Hoạt động vận tải giao nhận hàng hoá hiện nay phần lớn được các cơ quan chuyên môn đảm nhận, đó là các cơ quan giao nhận hàng hoá.
a.Giao hàng cho người giao nhận
Để thực hiện giao nhận hàng hoá người xuất khẩu sẽ tiến hành các công việc sau:
- Ký hợp đồng uỷ thác giao nhận
- Cung cấp các thông tin cho người giao nhận
- Theo dõi tình hình giao hàng, tình hình tàu
- Vận chuyển hàng hoá ra địa điểm giao hàng
- Cử người theo dõi trong quá trình giao nhận để thu nhập các chứng từ cần thiết cho thanh toán, khiếu nại sau này.
- Lấy vận đơn đường biển để thanh toán tiền hàng
b.Giao hàng cho người vận chuyển
Trong trường hợp người xuất khẩu tự đảm nhận việc giao nhận, họ sẽ phải làm các công việc sau:
- Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở với đại lý tàu biển hoặc đại diện của người chuyên chở, hoặc với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng trên tàu.
- Liên hệ với cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng
- Bố trí phương tiện vận tải hàng ra cảng
- Giao hàng lên tàu, lấy biên lai thuyền phó
- Đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển đã chuẩn bị. Cán bộ phụ trách việc ký vận đơn phải hết sức lưu ý:
+ Vận đơn phải là vận đơn đường biển hoàn hảo, đã xếp hàng lên tàu, có thể giao dịch được.
+ Sau khi có biên lai thuyền phó, vận đơn phải lấy càng nhanh càng tốt.
2.Giao hàng bằng container
Để giao hàng người xuất khẩu phải ký hợp đồng với người giao nhận, hàng hoá sẽ được giao theo một trong hai hình thức:
a.Giao hàng nguyên container – FLC
Khi lô hàng chiếm trên 2/3 dung tích hoặc trọng tải container hàng sẽ được giao theo nguyên container. Khi đó người xuất khẩu sẽ lập bảng kê hàng trong container, vận chuyển hàng ra bãi container – CY giao cho người chuyên chở, lấy chứng từ vận tải để đi thanh toán.
- Giao hàng lẻ - LCL
Người xuất khẩu chở hàng ra trạm đóng hàng vào container – CFS giao cho người chuyên chở sau khi đó làm thủ tục hải quan, lấy chứng từ vận tải để đi thanh toán.
3. Giao hàng bằng đường sắt
Trong trương hợp giao hàng bằng đường sắt, người xuất kahaur phải ký hộp đồng vận chuyển, làm thủ tục xin cấp toa xe phù hợp với tính chất và khối lượng hàng hoá. Tổ chức bốc hàng, niêm phong cặp chì toa tàu, lấy vận đơn đường sắt.
Quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là một trong những hoạt động đóng vai trò vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hoá hiện nay. Vậy quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bao gồm mấy bước?. Hãy cùng Vận chuyển Phước An chúng tôi tìm hiểu rõ hơn trong bài viết dưới đây nhé!
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là gì?
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là sự phối hợp giữa các hoạt động lấy hàng, bốc xếp, vận chuyển, lưu kho và phân phối hàng hoá. Có nghĩa là bạn sẽ nhận hàng hoá ở một địa điểm, sau đó vận chuyển hàng hoá về kho và tiến hành giao nó ở một địa điểm khác đã được chỉ định trước đó.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm mấy bước?
Với những kinh nghiệm mà chúng tôi đã có hơn suốt 5 năm qua về quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Vận chuyển Phước An sẽ giới thiệu đến bạn quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu gồm các bước như sau:
Bước 1: Booking tàu
Bước 2: Đóng gói hàng hóa
Có 2 hình thức đóng gói hàng hoá chính hiện nay, bao gồm hàng lẻ [LCL] và hàng nguyên kiện [FCL].
- Đối với hàng lẻ LCL: Bạn sẽ tiến hành đóng gói hàng hoá tại kho có đầy đủ Shipping Mark cho mỗi kiện hàng như thoả thuận đã đặt ra. Sau đó, hàng hoá sẽ được vận chuyển đến kho CFS tại cảng biển và được đóng vào container để vận chuyển.
—>>> Có thể hữu ích cho bạn: LCL là gì?
- Đối với hàng nguyên kiện FCL: Bạn sẽ phải đến cảng biển và nhận container rỗng, sau đó kéo về kho và đóng hàng hóa vào. Sau đó, bạn có thể thuê công ty Forwarder hoặc tự kéo container có chứa hàng hóa trở lại cảng biển để giao cho hãng tàu.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu
Bạn cần phải hoàn tất các thủ tục hải quan đối với hàng hoá cần xuất khẩu. Ngoài các thủ tục thông quan thông thường thì bạn còn có thể xin giấy phép hun trùng, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy kiểm dịch…
Bước 4: Phát hành B/L
Bước thứ tư trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là phát hành B/L. Trước khi đóng gói hàng hóa, các công ty Forwarder hoặc nhà nhập khẩu được ủy quyền có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ các thông tin làm vận đơn cho phía bên vận chuyển. Sau khi kiện hàng hóa được đưa lên tàu và rời cảng, nhà nhập khẩu sẽ được hãng tàu phát hành B/L.
Bước 5: Gửi chứng từ
Bên xuất khẩu hàng hóa sẽ thu thập đầy đủ chứng từ theo yêu cầu của bên nhập khẩu hàng hóa bao gồm các chứng từ như Packing List, Invoice, B/L, C/O…
Những chứng từ này sẽ được gửi cho bên nhập khẩu trực tiếp [trong trường hợp thanh toán bằng T/T] hoặc chuyển khoản qua ngân hàng [trong trường hợp thanh toán bằng L/C].
Bước 6: Nhận chứng từ
Sau khi đã nhận được bộ chứng từ gốc thì bên nhập khẩu hàng hóa sẽ kiểm tra lại 1 lần nữa về tính chính xác của chứng từ. Việc này nhằm để chắc chắn rằng không có rắc rối phát sinh trong trong quá trình thông quan hàng hóa.
Bước 7: Thông báo hàng đến
Các hãng tàu hoặc các công ty Forwarder sẽ gửi thông báo hàng đến [Notice of Arrival] cho bên nhập khẩu trước khi tàu cập cảng.
Bên nhập khẩu hàng hóa sẽ cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin bao gồm: ngày tàu cập cảng, kho hàng lưu trữ để chờ thông quan, các loại phí cần phải nộp… Việc kiểm tra này sẽ giúp cho bên nhập khẩu hàng hóa chủ động hơn trong việc làm thủ tục hải quan hàng hóa.
Bước 8: Lệnh giao hàng D/O
Bên nhập khẩu sẽ phải cung cấp đầy đủ giấy tờ, bộ chứng từ [nhận từ bên xuất khẩu] cho công ty Forwarder nhằm xuất trình vận đơn B/L gốc và nộp các loại phí cho hãng tàu rồi tiến hành nhận lệnh giao hàng.
Tại thời điểm đó, công ty Forwarder sẽ tiến hành các hoạt động như tìm vị trí hãng tàu, làm phiếu xuất kho tại cảng.
—–>>> Có thể hữu ích cho bạn: D/O Là Phí Gì? Tất Tần Tật Thông Tin Về Phí D/O Bạn Cần Biết
Bước 9: Thủ tục hải quan nhập khẩu
Kể cả khi hàng hóa chưa cấp cảng đến thì bên nhập khẩu cũng đã có thể bắt đầu việc mở tờ khai hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử rồi chờ hàng hóa về để thông quan. Bên nhập khẩu có thể tự mình thực hiện thủ tục này hoặc thuê các công ty Forwarder thực hiện giúp. Ngoài ra, bạn còn phải xin thêm giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm tra chất lượng hàng hoá…
Bước 10: Dỡ hàng hóa, vận chuyển hàng về kho và trả container rỗng
Sau khi đã hoàn thành xong các thủ tục hải quan thì lô hàng hóa sẽ được công ty Forwarder vận chuyển về kho của bên nhập khẩu. Trong trường hợp lô hàng hóa là hàng nguyên [FCL] thì sẽ phải dỡ khỏi container và trả container rỗng lại cho hãng tàu tại cảng.
Những lưu ý khi thực hiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
Để quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu được diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả, đòi hỏi chúng ta phải lưu ý những điều như sau:
- Phải lưu trữ những giấy tờ liên quan đến hàng hoá xuất nhập khẩu một cách cẩn thận, để khi phát sinh có vấn đề khiếu nại hoặc tranh chấp sẽ có giấy tờ để đối chứng.
- Cần kiểm tra chất lượng, hệ thống trang thiết bị của container trước khi đóng hàng, tránh tình trạng container gặp sự cố trong quá trình vận chuyển.
- Kiểm tra hàng hoá lúc nhận hàng, còn nguyên seal hay không. Đề phòng hàng hoá của bạn bị tráo đổi trong quá trình vận chuyển.
- Phải có biên bản xác nhận giao nhận hàng hoá giữa hai bên giao nhận. Tránh các rủi ro, khiếu nại trong tương lai.
Trên đây là những thông tin về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu mà chúng tôi – Vận chuyển Phước An muốn chia sẻ với bạn! Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ có thêm cho mình những kinh nghiệm cũng như kiến thức bổ ích trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa.
—>>> Tham khảo thêm: Các Loại Phương Tiện Vận Chuyển Đường Bộ Phổ Biến Hiện Nay
Tôi là Hoàng Danh người quản lý nội dung số của Vận Chuyển Phước An. Với kiến thức, kinh nghiệm về chuyên ngành Logistics, tôi tự tin và mong muốn được chia sẻ nhiều hơn tới bạn những kiến thức bổ ích trong lĩnh vực này.