Để hiểu được định dạng văn bản là gì không khó. Nhưng để có thể hiểu rõ có những mục định dạng văn bản nào, các bước định dạng văn bản ra sao thì không phải ai cũng biết. Trong nội dung bài viết này, mrbachkhoa sẽ giúp bạn nắm được các kiến thức cơ bản về vấn đề này một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.
Định dạng văn bản là gì?
Định dạng văn bản là gì?
Theo bạn thì định dạng văn bản là gì? Hiểu một cách đơn giản nhất thì định dạng văn bản chính là việc sửa soạn, trình bày lại văn bản sao cho dễ đọc, trang văn bản có bố cục rõ ràng, dễ nhìn ra các mục chính, mục con và giúp người đọc dễ hiểu nội dung văn bản hơn.
Vì sao cần định dạng văn bản
Khi định dạng, đoạn văn bản sẽ được trình bày rõ ràng, đẹp và dễ hiểu. Đặc biệt, khi cần nhấn mạnh các nội dung quan trọng thì việc định dạng là điều cần thiết. Khi đó, người đọc nhìn vào văn bản sẽ có thiện cảm hơn, dễ đọc hiểu nội dung hơn và ấn tượng hơn với vấn đề được đề cập.
Có những mục định dạng văn bản nào?
Định dạng văn bản có 3 loại:
- Định dạng trang
- Định dạng từng đoạn văn bản
- Định dạng các ký tự cho văn bản
Các bước định dạng văn bản trong Word
Sự thật là cách định dạng văn bản trong Word là điều không hề khó khăn, kể cả với những người mới làm quen với Word. Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn dưới đây là sẽ có đoạn văn bản chỉn chu, dễ nhìn, dễ đọc hiểu hơn.
Căn lề, kích thước trong định dạng văn bản
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải chuyển kích thước của word sang ‘cm’ để có thể căn được chuẩn. Sau đó, bạn chỉ cần tiến hành căn chuẩn lề trái – phải – trên – dưới như sau:
- Lề trên [Top] để từ 2cm – 2,5cm
- Lề dưới [Bottom] để từ 2cm – 2,5cm
- Lề trái [Left] để từ 3cm – 3,5cm
- Lề phải [Right] để từ 1,5cm – 2cm.
Để tiến hành chỉnh kích thước, bạn vào mục “Page Layout” chọn tiếp “Page Setup ” là được.
Bước 2: Khi đã chỉnh xong kích thước thì bạn tiến hành căn lề trong word bằng tad Margins.
Bước 3: Cuối cùng, để thực hiện xong bước định dạng word chuẩn này, bạn cần chỉnh khổ ngang trong word bằng Portrait.
Ở thao tác này, tùy theo yêu cầu nội dung mà cách định dạng văn bản đối với Font sẽ có sự thay đổi đa dạng như kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc…
Cách thực hiệc rất đơn giản như sau: Tại biểu tượng “Home”, bạn chọn vào mục “Font’ và chọn tiếp vào hình mũi tên để chọn font chữ thích hợp.
Để tránh mất thời gian định dạng lại font chữ sau mỗi lần mở file Word, bạn nên để font thường sử dụng làm mặc định. Như vậy sẽ tiện lợi hơn khi sử dụng.
Sử dụng phím tắt để định dạng văn bản
Nếu bạn hay dùng Word thì có thể sử dụng các phím tắt để thực hiện định dạng để tiết kiệm thời gian hơn. Dưới đây là một vài phím tắt phổ biến mà bạn có thể áp dụng để định dạng:
- Ctrl + L: Căn chỉnh bên trái cho văn bản.
- Ctrl + R: Căn chỉnh bên phải cho văn bản
- Ctrl+B: Bôi đen văn bản
- Ctrl+D:Mở hộp thoại để định dạng font văn bản
- Ctrl+I: In nghiêng văn bản
- Ctrl+U: Gạch chân văn bản
- Ctrl + Shift + >: Sau khi bôi đen văn bản, chọn tổ hợp phím này để tăng kích thước văn bản.
- Ctrl + Shift + Nhấn chọn biểu tượng giãn dòng trong mục Paragraph > Chọn Line Spacing Options. Bước 2: Tại phần Line Spacing, chọn Multiple > Nhập thông số giãn dòng tại mục At > Nhấn OK để hoàn thành.
Trong MS Word 2010 để thay đổi khoảng cách giữa đoạn đang chọn với đoạn văn trên ta dùng lệnh gì trong hộp thoại Paragraph?
Bước 1: Chọn đoạn cần thay đổi khoảng cách đoạn. Bước 2: Mở hộp thoại Paragraph Settings [nhấn chuột phải lên đoạn văn, chọn Paragraph]. Bước 3: Nhập khoảng cách đoạn tại Spacing. Before: khoảng từ đoạn đang chọn đến đoạn ở trên.