Checklist được sử dụng để kiểm tra một nhiệm vụ hay một công việc nào đó đã được hoàn thành hay chưa. Checklist trong Excel được tạo bằng cách sử dụng tùy chọn Checkbox trong phần Form Controls hoặc sử dụng mãmacro. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách dễ dàng tạo một checklist tương tác [tự động gạch ngang những nhiệm vụ đã hoàn thành] với các checkbox và biểu đồ trong Excel. Các bạn có thể xem hình bên dưới để rõ hơn về điều này:
Các bước tạotạo Checklist đơn giản trong Excel
Đầu tiên bạn cần phải mở thẻ Developer trên thanh công cụ của Excel, bởi trong thẻ này chúng ta mới tạo được Checkbox. Cách mở thẻ Developer như sau:
Sau đó bấm OK.
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tạo một Checlist Khảo sát thị trường sản phẩm, liệt kê tất cả các hoạt động phải thực hiện trong một dự án.
Đầu tiên, bạn cần tạo một bảng như hình bên dưới. Về nội dung các công việc bạn có thể đặt tên tùy thích theo ý muốn, không bắt buộc dùng đúng tên tiếng anh như trong ví dụ này.
Bây giờ để Chèn Checkbox, hãy nhấp vào ô B2, đi tới trình đơn Inser dưới tab Developer, chọn tùy chọn Check Box [Form control]. Một checkbox sẽ được tạo trong tham chiếu ô B2.
Nhấp chuột phải vào ô B2 nơi checkbox được tạo, chuyển đến tùy chọn chỉnh sửa văn bản để chỉnh sửa nội dung văn bản của hộp kiểm.
Lúc này, nếu bạn nhấp vào các checkbox, sẽ không có gì xảy ra, chúng ta cần thêm vài thao tác nữa để giúp checkbox tương tác.
Chúng ta có thể gạch bỏ tùy chọn từ danh sách kiểm tra khi nhiệm vụ của hoàn thành. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tính năng định dạng có điều kiện trong danh sách kiểm tra. Dưới đây là ví dụ mà các nhiệm vụ như Nghiên cứu sản phẩm, thiết kế chiến lược thị trường & Hỏi ý kiến chuyên gia đã được hoàn thành và cần được xem xét lâu hơn trong tương lai
Dựa trên tùy chọn của bạn, chúng tôi có thể áp dụng định dạng có điều kiện bằng cách tạo sự khác biệt cho danh sách dựa trên màu nền hoặc phông chữ khác với các mục đã chọn [giá trị TRUE] hoặc theo định dạng gạch ngang.
Trong phần Edit the Rule Description, hãy nhập công thức: = $ D3 = TRUE. Và Nhấp vào nút Format.
Trong ô định dạng, Click vào hộp thoại chọn tùy chọn Gạch ngang [Strikethrough]. Lưu ý rằng bạn cũng có thể chọn kiểu phông chữ và màu nền nếu muốn.
Checkbox hoặc danh sách kiểm tra cũng có thể được sử dụng cùng với biểu đồ hoặc bảng để làm cho nó tương tác hơn. Ở đây trong ví dụ dưới này, tôi đã hiển thị các sản phẩm A, B & C so sánh với tỷ suất lợi nhuận.
Chọn một bảng mà bạn muốn tạo biểu đồ.
Chọn dữ liệu. Chọn tùy chọn Insert Chart có sẵn trong thanh công cụ Insert. Chọn loại biểu đồ bạn muốn. Tạo các Checkbox và tạo tham chiếu ô tương ứng của chúng. Trong ví dụ này, tôi đã tạo 4 hộp kiểm cho Sản phẩm A, Sản phẩm B, Sản phẩm C và Biên lợi nhuận.
Bây giờ tạo một bản sao của bảng [cột P đến T] và viết công thức = IF [$ C $ 10, $ C4, NA []].
Điều này có nghĩa là nếu Ô C10 là true thì bảng sẽ chứa giá trị C4 tức là 2000 cho Sản phẩm A trong năm 2015, nếu không nó sẽ trả về NA.
Điều kiện này sẽ làm cho biểu đồ tương tác. Bất cứ khi nào checkbox được chọn, nó sẽ có các giá trị được liên kết và sẽ được phản ánh trong biểu đồ. Khi bỏ chọn các hộp kiểm, biểu đồ sẽ không hiển thị bất kỳ giá trị nào.
Khi tất cả các hộp kiểm được chọn:
Khi sản phẩm B không được chọn, không có giá trị nào được nhìn thấy trong biểu đồ, điều này cho thấy sự chuyển động của sản phẩm A&C khi so sánh với Biên lợi nhuận. Tương tự như vậy, bạn có thể chọn các thông số đo lường bằng cách sử dụng kết hợp các Hộp kiểm để làm cho báo cáo của bạn tương tác hơn.
Lưu ý:
Hy vọng với hướng dẫn này, bạn đã biết cách tạo một checklist tương tác trong Excel với cách checkbox và biểu đồ đẹp mắt. Bên cạnh đó, đừng quên tham gia Gitiho ngay hôm nay nhé, chúng tôi còn rất nhiều mẹo và thủ thuật tin học văn phòng thú vị khác chờ bạn khám phá.