Tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ là thiết bị để liên lạc nội bộ trong trong khách sạn, nhà nghỉ .trong phạm vi khách sạn và nhà nghỉ khi xây dựng ta phân ra các tầng ,các phòng khác nhau dành cho các khách hàng tới để du lịch và nghỉ ngơi .trong phòng của khách sạn hoặc nhà nghỉ ngoài những vật dụng cần thiết ,ta không thể thiếu phương tiện liên lạc nội bộ giữa khách hàng và nhân viên phục vụ tại quầy .tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ phương tiện liên lạc đó gọi là tổng đài điện thoại .tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ có rất nhiều loại tổng đài điện thoại có mặt trên thị trường hiện nay ,nhưng tổng đài điện thoại của hãng panasonic chiếm đến 90% trên thị trường hiện nay .tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ bởi những yếu điểm của tổng đài điện thoại panasonic là sử dụng đơn giản ,cài đặt hoạt động dễ dàng ,sửa chữa thay thế thiết bị sẵn có .
tư vấn thiết bị tổng đài cho khách sạn, nhà nghỉ
[ => lắp tổng đài ip phone 3cx
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 4 cuộc gọi
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 8 cuộc gọi
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 16 cuộc gọi
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 32 cuộc gọi
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 48 cuộc gọi
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 56 cuộc gọi
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 132 cuộc gọi
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 240 cuộc gọi
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 960 cuộc gọi
+ lắp tổng đài ip 3cx – license 1024 cuộc gọi
[ => lắp tổng đài ip phone Grandstream
+ lắp tổng đài ip grandstream ucm 6202
+ lắp tổng đài ip grandstream ucm 6204
+ lắp tổng đài ip grandstream ucm 6208
+ lắp tổng đài ip grandstream ucm 6510
+ lắp tổng đài ip grandstream N824
[ => lắp tổng đài ip phone Unify
+ lắp tổng đài unify siemens x5
+ lắp tổng đài unify siemens x8
[ => lắp tổng đài ip phone Nec
+ Lắp tổng đài Nec sv 8100
+ Lắp tổng đài Nec sv 8300
+ Lắp tổng đài Nec sv 9100
+ Lắp tổng đài Nec sv 9300
[ => lắp tổng đài ip phone panasonic
+ Lắp tổng đài ip panasonic kx-ns300
+ Lắp tổng đài ip panasonic kx-tde100
+ Lắp tổng đài ip panasonic kx-tde200
+ Lắp tổng đài ip panasonic kx-tde600
+ Lắp tổng đài ip panasonic kx-ns1000
+ Lắp tổng đài ip panasonic kx-ns2000
Lắp tổng đài cho khách sạn nhà nghỉ Tổng đài analog là tổng đài nội bộ có thể nói thiết bị tổng đài nội bộ analog là thiết bị dây dẫn truyền thống và thường được sử dụng bền vững và không phụ thuộc quá nhiều và các đường mạng lan hay internet , với ưu điểm kết nối các máy điện thoại nội bộ liên lạc bằng dây dẫn từ thiết bị tổng đài điện thoại đến các máy điện thoại liên lạc .đảm bảo sự ổn định khi Lắp tổng đài với khả năng nâng cấp và mở rộng từ loại thiết bị tổng đài analog khác nhau nên có thể đáp ứng phù hợp sử dụng cho văn phòng từ 8 đến 2096 máy lẻ điện thoại nội bộ với các loại Tổng đài analog như
[ => lắp tổng đài panasonic
+ Lắp tổng đài panasonic kx-tes824
+ Lắp tổng đài panasonic kx-hts824
+ Lắp tổng đài panasonic kx-tda100d
+ Lắp tổng đài panasonic kx-ns300
+ Lắp tổng đài panasonic kx-tda600
[ => lắp tổng đài siemens
+ lắp tổng đài unify siemens hipath 1190
+ lắp tổng đài unify siemens hipath 3800
+ lắp tổng đài unify siemens hipath 4000
[ => lắp tổng đài Nec
+ Lắp tổng đài Nec sl1000
+ Lắp tổng đài Nec sv 8100
+ Lắp tổng đài Nec sv 8300
+ Lắp tổng đài Nec sv 9100
+ Lắp tổng đài Nec sv 9300
-Tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ dưới 24 phòng
–Tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ với dòng tổng đài điện thoại lắp cho nhà nghỉ khách sạn dưới 24 phòng nghỉ. ta có dòng tổng đài điện thoại panasonic kx-tes 824 có cấu hình tối thiểu 3 đường bưu điện vào và 8 số máy lẻ cho các phòng nhà nghỉ khách sạn.
Tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ có số phòng là từ 1 đến 24 phòng ta dùng tổng đài điện thoại panasonic kx-tes- 824 card mở rộng máy lẻ kx-t-82480 và card mở rộng 8 máy lẻ kx-t-82474. như vậy với khách sạn ,nhà nghỉ có từ 1 đến 24 phòng và chỉ có từ 1 đến 5 đường bưu điện vào ta có thể dùng tổng đài điện thoại panasonic kx-tes 824 + card kx-t 82480 +kx-t 82474
Như vậy để lắp tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ dưới 24 phòng thì khách hàng có thể tin dùng dòng tổng đài điện thoại panasonic kx-tes824 .với những khách sạn nhà nghỉ có số phòng trên 24 thì ta có các [model ]mẫu khác của tổng đài điện thoại panasonic như
+ Tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ panasonic kx-ns300 là dòng tổng đài nội bộ có số máy lẻ lên đến 128 số máy lẻ
+ Những khách sạn lớn hay các khu nghỉ dưỡng ,hay các tổ hợp những khách sạn ta có dòng tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ panasonic kx-tda600 với dòng tổng đài điện thoại panasonic kx-tda600 ta có thể mở rộng tối đa là 960 số máy lẻ hay số điện thoại nội bộ lên đến 960 tùy chọn theo yêu cầu của khách hàng .Tổng đài điện thoại cho khách sạn nhà nghỉ các số máy lẻ kết nối với nhau qua hệ thống khe cắm mở rộng của tổng đài và kết nối khung mở rộng của tổng đài với nhau
Trả lời các cuộc gọi đến từ bên ngoài khách sạn, trả lời các cuộc gọi đến từ bên trong khách sạn hay chuyển/duy trì các cuộc gọi,…đều yêu cầu lễ tân phải thực hiện theo nguyên tắc, quy trình chung của khách sạn, đảm bảo phép lịch sự, tính chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ của khách sạn. Bài viết này, Hoteljob.vn xin chia sẻ 3 nguyên tắc cơ bản khi sử dụng điện thoại cho lễ tân khách sạn để bạn tham khảo.
Ảnh nguồn Internet
Trả lời các cuộc gọi đến từ bên ngoài khách sạn – External calls
Nguyên tắc thực hiện:
- Chào người gọi đến [lịch sự chào trực tiếp bằng tên người gọi nếu biết]
- Giới thiệu tên khách sạn, tên mình
- Gợi ý giúp đỡ
Ví dụ mẫu: “Dạ, Khách sạn Finger xin nghe, tôi là Trang, tôi có thể giúp gì không ạ?”
Hoặc: “Good morning/afternoon/evening. Finger Hotel. I’m Trang. How may I help you?”
Trả lời các cuộc gọi đến từ bên trong khách sạn – Internal calls
Thường là các cuộc gọi liên lạc từ các phòng, ban hoặc phòng khách lưu trú trong khách sạn
Nguyên tắc thực hiện:
- Chào người gọi đến [lịch sự chào trực tiếp bằng tên người gọi nếu biết]
- Giới thiệu tên và bộ phận mình làm việc
- Gợi ý giúp đỡ
Ví dụ mẫu: “Dạ, tôi là Trang ở lễ tân xin nghe, tôi có thể giúp gì không ạ?”
Hoặc: “Good morning/afternoon/evening. Reception, Trang speaking. How may I help you?”
Ảnh nguồn Internet
Tìm hiểu thêm: 11 bước trả lời điện thoại đúng chuẩn lễ tân khách sạn
Chuyển/ Duy trì các cuộc gọi
Thường là các cuộc gọi liên lạc từ khách hàng, đối tác kinh doanh,…
Nguyên tắc thực hiện:
- Hỏi tên khách gọi và công ty nơi họ gọi đến
- Kiểm tra tên người sẽ nhận cuộc gọi
- Yêu cầu khách giữ máy
- Nhấn nút Hold
- Kiểm tra số phòng của người khách sẽ nhận cuộc gọi hoặc tên các phòng, ban cụ thể cùng với số điện thoại nội bộ nếu là nhân viên trong khách sạn
- Liên lạc với người sẽ nhận cuộc gọi
- Nối điện thoại cho khách sau khi người nhận cuộc gọi đồng ý
- Trường hợp người nhận hiện không thể nhận cuộc gọi thì hỏi người gọi có muốn để lại tin nhắn không.
Ví dụ mẫu: “- Dạ, Khách sạn Finger xin nghe, tôi là Trang, tôi có thể giúp gì không ạ? – Vâng, xin anh/chị vui lòng cho biết họ tên và anh/chị gọi đến từ đâu/công ty nào ạ? – Cảm ơn anh/chị, xin anh/chị vui lòng giữ máy, tôi sẽ nối máy ngay đến phòng ông/bà/cô/phòng…/ban…,…ạ!”
14 lưu ý khi sử dụng điện thoại cho lễ tân khách sạn
1. Hạn chế sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành, tiếng lóng, tiếng địa phương, nói tắt, cắt ngang trong cuộc hội thoại. Phát âm rõ ràng, nhịp điệu vừa phải, ngữ điệu ôn hòa.
2. Luôn chắc chắn rằng tâm trạng nhận điện thoại của bạn là thoải mái và vui tươi, tránh để tâm trạng cá nhân ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
3. Lịch sự chào trực tiếp bằng tên người gọi khi tiếp nhận cuộc gọi nếu biết. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ quan tâm, coi trọng khách hàng.
4. Luôn mỉm cười khi nói chuyện [mặc dù người gọi không thấy bạn cười nhưng họ có thể nghe bạn cười trong giọng nói của bạn].
5. Không để điện thoại đổ chuông quá lâu, đồng thời cũng không vội bắt máy ngay lập tức. Hãy nhấc máy sau hồi chuông thứ 2 và đừng để quá hồi chuông thứ 3.
6. Không trả lời điện thoại khi đang ăn hoặc nhai bất cứ thức gì [kể cả kẹo cao su]; không đột nhiên ngắt kết nối với người gọi..
7. Không trả lời cùng lúc nhiều cuộc gọi
Ảnh nguồn Internet
8. Trước khi yêu cầu người gọi chờ nối máy, hãy chắc chắn họ đồng ý và không quên gửi lời cảm ơn tới họ.
9. Sử dụng những cụm từ như: thông cảm, vui lòng, xin lỗi, bỏ qua,…khi có vấn đề gì xảy ra trong cuộc gọi.
10. Chuẩn bị sẵn giấy và bút, các công cụ hỗ trợ việc ghi chép, lưu lại những thông tin quan trọng, tránh tình trạng để người gọi chờ quá lâu.
11. Tuyệt đối không sử dụng điện thoại công để gọi vào việc riêng, không buôn chuyện, tán ngẫu trong giờ làm việc.
12. Đừng quên trả lời cuộc gọi hoặc gọi lại cho ai đó khi đã hứa
13. Không quên cảm ơn khách hàng/người gọi sau mỗi lần kết thúc cuộc gọi.
14. Không gác máy hay kết thúc cuộc gọi trước người gọi.
Xem thêm: Những điều cần biết về nghiệp vụ lễ tân khách sạn
Ms. Smile