Nhiều bạn hỏi mình là tại sao trong mùa ôn thi mà mình vẫn có thể đều đặn upload vlog mỗi tuần, vẫn có thể dành thời gian viết blog, và không hề bị deadline đè. Vì thế mình muốn viết một bài để chia sẻ về cách thức mà mình áp dụng để có thể cân bằng giữa việc học và các việc làm cá nhân như sở thích hay là đam mê.
Một chút về con số
Trước tiên là mình muốn chia sẻ với mọi người thời lượng phân chia cho các việc làm của mình trong tháng 6 và tháng 7 như thế nào. Mặc dù các con số mình đưa ra dựa trên thống kê của app Forest sẽ không chính xác 100% vì có thể có hôm mình học nhưng quên không bấm giờ, hay có hôm mình bấm giờ nhưng lại ăn gian mất 10 phút, chẳng hạn. Nhưng nhìn chung nó sẽ cung cấp được một cái nhìn tổng quan về sự phân chia thời gian cho việc học trên trường và các công việc cá nhân của mình.
Tổng thời gian tập trung của tháng 6 và tháng 7, tính đến thời điểm hiện tại: 274 tiếng
Nếu chia nhỏ thành hai mục gồm một bên là liên quan đến trường học, và bên còn lại là việc làm cá nhân thì sẽ có được các con số cụ thể như sau:
1. Liên quan đến việc học và nghiên cứu trên trường: 156 tiếng [57%]
- Study [Học, chủ yếu là thời gian tự học các môn chuyên ngành ở nhà]: 74 tiếng
- Assignment [bài tập, report, làm powerpoint,…]: 82 tiếng
2. Việc làm cá nhân: 116 tiếng [42%]
- Project [Quay và edit vlog]: 42h
- Writing [Viết blog]: 26h
- Piano [Học piano]: 21h
- Korean [Học tiếng Hàn]: 16h
- Reading [Đọc sách]: 11h
Note: 1% còn lại dành cho các công việc khác mà không nằm trong hai mục lớn này
Nhìn qua các con số phía trên thì có thể kết luận rằng trong khoảng 2 tháng gần đây tuy dành nhiều thời gian hơn cho việc học trên trường, nhưng mình vẫn tạo được thời gian để thực hiện các công việc cá nhân liên quan đến sở thích và đam mê.
Vậy mình đã làm như thế nào để có thể duy trì và cân bằng giữa hai nhóm công việc lớn này? Sau đây mình sẽ chia sẻ công thức mà mình áp dụng, đó là The 3T Strategy [tự chế ra, cho thêm từ “strategy” vào để cho nó oách xì ngầu]
Tối giản hoá – Thói quen hoá – Tối ưu hoá
I. TỐI GIẢN HOÁ
Có thể bạn nghĩ rằng tối giản thì có liên quan gì đến quản lý và phân chia công việc, bởi tối giản là phải liên quan đến việc ít đồ trong nhà. Tuy nhiên, tối giản không chỉ áp dụng ở mặt vật chất mà còn là ở mặt phi vật chất [tinh thần]. Cả hai khía cạnh này đều có một điểm chung, đó là tư duy ưu tiên và lựa chọn những thứ quan trọng.
Khi chuẩn bị bước vào khoảng thời gian cao điểm trong kì học thứ 2, mình viết ra toàn bộ những việc mình đang làm, hoặc có thể làm trong thời gian tới, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên của những việc làm đó. Hiển nhiên là top đầu sẽ thuộc về việc làm liên quan đến trường học, ví dụ như ôn thi, tự học, làm assignment, viết report, đọc bài nghiên cứu,… Sau đó là đến các việc cá nhân như làm vlog, viết blog hay học đàn, học tiếng Hàn. Những việc làm ít được ưu tiên nhất trong thời điểm này là ngồi lướt web, check mail, instagram, xem phim, đi cafe. Mình không loại bỏ hoàn toàn các việc làm này, nhưng chỉ thực hiện nó khi đã hoàn tất công việc trên trường, cũng như các công việc cá nhân. Có một việc mình đã loại bỏ ngay từ đầu ra khỏi list, đó là dành thời gian nghĩ ngợi về các lời mời hợp tác [affiliate, review,…] trên youtube, và từ chối các offer đó chỉ sau 5 giây đọc email. Nghe hơi phũ nhưng cá nhân mình thấy nó không quan trọng trong thời điểm này, nên mình loại luôn, như vậy đỡ phải tốn thời gian nghĩ ngợi.
Tip 1: Lập danh sách các công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, loại bỏ và từ chối những việc không cần thiết.
II. THÓI QUEN HOÁ
Nếu bạn thói quen hoá được việc làm A, bạn sẽ không tốn thời gian và nhiều năng lượng để nghĩ ngợi xem ngày hôm đó có phải làm việc A không. Nó cũng giống với việc bạn đánh răng vào mỗi sáng và buổi tối trước khi đi ngủ vậy. Liệu bạn có bao giờ phải nghĩ “ôi, mình phải đi đánh răng bây giờ” không? Có thể đối với ai quá lười hoặc quá mệt thì… có thể là có thật, nhưng bình thường chúng ta chả cần nghĩ ngợi gì mà cứ thế tự động đi đánh răng trước khi ngủ hoặc sau khi dậy. Và mình đã áp dụng cơ chế hoạt động của thói quen để tạo nên một chuỗi hành động mà khi gộp lại thì mình được một Morning Routine hay Night Routine hoàn chỉnh, ví dụ như thiền, tập duỗi cơ, viết nhật ký,…
Trong những việc làm mà mình đã liệt kê ở phía trên [trong mục “một chút về con số”], có những việc mà đã và đang luôn thực hiện dưới dạng một thói quen, đó là học tiếng Hàn, học Piano và đọc sách. Mình tạo 3 thói quen nhỏ tương ứng với 3 việc làm trên, bao gồm: 10XP tiếng hàn, 5 phút piano và đọc ít nhất 1 trang sách. Như vậy, ngay cả trong thời điểm chạy đua deadline tưởng chừng không có thời gian thì mình vẫn luôn hoàn thành tiêu chí các thói quen nhỏ mà bản thân đã đề ra. Những thói quen này nó nhỏ tới mức bạn không thể không hoàn thành được. Thế nên mình gần như rất hiếm khi cảm thấy mệt mỏi khi thực hiện các việc làm này, bởi như mình đã nói về ví dụ đánh răng, việc học tiếng Hàn hay đọc 1 trang sách nó phần nào đã thành một thói quen và mình không tốn thời gian và năng lượng để nghĩ ngợi xem có phải hoàn thành nó mỗi ngày hay không.
Tip 2: Thói quen hoá một số việc làm mà bạn muốn duy trì hàng ngày, ví dụ như học ngoại ngữ, đọc sách,.. bằng việc thiết lập thói quen nhỏ [mini-habit].
Thêm vào đó, mình còn thói quen hoá việc lập lịch trình kế hoạch của ngày hôm sau vào mỗi tối trước khi đi ngủ. Và điều này sẽ được nói cụ thể hơn trong phần III dưới đây.
III. TỐI ƯU HOÁ
Như mình đã viết ở phía trên, bước đầu tiên ta sẽ lập danh sách thứ tự các công việc theo mức độ ưu tiên, loại bỏ những việc làm cảm thấy không quan trọng trong một thời điểm nhất định. Như vậy, bạn sẽ không phải tốn thời gian và năng lượng để nghĩ ngợi về những điều mà bạn nghĩ là không cần thiết phải làm.
Tiếp đó, ta sẽ tạo thói quen nhỏ cho các việc mà bạn mong muốn duy trì hàng ngày, ngay cả trong những thời điểm bận bịu nhất. Như vậy, bạn cũng sẽ không mất quá nhiều thời gian và năng lượng để nghĩ ngợi về những điều bạn muốn làm trong một ngày.
Khi đã hoàn thành được hai bước trên, nếu bạn giống mình, bạn sẽ nhận thấy bản thân vẫn còn trống kha khá thời gian trong một ngày, và mong muốn được lấp đầy khoảng thời gian đó bằng một việc làm có ý nghĩa. Đối với mình, đây sẽ là khoảng thời gian mình dành cho việc viết blog hoặc làm vlog. Và để có thể tối ưu hoá các khoảng thời gian trống, mình sử dụng Google Calendar để theo dõi toàn bộ lịch trình trong ngày, cũng như thiết lập lịch trình cho ngày hôm sau.
Lập to-do list cho ngày hôm sau luôn là một việc làm có ích được nhiều người gợi ý, nhưng mình đi tiếp một bước nữa, đó là xác định xem nên phân chia thời gian để làm các việc trong to-do list đó như thế nào. Ví dụ, mình lập to-do list cho ngày hôm sau, bao gồm: Ôn thi môn A, viết tiểu luận môn B, và một số việc khác. Có thể việc ôn thi sẽ mất cả buổi sáng, và viết luận sẽ phải chuyển sang chiều, nhưng cũng có thể cả hai việc trên mình đều hoàn thành xong trong buổi sáng. Vậy thì buổi chiều sẽ trống, nên mình có thể lấp nó bằng việc ngồi viết blog hoặc edit vlog.
Sang ngày hôm sau, trong trường hợp mình xong cả hai công việc liên quan đến học tập trong buổi sáng, thì buổi chiều mình cứ việc theo lịch mà bản thân đã sắp xếp từ tối qua, đó là dành thời gian cho viết blog. Còn nếu việc học bị kéo dài sang tận chiều, thì mình có thể bỏ việc viết blog, vì theo thứ tự ưu tiên thì viết luận đứng trước viết blog
Cứ như vậy, mỗi ngày mình đều lặp đi lặp lại thao tác này, với một mục đích duy nhất đó là giảm thiểu thời gian chết, cũng như là tránh việc bị rơi vào trạng thái băn khoăn không biết nên làm gì, chọn gì, mà trong tiếng Anh người ta có một cụm từ đó là “decision fatigue”.
Tip 3: Sử dụng Google Calendar để lập lịch trình, kế hoạch của ngày hôm sau
Kỉ luật cá nhân
Có một điều tuy không nằm trong 3 mục phía trên, nhưng cũng không kém phần quan trọng, đó là thiết lập kỉ luật đối với công việc cá nhân. Dù là sở thích hay là đam mê nhưng mình vẫn luôn coi các việc làm này như một công việc, thậm chí là tạo deadline cho các việc làm đó, đặc biệt là trong việc viết blog và làm vlog. Nhờ thế mà mỗi tuần mình luôn hoàn thành được 1-2 bài viết, và luôn upload vlog vào mỗi thứ 7 hàng tuần.
Tip 4: Thiết lập kỉ luật và quy tắc đối với việc làm cá nhân
Hi vọng bài viết này sẽ phần nào giúp các bạn có được cái nhìn rõ hơn về việc mình làm thế nào để cân bằng các công việc trong một thời điểm. Mình không kì vọng vào việc các bạn có thể áp dụng được luôn công thức phía trên, bởi ngay chính bản thân mình đã phải mất tới hơn 1 năm mới có thể phát triển được một tư duy và cách thức làm việc hiệu quả như trên. Thôi thì coi như là một nguồn tham khảo :]]
Stay focused, be present.
Kira
Các bài viết liên quan:
Duy trì ngoại ngữ trong những ngày bận rộn [06/2020]
Nhật ký – 10 tiếng của sự tập trung
Quản lý thời gian trong mùa “chạy deadline”
Làm điều này trước khi đi ngủ và cuộc đời bạn sẽ thay đổi từ ngày mai
Quản lý công việc và thời gian hiệu quả với Google Calendar và Todoist
Featured Image: //unsplash.com/photos/KE0nC8-58MQ