số loại giấy tờ, văn bản khác.
- Hồ sơ nhân sự: gồm những giấy tờ liên quan đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, hợp đồng lao động, giấy tờ về lương, bảo hiểm,...
- Tài liệu trong hoạt động kinh doanh và sản xuất: gồm tất cả những tài liệu liên quan đến kinh doanh của doanh nghiệp, giấy tờ về hoạt động thương mại, kế hoạch hằng năm,...
- Tài liệu về giấy tờ về tài chính, kế toán: gồm các loại giấy tờ về kế toán tài chính, kế toán thu chi, chứng từ, hóa đơn,...
- Một số loại văn bản, tài liệu khác của doanh nghiệp
Việc phân loại hồ sơ và doanh nghiệp sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp và lưu trữ một cách hiệu quả hơn. Thuận tiện hơn trong việc bảo quản và tìm kiếm sau này nếu cần. Để phân liệu một cách hiệu quả thì cần một số đồ dùng lưu trữ như tủ, các loại file, bìa tài liệu, dễ dàng hơn trong bảo quản.
Để có thể lựa chọn được những loại tủ hồ sơ phù hợp, bạn có thể tham khảo thêm phần sau đây!
2. Lựa chọn tủ lưu trữ hồ sơ thích hợp
Hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn loại tủ đứng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn các loại tủ hồ sơ phù hợp với không gian và diện tích của văn phòng.
Phân loại các loại tủ theo chất liệu thì thường có:
- Tủ chất liệu gỗ công nghiệp
- Tủ chất liệu gỗ tự nhiên
- Tủ chất liệu sắt
- Tủ hồ sơ nhôm kính
Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn những loại tủ sao cho phù hợp. Đối với chất liệu của tủ hồ sơ không ảnh hưởng quá nhiều đến hiệu quả của việc lưu trữ hồ sơ và tài liệu. Chủ yếu ảnh hưởng đến độ bền và yếu tố thẩm mỹ.
Bạn nên tận dụng tối đa diện tích của văn phòng để có thể lựa chọn được kích thước tủ phù hợp nhất, giúp thuận tiện cho việc lưu trữ mà không quá chiếm diện tích.
Nên lựa chọn loại tủ có nhiều ngăn và mỗi ngăn có kích thước phù hợp những những tài liệu mà bạn dự tính lưu trữ ở đây.
Loại tủ có bề mặt kính thường được lựa chọn phổ biến, vì bạn có để dễ dàng nhìn thấy bên trong đang lưu trữ những loại hồ sơ nào, giúp thuận tiện hơn trong việc sắp xếp và di dời chúng. Một điều chú ý nữa là nên sử dụng mảnh giấy nhỏ để ghi chú, phân loại hồ sơ/ tài liệu ở những ngăn khác nhau.
3. Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ
Để có thể sắp xếp được số lượng lớn những hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, bạn có thể áp dụng những cách sau:
- Sắp xếp theo thời gian của tài liệu/ hồ sơ: dựa theo những mốc thời gian của tuần, tháng hay quý để có thể phân loại nhỏ các loại hồ sơ. Việc này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm sau này.
- Sắp xếp theo loại hồ sơ: Như chúng tôi đã liệt kê ở trên, với những loại hồ sơ khác nhau bạn có thể lựa chọn phân loại theo tính chất của những loại hồ sơ.
- Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái: cách này cũng tương tự như sắp xếp theo thời gian. Bạn có thể lựa chọn sắp xếp từ A, B, C,... theo tên từng loại hồ sơ. Việc này đòi hỏi bạn phải thuộc được những tên phân loại hồ sơ và những tính chất của những loại đó.
Tiếp theo là cần lưu trữ các loại giấy tờ và tổng hợp chúng lại với nhau: Các loại giấy tờ hiện nay thường được tổng hợp vào những bìa, file, bìa còng đựng tài liệu,... Nó giấy bảo quản giấy tờ hiệu quả, tránh những nét nhăn, quăn góc, tránh bị rách giấy tờ, hạn chế được việc tiếp xúc với độ ẩm và nhiệt độ.
Để cẩn thận hơn trong việc lưu trữ, thường thì các file gốc của những tài liệu sẽ được lưu trữ trên những đám mây. Bạn có thể lựa chọn lưu trữ trên những ổ đĩa cứng, trên google drive hoặc trên OneDrive.
Phần kết
Bài viết trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn bạn những cách lưu trữ và bảo quản hồ sơ/ tài liệu một cách hiệu quả. Bạn có thể ứng dụng thực tế cho doanh nghiệp của mình để đem lại hiệu quả nhé!
Quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ rất quan trọng và cần thiết cho mọi tổ chức. Số lượng giấy tờ, hồ sơ càng lớn, càng đòi hỏi cần xây dựng các phương án để quản lý khoa học, hiệu quả. Nhằm giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sắp xếp, lưu trữ những tài sản tài liệu của doanh nghiệp, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu khoa học và hiệu quả.
Quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ khoa học và chuyên nghiệp.
1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ
Công tác văn thư nói chung và quản lý, sắp xếp tài liệu hồ sơ nói riêng đóng vai trò quan trọng với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, xử lý công việc đều gắn với văn bản, có nghĩa là gắn với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng, sắp xếp và lưu trữ tài liệu.
Vì vậy, vai trò của việc xây dựng quy trình quản lý tài liệu dự án là rất quan trọng:
- Góp phần đảm bảo nguồn thông tin, cung cấp những tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và quản lý của các cơ quan, tổ chức.
- Góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, quản lý tài liệu tốt sẽ hỗ trợ thực hiện công việc, kiểm tra công việc một cách có hệ thống để đánh giá kết quả và điều chỉnh phương hướng thực hiện.
- Phục vụ cho nghiên cứu tình hình để lập các kế hoạch đầy đủ và chính xác, xây dựng một cách khoa học các kế hoạch về tiền lương, kinh doanh, phát triển lâu dài,...
- Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức, doanh nghiệp, không mất nhiều thời gian để tìm kiếm hoặc xử lý tài liệu.
- Quản lý tài liệu tốt sẽ thúc đẩy tiến trình xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lý tài liệu tốt sẽ giúp công việc hiệu quả hơn.
2. Hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu hiệu quả
Tùy theo từng mô hình và phương thức hoạt động mà cơ quan, đơn vị, tổ chức có thể lựa chọn các bước khác nhau. Dưới đây là quy trình cơ bản:
Bước 1: Lựa chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Các công cụ để lưu trữ hồ sơ căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp:
- Các loại hồ sơ, tài liệu cần được cho vào các loại kẹp file, bìa còng để bảo vệ tài liệu.
- Dùng tủ treo tường để lưu trữ hồ sơ nếu văn phòng diện tích hẹp.
- Các hồ sơ ít sử dụng nên lưu trong các thùng hồ sơ và để ở các vị trí trong cùng.
- Các hồ sơ, tài liệu thường xuyên sử dụng nên để ở các giá tài liệu hoặc ngăn kéo để dễ dàng tìm kiếm.
- Sử dụng các loại giấy ghi chú để dễ dàng phân biệt các loại hồ sơ và tìm kiếm tài liệu.
>> Tham khảo: Quy định về quản lý tài liệu.
Bước 2: Phân loại hồ sơ
Một số tiêu chí để phân loại hồ sơ thường được áp dụng:
- Phân chia theo dự án: Các dự án có liên quan đến nhau sẽ được sắp xếp và lưu trữ ở cùng một vị trí.
- Phân chia theo chủ đề: Các loại tài liệu, hồ sơ dự án cùng loại cũng nên lưu trữ cùng nhau, phân chia theo chủ đề sẽ thuận tiện cho quản lý, tìm kiếm.
- Phân chia theo thời kỳ: Ví dụ phân chia theo 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng,...
Phân loại hồ sơ theo các tiêu chí phù hợp.
Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Một số phương thức sắp xếp tài liệu:
- Sắp xếp theo thời gian: Ghi chú các mốc thời gian ở bên ngoài vị trí dễ quan sát nhất.
- Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp các tài liệu theo thứ tự bảng chữ cái.
- Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Ví dụ hồ sơ chưa đã giải quyết xong, đang xử lý hoặc chờ phản hồi,...
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 4: Lập danh mục tài liệu, hồ sơ
Bạn hãy tạo danh mục cụ thể cho từng loại hồ sơ sau đó đưa vào máy tính. Việc tra cứu và sử dụng hồ sơ sau này có được thuận tiện và nhanh chóng hay không phụ thuộc lớn vào phần tạo danh mục. Danh mục hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên theo số lượng tài liệu phát sinh.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
Bạn có thể lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định và tạo thêm một bản mềm để dự phòng. Danh sách hồ sơ, tài liệu có thể tạo bằng bảng tính excel để dùng chức năng dẫn link, liên kết với tập tin hình ảnh lưu trữ của bộ hồ sơ, tài liệu tương ứng.
Lưu trữ hồ sơ vào các vị trí nhất định.
Bước 6: Theo dõi và cập nhật hồ sơ
Hồ sơ phải liên tục được cập nhật theo các số liệu phát sinh. Đồng thời, bạn cần phải kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại.
Trên đây là hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ. Thay vì sử dụng nhiều bước khá mất thời gian và phức tạp, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice để quản lý tài liệu toàn diện và hiệu quả.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: //cloudoffice.com.vn/