Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc cá nhân hoặc tổ chức người nộp thuế tiến hành kê khai số thuế TNCN đã nộp trong một năm tính thuế để xác định số tiền thuế còn thiếu hoặc nộp thừa để làm căn cứ hoàn thuế.
Dưới đây là hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN online cũng như các quy định phát luật về quyêt toán thuế [thời hạn quyết toán thuế, hồ sơ quyết toán thuế,…] bạn có thể tham khảo.
1.1. Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN
Căn cứ theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 883/TCT-DNNCN đối tượng phải quyết toán thuế TNCN là:
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập;
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế khi có thu nhập từ hai nơi trở lên và không đủ điều ủy quyền quyết toán thuế
1.2. Thời hạn quyết toán thuế TNCN
Tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 thì hạn cuối nộp hồ sơ khai thuế TNCN như sau:
- Đối với tổ chức trả thu nhập:
a, Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
- Đối với cá nhân tự quyết toán Thuế TNCN:
b, Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
- Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
Như vậy, thời hạn thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2023:
- Cá nhân phải nộp thêm thuế: Hạn cuối là 30/4/2024. Tuy nhiên ngày 30/04 rơi vào kỳ nghỉ Lễ nên thời gian quyết toán sẽ được dời sang ngày làm việc đầu tiên sau thời gian nghỉ lễ.
- Người lao động có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn [Khoản 4 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC]
\>> Xem Thêm: Phần Mềm Kế Toán Thông Dụng Nhất MISA SME
2. Hướng dẫn thủ tục quyết toán thuế TNCN Online
Bước 1: Truy cập vào hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế và đăng nhập.
Bước 2: Đăng nhập bằng cách nhập thông tin mã số thuế, nhập mã kiểm tra để đăng nhập.
Nếu không nhớ MST của mình bạn có thể thực hiện tra cứu theo hướng dẫn tại bài viết: 8 cách tra mã số thuế cá nhân online bằng CCCD/CMND CHÍNH XÁC
Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” –> Chọn “Kê khai thuế trực tuyến”
Bước 4: Điền nội dung kê khai trực tuyến
- Điền đầy đủ thông tin ở các mục có dấu * gồm:
- Tên người gửi
- Địa chỉ liên hệ
- Địa chỉ email
- Chọn tờ khai: 02/QTT-TNCN –Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân [Thông tư 80/2021]
- Chọn cơ quan thuế quyết toán: Tích chọn 1 trong 3 trường hợp
TH1: Người nộp thuế có duy nhất 01 nguồn thu nhập trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài [không khấu trừ tại nguồn].
Sau đó, Người nộp thuế lựa chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trực tiếp khai thuế trong năm
TH2: Người nộp thuế trực tiếp khai thuế trong năm có từ 02 nguồn thu nhập trở lên bao gồm cả:
- Thu nhập thuộc diện khai trực tiếp trong năm.
- Thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ.
Người nộp thuế tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan theo bảng mẫu của cơ quan thuế
TH3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập.
Thực hiện khai thông tin về nơi làm việc:
- Trường hợp có thay đổi nơi làm việc: Tích vào ô 1 hoặc ô 2
- Trường hợp không thay đổi nơi làm việc: Tích vào ô 3 hoặc ô 4 hoặc ô 5
Tiếp tục điền thông tin ở các mục sau:
- Trường hợp quyết toán thuế:
- Quyết toán theo năm dương lịch
- Quyết toán 12 tháng liên tục khác năm dương lịch
- Quyết toán không đủ 12 tháng
- Năm kê khai: Năm thực hiện quyết toán
- Loại tờ khai:
- Tờ khai chính thức: Khi thực hiện quyết toán thuế lần đầu trong kỳ
- Tờ khai bổ sung: Trường hợp đã nộp hồ sơ rồi nhưng người nộp thuế khai sai muốn khai lại
Bước 5: Chọn “Tiếp tục” để Khai tờ khai quyết toán thuế
Thực hiện kê khai các thông tin tại phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN và Tờ khai 02/QTT-TNCN theo thông tư 80/2021 mà hệ thống hiển thị
KÊ KHAI TỜ KHAI 02/QTT-TNCN
Tích vào ô trống nếu bạn thực hiện tờ khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tại nạn, bệnh hiểm nghèo.
Lưu ý: NNT kiểm tra lại các thông tin từ [01] đến [11] hệ thống tự cập nhập như: Tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ, email,… nếu chưa chính xác thì điều chỉnh lại cho đúng.
Chỉ tiêu Hướng dẫn kê khai [01] đến [06]: Hệ thống tự động nhật [07] đến [08]: Chọn tỉnh, thành phố ở mục 08 trước, sau đó chọn quận huyện ở mục 07 [Địa chỉ thường trú] [09]: Điền số điện thoại của NNT: [Bắt buộc điền] [10]: Fax: Không bắt buộc [11]: Điền địa chỉ email của NNT vào. [Bắt buộc điền] [12] đến [14] Thông tin đại lý thuế nếu không có thì bỏ qua. [15] đến [19] Thông tin đơn vị trả thu nhập [Hệ thống tự động cập nhật]
Chỉ tiêu Hướng dẫn kê khai [20]: Tổng thu nhập chịu thuế [TNCT] trong kỳ: [21]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam; bao gồm cả thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công do làm việc trong khu kinh tế và thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần [nếu có]. – Thu nhập phát sinh ở đâu thì người lao động yêu cầu bên cơ quan/đơn vị đã trả thu nhập cần xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình. Người lao động cần lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai. Ví dụ: Trong năm 2020, Anh A làm công ty X từ tháng 1 đến tháng 4 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 100 triệu, làm công ty Y từ tháng 5 đến tháng 12 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 150 triệu, vậy chỉ tiêu số 23, anh A sẽ nhập 250.000.000 triệu đồng. [22]: Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần [nếu có] [Không có thì không điền]. [23]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam [Không có thì không điền]. [24]: Số người phụ thuộc: Hệ thống tự động tính khi được kê khai Trường hợp có người phụ thuộc thì để kê khai người phụ thuộc thì bạn kéo xuống cuối trang, chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” để kê khai: Sau khi chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” hệ thống chuyển giao diện để bạn kê khai người phụ thuộc, khai xong người phụ thuộc bạn chọn “Tờ khai” dể quy về giao diện tờ khai tiếp tục khai. [25]: Các khoản giảm trừ: Hệ thống tự động tính [26]: Giảm trừ cho bản thân: Hệ thống tự động cập nhật [27]: Cho những người phụ thuộc được giảm trừ: Hệ thống tự động cập nhật [28]: Từ thiện nhân đạo, khuyến học: Là các khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn; người tàn tật; người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện; quỹ nhân đạo; quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của cơ quan nhà nước [Không có thì không điền] [29]: Các khoản đóng bảo hiểm được trừ: Là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc. [30]: Các khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: Là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không vượt quá ba [03] triệu đồng/tháng [Không có thì không điền]. [31]: Tổng thu nhập tính thuế: Hệ thống tự động tính. [32]: Tổng số thuế thu nhập cá nhân [TNCN] phát sinh trong kỳ: Hệ thống tự động tính.
[33]: Tổng số thuế đã nộp trong kỳ [[33]=[34]+[35]+[36]-[37]-[38]]: Hệ thống tự động tính [34]: Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập: Là tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương; tiền công của cá nhân theo thuế suất Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ và tổng số thuế mà tổ chức; cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ theo thuế suất 10% trong kỳ; căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập. [35]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập: Là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai và đã tạm nộp tại Việt Nam; căn cứ vào chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước. [36]: Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ [nếu có]: Là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng; với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [32] x {[23]/[[20] –[22]]}x 100% [37]: Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm: Số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm do cá nhân tự xác định nếu đã kê khai và nộp tại nước ngoài vào năm tính thuế thứ nhất. [38]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm: Cá nhân tự xác định số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm nếu đã kê khai vào năm tính thuế thứ nhất [39]: Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ [39]=[40]+[41]: Hệ thống tự động tính [40]: Số thuế phải nộp trùng do quyết toán vắt năm: [41]: Tổng số thuế TNCN được giảm khác: Là số thuế được giảm do đã tính ở kỳ tính thuế trước. [42]: Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ: Hệ thống tự động tính [43]: Số thuế được miễn do cá nhân có số tiền thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống [0> chọn “Tiếp tục“
Sau khi nộp tờ khai thành công tới cơ quan thuế, hệ thống Tổng Cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận vào email đã đăng ký và gửi tin nhắn thông báo đến số điện thoại đã đăng ký của người nộp thuế với nội dung :” hồ sơ khai thuế điện tử mẫu 02/QTT-TNCN đã được gửi thành công CQT trả thông báo chấp nhận/ không chấp nhận sau 01 ngày làm việc”
Lưu ý:
- Trường hợp NNT không nhận được thông báo nộp tờ khai thành công từ Tổng Cục Thuế về điện thoại thì NNT cần kiểm tra xem đã có và nhập mật khẩu giao dịch điện tử khi thực hiện quyết toán hay chưa, nếu chưa NNT phải đăng ký lại giao dịch điện tử và thực hiện kê khai lại từ đầu.
- Trường hợp NNT có nhiều mã số thuế thì cần liên hệ với cơ quan thuế để điều chỉnh còn một MST duy nhất và dùng MST này để đăng ký giao dịch điện tử.
- Trường hợp NNT phải nộp thêm thuế thì thực hiện nộp thuế tại ứng dụng Etax Mobile hoặc ngân hàng gần nhất trước ngày 02/5/2024.
Để hình dung rõ hơn về các bước thực hiện quyết toán thuế bạn có thể xem video dưới đây:
Xem thêm:
3. Giải đáp một số thắc mắc khi quyết toán thuế TNCN
Câu 1: Không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân có sao không?
Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì hành vi không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân sẽ bị:
Xử phạt hành chính nếu bạn thuộc diện phải nộp thêm thuế. Tùy vào thời gian chậm nộp hồ sơ pháp luật sẽ có hình thức phạt và mức phạt tương ứng.
Trong đó mức phạt nhẹ nhất sẽ là cảnh cáo còn mức phạt tiền đối với hành vị không quyết toán thuế TNCN là:
- Đối với cá nhân: 2.000.000 đồng tới 25.000.000 đồng
- Đối với đổ chức: 4.000.000 đồng đến 50.000.000
Cá nhân đã nộp thừa mà không thực hiện kê khai quyết toán thuế sẽ không được hoàn trả lại số thuế đã nộp thừa. Đồng thời không được áp dụng chế độ bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
Câu 2: Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN?
Căn cứ tại tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định cá nhân có thu nhập từ tiên công, tiền lương phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:
- Cá nhân phải nộp thêm thuế hoặc cá nhân nộp thừa thuế và có đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ kê khai thuế tiếp theo, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày nhưng tính trong 12 tháng liên tục thì từ 183 ngày trở lên có mặt tại Việt Nam kể từ ngày đầu tiên.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam thực hiện quyết toán thuê thu nhấp cá nhân trước khi xuất cảnh.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương là đối tượng thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo gây ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế.
Câu 3: Cá nhân có thu nhập 2 nơi thì quyết toán thuế TNCN như thế nào?
Căn cứ tại Công văn số 13762/CTIN-HKDCN thì cá nhân có thu nhập từ 2 nơi trở lên thực hiện quyết toán thuế như sau:
- Tổ chức trả thu nhập phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động có ủy quyền [dù có phát sinh khấu trừ thuế hay không]
- Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên đồng thời có thu nhập vãng lai bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng đã được khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10%:
- Trường hợp 1: Cá nhân không có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai: Cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại tổ chức trả thu nhập ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.
- Trường hợp 2: Cá nhân có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai: Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên đồng thời có thu nhập vãng lai nhưng chưa khấu trừ thuế: Cá nhân phải tự đi quyết toán thuế TNCN.
Câu 4: Quyết toán thuế TNCN bao lâu thì nhận được tiền?
Căn cứ theo Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế được quy định như sau: