Có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót không là thắc mắc của không ít kế toán. Cùng xem ngay câu trả lời tại bài viết dưới đây.
Có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót?
Không bắt buộc lập biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử có sai sót trừ khi 02 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì lập biên bản ghi rõ sai sót, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
[…]
- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1] Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b2] Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế] hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế].
[…]
Như vậy, chỉ trong trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì mới cần lập biện bản ghi rõ sai sót của hóa đơn đã lập sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót đó.
Tuy nhiên, thực tế, kế toán thường sẽ lập biên bản điều chỉnh/thay thế nếu phát hiện sai sót sau khi người bán và người mua đã kê khai thuế.
Hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản hủy không?
Khi hủy hóa đơn điện tử không cần lập biên bản hủy hóa đơn nhưng thực tế, dù không bắt buộc kế toán vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn.
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có thể được hủy trong các trường hợp dưới đây:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót nhưng chưa gửi người mua
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán gửi mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót, sau đó hủy hóa đơn và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Theo đó, khi hủy hóa đơn điện tử không cần lập biên bản hủy hóa đơn. Tuy nhiên, thực tế, dù không bắt buộc nhưng kế toán vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.
- Tạo hóa đơn là hoạt động làm ra mẫu hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của tổ chức kinh doanh thể hiện bằng các hình thức hóa đơn hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.
- Tổ chức có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau [hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử] theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và Thông tư này:
+ Tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang hoạt động được tạo hóa đơn tự in nếu thuộc các trường hợp hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
+ Tổ chức kinh doanh được tạo hóa đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện hướng dẫn tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
+ Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
+ Tổ chức nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế không thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này và không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
+ Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh [bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án]; hộ, cá nhân kinh doanh; tổ chức và doanh nghiệp khác không thuộc trường hợp được tự in, đặt in hóa đơn mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này.
+ Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật đáp ứng đủ điều kiện tự in hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in hoặc mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
+ Tổ chức không phải là doanh nghiệp; hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.
- Tổ chức khi tạo hóa đơn không được tạo trùng số hóa đơn trong cùng ký hiệu.
- Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.
Hướng dẫn lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp đã lập và giao hóa đơn nhưng phát hiện sai sót?
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp có sai sót
Căn cứ Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập theo đó các trường hợp hóa đơn đã lập cần xử lý bao gồm:
- Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giám] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
- Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.
Như vậy, trong trương hợp của bạn đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao hóa đơn cho người mua mà có phát hiện sai sót thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.