Nếu bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, hàng hóa xuất hoặc nhập khẩu không chất đầy một container thì phương thức vận chuyển hàng lẻ LCL sẽ là giải pháp để tối ưu chi phí vận chuyển cho bạn. Hiểu được điều đó, Toho Taha sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu hàng lẻ LCL trong bài viết này nhé!
1. Xuất nhập khẩu hàng lẻ LCL là gì?
Trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá, LCL viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Less than Container Load”, dịch nghĩa là hàng xếp không đủ một container. Cụm từ này mô tả cách thức vận chuyển hàng hóa khi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô của chủ hàng khác.
Khi đó, công ty dịch vụ sẽ kết hợp nhiều lô hàng lẻ [LCL shipments], sắp xếp, phân loại và đóng chung vào container, sau đó thu xếp vận chuyển từ cảng xếp tới cảng đích. Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng, hay consolidation.
2. Lợi ích của việc xuất nhập khẩu hàng lẻ LCL
a. Tiết kiệm chi phí vận chuyển:
Đối với chủ hàng [shipper] là cá nhân hay doanh nghiệp có lượng hàng hóa nhỏ, không đủ đóng cont thì lựa LCL tiết kiệm chi phí vận chuyển hơn.
Đối với công ty giao nhận vận tải [Freight Forwarder] nếu khách hàng đặt chỗ [booking] với khối lượng hàng nhỏ, không đủ hàng hóa tối thiểu để đóng trong 1 container, thì có thể đặt lại chỗ của các co-loader, qua một công ty giao nhận khác được gọi là Master consol hay master consolidator, để tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Với dịch vụ hàng lẻ LCL các chủ hàng chỉ trả tiền cước vận chuyển cho trung gian mà họ sử dụng của 1 phần container mà thôi, đây được xem là lợi ích nổi bật nhất của mô hình dịch vụ này.
b. Tiết kiệm thời gian:
Nhờ có dịch vụ vận chuyển hàng lẻ LCL, chủ hàng không cần phải chờ đợi cho đến khi có đủ lượng hàng đóng đầy container mới tiến hành vận chuyển. CHủ hàng có thể sử dụng dịch vụ gom hàng hàng lẻ LCL để kết hợp với các chủ hàng khác để cùng đóng đầy 1 container. Hàng hóa nhanh chóng, như vậy hàng hóa sẽ được vận chuyển nhanh hơn.
c. Tiết kiệm chi phí lưu kho bãi:
Việc để hàng hóa trong kho và chờ đợi đến khi gom hàng đủ một container sẽ làm phát sinh chi phí lưu kho. Sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng lẻ LCL để vận chuyển hàng hóa ngay sẽ giúp chủ hàng tiết kiệm chi phí lưu kho.
3. Quy trình nhập khẩu hàng lẻ bằng đường biển [LCL]
Sau khi nhận được thông tin hàng hóa, thỏa thuận về giá cả và làm hợp đồng hoàn thiện, nhân viên mua hàng hoặc nhân viên chứng từ sẽ bắt đầu chuẩn bị những thông tin cần thiết gồm: Hợp đồng ngoại thương, giấy chứng nhận xuất xứ,…
Thông thường, khi nhập hàng lẻ doanh nghiệp đều thuê FWD để hỗ trợ thêm những chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng, nên quy trình nhập hàng Sea đối với hàng lẻ LCL doanh nghiệp tự nhập hoặc thuê FWD sẽ diễn ra như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng, nhà cung cấp
Thông tin cần lấy gồm: Giấy chứng nhận xuất xứ CO, CQ, xin mẫu Catalog hàng hóa để tiến hành làm hồ sơ nhập khẩu hàng hóa. Tùy thuộc vào loại hàng hóa nhập khẩu thuộc diện hàng xin nhiều giấy phép nhập khẩu hay không mà bộ phận chứng từ phải thực hiện các công việc khác nhau. Căn cứ trên hợp đồng ngoại thường về các điều khoản thanh toán, bảo hành và thời gian nhận hàng sau đó doanh nghiệp chọn thuê dịch vụ FWD hoặc tự làm. Tuy nhiên, nếu tự làm thì phí phát sinh sẽ cao hơn thuê dịch vụ từ FWD, hơn nữa các công ty dịch vụ có kinh nghiệm xử lý nhanh vấn đề phát sinh nên bạn sẽ yên tâm hơn.
Nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với đại lý bên nước nhập hàng cung cấp thông tin hàng hóa, người liên hệ nhận hàng, hãng tàu để thống nhất thời gian và địa chỉ giao nhận hàng, đóng hàng để gửi về nước nhập khẩu cho công ty FWD là người đại diện của công ty nhập tại Việt Nam.
Bước 2: Hoàn thiện chứng từ và những thông tin cần thiết
Sau khi hàng được trở về kho đại lý của công ty FWD tại nước ngoài sẽ kiểm tra lại thông tin hàng hóa, kích thước, trọng lượng các tiêu chuẩn nhưng NCC và doanh nghiệp tại Việt Nam yêu cầu để tiến hành làm Bill dựa trên Packing list và Invoice. Đại lý đồng thời phải xin thêm các chứng từ gốc như C/O, C/Q gửi kèm theo hàng cho công ty FWD hoặc gửi trước tùy theo yêu cầu và từng trường hợp. Thông thường doanh nghiệp sẽ tự làm Invoice, Packing list, hợp đồng trước khi chuyển cho FWD. Sau khi đủ thông tin hàng hóa hàng sẽ được thông quan tại cửa khẩu bên bán và được xuất hàng lên tàu về nước nhập hàng.
Bước 3: Doanh nghiệp xác nhận lại thông tin, thực hiện làm khai báo manifest
Đại lý của FWD bên nước cần nhập hàng sẽ gửi bill gốc về cho công ty FWD tại nước nhập, đồng thời yêu cầu thực hiện khai báo Manifest lên hệ thống hải quan theo mẫu có sẵn. Mặc dù đi hàng lẻ nhưng FWD vẫn phải khai đầy đủ số Container, số chì [Seal] và số kiện hàng được đóng tại đó cung cấp cho hãng tàu nhận diện và báo về tình trạng hàng hóa vận chuyển trên tàu.
Bước 4: FWD nhận lệnh thông báo tàu đến, lấy D/O
Khi hàng được nhập về kho CFS của đại lý của nước nhập thì FWD sẽ được đại lý nhập hàng gửi thông báo hàng đến giấy báo hàng đến, mail, điện thoại, Fax…. Nhân viên phải lấy D/O về làm hồ sơ khi đi lấy cần xuất trình các chứng từ sau:
B/L [Master Bill do hãng tàu cấp], Giấy giới thiệu kèm theo tiền cước phí Local Charge tại Việt Nam.
Bước 5: Làm thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu
Hàng về Việt Nam vẫn phải tiến hành kiểm tra và làm thông quan truyền tờ khai. Sau khi nhận được kết quả phân luồng FWD báo cho khách hàng đóng thuế nhập khẩu, thuế GTGT để thông quan nhập hàng về.
Bộ hồ sơ cần để làm thông quan hàng hóa gồm có:
+ Tờ khai nhận kết quả phân luồng
+ HBL [House Bill ] và MBL [ Master Bill]
+ Công văn đề nghị giao hàng
+ Giấy giới thiệu nhận hàng của công ty nhập khẩu
+ Invoice, Packing list, D/O, C/O, C/Q chứng từ khác nếu có…
Dựa trên kết quả phân luồng để xử lý nếu luồng xanh hàng hóa được thông quan,luồng vàng đưa chứng từ để hải quan kiểm tra, luồng đỏ kiểm hóa và kiểm tra giấy tờ. Sau khi kiểm tra xong hàng hóa sẽ tiến hành giải phóng hàng lên hệ thống, đóng mộc lên tờ mã vạch cho FWD.
Bước 6: FWD lấy hàng ra kho CFS giao hàng về cho khách
Hàng hóa được đóng dấu thông quan, nhân viên hiện trường của FWD sẽ cầm phiếu xuất kho có kèm mã vạch xuống kho nhận hàng. Sau khi lấy hàng xong sẽ thông báo cho doanh nghiệp nhập chuẩn bị kho bãi để nhận hàng.
Bước 7: Giao hàng cho khách thanh toán và trả lại chứng từ cho khách hàng
4. Quy trình làm hàng lẻ xuất khẩu
Quy trình xuất khẩu hàng lẻ bằng đường biển [LCL], thường trải qua các bước dưới đây:
Bước 1 – Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương:
Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng [Incoterms], trách nhiệm của mỗi bên.
Dựa vào quy định trong hợp đồng đã ký kết, người xuất khẩu biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong các bước tiếp theo.
Bước 2 – Xin giấy phép xuất khẩu
TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành.
TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Thuốc tân dược, hạt giống, gỗ, cổ vật, vật liệu nổ, … thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.
Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 187
Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.
Sau khi có giấy phép hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 3: Xác Nhận Thanh Toán
Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu. Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.
Bước 4 – Chuẩn bị hàng xuất
Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa và lên lịch đóng hàng.
Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải [Thuê tàu]
Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa.Nghĩa vụ thuê tàu đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterm 2000.
Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:
1. Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.
2. Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê dịch vụ cần thiết như vỏ công bốc xếp và vận chuyển hàng về cảng.
3. Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao hàng.
Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng
Sau khi lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyên về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của bên Consol.
Lưu ý: Với hàng lẻ cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì. Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng [VGM]. Hàng cần hạ trước giờ cắt máng [closing time] nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu [không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục]
Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành [kiểm dịch, hun trùng…] thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.
Bước 7 – Làm thủ tục hải quan hàng lẻ xuất khẩu đường biển
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:
+ Hợp đồng ngoại thương
+ Hóa đơn thương mại
+ Phiếu đóng gói [VGM]
+ Phiếu hạ hàng [do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên]
+ Giấy giới thiệu
Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.
Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.
Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc [nếu có]
Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng [SI – Shipping Instruction] cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.
Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn [Draft Bill of Lading]. Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.
Lưu ý: Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là master bill như hàng FCL.
Bước 8 – Các bước công việc khác của Quy trình xuất khẩu đường biển hàng lẻ:
Mua bảo hiểm, làm C/O và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng
Khi đã có vận đơn, thì bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.
Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:
- Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển [Marine Insurance Policy]
- Chứng nhận xuất xứ [CO]
- Chứng thư kiểm dịch thực vật [Phytosanitary] hay kiểm dịch động vật.
Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.
Bước 9 – Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài
Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng lẻ xuất khẩu qua đường biển [LCL], về mặt chuyển giao hàng hóa. Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.
5. Lời kết
Hy vọng bài viết này của Toho Taha sẽ hữu ích cho những bạn đang cần tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu hàng lẻ LCL. Nếu bạn là các cá nhân hay doanh nghiệp đang cần dịch vụ xuất nhập khẩu hàng lẻ uy tín và chuyên nghiệp. Hay đơn giản chỉ là bạn đang làm xuất nhập khẩu và muốn tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực để có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh. Vậy thì hãy để Toho Taha giúp bạn tối ưu hóa mọi thủ tục và quy trình xuất nhập khẩu này nhé!
Với đội ngũ nhân sự hơn 10 năm kinh nghiệm, Toho Taha sẽ mang đến những giá trị tốt đẹp nhất cho Khách Hàng của mình như là thời gian xử lý nhanh chóng, đúng tiến độ cam kết; quy trình, thủ tục chuyên nghiệp, rõ ràng; công tác chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ hải quan, thuế kỹ càng; chi phí hợp lý,; hóa đơn đầy đủ; tư vấn miễn phí cho Khách Hàng về chính sách xuất nhập khẩu, thuế,…