PO là một khái niệm không hề xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy PO là gì và nhứng lợi ích mà PO mang lại đối với các hoạt động thương mại? Theo dõi bài viết sau đây để nắm rõ nhé.
Xem thêm: CEO là gì?
PO là gì?
PO viết tắt của từ Purchase order có nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là một dạng tài liệu thương mại quan trọng phục vụ cho quá trình quản trị kinh doanh được gửi từ người mua đến nhà cung cấp được chỉ định sẵn.
Đơn đặt hàng được bên mua cấp cho bên bán, trong đó thể hiện đầy đủ loại hàng hoá, dịch vụ cần mua, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng và các điều khoản liên quan.
Cũng có thể hiểu PO như là một hợp đồng giữa bên mua và bên bán về các sản phẩm hàng hóa; dịch vụ bao gồm: chi tiết về giao dịch, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm, số lượng mặt hàng, chi tiết kiểu dáng, màu sắc
Lợi ích của PO mang lại
Dựa vào khái niệm của PO thì ta thấy PO được xem là tài liệu và được sử dụng để kiểm tra các vấn đề liên quan tới đơn hàng theo thời hạn và chất lượng dịch vụ trong các giao dịch.
Mục đích của tạo tài liệu PO là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn. Trong quá trình giao dịch hàng hóa rất có thể sẽ có những rủi ro và việc sử dụng PO sẽ mang lại lợi ích:
PO cho phép người mua truyền đạt một cách rõ ràng, chính xác những nội dung liên quan đến hàng hoá, dịch vụ cần mua đến người bán;
PO giúp người mua quản lý được hoạt động mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hóa cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất; quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.
PO cũng được xem là cơ sở pháp lý, là căn cứ trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua;
PO cũng là một cơ sở pháp lý bảo vệ bên bán trong trường hợp bên mua từ chối trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán cung cấp;
PO giúp quy trình mua hàng được hợp lý hoá theo một quy trình chuẩn. Giúp hoạt động của công ty đạt được hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn.
PO có những nội dung cơ bản
Đơn đặt hàng có nhiều cách trình bày và định dạng khác nhau, tùy theo mục đích, yêu cầu của từng công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, một PO sẽ có những nội dung cơ bản sau:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của tổ chức, công ty, doanh nghiệp bên mua;
- Số PO [ PO được đánh số theo quy tắc bên mua đề ra];
- Ngày đặt hàng;
- Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của tổ chức, công ty, doanh nghiệp bên bán;
- Mô tả hàng hoá, dịch vụ;
- Thông số kỹ thuật, chất lượng
- Số lượng;
- Đơn giá
- Tổng số tiền;
- Ngày giao hàng;
- Cách thức giao hàng;
- Điều khoản thanh toán;
- Các điều khoản, lưu ý khác;
Hiện nay, có hai loại PO phổ biến là PO điện tử và PO phi điện tử.
PO điện tử là PO được tạo trên hệ thống thương mại điện tử. Người bán sẽ được cấp quyền user để tải PO trên hệ thống về bao gồm toàn bộ nội dung cần thiết của đơn đặt hàng. Loại PO này thường được sử dụng bởi các công ty đa quốc gia hoặc các công ty có quy mô lớn.
PO phi điện tử: Loại đơn đặt hàng theo truyền thống. Đơn đặt hàng của họ chủ yếu được tạo trên giấy gửi trực tiếp tới bên bán
Quy trình sử dụng PO
Để có thể tiến hành mua bán hàng hóa, dịch vụ bằng PO. Các doanh nghiệp tùy vào tính chất loại hình kinh doanh sẽ có những quy trình mua bán bằng PO khác nhau. Tuy nhiên, các bước sử dụng PO về cơ bản như sau:
- Bên mua tìm hiểu, quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho họ
- Bên mua sẽ xuất PO sang cho bên bán. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng đơn đặt hàng điện tử nhằm tiết kiệm chi phí vận hành.
- Bên bán nhận được PO và xác nhận với bên mua có hay không việc đáp ứng được điều kiện đặt hàng. Nếu không thể thực hiện được thì đơn đặt hàng sẽ bị hủy.
- Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì sẽ chuẩn bị đơn hàng bằng các xuất đủ số lượng hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất nhằm cung cấp số hàng mà bên mua đã yêu cầu theo đúng tiến độ.
- Sau khi đã sản xuất đủ đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic nhằm cung cấp các dịch vụ vận chuyển khác nhau với số purchase order mà bên mua gửi đến
- Bên bán lập hóa đơn đặt hàng invoice. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để có thể kiểm tra chéo thông tin giao hàng nhanh chóng.
Bên mua sau khi kiểm tra chất lượng hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán tiền theo các điều khoản trong đơn đặt hàng.
Xem thêm: MQTT là gì?
PO hay Purchase Order là một khái niệm không hề xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy thực tế PO là gì và nó có ý nghĩa như thế nào với các hoạt động thương mại? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. PO là gì?
PO [Purchase Order] là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
PO có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại
Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị mà 2 bên mua bán đã đàm phán cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc,...
Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.
Xem thêm: Yêu cầu thanh toán là gì? Có những mẫu yêu cầu thanh toán nào?
2. Ý nghĩa của PO là gì?
Là một chứng từ quan trọng, PO mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng.
Ví dụ, hợp đồng sau khi đã được 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán cũng như nhiều điều kiện khác. Mục đích chính của tạo PO chính là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn.
Với đầy đủ thông tin cần thiết, PO giúp đảm bảo tính pháp lý và nhu cầu nhập hàng của người mua
PO cho phép người mua hàng làm rõ mọi nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Cả 2 bên có thể sử dụng chúng trong các trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi.
Cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành. Khi một đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.
PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Khi này, PO có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận.
Cùng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo về quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng.
2. Nội dung chính của PO
Để đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu cũng như đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng, mua hàng, một PO sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:
- Số PO
- Ngày lập PO
- Người bán/ người mua: Tên, thông tin liên hệ
- PIC
- Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm
- Số lượng hàng hóa/ sản phẩm
- Thông số kỹ thuật của sản phẩm
- Đơn giá
- Tổng giá trị hợp đồng
- Điều khoản thanh toán
- Điều kiện giao hàng
- Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,...
- Chữ ký của bên mua và bên bán
Invoice thường được lập sau khi hành động mua hàng đã diễn ra
3. Sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì?
Invoice còn được hiểu là hóa đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hóa. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định rõ ràng qua một số vấn đề sau:
- Đơn đặt hàng [PO] sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi cần đặt hàng các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo bởi bên bán hàng với mục đích là lưu trữ giao dịch mua/ bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.
- Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên mua.
- PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua đã thực hiện thành công việc mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và quản lý công nợ trên các phần mềm quản lý hóa đơn.
- PO thường yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, các hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kết toán.
Phần mềm in hóa đơn bán hàng tốt nhất
Quản lý đơn hàng, in hóa đơn nhanh chóng, tùy chỉnh mẫu in hóa đơn cho cửa hàng.
👉 XEM NGAY
4. Quy trình sử dụng PO
Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:
- Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.
- Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
- Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy.
- Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
- Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải - logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến.
- Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.
- Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.
5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?
PO là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO đúng cách là yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.
- Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.
- Tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách các khoản mua thành nhiều danh mục.
- Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách sẽ giúp bạn có thể ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm.
- Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. Từ đó, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, bao gồm cả các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hay chi tiết vận chuyển cung như các khoản thuế đánh vào hàng hóa của bạn.
- Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ.
- Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan.
Với các cửa hàng bán lẻ, đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng sẽ được quản lý nhanh chóng ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho. Cùng với đó là quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn.
Cùng với đó, dựa trên các báo cáo bán hàng trên phần mềm, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
Trên đây là những thông tin chính mà bạn cần biết về PO là gì cũng như những ý nghĩa của PO trong hoạt động thương mại. Sapo.vn hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như quản lý dễ dàng hơn.