Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bãi gửi xe

VISAHO xin giới thiệu đến bạn cách quản lý bãi giữ xe thông minh, chuyên nghiệp nhất hiện nay. Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để nắm rõ hơn nhé!

-

1. 1. Tại sao việc quản lý bãi xe chung cư lại quan trọng?
2. 2. Lợi ích khi biết cách quản lý bãi giữ xe đúng, hiệu quả
3. 3. Cách quản lý bãi giữ xe an toàn, hiệu quả
   1. 3.1 Phân bổ khu vực để xe phù hợp với tình trạng thực tế
   2. 3.2 Xây dựng kế hoạch bố trí nhân sự hợp lý
   3. 3.3 Thiết lập quy định bãi giữ xe rõ ràng, chi tiết
   4. 3.4 Thiết lập quy trình kiểm soát phương tiện ra vào chung cư cụ thể
   5. 3.5 Sử dụng hệ thống quản lý bãi giữ xe thông minh, chuyên nghiệp
4. 4. Sử dụng dịch vụ quản lý nhà chung cư chuyên nghiệp của VISAHO?

Bạn đang muốn tìm hiểu cách quản lý bãi giữ xe chung cư hiệu quả và tại sao việc quản lý bãi xe lại quan trọng? Bài viết dưới đây của Công ty quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc trên đồng thời cung cấp thêm về lợi ích của việc sử dụng dịch vụ vận hành toà nhà chuyên nghiệp. Hãy cùng theo dõi nhé! 

1. Tại sao việc quản lý bãi xe chung cư lại quan trọng?

Bãi giữ xe là nơi được xây dựng để lưu giữ các phương tiện di chuyển của người dân hoặc khách đến chung cư, tòa nhà. Việc quản lý bãi giữ xe cần đảm bảo các yếu tố dưới đây:

• An ninh: Bộ phận an ninh phải giám sát chặt chẽ số lượng xe ra vào và sự trùng khớp của biển số xe để hạn chế mất hay nhầm lẫn khi quản lý tài sản của người dân.
• Tài chính: Thông thường, các bãi giữ xe chung cư sẽ thu phí dịch vụ để bộ phận quản lý vận hành bất động sản toà nhà và bảo trì có nguồn kinh phí thực hiện công việc. Một hệ thống quản lý bãi giữ xe rõ ràng sẽ giúp chủ đầu tư quản lý thông tin khách hàng và tài chính của bãi xe dễ dàng hơn.
• Tăng sự hài lòng của cư dân khi trải nghiệm dịch vụ: Bộ phận an ninh khi quản lý bãi giữ xe cần quy định rõ ràng các khu vực giữ xe để cư dân và khách của chung cư luôn gửi xe đúng vị trí. Như vậy, bãi giữ xe sẽ luôn luôn gọn gàng, thuận tiện hơn cho cư dân khi gửi xe tại tòa nhà.
• Giải quyết các tình huống phát sinh: Bãi giữ xe phải tiếp nhận một số lượng lớn phương tiện di chuyển trong ngày. Vì thế, bộ phận an ninh chung cư cần kiểm soát và hỗ trợ cư dân trong các tình huống thiếu chỗ gửi xe nhằm đảm bảo người dân luôn để xe đúng vị trí.

Tầm quan trọng của việc quản lý bãi giữ xe chung cư

>>>> Bài Viết Liên Quan: Quy trình & cách quản lý toà nhà văn phòng hiệu quả

2. Lợi ích khi biết cách quản lý bãi giữ xe đúng, hiệu quả

Việc thuê một đơn vị quản lý chung cư có đội ngũ giám sát bãi giữ xe chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cư dân và chủ đầu tư.

Đối với cư dân:

• Thuận tiện khi đỗ xe tại chung cư, tiết kiệm nhiều thời gian và công sức di chuyển xe.
• Phương tiện di chuyển luôn được giám sát nghiêm ngặt, tránh các trường hợp mất cắp và thiệt hại tài sản. Cư dân tòa nhà sẽ luôn cảm thấy yên tâm và an toàn khi gửi xe tại bãi giữ xe chung cư.

Đối với chủ đầu tư: 

• Giúp tối đa hóa diện tích của bãi giữ xe, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế của tòa nhà.
• Việc quản lý bãi giữ xe hàng ngày giúp chủ đầu tư phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố của hệ thống kỹ thuật. Nhờ vậy, chủ đầu tư tiết kiệm được nhiều chi phí bảo trì bãi giữ xe của chung cư.
• Hệ thống quản lý bãi giữ xe chặt chẽ mang lại sự thuận tiện và an toàn cho cư dân, từ đó chủ đầu tư nâng cao sự uy tín của mình với khách hàng.

Lợi ích khi quản lý bãi giữ xe đúng và hiệu quả

>>>> Tham Khảo Thêm: Dịch vụ quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp, uy tín

3. Cách quản lý bãi giữ xe an toàn, hiệu quả

Bãi giữ xe là một phần không thể thiếu trong các tòa nhà chung cư bởi bãi xe có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm dịch vụ của cư dân. Do đó, để nâng cao chất lượng trải nghiệm cho người dân, chủ đầu tư có thể tham khảo một số cách quản lý bãi giữ xe chung cư an toàn, hiệu quả sau:

3.1 Phân bổ khu vực để xe phù hợp với tình trạng thực tế

Để thuận tiện cho việc quản lý xe cũng như đảm bảo có đủ không gian gửi xe cho cư dân tòa nhà, chủ đầu tư nên phân bãi giữ xe thành các khu vực:

• Phân bổ khu vực theo phương tiện: Phân biệt khu vực gửi xe đạp, xe máy, xe ô tô và phân chia các khu vực này thành các khoảng vừa đủ cho mỗi phương tiện. Cách này sẽ giúp cư dân có ý thức hơn khi gửi xe và hạn chế sự va chạm giữa các phương tiện khi sử dụng bãi giữ xe.
• Phân bổ khu vực theo đối tượng: Ban quản lý tòa nhà nên phân bãi giữ xe thành các khu vực để xe cho cư dân, nhân viên tòa nhà, khách và các đối tượng khác. Ngoài ra, bãi giữ xe cũng cần có các biển chỉ dẫn cụ thể. Cách phân chia này giúp cho ban quản lý chung cư thuận tiện hơn trong việc giám sát và xử lý các sự cố phát sinh.

Phân chia khu vực để xe phù hợp

>>>> Click Xem Ngay: Dịch vụ quản lý vận hành trường học chuyên nghiệp, hiện đại

3.2 Xây dựng kế hoạch bố trí nhân sự hợp lý

Nhân sự là nhân tố rất cần thiết trong quản lý bãi đỗ xe chung cư. Vì vậy, chủ đầu tư cần xây dựng phương án bảo vệ toà nhà với đội ngũ nhân sự quản lý bãi giữ xe hợp lý để khai thác nguồn nhân lực một cách hiệu quả.

• Về thời gian: Các chung cư phải có nhân viên trực tại bãi giữ xe 24/24 để đảm bảo an ninh cho cư dân. Chủ đầu tư nên chia nhiều ca và bố trí nhân sự phù hợp để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên trong quá trình làm việc.
• Các điểm chốt: Chủ đầu tư cần bố trí thêm nhân sự ở các điểm chốt để hỗ trợ tốt nhất cho cư dân tòa nhà trong các trường hợp khẩn cấp. Điểm chốt nên được đặt tại giao các luồng di chuyển hoặc ở mỗi khu vực để thuận tiện cho việc quản lý và giám sát.
• Số lượng: Chủ đầu tư cần tính toán kỹ lưỡng số lượng nhân sự cần thiết, tránh thừa hoặc thiếu nhân sự làm ảnh hưởng đến chất lượng quản lý bãi giữ xe. 

Bố trí nhân sự ở bãi giữ xe hợp lý

3.3 Thiết lập quy định bãi giữ xe rõ ràng, chi tiết

Các quy định trong bãi giữ xe chung cư càng rõ ràng, chi tiết thì việc quản lý bãi giữ xe sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Bộ quy định của bãi giữ xe chung cư sẽ nêu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên và cách xử lý vi phạm.

Đối với cư dân tòa nhà:

• Ban quản lý sẽ cấp thẻ cho các cư dân trong chung cư, mỗi thẻ tương ứng với một phương tiện di chuyển. Cư dân khi ra vào tòa nhà phải xuất trình thẻ để bộ phận an ninh bãi xe kiểm soát số lượng phương tiện dễ dàng hơn.
• Các hộ gia đình cần khai báo đầy đủ số lượng, thông tin của các phương tiện di chuyển và nộp phí gửi xe hàng tháng với ban quản lý chung cư.
• Các cư dân phải dừng và đỗ xe đúng khu vực quy định.
• Cư dân trong tòa nhà có ý thức giữ gìn vệ sinh và trật tự chung, hạn chế va chạm với các phương tiện khác.
• Khi mất thẻ, cư dân cần thông báo cho ban quản lý chung cư để cấp lại.

Đối với khách

• Chủ đầu tư cần quy định cụ thể mức phí giữ xe theo khung giờ. Các chung cư hiện nay có 2 khung giờ giữ xe là từ 6h sáng đến 6h tối cùng ngày và từ 6h tối đến 6h sáng hôm sau. Nếu khách gửi xe qua 6h thì phải trả thêm phí cho ca sau.
• Khách vào chung cư sẽ được cấp thẻ xe và máy quét sẽ ghi lại thông tin của phương tiện. Khi khách ra khỏi bãi giữ xe chỉ cần xuất trình đúng thẻ xe và trả phí gửi xe theo quy định.
• Khách phải dừng và đỗ xe đúng khu vực quy định.
• Khách phải có ý thức giữ gìn vệ sinh và trật tự chung, hạn chế va chạm vào phương tiện của người khác.
• Khi mất thẻ, khách phải thông báo với bảo vệ chung cư và trả phí đền bù.

Thiết lập các quy định trong bãi giữ xe cụ thể, chi tiết

>>>> Đọc Chi Tiết: Giải pháp công nghệ quản lý tòa nhà thông minh

3.4 Thiết lập quy trình kiểm soát phương tiện ra vào chung cư cụ thể

Một cách quản lý bãi giữ xechung cư an toàn và hiệu quả đó là thiết lập quy trình kiểm soát phương tiện ra vào chung cư cụ thể. Dưới đây là quy trình kiểm soát phương tiện ra vào mà chúng tôi muốn giới thiệu:

Quy trình kiểm soát xe ô tô ra vào chung cư:

• Ô tô ra vào bãi giữ xe phải đi qua cổng chính dành cho ô tô.
• Khi dừng tại máy quét, tài xế cần tắt đèn để dễ dàng quét và lưu thông tin hơn.
• Khi xe vào, nhân viên bảo vệ sẽ phát thẻ xe cho tài xế và tiến hành quét thông tin xe. Khi xe ra, nhân viên bảo vệ sẽ thu lại thẻ và đối chiếu biển số xe.
• Các trường hợp xe vượt quá tải trọng, chiều cao quy định, xe bị chảy xăng,... thì nhân viên bảo vệ nên từ chối tiếp nhận xe vào bãi đỗ.
• Nhân viên bảo vệ hướng dẫn tài xế đỗ xe đúng khu vực quy định.

Quy trình kiểm soát xe ô tô vận chuyển hàng hóa ra vào tòa nhà:

• Ô tô vận chuyển hàng hóa khi vào chung cư phải dừng trước cổng chính.
• Để đi vào chung cư, tài xế phải đăng ký với nhân viên bảo vệ, sau đó nhận thẻ xe và đồ bảo hộ. Nếu trong trường hợp xe được thuê thì đơn vị thuê sẽ làm thủ tục cho xe vào.
• Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, nhân viên bảo vệ sẽ kiểm tra xe nhằm ngăn chặn các trường hợp xấu hoặc các hành vi vi phạm quy định tòa nhà, đảm bảo an toàn cho bãi giữ xe và cư dân.
• Nếu ô tô vận chuyển có chiều cao, tải trọng vượt quá mức hoặc vi phạm quy định chung cư, nhân viên bảo vệ sẽ từ chối cho xe vào.
• Khi bộ phận an ninh đã kiểm tra kỹ giấy tờ và xe, nhân viên bảo vệ sẽ hướng dẫn và hỗ trợ tài xế đỗ xe đúng nơi quy định. 
• Khi xe rời chung cư, nhân viên bảo vệ sẽ thu lại thẻ xe và đồ bảo hộ, đồng thời trả lại giấy tờ cho tài xế.

Quy trình kiểm soát đối với xe 2 bánh:

• Xe hai bánh khi di chuyển vào bãi giữ xe phải đi qua cổng chính dành cho xe máy.
• Khi dừng tại máy quét, người lái xe cần tắt máy để nhân viên bảo vệ dễ dàng quét và lưu thông tin.
• Nhân viên bảo vệ sẽ phát thẻ xe và kiểm tra xe kỹ càng.
• Khi đã xác định xe an toàn, nhân viên bảo vệ sẽ hướng dẫn và hỗ trợ người lái xe đỗ xe đúng khu vực quy định.
• Khi ra khỏi chung cư, xe 2 bánh cần dừng tại cổng chính để nhân viên bảo vệ thu lại thẻ xe và kiểm tra thông tin.
• Nếu thông tin xe không trùng khớp với biển số, nhân viên bảo vệ sẽ giữ lại thẻ xe và phương tiện để ban quản lý chung cư xử lý.
• Trong trường hợp chủ xe làm mất thẻ, nhân viên bảo vệ sẽ hướng dẫn cho chủ xe thực hiện các thủ tục cam kết thông tin cá nhân và thu phí theo quy định.

Kiểm soát quy trình ra vào của các phương tiện một cách chặt chẽ

>>>> Xem Tiếp: Quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp thực hiện như thế nào?

3.5 Sử dụng hệ thống quản lý bãi giữ xe thông minh, chuyên nghiệp

Để nâng cao hiệu quả quản lý bãi giữ xe, chủ sở hữu nên đầu tư vào hệ thống quản lý bãi xe thông minh, chuyên nghiệp.

• Hệ thống camera giám sát: Chủ đầu tư nên sử dụng hệ thống camera để theo dõi biển số và giám sát hoạt động của cư dân, khách ra vào chung cư.
• Phần mềm: Các phần mềm quản lý bãi giữ xe có những tính năng vượt trội như:

• Quản lý thông tin của xe và chủ xe được gửi tại chung cư.
• Quản lý tình trạng còn hay hết hạn sử dụng của phương tiện.
• Xuất thông tin thẻ xe nhanh chóng, thuận tiện cho tra cứu.
• Quản lý chi phí gửi xe của cư dân tại bãi xe.
• Quản lý và tính phí gửi xe tự động cho các phương tiện của khách.
• Khóa và hủy thông tin thẻ xe khi cần.

• Thiết bị khác: Ngoài hệ thống camera và phần mềm quản lý, chủ đầu tư có thể đầu tư thêm các thiết bị khác như:

• Hệ thống barie tự động cho bãi giữ xe có quy mô từ 200 xe trở lên.
• Hệ thống cảm biến.
• Thẻ từ và đầu đọc thẻ giúp nhân viên bảo vệ nhận diện thông tin xe, chủ xe thay cho nhân viên ghi vé xe truyền thống.
• Tủ chốt để nhân viên bảo vệ có nơi ngồi xử lý nghiệp vụ.

Cách thức hệ thống công nghệ quản lý bãi giữ xe chung cư:

• Khi có phương tiện vào bãi giữ xe, camera sẽ quét biển số xe và tài xế, sau đó chuyển những hình ảnh này đến phần mềm quản lý.
• Nhân viên bảo vệ quét thẻ trống tại đầu đọc thẻ. Phần mềm quản lý bãi giữ xe sẽ tiến hành thiết lập thông tin xe và chủ xe nhận được trên thẻ trống.
• Nhân viên bảo vệ đưa thẻ đã được thiết lập thông tin cho tài xế.
• Khi phương tiện rời bãi giữ xe, nhân viên bảo vệ sẽ thu lại thẻ xe và đặt lên đầu đọc thẻ.
• Thông tin trên thẻ sẽ được hiển thị trên màn hình giám sát để nhân viên bảo vệ đối chiếu thông tin và tính phí gửi xe.
• Nếu trùng khớp thông tin, nhân viên bảo vệ sẽ thu phí và hệ thống barie sẽ tự động mở để phương tiện di chuyển ra khỏi bãi giữ xe.
• Nếu thông tin không trùng khớp, nhân viên bảo vệ sẽ giữ tài xế và xe lại để ban quản lý chung cư xử lý theo quy định.

Ứng dụng hệ thống thông minh vào quản lý bãi giữ xe chung cư

>>>> Đừng Bỏ Qua: Tính năng của hệ thống quản lý tòa nhà hiện đại thời 4.0

4. Sử dụng dịch vụ quản lý nhà chung cư chuyên nghiệp của VISAHO?

VISAHO hiện đang là một trong các công ty dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư uy tín hàng đầu tại Việt Nam với hơn 6 năm kinh nghiệm. Trong dịch vụ này, chúng tôi còn cung cấp hạng mục quản lý bãi giữ xe. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng, an toàn và chuyên nghiệp nhất.

VISAHO có thế mạnh trong việc đào tạo đội ngũ bảo vệ quản lý chung cư

Lợi ích khi khách hàng sử dụng dịch vụ của VISAHO:

• VISAHO là doanh nghiệp duy nhất có bộ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn Nhật Bản trên thị trường Việt Nam.
• Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ quản lý chung cư chất lượng cao và đạt chuẩn chất lượng Nhật Bản.
• Đội ngũ chuyên gia hỗ trợ hoạt động quản lý chung cư giàu kinh nghiệm.
• Doanh nghiệp sử dụng cơ chế Shikumi trong quản lý chất lượng dịch vụ.
• VISAHO sở hữu quy trình đào tạo đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp. 
• Đội ngũ nhân viên bảo vệ, dịch vụ lễ tân tòa nhà do VISAHO cung cấp cho các dự án không chỉ được đào tạo về chuyên môn mà còn được bổ sung các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết cho công việc. 

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

Trên đây là cách quản lý bãi giữ xe chung cư thông minh, an toàn mà bộ phận bảo vệ của tòa nhà được đào tạo. Hy vọng bài viết này sẽ giải đáp được các thắc mắc của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị vận hành tòa nhà cung cấp dịch vụ quản lý bãi giữ xe chất lượng thì hãy liên hệ ngay với VISAHO qua hotline 024 3221 6336 để được hỗ trợ tốt nhất nhé!

>>>> Bài Viết Được Quan Tâm:

• Quản lý năng lượng trong toà nhà là gì? Chi tiết quy trình quản lý
• 3 cách quản lý căn hộ cho thuê đơn giản, hiệu quả nhất