Máy in hóa đơn bán hàng hay máy in bill bán hàng là một trong nhiều thiết bị được sử dụng phổ biến trong nhà hàng, quán ăn, quán cafe, quán sinh tố… Thiết bị này giúp nhân viên tính tiền, in hóa đơn cho khách hàng. Đồng thời giúp chủ quán kiểm soát các hóa đơn, hạn chế tình trạng gian lận và thất thoát.
Trên thị trường có nhiều loại máy in hóa đơn bán hàng, đa dạng về hãng và giá cả. Vậy làm thế nào để chọn được máy in bill phù hợp với nhu cầu và ngân sách. Cùng tìm hiểu những tiêu chí chọn mua máy in hóa đơn bán hàng và đánh giá những loại máy in hóa đơn bán hàng phổ biến nhất qua bài viết sau.
I. Máy in hóa đơn bán hàng là gì? Tại sao kinh doanh nhà hàng, quán ăn cần đầu tư máy in hóa đơn bán hàng?
Máy in hóa đơn [hay máy in bill bán hàng] là thiết bị quan trọng trong hệ thống bán hàng POS. Đây là thiết bị in hóa đơn cho khách hàng bao gồm các thông tin: tên nhà hàng, tên món, giá sản phẩm, tổng tiền, chiết khấu [nếu có]… phụ vụ nhu cầu xuất hóa đơn của khách hàng và nhà hàng.
Máy in hóa đơn thường đi kèm với một số phụ kiện như: dây cắm nguồn để cung cấp điện năng cho máy hoạt động, jack USB kết nối máy in với máy tính/máy POS bán hàng, đĩa driver cài đặt [một số máy không cần cài driver], jack cắm kết nối máy in với các thiết bị khác, 1 cuộn giấy in để test máy,…
Lợi ích khi sử dụng máy in hóa đơn:
- * Giảm sai sót, tạo sự minh bạch: Khi cài đặt phần mềm tính tiền nhà hàng trên máy in hóa đơn, phần mềm sẽ tự động tính tiền. Nhân viên không cần tính toán thủ công mất nhiều thời gian và có thể nhầm lẫn.
- Hạn chế gian lận: Việc đối soát hóa đơn sẽ hạn chế được tình trạng gian lận
- Thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo lòng tin cho khách hàng thay vì phải viết tay hóa đơn giấy
- Quảng cáo địa chỉ, hình ảnh nhà hàng: Trên bill, bạn có thể thiết lập những thông tin như tên nhà hàng, địa chỉ, hotline…
- Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động của nhân viên thay với các hình thức tính tiền, viết tay hóa đơn truyền thống
II. Phân loại các loại máy in hóa đơn bán hàng
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều sản phẩm máy in khác nhau, có thể dựa vào 2 đặc điểm để phân loại máy in hóa đơn như sau:
Dựa trên công nghệ in ấn Dựa trên hình thức kết nối
- * Máy in kim
Là dòng máy in xuất hiện đầu tiên, chi phí rẻ nhất. Nguyên lý hoạt động dựa trên lực cơ tác động lên các ribblon để tạo ký tự khi in, thường được in với hai màu đen và đỏ.
Ưu điểm: Có thể in được trên nhiều loại giấy, độ bền cao, giá mực không quá đắt.
Nhược điểm: Tốc độ in chậm, phát ra tiếng ồn và hiện nay ít được sử dụng tại nhà hàng, quán ăn….
- * Máy in hóa đơn Bluetooth không dây
Kết nối thông qua bluetooth, không cần kết nối dây nên có tính di động. Bạn có thể in hóa đơn mọi lúc mọi nơi.
- * Máy in nhiệt
Hoạt động dựa trên nguyên lý in nhiệt nên không cần mực in, chỉ cần sử dụng giấy in nhiệt chuyên dụng.
Ưu điểm: Tốc độ in nhanh, chi phí đầu tư tầm trung phù hợp với ngân sách của nhiều nhà hàng, quán ăn.
- * Máy in hóa đơn USB
Máy in hóa đơn sử dụng dây USB để kết nối với máy tính/máy POS bán hàng để in hóa đơn trực tiếp. Máy này thường được đặt cố định tại quầy thu ngân.
- * Máy in phun mực
Nguyên lý hoạt động dựa trên đầu mực phun lên giấy.
Ưu điểm: Chất lượng in cao nhất, hóa đơn in sắc nét, không có hiện tượng lem mực hoặc mờ chữ.
Nhược điểm: Giá thành cao, tốc độ in chậm. Không phù hợp sử dụng tại những địa điểm cần in nhanh như nhà hàng, quán ăn, quán cafe…
- * Máy in hóa đơn cổng LAN
Máy in sử dụng dây kết nối, 1 đầu cắm vào máy in và 1 đầu cắm vào cổng LAN của modem wifi.
Điều kiện sử dụng, các thiết bị kết nối máy in như máy tính/máy POS bán hàng phải sử dụng chung một mạng internet với modem kết nối máy in hóa đơn
- * Máy in laser
Nguyên lý sử dụng tia laser chiếu lên các trống mực tạo ra dòng ký tự với tĩnh điện được hút lên bề mặt giấy để tạo ra chữ in, ký tự hóa đơn.
Ưu điểm: Chất lượng in đẹp, bền màu.
Nhược điểm: Tốc độ in chậm và tốn kém chi phí.
- * Máy in hóa đơn wifi
Máy in hóa đơn lấy IP thông qua wifi phát từ modem. Chỉ cần điện thoại/máy tính/máy POS kết nối chung wifi với máy in là có thể in hóa đơn bình thường.
3.1. Dựa trên quy mô kinh doanh và nhu cầu sử dụng
Mỗi mô hình và quy mô kinh doanh F&B sẽ có những nhu cầu quản lý, tính tiền và in hóa đơn khác nhau nên cũng sẽ chọn những loại máy in hóa đơn khác nhau. Ví dụ:
- * Với quán cafe quy mô nhỏ, số lượng bàn