Hướng dẫn xây dựng quy trình
Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng quy trình làm việc. Bạn hãy cùng 1Office tìm hiểu 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả bứt phá 65% tăng trưởng cho doanh nghiệp trong bài viết sau nhé! Show
Mục lục I. Quy trình làm việc là gì?Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới của doanh nghiệp. Xây dựng quy trình làm việc là điều quan trọng trong doanh nghiệp Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Một quy trình làm việc chuẩn và chuyên nghiệp nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một số lợi ích đó là:
Đọc thêm: Quản lý công việc và tiến độ dự án chỉ bằng 1 Click trên phần mềm II. 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc bạn cần biết1. Xác định nhu cầu của quy trình làm việcBước đầu tiên bạn cần xác định nhu cầu của quy trình làm việc:
Xác định nhu cầu của quy trình làm việc 2. Xác định mục đích quy trình làm việcViệc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất công việc, thời gian thực hiện,…
Đọc thêm: 1Office – Giải pháp quản lý công việc hiệu quả lâu bền 3. Xác định phạm vi quy trình làm việcTiếp theo, bạn cần phải xác định phạm vi quy trình làm việc:
Xác định phạm vi quy trình làm việc 4. Xác định số bước công việc trong quy trình làm việcĐể xây dựng tốt quy trình làm việc, bạn cần xác định số bước công việc cần làm:
Đọc thêm: Công cụ quản lý công việc miễn phí – Nên sử dụng hay không? Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:
Xác định số bước công việc trong quy trình làm việc Nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc:
Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc tổng thể giúp doanh nghiệp “bứt phá” Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):
Hãy sử dụng phương pháp 5M (xác định các nguồn lực) 5. Xác định các điểm kiểm soát quy trình làm việcViệc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:
Đọc thêm: Bí quyết quản lý công việc hiệu quả hơn 6. Xác định người thực hiện công việcMỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện:
7. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơMột quy trình sẽ không thể hoàn thiện được nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt để người đọc hiểu được. Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào. 8. Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việcTrong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành. Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc
Đối với việc xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:
Đọc thêm: 6 ưu điểm của công cụ quản lý quy trình công việc 9. Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệmTiếp theo, bạn cần xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm:
Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ… Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm 10. Mô tả/diễn giải các bước công việcBước tiếp theo là mô tả/diễn giải các bước công việc:
Đọc thêm: 10 nguyên nhân gây mất tập trung trong công việc 11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theoCuối cùng, bạn cần phải hoàn thành định nghĩa, tài liệu tham khảo và biểu mẫu đính kèm:
III. Bí quyết quản lý quy trình làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp ViệtXây dựng quy trình làm việc là một việc làm quan trọng của doanh nghiệp nếu muốn vận hành trơn tru, hiệu quả. Để xây dựng quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn, doanh nghiệp cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của những phần mềm tạo lập quy trình làm việc. Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, quản lý công việc, dự án, chiến dịch, từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác. 1Office – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp Đây chính là công cụ đắc lực giúp các nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp một cách dễ dàng. Với bộ công cụ Workplace, các bộ phận có thể dễ dàng tìm kiếm và sàng lọc thông tin. Người quản lý có thể tiếp cận theo dõi tiến độ của công việc, dự án mà không cần phải trực tiếp có mặt. 1Office hỗ trợ người dùng lập kế hoạch công việc cụ thể và thực tế, để vận hành nhanh chóng, đem lại hiệu quả cao. Vì đã số hóa quy trình công việc trên phần mềm nên hệ thống liên kết chặt chẽ với hệ thống dữ liệu nhân sự cho phép người dùng giao việc theo vị trí, phòng ban một cách thuận tiện, rút ngắn thời gian và tiết kiệm công sức. Khi giao việc xong, công việc sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân. Nhân viên cũng nhận được thông báo ngay khi có việc, chấm dứt tình trạng quên hay bỏ sót công việc. Từng cá nhân có thể chủ động với công việc của mình. Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết toàn bộ quy trình và người thực hiện từng bước, kịp thời phát hiện và xử lý khi có sự cố xảy ra. Người trước sau khi thực hiện bước của mình sẽ nhấn nút chuyển trạng thái Hoàn thành. Thông báo sau đó sẽ được gửi đến người thực hiện bước tiếp theo. Dựa trên cài đặt thời hạn thực hiện quy trình ban đầu, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tới các thành viên trong quy trình để nhắc nhở công việc. Ngoài ra, dựa vào quy trình đã số hóa mà người mới đến nhận việc sẽ dễ dàng nắm bắt công việc của mình, giúp tiết kiệm thời gian đào tạo. Đây chính là công cụ đắc lực giúp các nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp một cách dễ dàng Giải pháp của 1Office có thể sử dụng trên đa nền tảng khác nhau từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng. Bởi vậy, dù ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần kết nối Internet là nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ công việc của các Phòng ban/Vị trí. Việc quản lý trở nên thuận tiện vì phân hệ quản lý công việc của 1Office nằm trong và liên kết trực tiếp với các phân hệ khác: Liên kết thu chi để tính toán lỗ/lãi trên từng dự án, liên kết KPI để thực hiện tính lương, thưởng. Ngoài ra, thay vì trao đổi trong nhóm khiến tin nhắn bị trôi mất, người dùng có thể thảo luận trực tiếp ngay dưới kế hoạch và quy trình mỗi công việc. Hơn nữa, người dùng có thể đính kèm tệp tài liệu hay bổ sung hình ảnh để làm tư liệu làm việc, giúp công việc trôi chảy hơn. Hệ thống còn cho phép tạo các sự kiện và mời những người khác tham gia. Sự kiện sẽ được tự động thêm vào lịch công việc của người tham gia. Với 1Office, nhà quản lý có thể đo lường hiệu quả của từng quy trình một cách nhanh chóng và chuẩn xác dựa trên những dữ liệu đã được số hóa. Báo cáo trực quan dưới dạng màn hình như Dashboard, báo cáo động. Từ báo cáo, quản lý có thể đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác. Báo cáo trực quan dưới dạng màn hình như Dashboard Nhờ vậy, nhà quản lý có một cái nhìn tổng thể, khách quan để kịp thời cải tiến quy trình và đào tạo năng lực chuyên môn của nhân viên, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian làm việc và quản lý, 1Office còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động lên rất nhiều. Bên cạnh đó, chi phí hợp lý và linh hoạt cũng là một trong những yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn 1Office. Ngoài ra, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp. 1Office hy vọng bài viết này đã giúp các bạn hiểu hơn về các bước xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp và có thêm thông tin, kiến thức cho mình để ứng dụng vào các công việc trong tương lai. Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác xây dựng và quản lý công việc, hãy đăng ký dùng thử để nhận tư vấn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng! |