In 2 mặt file Excel tưởng như là một công việc văn phòng dễ dàng nhưng trên thực tế, nó đã gây khó khăn cho khá nhiều người, đặc biệt là những người mới bước chân vào môi trường này. Vậy làm cách nào để có thể in file Excel cũng như nhiều loại file khác một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp? Để giải tỏa băn khoăn này, trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách in 2 mặt trong Excel đơn giản, nhanh chóng nhất!
Cách đánh số trang trong Excel
Trước khi tiến hành in 2 mặt trong Excel thì điều bạn luôn cần phải làm đó là đánh số trang Excel. Việc đánh số trang sẽ giúp hệ thống dễ dàng phân biệt được trang chẵn lẻ khi in cũng như giúp bạn dễ dàng sắp xếp thứ tự của tệp sau khi in, tránh việc nhầm lẫn các trang với nhau.
Để đánh số trang trong Excel, chúng ta làm như sau:
Bước 1: Chọn thẻ Page Layout -> Tại cửa sổ Page Setup, bạn click vào biểu tượng mũi tên đi xuống.
Bước 2: Chọn thẻ Header/Footer trong cửa sổ Page Setup để lựa chọn vị trí đánh số trang [chọn Custom Header nếu bạn muốn đánh số đầu trang hoặc chọn Custom Footer nếu bạn muốn đánh số cuối trang].
Bước 3: Bấm chuột vào vị trí muốn chọn gồm Left section [đánh số bên trái trang văn bản], Center section [đánh số ở giữa trang văn bản], Right section [đánh số bên phải trang văn bản] -> Chọn biểu tượng Insert Page Number [biểu tượng hình dấu thăng nằm giữa màn hình].
Như vậy, bạn đã thành công đánh số trang trong Excel bằng cách mở trong Page Setup rồi đó.
Cách in 2 mặt trong Excel dành cho máy in hỗ trợ in 2 mặt
Trong trường hợp bạn sử dụng máy in có hỗ trợ in 2 mặt thì việc in file Excel 2 mặt trở nên khá dễ dàng. Bạn có thể chọn 1 trong những cách dưới đây để thực hiện in file Excel.
Cách 1
Bước 1: Mở file Excel cần in, sau đó nhấn tổ hợp các phím Ctrl + P để mở lệnh in.
Bước 2: Sau khi giao diện Print hiện ra thì bạn cần nhấn vào Properties để có thể vào phần thiết lập để chuẩn bị in.
Bước 3: Bạn lựa chọn phần Page Setup, sau đó chọn lệnh 2 Sided rồi ấn OK để thực hiện lệnh in. Nếu muốn căn chỉnh khổ giấy trước khi in thì bạn chọn phần Page Size rồi lựa chọn khổ giấy in muốn sử dụng theo các khổ giấy được cài đặt mặc định trên phần mềm. Sau đó, bạn nhấn OK để bắt đầu quá trình in 2 mặt.
Cách 2
Bước 1: Mở file Excel cần in lên sau đó click vào phần File ở góc trên bên trái màn hình.
Bước 2: Ở hộp thoại xổ xuống, bạn chọn mục Print, sau đó chọn máy in.
Bước 3: Tại phần Properties bạn chọn mục Finishing rồi đánh dấu hộp kiểm Print on both sides. Cuối cùng, bạn nhấn OK [hoặc Print] để thực hiện lệnh in. Cách này áp dụng cho tất cả các phiên bản Excel bao gồm Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016.
>>> Tham khảo thêm: Máy in 2 mặt loại nào tốt nhất Canon, HP hay Brother?
Cách in 2 mặt trong Excel dành cho máy không hỗ trợ in 2 mặt
Một số dòng máy in trên thị trường hiện nay không hỗ trợ in 2 mặt, vì vậy, để in được file Excel 2 mặt thì chúng ta cần một chút thủ thuật. Dưới đây là 2 cách in 2 mặt trong Excel với loại máy in này mà bạn có thể tham khảo.
Dùng Add-ins
Bước 1: Bạn tìm và tải về Add-ins mang tên In2Mat cho Excel.
Bước 2: Bạn hãy mở file Excel muốn in 2 mặt, nhấp vào biểu tượng Microsoft Office trên thanh menu, chọn Excel Options.
Bước 3: Trong menu Excel Options, bạn chọn dòng Add-ins -> chọn Go ở dưới cùng, cạnh dòng Manage.
Bước 4: Bạn nhấp chuột vào nút Browse, tìm tới đường dẫn mà bạn vừa tải file In2Mat về ở bước 1 sau đó nhấn OK.
Bước 5: Nhấn giữ tổ hợp phím Ctrl + Shift + P, chọn Print, ngay lập tức, hộp thoại dưới đây sẽ xuất hiện.
Sau khi hộp thoại này xuất hiện, bạn gõ một trong các lệnh sau vào trong ô trống:
- All: In tất cả các trang trong file Excel.
- Chan: In tất cả những trang chẵn.
- Le: In tất cả những trang lẻ.
- 1, 3-7, 10: Lần lượt là các lệnh để in trang 1, in các trang từ 3 đến 7, in trang 10.
Như vậy, để in file Excel 2 mặt, đầu tiên bạn lựa chọn lệnh in toàn bộ các trang chẵn hoặc toàn bộ các trang lẻ. Sau khi máy in đã in xong, bạn tiến hành lật mặt sau của tập giấy rồi xếp lại vào khay nạp giấy sau đó tiến hành lệnh in toàn bộ số trang lẻ/chẵn còn lại [lưu ý: Chỉ lật lại mặt sau của tập giấy, không cần đảo thứ tự trang in].
>> Xem thêm: 3 Cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng, đơn giản nhất
Dùng Microsoft Word
Ngoài cách sử dụng Add-ins trên đây, bạn cũng có thể in 2 mặt trong Excel bằng cách copy nội dung Excel sang Word và in thông qua Word. Tuy nhiên, nếu bạn sao chép theo cách thông thường thì khi bạn dán dữ liệu từ Excel sang Word sẽ bị lỗi định dạng nên bạn cần làm theo cách sau:
Bước 1: Mở file Excel bạn muốn in, lựa chọn bảng biểu, biểu đồ hoặc vùng muốn in 2 mặt rồi ấn Copy.
Bước 2: Mở phần mềm Microsoft Word, vào mục Edit -> Paste special bạn lựa chọn dòng Microsoft Office Excel Worksheet Object rồi nhấn OK.
Bước 3: Dữ liệu trên Excel sẽ được chuyển sang Word mà vẫn giữ nguyên bố cục và định dạng. Bạn có thể tiến hành căn chỉnh bảng nếu cần, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại Print.
Bước 4: Trong hộp thoại này, tại mục Print bạn lựa chọn dòng Odd pages để in những trang lẻ trước, sau đó tiến hành đảo mặt giấy và tiếp tục nhập lệnh in, lựa chọn dòng Even pages để in hết những trang chẵn còn lại.
>>> Xem thêm:
Trên đây là hướng dẫn cách in 2 mặt trong Excel mà META muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng rằng những hướng dẫn này có thể giúp bạn thao tác nhanh chóng, dễ dàng hơn, qua đó nâng cao năng suất làm việc. Để tham khảo thêm về các thủ thuật sử dụng máy in, bạn có thể truy cập vào META.vn hoặc nếu muốn tìm hiểu về cách loại máy in văn phòng tốt nhất hiện nay, bạn hãy liên hệ hotline dưới đây để được tư vấn miễn phí nhé!
Tại Hà Nội:
56 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy
Điện thoại: 024.3568.6969
Tại TP. HCM:
716-718 Điện Biên Phủ, Phường 10, Quận 10
Điện thoại: 028.3833.6666
303 Hùng Vương, Phường 9, Quận 5
Điện thoại: 028.3833.6666
Tham khảo thêm
- Mua máy in văn phòng loại nào tốt?
- Giải pháp khắc phục khi máy in bị kẹt giấy
- Cách hủy lệnh in ngay lập tức trên máy tính Win 10, Win 7, Macbook
- Cách in 2 mặt file Word, Excel, PDF máy in Canon không lo bị ngược chiều
- Kích thước, kích cỡ giấy A4, A3, A2, A1, A0, A5, A6, B5, B6... chuẩn nhất
Xem thêm: cách in 2 mặt trong excel, thiết bị văn phòng, máy in
Không giống với Word, đối với Excel thì theo mặc định tính năng in 2 mặt giấy, in số chẵn và in số lẻ không được Microsoft hỗ trợ sử dụng.
Tức là bạn sẽ không thể in được 2 mặt đối với file Excel khi máy in không hỗ trợ tính năng in 2 mặt, không hiểu tại sao Microsoft lại bỏ qua tính năng rất quan trọng này đối với các tập tin Excel.
Đây cũng là một nhược điểm, một khuyết điểm lớn mà những bạn đang dùng các bản Excel đời cao như 2007, 2010, 2013 hay là 2016 trở lên đang phải loay hay tìm giải pháp khắc phục.
Nếu bạn là dân văn phòng thì chắc hẳn bạn đã từng tìm kiếm cho mình giải pháp khắc phục tình trạng này rồi đúng không.
Okay, trong bài viết ngày hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn một thủ thuật nhỏ, giúp chúng ta có thể in file Excel trên 2 mặt giấy một cách cực kỳ đơn giản và đạt hiệu quả cao.
Đọc thêm:
I. Cách in 2 mặt giấy trong Excel/ Word khi máy in có hỗ trợ in 2 mặt
#1. Thiết lập thông qua giao diện Print
Đối với trường hợp mà máy in bạn đang sử dụng có hỗ trợ tính năng in 2 mặt giấy thì đơn giản rồi, bạn chỉ cần thiết lập một chút là xong.
Note: Cách này bạn có thể áp dụng cho cả Word và Excel nhé.
Thự hiện:
+ Bước 1: Đầu tiên bạn mở file Word hoặc là file Excel mà bạn cần in ra => nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở nhanh lệnh in.
+ Bước 2: Cửa sổ Print hiện ra => bạn nhấn vào Properties để vào phần thiết lập.
+ Bước 3: Trong phần Page Setup => bạn chọn là 2-sided => chọn OK để đồng ý.
Ngoài ra, nếu chưa chọn khổ giấy thì trong phần Page Size bạn có thể chọn khổ giấy là A4 hay khổ giấy mà bạn muốn in trước khi in ấn.
Vậy là xong rồi, bạn nhấn OK để thực hiện in thôi. Rất đơn giản vậy thôi.
#2. Thiết lập thông qua file Word/ Excel
Ngoài cách bên trên ra, để in 2 mặt đối với file Word và Excel trên máy in hỗ trợ in 2 mặt giấy thì bạn có thể thiết lập như sau:
Thực hiện:
+ Trên Word/ Excel 2003 và 2007: Bạn nhấn lệnh Ctrl + P => Cửa sổ Print hiện ra => chọn Properties => một cửa sổ mới hiện ra bạn chọn tab Finishing => sau đó đánh dấu chọn Print on Both Sides.
+ Trên Word/ Excel 2010, 2013… trở lên: Bạn chỉ cần nhấn vào File => Print [1] => chọn máy in [2] => chọn chế độ in là Print on both sides [3] => sau đó nhấn vào Print [4] là xong.
II. Cách in 2 mặt giấy trên file Word/ Excel khi máy in không hỗ trợ in 2 mặt
Mình sẽ lần lượt hướng dẫn đối với từng file nhé, bạn rơi vào trường hợp nào thì áp dụng với trường hợp tương ứng. Mình viết gộp vào để các bạn tiện theo dõi hơn.
#1. Hướng dẫn in 2 mặt trong Word khi máy in không có tính năng in 2 mặt
+ Bước 1: Đối với file Word thì khá đơn giản, bạn chỉ cần nhấn phím lệnh Ctrl + P và thiết lập thêm một chút nữa là xong.
* Thực hiện trên Word 2003 và 2007.
- Đầu tiên bạn chọn máy in.
- Tiếp theo bạn chọn Odd pages: Chọn in trang lẻ
=> Nhấn OK để thực hiện lệnh in. Lúc này máy in sẽ in toàn bộ các trang lẻ có trong file Word của bạn.
+ Bước 2: Sau khi đã in xong, bạn đảo ngược mặt các trang giấy vừa in => rồi tiếp tục nhấn nhấn Ctrl + P => trong phần Print bạn chọn là Even pages để in các trang chẵn.
Tips: Bước này mình khuyên bạn nên in thử 1, 2 tờ để xác định được đúng chiều đặt giấy in trước. Tránh trường hợp in sai hàng loạt lại mất thời gian và tiền của đấy 😀
=> Nhấn nút OK để thực hiện in thôi.
* Thực hiện trên Word 2010, 2013… trở đi
Đối với file Word mới hơn thì bạn nhấn vào File => chọn máy in => sau đó cũng lần lượt in trang chẵn và trang lẻ như như hướng dẫn bên trên thôi.
#2. Cách in 2 mặt trong Excel khi máy in không hỗ trợ in 2 mặt
– Cách 1: Cài thêm add-ins
Như mình đã nói ở đầu bài viết rồi, không giống như file Word, đối với Excel thì nó không hỗ trợ in trang chẵn và trang lẻ. Chính vì thế chúng ta cần phải cần phải cài thêm 1 add-ins để giải quyết việc này.
+ Bước 1: Bạn tải file plungin tại đây / Link dự phòng : Mật khẩu giải nén là: blogchiasekienthuc.com nhé => Sau sau đó bạn giải nén ra.
+ Bước 2: Bạn hãy mở file Excel cần in 2 mặt giấy lên => click chọn vào File như hình.
+ Bước 3: Ở Tab File => bạn chọn Options để vào phần thiết lập.
+ Bước 4: Tiếp theo tại cửa sổ Excel Options bạn click vào Add Ins => rồi chọn Go.
+ Bước 5: Phần hộp thoại Add Ins bạn click vào Browse… và chọn tới thư mục bạn vừa giải nén file lúc nãy.
Chọn File in2mat.xla rồi click OK.
+ Bước 6: Tiếp tục nhấn Ok để hoàn tất quá trình thiết đặt.
Okay, bây giờ bạn có thể thử rồi. Để lựa chọn in 2 mặt giấy trên Excel bạn chọn Add Ins => rồi click Print => sau đó chọn số trang chẵn, hoặc trang lẻ mà bạn cần in 2 mặt.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím lệnh Ctrl + Shift + P. Rồi nhấn OK kết nối với máy in để in.
Để sử dụng bạn nhập các lệnh tương ứng đó là: Nhập
- all: Để in rất cả các trang.
- chan: Để in các trang chẵn.
- le: Để in các trang lẻ.
- 1, 3-7, 10: Để in trang 1, trang 3 đến trang 7, trang 10. Bạn nhập số trang mà bạn muốn in vào là xong.
– Cách 2: Chuyển file Excel sang PDF để in ấn
Ngoài cách bên trên ra, có một cách cũng tương đối hay nữa đó là bạn có thể chuyển đổi file Excel sang file có định dạng PDF để thực hiện in 2 mặt một cách dễ dàng hơn. Vì đối với file PDF bạn có thể in 2 mặt một cách đơn giản hơn rất nhiều.
Bạn có thể đọc lại bài viết: Cách lưu file Excel, Word với định dạng PDF, giữ nguyên định dạng
III. Lời kết
OK, như vậy là mình vừa hướng dẫn rất chi tiết cho các bạn cách in 2 mặt trong Excel và trong Word rồi nhé. Đối với Excel thì cách cài thêm Plugin in 2 mặt là một cách tuyệt vời mà bạn nên áp dụng để làm việc được hiệu quả hơn nhé.
Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn, chúc các bạn thành công !
Kiên Nguyễn + Lương Trung
Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !