Kế toán tiền lương theo hình thức nhật ký chung năm 2024
- 1. Tính cấp thiết và lý do chọn đề tài Tiền lương luôn là vấn đề được xã hội quan tâm chú ý bởi ý nghĩa kinh tế và xã hội to lớn của nó. Tiền lương cũng là một vấn đề hết sức quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp. Một chính sách tiền lương hợp lý là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của doanh nghiệp. Ngày nay, một doanh nghiệp muốn phát triển ổn định thì phải có chính sách đãi ngộ với nhân viên hợp lý, và một trong các chính sách đãi ngộ đó là giải quyết vấn đề tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động. Việc quản lý tốt tiền lương trong doanh nghiệp góp phần tăng tích lũy trong xã hội, giảm đi chi phí trong giá thành sản phẩm, khuyến khích tinh thần tự giác trong lao động của công nhân viên. Tổ chức tốt công tác kế toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải bố trí hợp lý sức lao động, tạo điều kiện để cải tiến lề lối làm việc, bảo đảm an toàn lao động, xây dựng các định mức lao động và đơn giá trả công đúng đắn. Các điều kiện đó nếu được thực hiện sẽ làm cho thu nhập của doanh nghiệp được nâng cao, từ đó nâng cao thu nhập cho người lao động. Đồng thời, tiền lương còn có vai trò tác dụng là đòn bẩy kinh tế tác động trực tiếp đến người lao động. Chi phí nhân công chiếm tỉ trọng tương đối lớn trong tổng số chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải tăng cường công tác quản lí lao động, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần chính xác, kịp thời để đảm bảo quyền lợi của người lao động đồng thời tạo điều kiện tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí nhân công, đẩy mạnh hoạt động sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán hạch toán tiền lương và các khoản theo lương” để nghiên cứu thực trạng về 2
- 2. toán tiền lương và các khoản tích theo lương tại Công ty TNHH MTV Minh Thư trong quá tình thực tập. 2. Mục tiêu nghiên cứu: Để vận dụng những lý thuyết tiếp thu được ở trườn g vào thực tiễn nhằm cũng cố và nâng cao những kiến thức đã học. Tìm hiểu công tác Kế toán tại Công ty Đưa ra những đánh giá và nhận xét về thực tế công tác Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất. 3. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài : Kế toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Thời gian: 10/02/2014 23/03/2014 Địa điểm: Phòng Kế toán Công ty TNHH MTV Minh Thư Đỉa chỉ: Khu 7, thị trấn Uyên Hưng, huyện Tân Uyên, tỉnh Bình Dương 4. Các phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Hỏi trực tiếp nh ững người cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho nghiên cứu đề tài. Phương pháp thống kê: Thống kê thông tin, dữ liệu thu thập được phục vụ cho việc lập các bảng thống kê. Phương pháp lý luận: Sử dụng các chế độ Kế toán đ ược ban hành của Bộ Tài Chính. 5. Nội dung nghiên cứu: Gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương 2: Thực trạng về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH MTV Minh Thư. Chương 3: Nhận xét và kiến nghị. 3
- 3. LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán tiền lương 1.1.1 Khái niệm tiền lương Tiền lương được thể hiện trên nhiều quan niệm khác nhau: Theo quan niệm của Mác: Tiền lương là biểu hiện sống bằng tiền của giá trị sức lao động. Theo quan niệm của các nhà kinh tế học hiện đại: Tiền lương là giá cả của lao động, được xác định bởi quan hệ cung cầu trên thị trường lao động. Ở Việt nam trong thời kỳ kế hoạch hoá tập trung, tiền lương được hiểu là một bộ phận thu nhập quốc dân dùng để bù đắp hao phí lao động tất yếu do Nhà nước phân phối cho công nhân viên chức bằng hình thức tiền tệ, phù hợp với quy luật phân phối theo lao động. Hiện nay theo Điều 55 Bộ Luật Lao Động Việt Nam quy định tiền lương của người lao động là do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc. Tóm lại, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của một bộ phận sản phẩm xã hội mà người lao động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh [tái sản xuất lao động], là giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra và được thanh toán theo kết quả lao động cuối cùng. Như vậy tiền lương thực chất là khoản trù thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian mà họ cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương có thể biểu hiện bằng tiền hoặc bằng sản phẩm. Tiền lương của người lao động được xác định theo hai cơ sở chủ yếu là số lượng và chất lượng lao động của mỗi người. Tiền lương hình thành có tính đến kết quả của cá nhân, của tập đoàn và của xã hội, nó quan hệ trực tiếp đến việc thực hiện lợi ích của cá nhân người lao động. 4
- 4. nguồn thu nhập chính của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của các loại sản phẩm lao vụ, dịch vụ doanh nghiệp sản xuất ra, do đó các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy cho đơn vị, tăng thu nhập cho người lao động. 1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của kế toán tiền lương 1.1.2.1 Vai trò của kế toán tiền lương Đối với người lao động thì tiền lương là bộ phận chủ yếu của thu nhập, là nguồn để tái sản xuất sức lao động. Do vậy tiền lương là động lực kinh tế thúc đẩy người lao động quan tâm đến công việc của họ. Trả đúng, trả đủ tiền lương cho người lao động sẽ khuyến khích họ quan tâm đến hoạt động và gắn bó với công viêc mà họ đảm nhiệm. Đối với người sử dụng lao động thì tiền lương là một bộ phận của chi phí sản xuất, nó do người chủ trả cho người làm công. Vì vậy, người chủ phải tính toán đầy đủ chi phí tái sản xuất sức lao động để đảm bảo chất lượng công việc. Đối với Nhà nước thì tiền lương và thu nhập của người lao động là công cụ điều tiết quản lý nền kinh tế, Nhà nước phải nắm đầy đủ tiền lương và thu nhập của người lao động để điều tiết, quản lý nhằm giải quyết những vấn đề kinh tế xã hội, đảm bảo sự ổn định và phát triển. 1.1.2.2 Ý nghĩa của kế toán tiền lương Lao động là một trong những điều kiện cần thiết cho sự tồn tại phát triển xã hội và còn là một yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất. Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa. Tiền lương là yếu tố cơ bản để quyết định thu nhập tăng hay giảm của người lao động, quyết định mức sống vật chất của người lao động làm công ăn lương trong doanh nghiệp. Vì vậy để có thể trả lương một cách công bằng chính xác, đảm bảo quyền lợi cho người lao động thì mới tạo ra sự kích thích, sự quan tâm đúng đắn của người lao động đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Có thể nói hạch toán chính xác đúng đắn tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để kích thích các nhân tố tích cực trong mỗi con người, phát huy tài năng, sáng 5
- 5. trách nhiệm và nhiệt tình của người lao động tạo thành động lực quan trọng của sự phát triển kinh tế. Mặt khác, tiền lương là một trong những chi phí của doanh nghiệp hơn nữa lại là chi phí chiếm tỉ lệ đáng kể. Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận nhưng bên cạnh đó phải chú ý đến quyền lợi của người lao động. Do đó làm sao và làm cách nào để vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động vừa đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp. Đó là vấn đề nan giải của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không những có ý nghĩa phát huy tính tích cực, chủ động, sáng tạo của người lao động mà còn có ý nghĩa giúp các nhà quản lý sử dụng quỹ tiền lương có hiệu quả nhất tức là hợp lý hoá chi phí giúp doanh nghiệp làm ăn có lãi. Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác về tiền lương của doanh nghiệp, để từ đó doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý cho những kì doanh thu tiếp theo. Tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là nguồn thu nhập chính, thường xuyên của người lao động, đảm bảo tái sản xuất và mở rộng sức lao động, kích thích lao động làm việc hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh khi công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán hợp lý công bằng chính xác. Ngoài tiền lương người lao động còn được trợ cấp các khoản phụ cấp, trợ cấp BHXH, BHYT ... các khoản này cũng góp phần trợ giúp, động viên người lao động và tăng thêm cho họ trong các trường hợp khó khăn tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. Tổ chức tốt công tác kế toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải bố trí hợp lý sức lao động, tạo điều kiện để cải tiến về lối làm việc, bảo đảm an toàn lao động, xây dựng các định mức lao động và đơn giá trả công đúng đắn. Các điều kiện đó nếu được thực hiện sẽ làm cho năng suất lao động tăng, thu nhập của doanh nghiệp được nâng cao, từ đó nâng cao thu nhập cho người lao động. 6
- 6. kiện cho việc huy động và sử dụng hợp lý lao động trong doanh nghiệp, cần phân loại lao động của doanh nghiệp. Thông thường, các doanh nghiệp phân loại lao động theo ba tiêu thức sau: Theo chức năng sản xuất chế biến: Gồm lao động trực tiếp và lao động gián tiếp: Lao động trực tiếp: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp vào quá trình chế tạo sản phẩm, thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Lao động gián tiếp: là những lao động phục vụ cho lao động trực tiếp hoặc chỉ tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm. Theo chức năng lưu thông tiếp thị: Bao gồm bộ phận lao động tham gia hoạt động bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu tiếp cận thị trường. Theo chức năng quản lý hành chính: Là bộ phận lao động tham gia quá trình điều hành doanh nghiệp. 1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lương có hiệu quả, kế toán lao động, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản theo lương vào chi phi sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng lao động. Định kỳ lập báo cáo về lao động, tiền lương qua đó phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp. 7
- 7. tiền lương và các hình thức trả lương 1.2.1 Phân loại tiền lương Doanh nghiệp có nhiều loại lao động khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán kế toán cần thiết phải tiến hành phân loại theo các nhóm khác nhau: 1.2.1.1 Phân loại theo thời gian lao động Lương thường xuyên: Là toàn bộ tiền lương được chi trả cho người lao động thường xuyên theo danh sách hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên đối với đơn vị. Lương thời vụ: Là toàn bộ tiền lương được chi trả cho người lao động không thường xuyên theo danh sách hợp đồng lao động có thời hạn không quá 3 tháng đối với đơn vị. 1.2.1.2 Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất Lương trực tiếp: Là tiền lương chi trả cho người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm như công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm. Lương gián tiếp: Là tiền lương chi trả cho người lao động không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm như bộ phận quản lý đơn vị. 1.2.2 Các hình thức trả lương 1.2.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian Lương trả theo thời gian là một hình thức trả lương phổ biến được áp dụng chủ yếu đối với bộ máy quản lý và một phần nhỏ đối với các bộ phận không xác định cụ thể sản lượng sản xuất tại đơn vị, bao gồm: Tiền lương theo tháng là tiền lương trả cố định theo tháng cho người làm cố định trên cơ sở hợp đồng, tháng lương, bậc lương cơ bản do Nhà nước quy định. Tiền lương ngày là tiền lương trả cho một ngày làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng theo chế độ. Tiền lương giờ là tiền lương trả cho một người làm việc và được tính bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày. 8
- 8. trả lương theo sản phẩm Hình thức trả lương theo sản phẩm là một trong số những hình thức trả lương được áp dụng đối với các đơn vị thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm hay bộ phận kinh doanh bán hàng phát triển thị trường. Hình thức lương theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng, chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được định mức lao động, đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm, công việc được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, phải kiểm trả, nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ. Ngoài ra trả lương theo sản phẩm còn được áp dụng trực tiếp đối với một số bộ phận quản lý gián tiếp sản xuất hay kinh doanh, bao gồm: Tiền lương trực tiếp là tiền lương được chi trả cho người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, xây dựng cho khối lượng công việc hoàn thành theo đúng quy cách, mẫu mã đã được quy định. Trả lương theo sản phẩm có thưởng: Là kết hợp trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ tiền thưởng trong sản xuất [thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng tăng suất lao động, năng cao chất lượng sản phẩm]. Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo tỷ lệ luỹ tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của họ. Hình thức này nên áp dụng ở những khâu sản xuất quan trọng, cần thiết phải đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặc cần động viên công nhân phát huy sáng kiến phá vỡ định mức lao động. Tiền lương gián tiếp là tiền lương chi trả cho các bộ phận quản lý phân xưởng hay không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất như vận hành máy, vận chuyển, bốc xếp, công nhân vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị,.... Trong trường hợp này căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp để tính lương cho lao động phục vụ sản xuất. 9
- 9. lượng công việc: Là hình thức tiền lương trả theo sản phẩm áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, công việc có tính chất đột xuất như: khoán bốc vác, khoán vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương: Ngoài tiền lương, BHXH, công nhân viên có thành tích trong sản xuất, trong công tác được hưởng khoản tiền thưởng, việc tính toán tiền lương căn cứ vào quyết định và chế độ khen thưởng hiện hành. Tiền thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng, căn cứ vào kết quả bình xét A,B,C và hệ số tiền thưởng để tính. Tiền thưởng về sáng kiến nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, tăng năng suất lao động căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định Trả lương theo sản phẩm thông thường sẽ có những yêu cầu khắt khe tuy nhiên các đơn vị thường có những hình thức khuyến khích lao động tham gia sản xuất đó là thưởng theo thành quả, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành vượt định mức những đi kèm với đó là một vài hình phạt chung nếu không xác định rõ lỗi thuộc về lao động nào như việc hỏng hóc, phá hoại công cụ dụng cụ, tài sản cố định trong thời gian tham gia sản xuất hay vi phạm những quy định chung của phân xưởng và đơn vị. 1.2.2.3 Các hình thức trả lương khác Ngoài các hình thức trả lương trên còn có hình thức trả lương sản phẩm thưởng lũy tuyến, khoán khối lượng hoặc khoán từng việc, khoán quỹ lương. 1.2.3 Cách tính lương trong một số trường hợp đặc biệt Lương làm ngoài giờ [thêm giờ]: Là hình thức làm thêm do nhu cầu của từng đơn vị vượt quá quy định cho phép của Nhà nước và luật lao động, và lương ngoài giờ được áp dụng theo quy định sau: Lương ngoài giờ = Đơn giá lương giờ * Tỉ lệ lương ngoài giờ Đơn giá lương giờ = Tổng lương / 200 giờ 10
- 10. lương ngoài giờ: Ngoài giờ hành chính = 150% Ngày nghỉ [Tùy thuộc vào từng đơn vị có được nghỉ ngày thứ 7 hay không, chủ nhật] = 200%. Ngày lễ, tết [Theo quy định của Nhà nước] = 300% 1.3 Quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ 1.3.1 Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm tất cả các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương mà doanh nghiệp trả cho các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu sau: Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế. Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học. Tiền ăn trưa, ăn ca. Các loại phụ cấp thường xuyên. Để phục vụ cho công tác kế toán tiền lương trong doanh nghiệp có thể chia thành 2 loại: Tiền lương chính là tiền lương doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và phụ cấp kèm theo như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thâm niên,… Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính và thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ tết, nghỉ vì ngừng sản xuất… được hưởng theo chế độ. Việc phân chia tiền lương như vậy có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích kế toán. 11
- 11. xã hội [BHXH] Doanh nghiệp bắt buộc phải đóng bảo hiểm cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên và hợp đồng lao động không xác định thời hạn [Theo điều 4 của Quyết định 1111/QĐB HXH] Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng quỹ trong các trường hợp bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, … Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 thì mức đóng BHXH hàng tháng bằng 26% mức tiền lương, tiền công tháng, trong đó: người lao động đóng 8%, người sử dụng lao động đóng 18%. Hàng tháng, đơn vị được giữ lại 2% quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH để chi trả kịp thời 2 chế độ ốm đau, thai sản cho người lao động. Hàng quý hoặc hàng tháng đơn vị quyết toán với cơ quan BHXH, trường hợp tổng số tiền quyết toán nhỏ hơn tổng số tiền giữ lại thì đơn vị phải nộp số chênh lệch này vào tháng kế tiếp sau tháng [quý] quyết toán cho quỹ BHXH. Nhà nước quy định chính sách về BHXH, nhằm từng bước mở rộng và nâng cao việc bảo đảm vật chất. Góp phần ổn định đời sống cho người lao động và gia đình của họ trong các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động, bệnh nghề nghiệp, mất việc làm, bị tai nạn lao động, chết, gặp rủi ro hoặc các khó khăn khác. Ở Việt Nam hiện nay những người lao động có tham gia đóng BHXH, đều có quyền được hưởng BHXH. Đóng BHXH bắt buộc hay tự nguyện được áp dụng đối với từng loại đối tượng và từng loại doanh nghiệp để bảo đảm cho người lao động được hưởng các chế độ BHXH thích hợp. Quỹ BHXH được quản lý thống nhất theo chế độ tài chính của Nhà nước, hạch toán độc lập và được Nhà nước bảo hộ. 1.3.3 Bảo hiểm y tế [BHYT] Doanh nghiệp bắt buộc phải đóng bảo hiểm cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên và hợp đồng lao động không xác định thời hạn [Theo điều 15 của Quyết định 1111/QĐ BHXH] 12
- 12. dùng để đài thọ người lao động có tham gia đóng quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh, được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên. Quỹ bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản… Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 thì mức đóng BHYT hàng tháng bằng 4,5% mức tiền lương, tiền công tháng, trong đó: người sử dụng lao động phải nộp 3% bằng cách phân bổ vào chi phí sản xuất. Người lao động phải nộp 1.5% bằng cách trừ vào lương. 4.5% BHXH nộp cho cơ quan BHXH địa phương [bộ phận BHYT]. Cơ quan BHYT địa phương chịu trách nhiệm chi trả tiền khám và chữa bệnh cho người lao động [các bệnh trong danh mục BHXH quy định]. Quỹ BHYT do Nhà nước tổ chức. Giao cho cơ quan BHYT thống nhất quản lý và chi trả cho người lao động, thông qua mạng lưới y tế. Nhằm huy động sự đóng góp của cá nhân, tập thể, cộng đồng xã hội để tăng cường chất lượng trong việc khám, chữa bệnh. Vì vậy khi tính được mức trích bảo hiểm y tế các doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan BHYT. 1.3.4 Bảo hiểm thất nghiệp [BHTN] Bảo hiểm thất nghiệp là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo Luật định. Đối tượng được nhận bảo hiểm thất nghiệp là những người bị mất việc không do lỗi của cá nhân họ. Người lao động vẫn đang cố gắng tìm kiếm việc làm, sẵn sàng nhận công việc mới và luôn nỗ lực nhằm chấm dứt tình trạng thất nghiệp. Những người lao động này sẽ được hỗ trợ một khoản tiền theo tỉ lệ nhất định. Ngoài ra, chính sách BHTN còn hỗ trợ học nghề và tìm việc làm đối với người lao động tham gia BHTN. Đối tượng được nhận bảo hiểm thất nghiệp là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc mà các hợp đồng này không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 12 tháng 36 thán g với người sử dụng lao động có từ 10 lao động trở lên [Theo điều 11 mục 3 Quyết định 1111/QĐBHXH] 13
- 13. 01 tháng 01 năm 2014 thì mức đóng BHTN hàng tháng bằng 2% mức tiền lương, tiền công tháng, trong đó: người lao động đóng 1%, người sử dụng lao động đóng 1%. 1.3.5 Kinh phí công đoàn [KPCĐ] KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp. Theo chế độ hiện hành, người sử dụng lao động phải nộp cho cơ quan Công đoàn địa phương 2% bằng cách phân bổ vào chi phí sản xuất. Cơ quan Công đoàn địa phương có trách nhiệm chỉ đạo phong trào tồ chức Công đoàn doanh nghiệp, chăm lo đời sống vật chất, văn hóa và tinh thần của người lao động. 1.4 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.4.1 Chứng từ sử dụng Bảng chấm công Bảng thống kê khối lượng sản phẩm Đơn giá tiền lương theo sản phẩm Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc Hợp đồng giao khoán Danh sách người lao động theo nhóm lao động thời vụ Bảng lương đã phê duyệt Phiếu chi / UNC trả lương Phiếu lương từng cá nhân Bảng tính thuế TNCN Bảng tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Các quyết định lương, tăng lương, quyết định thôi việc, chấm dứt hợp đồng, thanh lý hợp đồng Các hồ sơ giấy tờ khác có liên quan. 1.4.2 Tài khoản sử dụng TK 334 [Phải trả cho người lao động] TK này dùng để thanh toán cho công nhân viên chức của doanh nghiệp về tiền lương cộng các khoản thu nhập của họ. 14
- 14. khoản Bên nợ: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động. Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động. Bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động. Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động. Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ tài khoản 334 rất cá biệt nếu có phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động. Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán lương và thanh toán các khoản khác. 1.4.3 Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tính tiền lương phải trả trong tháng cho người lao động [TK 334] Nợ TK 154 [QĐ 48] [nhân viên trực tiếp sản xuất] Nợ TK 622 [QĐ 15] [nhân viên trực tiếp sản xuất] Nợ TK 642 Trong đó: 6421 [NV bán hàng] 6422 [NV QLDN] Có TK 334 Phải trả người lao động [3341, 3348]. Trích bảo hiểm các loại theo quy định và tiền lương của người lao động Nợ TK 334 [10,5%] Có TK 3383 [BHXH 8%] Có TK 3384 [BHYT 1,5%] Có TK 3389 [BHTN 1%] 15
- 15. bảo hiểm theo quy định Nợ TK 3382 [BHCĐ 2%] Nợ TK 3383 [BHXH 26%] Nợ TK 3384 [BHYT 4,5%] Nợ TK 3389 [BHTN 2%] Có TK 112 [34,5%] Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên từ quỹ khen thưởng, ghi: Nợ TK 353 Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334 Phải trả người lao động Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng, ghi: Nợ TK 334 Phải trả người lao động [3341] Có các TK 111, 112,. . . Tính tiền bảo hiểm xã hội [ốm đau, thai sản, tai nạn,. . .] phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 338 Phải trả, phải nộp khác [3383] Có TK 334 Phải trả người lao động [3341]. Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên: Nợ các TK 623, 627, 641, 642 Nợ TK 335 Chi phí phải trả [Doanh nghiệp có trích trước tiền lương nghỉ phép] Có TK 334 Phải trả người lao động [3341]. Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp như tiền tạm ứng chưa chi hết, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý. . . ghi: Nợ TK 334 Phải trả người lao động [3341, 3348] Có TK 141 Tạm ứng Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác Có TK 138 Phải thu khác. 16
- 16. thu nhập cá nhân của công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 334 Phải trả người lao động [3341, 3348] Có TK 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước [33 35]. Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 334 Phải trả người lao động [3341, 3348] Có các TK 111, 112,. . . Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 334 Phải trả người lao động [3341, 3348] Có các TK 111, 112,. . . Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá: Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi: Nợ TK 334 Phải trả người lao động [3341, 3348] Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp [33311] Có TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ [Giá bán chưa có thuế GTGT]. Đối với sản phẩm, hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá thanh toán, ghi: Nợ TK 334 Phải trả người lao động [3341, 3348] Có TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ [Giá thanh to án]. 17
- 17. thanh toán tiền ăn ca phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiêp: Khi xác định được số tiền ăn ca phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiêp, ghi: Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642 Có TK 334 Phải trả người lao động [3341, 3348]. Khi chi tiền ăn ca cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiêp, ghi: Nợ TK 334 Phải trả người lao động [3341, 3348] Có các TK 111, 112,. . . 1.4.4 Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất 1.4.4.1 Nội dung và phương pháp trích: Hàng năm, người lao động trong danh sách của một đơn vị được nghỉ một số ngày nghỉ phép theo quy định mà vẫn được hưởng đủ lương. Trong thực tế, việc nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất không đồng đều giữa các tháng trong năm. Do đó, để tránh trường hợp làm biến động giá thành, kế toán trích trước tiền lương của CNTTSX theo từng tháng. Mức trích trước lương Tiền lương chính phải trả Tỷ lệ trích trước lương phép của CNTTSX = cho CNTTSX tháng đó x phép của CNTTSX Tỷ lệ trích trước lương Tiền lương nghỉ phép cả năm CNTTSX theo KH phép của CNTTSX = Tổng tiền lương chính của CNTTSX theo KH 1.4.4.2 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 335 “Chi phí phải trả” Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ như thực tế chưa phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc kỳ sau. Bên Nợ: Chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả. Chi phí phải trả lớn hơn số chi thực tế được hạch toán giảm chi phí kinh doanh. 18
- 18. phí phải trả dự tính trước đã được ghi nhận và hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Dư có: Chi phí phải trả tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 622, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112, TK 138…. 1.4.4.3 Kế toán quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm: Nội dung và nguyên tắc hạch toán: Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm của doanh nghiệp dùng để chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm. Mức trích lập cụ thể do doanh nghiệp quyết định và được hạch toán vảo chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ của doanh nghiệp. Thời điểm trích lập là vào cuối niên độ kế toán trước khi báo cáo tài chính năm. Tài khoản sử dụng: TK 335[3] “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc” Hạch toán kế toán về quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, kế toán ghi: Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 335 Chi phí phải trả Khi chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động Nợ TK 3353 Có TK 111, 112 Trường hợp quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm không đủ để chi trả cho người lao động thôi việc trong năm tài chính thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào TK 642 Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 111, 112 19
- 19. thức sổ kế toán 1.5.1 Hình thức Nhật ký chung 1.5.1.1 Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế [định khoản kế toán] của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 1.5.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung [Sơ đồ 1.1] Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ [3, 5, 10... ngày] hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt [nếu có]. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết [được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết] được dùng để lập các Báo cáo tài chính. 20
- 20. tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung [hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt] cùng kỳ. Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Ghi chú: Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Đối chiếu Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 21
- 21. Nhật ký Sổ cái 1.5.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký S ổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế [theo tài khoản kế toán] trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 1.5.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký Sổ Cái [Sơ đồ 1.2] Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ [hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại] được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại [Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…] phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ k ế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng [đầu quý] và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng [cuối quý] của từng tài khoản trên Nhật ký Sổ Cái. 22
- 22. đối chiếu số cộng cuối tháng [cuối quý] trong Sổ Nhật ký Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợ p chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. 23
- 23. toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ Nhật ký Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sổ/ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Sổ cái 1.5.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ 1.5.3.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. 24
- 24. sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm [theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ] và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 1.5.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ [Sơ đồ 1.3] Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết [được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết] được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. 25
- 25. ký chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ các loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ/Thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 26
- 26. Nhật ký chứng từ 1.5.4.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật kýChứ ng từ [NKCT] Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế [theo tài khoản]. Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. 1.5.4.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ [Sơ đồ 1.4] Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký Chứng từ. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký Chứng từ với các s ổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. 27
- 27. chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Bảng kê Ghi chú: Chứng từ kế toán và các Bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sổ/Thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 28
- 28. Kế toán trên máy vi tính 1.5.5.1 Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 1.5.5.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính [Sơ đồ 1.5] Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp [Sổ Cái hoặc Nhật ký Sổ Cái...] v à các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng [hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào], kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ [cộng sổ] và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 29
- 29. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính 30
- 30. VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV MINH THƯ 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Minh Thư 2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Tên gọi: CÔNG TY TNHH MTV MINH THƯ Quyết định thành lập số: 4601000172 do sở kế hoạch đầu tư Bình Dương cấp ngày 26/02/2008, với vốn pháp định: 15.000.000.000đ Địa chỉ: Khu 7 Thị trấn Uyên Hưng Huyện Tân Uyên Tỉnh Bình Dương. Ngành nghề sản xuất chính: Xây dựng cơ bản, chuyên san lấp mặt bằng và kinh doanh hồ bơi... Hình thức sở hữu của Công ty dựa trên vốn tự có của chủ đầu tư. Công ty mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng Công thương tỉnh Bình Dương và ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Bình Dương. 2.1.2 Tổ chức quản lý tại Công ty 2.1.2.1 Bộ máy quản lý tại Công ty * Sơ đồ bộ máy quản lý: 31
- 31. HÀNH GIÁM ĐỐC KHỐI PHÒNG NGHIỆP VỤ PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý Chức năng của bộ máy quản lý: Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất trong toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trước tổng Công ty và các cán bộ của Công ty. Xem xét quyết định về các việc có liên quan đến quyền lợi và tài sản của Công ty. Chịu trách nhiệm trước những sai phạm, gian lận và sai xót trong công tác quản trị về vi phạm pháp luật, đại diện pháp nhân của Công ty trong giao dịch. Phó giám đốc điều hành: Là người tham mưu cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt công tác cho giám đốc phân công và phải thương xuyên theo báo cáo giám đốc. Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về xây dựng các bản vẽ các chi tiết kỹ thuật, ... Kiểm tra mức độ hoàn thành của các công trình Giúp Giám Đốc ra những quyết định trong việc nên hay không ký những công trình xây dựng. 32
- 32. kế toán: Thống kê hoạt động kinh doanh của Công ty theo từng ngày, báo cáo số liệu theo kết quả kinh doanh. Lập kế hoạch cung ứng vật tư, sản xuất tiêu thụ và bản thuyết minh kèm theo. Trực tiếp giao dịch và lập hợp đồng mua bán vật tư, sản phẩm với khách hàng. Thống kê mức vật tư sản phẩm theo định kỳ hoặc đột xuất. Tính định mức giá, định mức sản phẩm phù hợp với thời điểm theo đề nghị của Công ty. Theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu, sản phẩm bán ra và vật tư tồn kho. Lập báo cáo theo quy định của Nhà nước Thực hiện công tác kế toán tài chính của Công ty. Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ tài chính do Nhà nước quy định. Quản lý nguồn vốn tự có của Công ty. Phòng hành chính: Quản lý phân phối văn phòng phẩm Quản lý và điều hành các phương tiện di chuyển của Công ty Lưu trữ hồ sơ cán bộ công nhân viên, các loại công văn … Phòng khách hàng: Quản lý việc phản hồi của khách hàng về chất lượng phục vụ của các sản phẩm, công trình mà Công ty đang cung cấp. Chăm sóc khách hàng,... Hoàn thành các chứng từ, hồ sơ cần thiết để Ban Giám Đốc đưa ra quyết định đúng đắn cho việc đưa ra các chiến lược kinh doanh. Các bộ phận còn lại: Trực tiếp hỗ trợ việc tạo ra sản phẩm, theo dõi tiến độ, sản phẩm tạo ra theo đúng tiêu chuẩn. Nhiệm vụ và phương hướng: Công ty có nhiệm vụ là phải bảo đảm hoàn thành tốt mọi nghĩa vụ chỉ thị do Nhà nước quy định, hoàn thành mọi nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước, và định ra những chiến lược sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả, nhằm đảm bảo và phát triển tốt vốn kinh doanh của Công ty. 33
- 33. hạch toán theo kế hoạch, đầy đủ trang trải nợ vay, thanh toán đẩy đủ với ngân sách Nhà nước. Thực hiện đúng các chế độ chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, tuân thủ đúng và đầy đủ những hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động của Công ty. Quản lý và sử dụng hợp lý có hiệu quả nguồn vốn nhằm thực hiện các nghĩa vụ sản xuất của Công ty. Tuân thủ chế độ quản lý tài khoản, tài chính, lao động tiền lương, chính sách cán bộ, đào tạo bồi dưỡng văn hóa, ngoại ngữ và nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên, đồng thời nâng cao mức sống công nhân viên trong Công ty. 2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công tác kế toán của Công ty được vận dụng theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp từ việc tập hợp chứng từ gửi, ghi sổ kế toán chi tiết, xử lý số liệu ghi sổ kế toán tổng hợp đến việc lập báo cáo kế toán đều tập trung xử lý ở phòng kế toán. Hình thức này có ưu điểm là thực hiện được việc chuyên môn hóa công tác kế toán, đảm bảo tập trung thống nhất trong chủ đạo công tác kế toán. Ở các bộ phận khác chỉ có nhiệm vụ thống kê số liệu thu nhập và kiểm tra chứng từ bắt đầu rồi báo cáo lên phòng kế toán xử lý. Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 Phương pháp kế toán hàng tồn kho Nguyên tắc đánh giá theo giá trị thực tế Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Trị giá Trị giá Trị giá Trị giá hàng tồn = hàng tồn + hàng tồn hàng tồn kho cuối kho đầu kho nhập kho xuất kỳ kỳ trong kỳ trong kỳ 34
- 34. giá xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế nhập trong kỳ Bình quân gia quyền = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Phương pháp ghi sổ nguyên vật liệu: ghi thực tế hàng tuần theo phiếu nhập, phiếu xuất. Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Cơ cấu của bộ phận kế toán : được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế Toán công nợ, thanh toán Ghi chú: Kế Toán Kế Toán NVL, lao động CCDC tiền lương Mối quan hệ chỉ đạo Mối quan hệ phối hợp Kế toán Thuế Thủ quỹ Nhiệm vụ của các thành viên: Kế toán trưởng: Ngoài nhiệm vụ chịu trách nhiệm chung theo điều lệ do Nhà nước quy định còn trực tiếp đến công việc: Tổng hợp các chi phí và tính giá thành. Làm tổng hợp và quyết toán tài chính. Lập báo cáo tài chính khi có yêu cầu. 35
- 35. công nợ, kế toán thanh toán: Theo dõi trực tiếp công nợ phải thu, phải trả cho khách hàng và tất cả cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Theo dõi, thanh toán các tài khoản: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc,…Trực tiếp theo dõi các TK 111, 112, 131,141. Kế toán nguyên vật liệu, công cụdụng cụ: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán [xuất, nhập] đối với nguyên vật liệu, công cụdụng cụ. Theo dõi giám sát kiểm tra các định mức nguyên vật liệu, cấp phát nguyên vật liệu đúng cho từng sản phẩm, theo dõi hao mòn công cụdụng cụ, tài sản cố định. Theo dõi trực tiếp trên các TK 152, TK 153, TK 211, TK 214. Kế toán lao động tiền lương: Thực hiện kiểm tra theo dõi xây dựng các mức lương ở các khâu, bộ phận sản xuất dựa trên quy trình sản xuất. Tính tiền lương tất cả công nhân viên toàn Công ty. Thực hiện các chế độ ưu đãi [nếu có]. Trực tiếp theo dõi trên TK 334, TK 338. Kế toán thuế: Theo dõi hóa đơn mua vào và bán ra, thuế xuất nhập khẩu. Lập báo cáo thuế hàng tháng. Thủ quỹ: Thực hiện đúng chế độ do Nhà nước ban hành và theo dõi sổ quỹ tiền mặt, séc, phiếu chi, phiếu thu do các thành viên kế toán lập dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Quan hệ đối chiếu với các sổ sách, chứng từ. Kiểm tra số liệu, phát hiện các thiếu sót hoặc dư thừa để báo cáo kế toán trưởng tập hợp và quyết toán kịp thời. 36
- 36. kế toán đang áp dụng tại Công ty Chứng từ ghi sổ được biểu hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Việc mở sổ ghi sổ kế toán đảm bảo phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời, trung thực, liên tục và có hệ thống nhằm củng cố những thông tin chứng từ cho việc lập báo cáo tài chính. Trình tự luân chuyển: Do đặc điểm của Công ty có rất nhiều chứng từ phát sinh hàng ngày. Vì vậy phải căn cứ vào các chứng từ phát sinh đã được kiểm tra và phân 37
- 37. tổng hợp chứng từ, thẻ kho, sổ kho, nhật ký chứng từ cho từng loại tài khoản. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán đơn vị hiện đang áp dụng: Sổ nhật ký chung trên máy vi tính. Quy trình vào sổ kế toán cụ thể tại Công ty: Hàng tháng, bộ phận kế toán lương căn cứ vào thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên để lập bảng chấm công theo dõi những công nhân nghỉ việc vì bệnh. Sau đó dựa vào bảng chấm công lập ra bảng tính lương [thể hiện ở phần phụ lục cuối đề tài]. Kế toán tiền lương lập bảng phân bổ và trích theo lương chuyển toàn bộ chứng từ lương cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp các bút toán gồm lương phải trả, trích theo lương, chi tạm ứng lương, chi trả lương kỳ II tháng trước, khấu trừ các khoản bảo hiểm và người lao động. Sau khi kế toán tổng hợp ghi chép vào nhật ký chung các bút toán trên, từ nhật ký chung kế toán sẽ lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái gồm sổ cái TK 334, sổ cái TK 338 [có sổ chi tiết TK 3382, TK 3383, TK 3384]. Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán excel nên từ nhật ký chung hệ thống sẽ tự động cập nhật ra các sổ cái trên, từ các sổ cái trên sẽ theo dõi tình hình nộp bảo hiểm, tình hình thanh toán lương,… Bên cạnh kế toán tiền lương, các phần việc khác như kế toán nguyên vật liệu, kế toán thành phẩm, bộ phận kế toán chi tiết,…cũng thực hiện một cách nhịp nhàng. Chẳng hạn như kế toán nguyên vật liệu sẽ phải viết phiếu nhập kho khi có chứng từ mua vào, viết phiếu xuất kho khi có yêu cầu của phân xưởng. Từ phiếu nhập kho, xuất kho đưa lên các sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng loại vật liệu cụ thể. Cuối tháng, kế toán kho vật liệu hoặc thành phẩm lập bảng cân đối nhập xuất tồn [bảng tổng hợp chi tiết], chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chung, từ nhật ký chung máy tính sẽ tự động cập nhật ra sổ cái TK 152, TK 155 và kết quả số phát sinh, số dư kế toán chi tiết phải tổng hợp bằng nhau. Rất nhiều phần việc kế toán viên trong doanh nghiệp được kế toán tổng hợp ghi chép hết vào nhật ký chung. Sau đó, kế toán tổng hợp làm ra được bộ sổ cái phản ánh toàn bộ tình hình doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh, từ sổ cái lập ra bảng cân đối 38
- 38. Từ bảng cân đối số phát sinh từng tháng, cuối năm kế toán sẽ tổng hợp bảng cân đối số phát sinh 12 tháng để tiến hành làm báo cáo tài chính. Doanh nghiệp không sử dụng các nhật ký đặc biệt mà sử dụng theo cách ghi chép như sau: Toàn bộ chứng từ phát sinh được ghi lên nhật ký phát sinh kể cả các bút toán kết sổ ra lãi lỗ Từ phần mềm kế toán sẽ cập nhật ra sổ nhật ký chung Từ nhật ký chung ra sổ cái các tài khoản Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và toàn bộ các sổ chi tiết. 2.1.5 Đặc điểm lao động tại Công ty Công ty là một đơn vị có chức năng sản xuất, Công ty phân công lao động theo tính chất công việc mà các nhân viên đảm nhận ở các phòng ban. Lực lượng lao động ở Công ty được quản lý một cách chặt chẽ và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. 2.2 Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH MTV Minh Thư. 2.2.1 Hình thức tiền lương áp dụng tại Công ty 2.2.1.1 Hình thức tiền lương theo thời gian Tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định theo 2 cách: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng Lương thời gian giản đơn được chia thành: Lương tháng: Tiền lương trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bặc và các khoản phụ cấp [nếu có]. Lương tháng thường được áp dụng trả lương nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. Cách tính lương theo thời gian: Lương tháng Lương thực tế = x Số ngày thực tế làm việc phải trả tháng 26 ngày 39
- 39. nhân viên văn phòng: 2.691.000đ 2.691.000 x 26 = 2.691.000đ 26 Lương ngày: Căn cứ vào số ngày làm việc thực tế trong tháng và mức lương ngày Mức lương tháng Mức lương ngày = Số ngày làm việc trong tháng VD: Lương của công nhân Đỗ Thị Thu Mức lương tháng 2.139.000 Mức lương ngày = = = 82,269đ Số ngày làm việc trong tháng 26 Lương giờ: Được tính bằng cách lấy lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. Lương giờ thường làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ. Mức lương ngày Mức lương giờ = Số giờ làm việc trong ngày VD: Mức lương giờ Mức lương ngày 82,269 Mức lương giờ = = = 10,284đ Số giờ làm việc trong ngày 8 Lương thời gian có thưởng: Là hình thức tiền lương thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. Hình thức tiền lương thời gian mặc dù đã tính đến thời gian làm việc thực tế, tuy nhiên nó vẫn còn hạn chế nhất định đó là chưa gắn tiền lương với chất lượng và 40
- 40. động, vì vậy các doanh nghiệp cần kết hợp với các biện pháp khuyến khích vật chất, kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động nhằm tạo cho người lao động tự giác làm việc, làm việc có kỷ luật và năng suất cao. 2.2.1.2 Thủ tục chứng từ thanh toán tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH Tiền lương Thời gian làm việc: Theo dõi bảng chấm công Trả lương: Dùng bảng thanh toán lương Tiền lương sản phẩm = Mức lương bình quân 1 SP x Số lượng SP Số lượng sản phẩm: Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành Trả lương: Dùng bảng thanh toán lương Tiền thưởng: Cách tính tiền thưởng không có quy định bắt buộc tùy theo thỏa thuận của doanh nghiệp. Trợ cấp BHXH doanh Số ngày nghỉ được Mức lương Tỷ lệ nghiệp phải trả cho = hưởng trợ cấp x bình quân x trợ cấp người LĐ BHXH ngày BHXH Số ngày nghỉ được hưởng trợ cấp BHXH: Căn cứ vào phiếu nghỉ hưởng BHXH do cơ quan y tế cung cấp. 2.2.2 Các khoản trích theo lương tại Công ty 2.2.2.1 Bảo hiểm xã hội [BHXH]: Khái niệm: BHXH là khoản trả thay lương cho người lao động có tham gia đóng BHXH khi ngừng việc vì các lý do: ốm đau, thai sản, bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động, mất sức lao động, hưu trí tử tuất. Phương pháp trích lập và nộp BHXH: Theo chế độ hiện hành năm 2013, người sử dụng lao động phải nộp 17% bằng cách phân bổ vào chi phí sản xuất. Người lao động phải nộp 7% bằng cách trừ vào lương. 24% BHXH nộp cho cơ quan BHXH địa phương. Cơ quan BHXH địa phương 41
- 41. chi ra cho người lao động khi họ nghỉ việc vì các lý do thuộc nội dung BHXH và có chứng từ hợp lệ. Số tiền Số ngày Lương cấp Tỷ lệ % BHXH = nghỉ tính x bậc bình x tính phải trả BHXH quân / ngày BHXH Trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động tỷ lệ trích là 75% tiền lương tham gia đóng BHXH 2.2.2.2 Bảo hiểm y tế [BHYT]: Theo chế độ hiện hành năm 2013, người sử dụng lao động phải nộp 3% bằng cách phân bổ vào chi phí sản xuất. Người lao động phải nộp 1.5% bằng cách trừ vào lương. 4.5% BHXH nộp cho cơ quan BHXH địa phương [bộ phận BHYT]. Cơ quan BHYT địa phương chịu trách nhiệm chi trả tiền khám và chữa bệnh cho người lao động [các bệnh trong danh mục BHXH quy định]. 2.2.2.3 Bảo hiểm thất nghiệp [BHTN]: Theo chế độ hiện hành năm 2013, người sử dụng lao động phải nộp 1% bằng cách phân bổ vào chi phí sản xuất. Người lao động phải nộp 1% bằng cách trừ vào lương. 2% BHTN nộp cho cơ quan BHXH địa phương. Cơ quan BHXH địa phương chịu trách nhiệm chi trả cho người lao động khi họ bị thất nghiệp. 2.2.3 Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 2.2.3.1 Tài khoản sử dụng. Tài khoản 334 “ Phải trả cho người lao động” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của doanh nghiệp. 42
- 42. kết cấu của TK 334 TK 334 “Phải trả cho người lao động” Tạm ứng lương kỳ I Tiền lương phải trả cho CBCNV Các khoản khấu trừ vào lương BHXH thực tế phát sinh phải trả cho Thanh toán lương người lao động BHXH, BHYT,BHTN trừ vào lương Các khoản phải trả khác mang tính theo chế độ. chất lương. Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có SDCK : Tiền lương và các khoản khác SDCK: Tiền lương và các khoản khác còn phải nộp lại cho DN. còn phải trả cho người lao động. [1] Khi xác nhận được số tiền lương phải trả, phải thanh toán cho công nhân viên và phân bổ vào chi phí của các đối tượng có liên quan: Nợ TK 2412: Tiền lương của công nhân viên và các hoạt động khác Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627: Chi phí quản lý phân xưởng Nợ TK 641: Chi phí quản lý bán hàng Nợ TK 642: Chí phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Phải trả cho công nhân viên [2] Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên: [3] Khi khấu trừ vào tiền lương công nhân viên các khoản mà công nhân nợ doanh nghiệp hoặc những khoản khác: Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 141: Tạm ứng Có TK 1388: Phải thu khác Có TK 338 [3383BHXH, 3384BHYT, 3389BHTN] Có TK 3338: Các loại thuế khác 43
- 43. lương cho công nhân viên: Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 1111: Tiền mặt [5] Khi thanh toán lương, thưởng và các khoản khác cho công nhân viên bằng hiện vật: Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 512: Doanh nghiệp bán hàng nội bộ [6] Trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Chi phí phải trả [7] Tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân viên: Nợ TK 335: Chí phí phải trả Có TK 334: Phải trả công nhân viên Cuối năm tiến hành điều chỉnh số trích trước theo thực tế phát sinh, nếu có chênh lệch cần phải được điều chỉnh. Nếu số trích nhỏ hơn số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả thì số chênh lệch được tính bổ sung vào chi phí: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Chi phí phải trả Nếu số trích lớn hơn số tiền lương nghỉ phép thực tế phải thanh toán thì số chênh lệch trích thừa chuyển vào khoản thu nhập bất thường: Nợ TK 335: Chi phí phải trả Có TK 721: Thu nhập bất thường 44
- 44. 2.2: Sơ đồ hạch toán TK 334 45
- 45. trả, phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các TK khác [từ 331 đến 336]. TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” BHXH phải trả cho công nhân viên. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ quy định Chi kinh phí công đoàn tại DN. BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù Khoản BHXH và KPCĐ đã nộp lên cơ quan quản lý cấp trên. Chi mua BHYT cho người lao động Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có SDCK: Khoản đã trích chưa sử dụng hết TK 338 có các tài khoản cấp 2 như sau : TK 3381 : Tài sản thừa chờ xử lý TK 3382 : KPCĐ TK 3383 : BHXH TK 3384 : BHYT TK 3388 : Phải trả, phải nộp khác TK 3389 : BHTN [1] Trích BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN theo chế độ phân bổ vào chi phí: Nợ TK 2412: Tiền lương công nhân xây dựng nhà xưởng Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627: Chi phí quản lý phân xưởng Nợ TK 641: Chi phí quản lý bán hàng Nợ TK 642: Chí phí quản lý doanh nghiệp Có TK 338 [3384, 3383, 3382, 3389] 46
- 46. BHTN trừ vào lương theo chế độ: Nợ 334: Phải trả công nhân viên Có TK 338 [3384, 3383, 3389] [3] Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho các cấp có thẩm quyền: Nợ TK 338 [3384, 3383, 3382, 3389] Có TK 1111, 1121 [4] BHXH thực tế phát sinh [ốm đau, thai sản….] phải trả cho người lao động: Nợ TK 3383: Bảo hiểm xã hội Có TK 334: Phải trả công nhân viên [5] Cơ quan BHXH chi trả BHXH thực tế phát sinh thông qua doanh nghiệp: Nợ TK111, 112 Có TK 3383 [6] Xuất quỹ tiền mặt trả lương, BHXH cho người lao động. Nợ TK 334 Có TK 111, 112 TK 334 TK 338 [3384, 3383, 3382, 3389] TK 621, 622, 641, 642, 2412 [4] [1] TK 111, 112 TK 334 [3], [5] [2] Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán TK 338 47
- 47. sử dụng Bảng chấm công: Phản ánh số ngày công thực tế của từng người lao động trong mỗi bộ phận. Bảng thanh toán tiền lương. Bảng phân bổ tiền lương. [Phụ lục 1: Bảng chấm công tháng 04/2013] [Phụ lục 2: Bảng trích theo lương tháng 04/2013] [Phụ lục 3: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 04/2013] 2.2.3.3 Thanh toán lương và thủ tục hưởng bảo hiểm xã hội: Thanh toán lương: Việc tính lương, trợ cấp Bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác cho người lao động được thực hiện ở phòng kế toán của doanh nghiệp. Việc trả lương cho người lao động được chia thành 2 đợt: Đợt 1: Tạm ứng lương vào ngày 25 [ dương lịch] hàng tháng Đợt 2: Thanh toán tiền lương còn lại sau khi trừ đi các khoản giảm trừ vào lương như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân [4.000.000 đồng], các khoản bắt bồi thường, tạm ứng thừa chưa thu hồi và các khoản khác vào ngày 10 [dương lịch] hàng tháng. Thủ tục hưởng bảo hiểm xã hội: Trường hợp ốm đau: Phải có giấy xác nhận ốm đau của bác sĩ hay cơ quan y tế. Trường hợp thai sản: Phải có giấy khai sanh bản sao hoặc giấy chứng sanh. Doanh nghiệp tính các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN lấy lương căn bản 2.139.000 đồng Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong kỳ: Kế toán sử dụng TK 334: [Đơn vị tính: Đồng] [1] Ngày 25 tháng 04 năm 2013, Doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt tạm ứng lương [ đợt 1] cho CNV với số tiền là 222.000.000 Nợ TK 334: 222.000.000 Có TK 111: 222.000.000 48
- 48. vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 622: 259.494.461 Có TK 334: 259.494.461 Phân bổ lương cho bộ phận quản lý sản xuất. Nợ TK 627: 19.741.400 Có TK 334: 19.741.400 Phân bổ lương cho bộ phận bán hàng. Phân bổ lương cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642: 33.538.500 [3] Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH kế toán hạch toán như sau: Trích 23% BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo chế độ cho bộ phận trực tiếp sản xuất. Nợ TK 622: 205.344.000 x 23% = 47.229.120 Có TK 338: 205.344.000 x 23% = 47.229.120 Trong đó: 3383 [17%]: 34.908.480 3384 [3%]: 6.160.320 3382 [2%]: 4.106.880 3389 [1%]: 2.053.440 Trích 23% BHXH, BHYT,KPCĐ, BHTN theo chế cho bộ phận quản lý sản xuất. Nợ TK 627: 3.872.280 Có TK 338: 3.872.280 Trong đó: 3383 [17%]: 2.862.120 3384 [3%]: 505.080 3382 [2%]: 336.720 3389 [1%]: 168.360 49
- 49. BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo chế cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642: 6.514.635 Có TK 338: 6.514.635 Trong đó: 3383 [17%]: 4.815.165 3384 [3%]: 849.735 3382 [2%]: 566.490 3389[1%]: 283.245 Trích 23% BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ theo chế cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 641: 1.499.715 Có TK 338: 1.499.715 Trong đó: 3383 [17%]: 1.108.485 3384 [3%]: 195.615 3382 [2%]: 130.410 3389 [1%]: 65.205 Khấu 9.5% trừ vào lương công nhân viên: Nợ TK 334: 24.417.374 Có TK 338: 24.417.374 Trong đó: 3383 [7%]: 17.991.750 3384 [1.5%]: 3.855.374 3389 [1%]: 2.570.250 Trong tháng 11/2012, doanh nghiệp phải nộp BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động là 83.533.125 Nợ TK 338: 83.533.125 Có TK 112: 83.533.125 50
- 50. Công ty thanh toán tiền lương tháng 10/2012 cho cán bộ công nhân viên Nợ TK 334: 74.040.437 Có TK 111: 74.040.437 Sau khi lập bảng tổng hợp tiền lương, kế toán tiền lương sẽ trình lên kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xem xét, phê duyệt. Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương, kế toán viết phiếu chi. Phiếu chi được lập thành hai liên [1 liên kế toán lưu, 1 liên thủ quỹ giữ để xuất tiền lương]. Sau khi tính toán và phân bổ, kế toán tiến hành tính lương và lập phiếu lương cho từng bộ phận, phân xưởng. Đến kỳ lãnh lương, công nhân nhận lương đến thủ quỹ và ký vào bảng thanh toán lương để nhận tiền. Hàng tháng Công ty có hai kỳ trả lương vào ngày 25 và ngày 10. Kỳ I: Tạm ứng cho CNV đối với những người có tham gia lao động trong tháng. Kỳ II: Sau khi tính lương và các khoản phải trả cho CNV trong tháng của doanh nghiệp. Kế toán sẽ trừ đi số tiền tạm ứng trước đây và thanh toán số tiền còn lại mà CNV được lĩnh trong tháng đó. Căn cứ vào bảng thanh toán tạm tiền lương kỳ I, kế toán tiền lương lập phiếu chi tạm ứng lương kỳ I Ngày 20 hàng tháng, kế toán lương trình Giám đốc duyệt tạm ứng cho công nhân viên. Căn cứ vào chứng từ "Đề nghị cho tạm ứng lương kỳ I" đã được Giám đốc ký, kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt, chuyển cho thủ quỹ xuất tiền. Kế toán lương của các đơn vị phòng ban và đơn vị sản xuất trực thuộc nhận tiền và phát đến từng CBCNV trong đơn vị. [Phụ lục 4: Bảng thanh toán lương tạm ứng kỳ I] Sau khi ký duyệt, Giám đốc Công ty chuyển chứng từ lại cho Phòng Kế toán của Công ty để kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt. [Phụ lục 5: Phiếu chi số 05] 51
- 51. ty thanh toán số tiền lương còn lại cho cán bộ công nhân viên sau khi trừ đi 7% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN. Căn cứ vào bảng lương Giám đốc và kế toán trưởng duyệt, kế toán tiền lương lập phiếu chi thanh toán tiền lương kỳ II tháng 10/2012 cho công ty: [Phụ lục 6: Phiếu chi số 07] Từ bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cùng bảng thanh toán tiền lương, kế toán lập một số chứng từ ghi sổ. Cuối trang sổ kế toán cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Cuối tháng kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên cơ sở để làm cơ sở so sánh với bảng cân đối phát sinh. [Phụ lục 7: Sổ nhật ký chung] [Phụ lục 8: Sổ cái TK 334] [Phụ lục 9: Sổ chi tiết TK 334] [Phụ lục 10: Sổ cái TK 338] [Phụ lục 11: Sổ chi tiết TK 338] 52
- 52. VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét 3.1.1 Nhận xét chung về công tác kế toán tại Công ty Công ty đã theo dõi và nắm bắt kip thời những thay đổi cuộc sống của Nhà nước về quản lý tài chính, đáp ứng các đợt kiểm tra, thanh tra của bộ Tài Chính, cục thuế, thực hiện trích nộp cho ngân sách Nhà nước kịp thời đúng quy định. Bộ máy kế toán của Công ty đã trở thành công cụ đắc lực cho Công ty, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả. Tuy bộ máy kế toán khá đơn giản nhưng vẫn đảm bảo các quy trình kế toán, lập báo cáo quyết toán và các biểu mẫu đầy đủ theo chế độ và thời gian quy định đảm bảo công tác hạch toán, kế toán thống nhất trong nội bộ Công ty. Các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững và không ngừng được trang bị thêm các kiến thức mới. Việc phân công giữa các bộ phận kế toán cũng phù hợp với trình độ, đảm bảo mối duy trì liên quan chặt chẽ, phối hợp công việc để đạt hiệu quả cao nhất. Với công tác cải cách hành chính, Công ty đã tổ chức sắp xếp lại các phòng ban chức năng cho phù hợp với quy mô hoạt động đồng thời Công ty cũng không ngừng thay đổi về cơ cấu và phương pháp hạch toán sao cho vừa phù hợp với Công ty vừa tuân thủ được những quy định của Nhà nước ban hành. Hệ thống sổ sách của Công ty tương đối hoàn chỉnh, kế toán đã sử dụng hình thức trả lương rất phù hợp đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty đặc biệt ở phòng kế toán được bố trí rất khoa học, hợp lý và được phân công theo từng phần hành cụ thể rõ ràng nên công việc không bị chồng chéo cùng với đội ngũ cán bộ đều có trình độ nên đã đóng góp một phần không nhỏ vào quá trình phát triển kinh doanh của Công ty. 53
- 53. chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Nhận xét chung Việc tổ chức công tác thanh toán Kế toán tại Công ty TNHH MTV Minh Thư là tương đối tốt. Bộ máy kế toán được tổ chức chuyên sâu và phân công hạch định nhiệm vụ rõ ràng, mỗi kế toán có trách nhiệm làm một phần hành cụ thể từ dưới phân xưởng, lập báo cáo tình hình xong gửi lên phòng kế toán tài chính. Việc này đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán phát huy tính sáng tạo chủ động, thành thạo trong công việc. Các phần hành được kế toán phối hợp rất khéo léo tạo động lực thúc đẩy quá trình triển khai, khai thác nghiệp vụ đạt hiệu quả và chính xác đúng chế độ. Công ty đã chấp hành đúng các chế độ kế toán về tiền lương, tiền thưởng, chế độ phụ cấp và trợ cấp, tính đúng, tính đủ tiền lương cho người lao động, chấp hành đúng các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên một cách nhanh chóng, kịp thời. Kế toán tiền lương luôn nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý chi phí nhân công, hạ giá thành sản phẩm. Bộ máy quản lý của Công ty rất quan tâm đến tình tình lao động cũng như cuộc sống của công nhân viên. Chính điều này đã làm cho công nhân viên trong Công ty cảm thấy yên tâm về công việc cũng như Công ty mình đã chọn để cống hiến sức lao động của mình sao cho đúng đắn. Ưu điểm Công ty hiện đang áp dụng hình thức hạch toán nhật ký chung, một loại hình hạch toán không những phù hợp với quy mô của Công ty mà còn rất thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán. Cùng với sự phát triển của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán cũng không ngừng hoàn thiện, tham mưu giúp ban Giám đốc điều hành các phần việc mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác những thông tin về tài chính của Công ty giúp cho lãnh đạo Công ty ra các quyết định đúng đắn về quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận Kế toán của Công ty đã hoàn thành việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty rất cụ thể chính xác đáp ứng nhu cầu của cán bộ 54
- 54. Việc trả tiền lương thực hiện đúng theo các quy định hiện hành của Nhà nước về các chế độ BHXH, BHYT…Đảm bảo quyền lợi trực tiếp cho người lao động trong Công ty cũng sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán đã quy định trong chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương và về thanh toán các chế độ BHXH. Trong công tác quản lý chung, Công ty đã có sự kết hợp hài hòa giữa các phòng ban chức năng. Cùng với đội ngũ nhân viên có năng lực trình độ nhiệt tình trong công việc và có chế độ thưởng phạt hợp lý nên Công ty đã tạo ra được sự hăng hái làm việc phát huy được năng lực sáng tạo của mỗi nhân viên. Quy trình kế toán tiền lương chặt chẽ, hầu như không có sai sót nhằm lẫn nên tạo được niềm tin cho người lao động. Những cán bộ làm công tác kế toán lao động tiền lương và các nhà quản lý doanh nghiệp không ngừng cập nhật các chế độ mới về kế toán tiền lương và áp dụng vào Công ty mình một cách hợp lý. Nhược điểm Bên cạnh những thuận lợi Công ty cũng không tránh khỏi những khó khăn khi thị trường chúng ta ngày càng cạnh tranh gay gắt. Không gắn kết tiền lương với chất lượng và hiệu quả lao động nên không khuyến khích người lao động. Hiện nay Công ty không công đoàn để bảo vệ người lao động. Về hệ thống sổ kế toán, chứng từ kế toán thì do áp dụng theo hình thức nhật ký chung nên trong việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh còn có sự trùng lập, dễ nhằm lẫn và tốn nhiều công sức gây lãng phí không cần thiết. Việc tập hợp các chứng từ và luân chuyển chứng từ, sổ sách nhìn chung là nhanh chóng đầy đủ, kịp thời, giúp cho công việc tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương được đầy đủ, chính xác. Tuy nhiên công tác hạch toán tiền lương ở Công ty vẫn còn một số hạn chế, chưa hợp lý mà nếu khắc phục được sẽ giúp Công ty đạt hiệu quả công tác cao hơn nữa. 55
- 55. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Lực lượng lao động là điều kiện không thể thiếu trong bất kỳ một đơn vị, tổ chức kinh tế xã hội nào, số lượng nhiều hay ít tùy vào quy mô của đơn vị. Song song với việc sử dụng lao động là việc thực hiện tái sản xuất lao động đảm bảo duy trì lao động để thực hiện chức năng của đơn vị đó là tiền lương. Tiền lương kích thích đảm bảo cho người lao động làm việc có hiệu quả, có năng suất cao. Để bù đắp lao động, tái sản xuất lao động đơn vị sử dụng lao động phải trả thù lao cho người lao động đó chính là tiền lương. Vì vậy công tác tiền lương của công nhân viên trong đơn vị hành chính sự nghiệp gắn liền với thời gian, chất lượng và kết quả công việc mà công nhân viên được giao. Chi về quỹ tiền lương cho cán bộ, trong toàn bộ các khoản chi tiêu, là khoản chi chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số chi thường xuyên của đơn vị. Do tính chất đặc thù đó nên tiền lương là khoản chi chủ yếu bằng tiền mặt và liên quan đến nhiều chính sách chế độ. Tiền lương phải được thanh toán kịp thời đầy đủ, chính xác theo xu hướng đáp ứng ngày càng tốt hơn đời sống cán bộ công nhân viên, là động lực lớn thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong quá trình công tác. Huy động, sử dụng hợp lý phát huy được trình độ chuyên môn, sáng tạo của người lao động và là một trong những vấn đề cơ bản thường xuyên được quan tâm thích đáng không những trong phạm vi mà toàn cả xã hội. Một chính sách tiền lương hợp lý sẽ là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của doanh nghiệp. Còn đối với người lao động, tiền lương nhận được thỏa đáng sẽ là động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo và kích thích người lao động làm việc có hiệu quả tốt, sự nhiệt tình trong công việc góp phần không nhỏ làm tăng năng suất lao động, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng đạt kết quả cao. Kế toán tiền lương phải phản ánh kịp thời, chính xác và đúng thời gian, không chậm trễ, lương phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và rõ ràng. Trả lương không tương xứng với sức lao động mà 56