Các tài liệu dạng văn bản theo iso 9001 2023 năm 2024

Hội thảo khoa học "Định dạng bản sắc Ninh Bình gắn với xây dựng thương hiệu địa phương" năm 2023

Nình Bình lọt top 10 điểm đến thân thiện nhất thế giới

Gạch không nung thân thiện với môi trường

Xem tất cả

Bạn quan tâm mục gì nhất trong Website của chúng tôi?

• Giới thiệu
• Kinh tế - Xã hội
• Album ảnh
• Văn bản pháp luật

407056

Trực tuyến : 17

Hôm nay : 268

Hôm qua : 396

Tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015 đã không còn sử dụng thuật ngữ “tài liệu” và “hồ sơ”. Cả 2 loại văn bản này đã được gộp chung thành ”thông tin dạng văn bản”

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không còn sử dụng các thuật ngữ “tài liệu” và “hồ sơ”. Cả hai hiện được gọi là “thông tin dạng văn bản”. Theo định nghĩa ISO 9001:2015, thuật ngữ đề cập đến thông tin phải được kiểm soát và duy trì. Do đó, hy vọng rằng bạn cũng duy trì và kiểm soát phương tiện cũng như thông tin.

Những yêu cầu trong tiêu chuẩn yêu cầu “duy trì thông tin dạng văn bản” là nói đến tài liệu và yêu cầu “lưu giữ thông tin dạng văn bản” là nói đến hồ sơ. Biểu mẫu là một tài liệu, khi biểu mẫu được điền vào nó sẽ trở thành một bản ghi. Hầu hết các tài liệu và hồ sơ đều được kiểm soát theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 được đề cập trong điều 7.5.

Các yêu cầu đối với tài liệu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì?

Thông tin dạng văn bản phải bao gồm các tài liệu và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn và cần thiết để hoạt động tổ chức của bạn có hiệu quả. ISO 9001:2008 yêu cầu sáu thủ tục cụ thể để tuân thủ. ISO 9001:2015 không còn yêu cầu các thủ tục. Nhưng nếu tổ chức của bạn cần chúng để có hiệu quả, bạn phải có chúng.

Chúng sẽ được sử dụng làm bằng chứng về sự phù hợp, cung cấp tính nhất quán về cách một quy trình được thực hiện. Đồng thời, hỗ trợ đào tạo và ngăn ngừa mất kiến thức. Nếu bạn có một quy trình phức tạp hoặc không nhất quán, bạn nên ghi lại quy trình đó. Ngoài ra, hãy xem xét việc ghi lại bất kỳ quy trình nào mà chỉ một nhân viên biết cách thực hiện; điều này bảo vệ tổ chức khỏi bị mất kiến thức trong trường hợp nhân viên đó không còn làm việc tại tổ chức.

Tiêu chuẩn 9001 vẫn yêu cầu các thông tin sau

– Chính sách chất lượng.

– Mục tiêu chất lượng.

– Phạm vi QMS.

Bạn cũng không cần phải có sổ tay chất lượng nữa, nhưng nếu bạn có thì hãy giữ nó. Sổ tay chất lượng là cuốn sách công thức về cách quản lý chất lượng trong tổ chức của mình. Một sổ tay chất lượng cũng có thể dùng như một phần giới thiệu (hoặc một mục lục) cho QMS.

Kiểm soát thông tin dạng văn bản có nghĩa là bạn có một quy trình để xác định, xem xét và phê duyệt tài liệu cũng như sử dụng định dạng và phương tiện thích hợp cho nội dung của thông tin đó. Bạn cần đảm bảo thông tin đó có sẵn cho những người cần truy cập. Đồng thời thông tin cần được bảo vệ. Cũng như phiên bản được kiểm soát và các phiên bản cũ / không hoạt động phải được xử lý đúng cách.

ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng được phát triển bởi Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO). Tiêu chuẩn này định nghĩa các yêu cầu cần thiết để thiết lập, triển khai và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả trong tổ chức. Một trong những khía cạnh quan trọng của ISO 9001 là yêu cầu về tài liệu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các yêu cầu tài liệu theo ISO 9001 và tầm quan trọng của chúng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu suất của một tổ chức.

1. Định nghĩa tài liệu trong ISO 9001 Theo ISO 9001, tài liệu được định nghĩa là thông tin ghi lại hoặc biểu diễn dưới bất kỳ hình thức nào, bao gồm cả giấy tờ, bản vẽ, hình ảnh, bản ghi âm hoặc điện tử. Tài liệu có thể bao gồm các hướng dẫn, chính sách, quy trình, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ và bất kỳ loại tài liệu nào khác có liên quan đến quản lý chất lượng.
2. Yêu cầu về tài liệu theo ISO 9001 ISO 9001 đặt ra một số yêu cầu cụ thể về tài liệu mà một tổ chức cần tuân thủ để đáp ứng tiêu chuẩn. Dưới đây là một số yêu cầu quan trọng:

1. Xác định, quản lý và duy trì tài liệu: Tổ chức cần xác định và quản lý tài liệu cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn có của thông tin. Điều này bao gồm việc tạo, duy trì và cập nhật các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.

2. Kiểm soát tài liệu: Tài liệu cần được kiểm soát để đảm bảo rằng phiên bản hiện tại và phù hợp của tài liệu đang được sử dụng. Tổ chức nên thiết lập quy trình kiểm soát tài liệu để theo dõi, xác nhận và phân phối tài liệu cho các bộ phận và cá nhân có liên quan.

3. Cập nhật tài liệu: Tài liệu cần được cập nhật khi có sự thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng hoặc khi có thông tin mới. Các thay đổi cần được ghi lại và thông báo cho những người liên quan, và phiên bản cũ của tài liệu cần được loại bỏ hoặc được đánh dấu để không sử dụng nữa.

4. Lưu trữ và bảo quản tài liệu: Tổ chức cần đảm bảo rằng tài liệu được lưu trữ và bảo quản một cách an toàn và dễ truy cập. Việc lưu trữ tài liệu có thể được thực hiện dưới dạng giấy tờ hoặc điện tử, tùy thuộc vào yêu cầu và sự thuận tiện của tổ chức.

1. Tầm quan trọng của các yêu cầu tài liệu theo ISO 9001 Các yêu cầu tài liệu trong ISO 9001 là một phần quan trọng của việc xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích của việc tuân thủ các yêu cầu tài liệu:

1. Đảm bảo tính nhất quán và chính xác: Tài liệu rõ ràng và chi tiết giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức hiểu và thực hiện các quy trình và quy định một cách nhất quán. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

2. Quản lý rủi ro: Tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý rủi ro. Bằng cách có các quy trình và hướng dẫn rõ ràng, tổ chức có thể nhận ra và đối phó với các vấn đề tiềm ẩn, từ đó giảm thiểu rủi ro và nguy cơ xảy ra sai sót.

3. Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Các tài liệu theo ISO 9001 có thể giúp tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan đến chất lượng và an toàn. Việc duy trì và cập nhật tài liệu phù hợp giúp tổ chức đảm bảo rằng nó tuân thủ các quy định và tránh các lỗi pháp lý có thể xảy ra.

4. Liên lạc hiệu quả: Tài liệu rõ ràng và hợp lý giúp tăng cường hiệu suất liên lạc trong tổ chức. Khi mọi người đều có cùng một nguồn thông tin chính xác và dễ tiếp cận, sự hiểu biết và trao đổi thông tin giữa các bộ phận và cá nhân sẽ được cải thiện. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động trong tổ chức diễn ra một cách hiệu quả và hiệu suất làm việc được nâng cao.