Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp mới nhất năm 2024

Uploaded by

Phương Nhung

0% found this document useful [0 votes]

1K views

79 pages

Copyright

© © All Rights Reserved

Available Formats

PDF, TXT or read online from Scribd

Share this document

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

0% found this document useful [0 votes]

1K views79 pages

Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp 1

Uploaded by

Phương Nhung

Jump to Page

You are on page 1of 79

Search inside document

Reward Your Curiosity

Everything you want to read.

Anytime. Anywhere. Any device.

No Commitment. Cancel anytime.

5.577 lượt xem 2.674 download

Nội dung Text: Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

1. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp TRƢỜNG ……………. Khoa………….. -- Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Trang 1
2. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp MỤC LỤC Chƣơng I: TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN ....................................................... 3 VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP ................................................................................... 3 1.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu: .............................................................................. 6 1.2.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để xác định danh mục tài khoản sử dụng ở đơn vị. ............................................................................................................. 7 1.2.2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. ......................................... 7 1.2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. .......................................... 7 Sơ đồ 1.2 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN ........................................................... 10 Ghi hàng ngày .................................................................................................................. 10 1.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái. ............................................................... 11 THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI ..................................... 12 Ghi chú: ................................................................................................... Ghi hàng ngày ............................................................................................................................................ 12 Ghi cuối tháng .................................................................................................................. 12 Đối chiếu số liệu cuối tháng .......................................................................................... 12 1.3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ............................................................... 13 Sơ đồ 1.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN ............................................................. 14 Ghi chú: ................................................................................................. : Ghi hàng ngày ............................................................................................................................................ 14 : Ghi cuối tháng ............................................................................................................... 14 : Đối chiếu số liệu cuối tháng ....................................................................................... 14 In sổ, báo cáo cuối tháng ............................................................................................... 15 Đối chiếu, kiểm tra .......................................................................................................... 15 1.4.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản ........................................................ 17 Chƣơng 2: KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU ........................................................... 19 CÔNG CỤ – DỤNG CỤ ............................................................................................... 19 Chƣơng 3. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ............................................................. 30 Chƣơng 4: KẾ TOÁN THANH TOÁN ...................................................................... 60 Chƣơng 5. KẾ TOÁN CÁC NGUỒN KINH PHÍ ................................................. 106 Chƣơng 6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU TRONG ĐƠN VỊ HCSN .............. 132 Chƣơng 7. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI ............................................................. 145 TRONG ĐƠN VỊ HCSN ............................................................................................. 145 Chƣơng 8: CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TÀI CHÍNH ........................................................ 168 III. TÌNH HÌNH TĂNG GIẢM CÁC QUỸ ............................................................. 188 BÀI TẬP THỰC HÀNH ............................................................................................. 200 Trang 2
3. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Chương I: TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Mục tiêu chung: Giúp cho người học khái quát hoá, hệ thống hoá, những nội dung cơ bản của chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, trước hết là nội dung của chế độ kế toán hiện hành. Tạo điều kiện giúp người học tìm hiểu, xác định hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo biểu kế toán theo chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.1. Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp. .1. Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp. Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nƣớc hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác nhƣ hội phí, học phí, viện phí, kinh phí đƣợc tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ,... Đó là các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do trung ƣơng và địa phƣơng quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lƣơng vũ trang. Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại nhƣ sau: * Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm: - Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nƣớc [các đơn vị quản lý hành chính nhà nƣớc]. - Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,… - Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,… * Theo phân cấp quả lý tài chính, đơn vị hành chính sự nghiệp đƣợc tổ chức theo hệ thống dọc tƣơng ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó. Cụ thể đơn vị HCSN chia thành ba cấp: - Đơn vị sự toán cấp I: là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp trực thuộc TW và địa phƣơng nhƣ các Bộ, tổng cục, Sở, ban,…Đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát. Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm: Trang 3
4. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp + Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dƣới. + Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dƣới. + Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành. + Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dƣới. - Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I. Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc. Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp. - Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II. Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán. Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ. Cần chú ý rằng, đơn vị dự toán [HCSN] có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp. Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III. Ở các đơn vị đƣợc tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dƣới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III. Nhƣ vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu đƣợc thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nƣớc cấp phát. Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nƣớc. 1.1.2. Hoạt động tài chính của đơn vị HCSN. Không nhƣ các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn vị HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nƣớc. Ngoài ra, tùy theo từng loại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt đồng khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị. Có thể thấy hoạt động tài chính của đơn vị HCSN gồm hai mặt sau: Trang 4
5. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. - Tự huy động vốn và tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động sẵn có của đơn vị để tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ. 1.1.3. Đặc điểm của kế toán HCSN: Do tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng, phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho hoạt động của các đơn vị này đƣợc trang trải thông qua nguồn kinh phí cấp phát của Nhà nƣớc. Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị HCSN và yêu cầu tăng cƣờng quản lý kinh tế tài chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế độ kế toán đơn vị HCSN có những đặc điểm riêng. - Các khoản chi tiêu cho đơn vị HCSN chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt. Kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiêu tiền mặt nói riêng. - Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiến hành phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị. - Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cƣờng hiệu quả sử dụng vốn ngân sách cấp và nguồn kinh phí khác, tăng cƣờng khai thác nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị. 1.1.4. Nhiệm của kế toán hành chính sự nghiệp: Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nƣớc ở đơn vị. Kế toán hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ: - Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợpthông tin về nguồn kinh phí đƣợc cấp, đƣợc tài trợ, đƣợc hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật tƣ, tài sản công ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách,... Trang 5
6. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên theo qui định. 1.2. Tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lƣợng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị. Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN cần đáp ứng nhu cầu sau: - Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành - Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị - Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có. - Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm đƣợc chi phí hạch toán. Công việc tổ chức kế toán ở đơn vị HCSN thuộc trách nhiệm của phụ trách kế toán đơn vị [trƣởng phòng tài chính kế toán hoặc kế toán trƣởng]. 1.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu: Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của công tác kế toán, nó có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính đứng đắn của số liệu kế toán, song phần lớn công việc hạch toán ban đầu lại do các nhân viên nghiệp vụ trực tiếp thực hiện bằng hạch toán nghiệp vụ [chấm công lao động, phiếu xuất nhập kho,..]. Vì vậy, phòng kế toán cần coi trọng việc hƣớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị. Nội dung của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm các công việc chủ yếu sau: - Quy định mẫu chứng từ ban đầu để ghi chép hạch toán ban đầu đối với từng loại nghiệp vụ phù hợp với mẫu chứng từ qui định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thống kê. - Xác định trách nhiệm của những ngƣời thực hiện việc ghi chép, hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh. - Hƣớng dẫn cách ghi chép hạch toán ban đầu vào chứng từ nhằm phản ánh đầy đủ, kịp thời nghiệp vụ kinh tế-tài chính phát sinh. - Phân công nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hƣớng dẫn, thu nhập và kiển tra các chứng từ hạch toán ban đầu, đông thời chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Trang 6
7. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 1.2.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để xác định danh mục tài khoản sử dụng ở đơn vị. Các đơn vị HCSN phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán đơn vị HCSN ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trƣởng Bộ Tài chính và tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định tài sản cần sử dụng, bảo đảm phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và quản lý chặt chẽ tài sản. vật tƣ, tiền vốn của đơn vị. Lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị. Trƣởng phòng kế toán phải căn cứ vào qui mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của đơn vị. Tùy đặc điểm hoạt động của mỗi đơn vị để có thể chọn một trong ba hình thức tổ chức công tác kế toán sau: - Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. - Hình thức tổ chức công tác kế toán phân toán. - Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. 1.2.2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị. Ở các bộ phận kinh doanh, dịch vụ,…không có tổ chức kế toán riêng, chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hƣớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, chuyển chứng từ hạch toán ban đầu về phòng kế toán theo định kỳ để phòng kế toán kiểm tra, ghi chép sổ kế toán. + Ưu điểm: tập trung đƣợc thông tin phục vụ cho lãnh đạo nghiệp vụ, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị. + Nhược điểm: hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị; không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc. 1.2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trang 7
8. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Theo hình thức này, ở đơn vị có phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc, các bộ phận đều có tổ chức kế toán riêng [viện nghiên cứu có trạm, trại thí nghiệm, cơ quan hành chính có tổ chức bộ phận kinh doanh dịch vụ…]. Tổ chức kế toán ở các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc là đơn vị kế toán phụ thuộc chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở bộ phận mình, kể cả phần kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, định kỳ phải lập các báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các phần hành công việc kế toán phát sinh tại đơn vị, hƣớng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở bộ phận phụ thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của bộ phận phụ thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu của đơn vị, bộ phận phụ thuộc cùng với báo cáo của đơn vị chính để lập báo cáo kế toán toàn đơn vị. Ưu điểm: tăng cƣờng vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ,.. ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị, Nhược điểm: không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ, biên chế bộ máy kế toán chung toàn đơn vị nhiều hơn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. 1.2.2.3. Hình thức tổ công tác kế toán vừa tập chung vừa phân tán. Có thể minh họa một mô hình tổ chức công tác kế toán ở đơn vị HCSN theo sơ đồ. Trang 8
9. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức công tác kế toán Kế toán trƣởng [hoặc phụ trách tài chính kế toán] Kế toán: Kế toán: Kế toán: Kế Phụ trách - Thanh toán - Vốn bằng tiền - Chi HĐ. toán kế toán đơn - Vật tƣ - Nguồn KP - Chi D.A. tổng vị cấp dƣới. - Tài sản - Các khoản thu - Chi hợp SXKD. Phân chia các công việc theo nội dung công tác kế Thực chất, hình thức này là kết hợp hai hình thức nói trên nhằm phù hợp với đặc điểm, tính chất của từng đơn vị. 1.3. Hình thức tổ chức sổ kế toán. Tùy đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị mà chọn một trong ba hình thức kế toán sau: - Hình thức nhật ký chung - Hình thức nhật ký sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Việc lựa chọn hình thức kế toán hợp lý phải căn cứ vào khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có và đặc điểm, qui mô của đơn vị. 1.3.1. Hình thức kế toán nhật ký chung. Đặc trƣng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Trang 9
10. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sơ đồ 1.2 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng - Sổ Nhật ký chung. - Sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đƣợc dùng làm căn cứ để ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải đƣợc ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng, cuối quí, cuối năm công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết [đƣợc lập từ các sổ kế toán chi tiết] dùng để lập các Báo cáo tài chính. Trang 10
11. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ, 1.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái. Đặc trƣng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế [theo tài khoản kế toán] trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - sổ cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Nhật ký - sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái. - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - sổ cái. Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ đƣợc ghi một dòng đồng thời ở cả hai phần Nhật ký và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ đƣợc lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày [nhƣ phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu,…]. - Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi đƣợc dùng để ghi Nhật ký - sổ cái phải đƣợc ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký- sổ cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trƣớc và số phát sinh tháng này để tính ra số phát sinh lũy kế từ đầ quí đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dƣ đầu tháng [đầu quí] và số phát sinh trong tháng, tính ra số dƣ cuối tháng [cuối quí] của từng tài khoản. - Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký - sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau: Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có ở phần Nhật ký = của tất cả các tài khoản = của tất cả các tài khoản Trang 11
12. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Tổng số dƣ Nợ các tài khoản = Tổng số dƣ Có các tài khoản. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dƣ cuối tháng của từng đối tƣợng; căn cứ số liệu của từng đối tƣợng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản đƣợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dƣ của tài khoản đó trên Nhật ký - sổ cái. - Số liệu trên Nhật ký- sổ cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng đƣợc sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Sơ đồ phản ánh trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- sổ cái: Sơ đồ 1.3. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ BẢNG TỔNG SỔ, THẺ HỢP CHỨNG KẾ TOÁN QUỸ TỪ GỐC CHI TIẾT BẢNG NHẬT KÝ - SỔ CÁI TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Trang 12
13. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 1.3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợpđƣợc căn cứ trực tiếp vào “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ đƣợc tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ: - Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên Sổ cái. Các loại sổ kế toán chủ yếu của hình thức Chứng từ ghi sổ: - Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sổ cái, - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Trang 13
14. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sơ đồ 1.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ BẢNG TỔNG SỔ, THẺ HỢP CHỨNG KẾ TOÁN TỪ KẾ TOÁN CHI TIẾT CÙNG LOẠI SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG BẢNG CÂN ĐỐI TỔNG SỔ CÁI HỢP SỔ PHÁT SINH CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu số liệu cuối tháng - Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ hoặc để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ vào số liệu của chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ đã đƣợc lập chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ [lấy số và ngày] mới đƣợc dử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trang 14
15. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sau khi phản ánh tất cả các Chứng từ ghi sổ đã đƣợc lập trong tháng vào Sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dƣ cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra, số liệu trên Sổ cái đƣợc sử dụng để lập “Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác. - Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng, tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu đƣợc dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. 1.3.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính Sơ đồ 1.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN PHẦN MỀM - Sổ tổng hợp KẾ TOÁN - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ BÁO CÁO TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH TÀI CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.5. Tổ chức lập và nộp đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế toán định kỳ. Kế toán trƣởng đơn vị phải phân công cụ thể cho cán bộ kế toán thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể, qui định rõ thời hạn hoàn thành công việc, kiểm tra đối chiếu số liệu và lập các báo cáo tài chính bắt buộc theo mẫu qui định, cũng nhƣ các báo cáo khác phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan chủ quản và của đơn vị. Kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, vì vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các báo cáo trƣớc khi ký, đóng dấu gửi đi. Trang 15
16. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 1.4. Hệ thống tài khoản kế toán HCSN. 1.4.1. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là phƣơng pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài khoản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nƣớc cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài khoản kế toán đƣợc mở cho từng đối tƣơng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính qui định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nƣớc. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính qui định thống nhất về loại tài khoản, số lƣợng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp đƣợc xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nƣớc, nhằm: + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nƣớc, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp. + Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình. Mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động. + Đáp ứng yêu cầu sử lý thông tin bằng các phƣơng tiện tính toán thủ công [hoặc bằng máy vi tính,..] và thỏa mãn đấy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nƣớc. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tƣợng kế toán gồm tài sản, nguồn hình Trang 16
17. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngƣợc lại. Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhƣng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị [nhƣ tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…], những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhƣng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, nhƣ: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động đƣợc giao…. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác. 1.4.2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đồi tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. - Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; - Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân [3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2]; - Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân[3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3]; - Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản đƣợc đánh số từ 001 đến 009. 1.4.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị đƣợc bổ xung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 [trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán] để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trƣờng hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 [các tài khoản 3 chữ số] ngoài các tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ xung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 Trang 17
18. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trƣớc khi thực hiện 1.5. Chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị HCSN: Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN gồm: - Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm 4 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lƣơng + Chỉ tiêu vật tƣ. + Chỉ tiêu tiền tệ. + Chỉ tiêu TSCĐ. - Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác [Các mẫu và hƣớng dẫn phƣơng pháp lập từng chứng từ đƣợc áp dụng theo quy định các văn bản pháp luật khác]. Trang 18
19. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Chương 2: KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ – DỤNG CỤ Mục tiêu chung: - Giúp người học nhận thức đối tượng kế toán là các loại vốn bằng tiền, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm , hàng hóa, đầu tư tài chính ngắn hạn. Trang bị cho người học phương pháp hạch toán thu, chi tiền mặt, tăng, giảm tiền gửi và tiền đang chuyển; hạch toán tồn kho, xuất kho, nhập kho các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa và chứng khoán ngắn hạn..., trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 2.1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. 2.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ: Nguyên vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp [HCSN] là điều kiện vật chất cần theo phục vụ cho các hoạt động của đơn vị theo chức năng nhiệm vụ đƣợc giao. Nguyên vật liệu bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Dụng cụ bao gồm các loại dụng cụ, công cụ không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định. 2.1.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. - Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn về số lƣợng và giá trị của từng loại, từng thứ vật liệu, dụng cụ. - Giám sát kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, định mức dự trữ, tình hình hao hụt, dƣ thừa, mất mát vật liệu, dụng cụ góp phần tăng cƣờng công tác quản lý việc sử dụng vật liệu, dụng cụ một cách hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tƣợng tham ô lãng phí. - Chấp hành đầy đủ các thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu, dụng cụ. - Cung cấp số liệu, tài liệu về vật liệu, dụng cụ cho các bộ phận có liên quan. - Tham gia đánh giá, kiểm kê vật liệu, dụng cụ theo đúng quy định của chế độ Nhà nƣớc. Trang 19
20. Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. 2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ: Nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ trong đơn vị HCSN gồm nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán, vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thƣờng đƣợc phân loại nhƣ sau: - Nguyên liệu, vật liệu: gồm các loại nguyên liệu vật liệu dùng cho công tác chuyên môn, dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế: + NVL dùng cho công tác chuyên môn ở các đơn vị HCSN tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ hoạt động bao gồm: các loại thuốc dùng để khám, chữa bệnh, giấy, bút, mực dùng cho văn phòng, in ấn …… + NVL dùng cho hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ: các loại NVL khi tham gia vào sản xuất sẽ cấu tạo thành thực thể của sản phẩm hoặc giá trị dịch vụ. + Nhiên liệu là loại vật liệu nhƣ: than, củi, xăng, dầu… có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình hoạt động của đơn vị. + Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu dùng để thay thế, sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải… - Dụng cụ: là những tƣ liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ, dụng cụ thƣờng gồm: ấm, chén, phích nƣớc, sọt rát, máy tính… 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. * Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ nhập kho: - Giá thực tế NVL, CC – DC mua ngoài nhập kho + Trƣờng hợp NVL, DC dùng cho hoạt động thƣờng xuyên, dự án, đề tài: giá thực tế NVL, DC ghi sổ nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn theo tổng số tiền thanh toán. Các chi phí liên quan đến quá trình thu mua NVL, CC – DC nhƣ chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua thực tế phát sinh… không tính vào giá thực tế NVL, CC – DC nhập kho mà đƣợc ghi trực tiếp vào tài khoản chi phí có liên quan [ chi phí hoạt động thƣờng xuyên, dự án…] + Trƣờng hợp NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Trang 20