Khai báo các tài khoản cần kết chuyển tự động cuối kỳ, cho phép kết chuyển theo các đối tượng [công trình/vụ việc, bộ phận, lệnh sản xuất, hợp đồng,…].
1. Hướng dẫn thực hiện
Vào phân hệ Tổng hợp/ Khai báo/ Khai báo các bút toán kết chuyển tự động
Giải thích một số trường thông tin:
- Số thứ tự: số thứ tự ưu tiên thực hiện trước sau cho các bút toán kết chuyển tự động.
- Loại kết chuyển:
Loại 1: hệ thống sẽ hạch toán bên Có của Tài khoản cần kết chuyển [thông thường là các tài khoản chi phí].
Loại 2: hệ thống sẽ hạch toán bên Nợ của Tài khoản cần kết chuyển [thông thường là các tài khoản doanh thu].
Loại 3: áp dụng cho bút toán kết chuyển lãi/lỗ [từ tài khoản 911 sang tài khoản 421], hệ thống tự động xác định lãi hoặc lỗ để hạch toán Nợ/Có tương ứng cho các tài khoản. Lưu ý: nhập tài khoản 911 vào trường Tài khoản nợ.
Loại 4: áp dụng cho bút toán kết chuyển thuế GTGT đầu vào được khấu trừ [từ tài khoản 133 sang tài khoản 333], hệ thống tự động xác định số thuế được khấu trừ để kết chuyển [sau khi so sánh với số thuế GTGT đầu ra].
- Tài khoản nợ/Tài khoản có nhập vào các tài khoản kết chuyển và nhận kết chuyển theo đúng hạch toán Nợ/Có khi tạo bút toán.
- Tập hợp theo: tích chọn nếu muốn kết chuyển các phát sinh chi tiết theo các mã đối tượng tập hợp [vụ việc, bộ phận, lệnh sản xuất, hợp đồng,…].
- Chỉ kết chuyển các phát sinh chi tiết: tích chọn nếu muốn chỉ kết chuyển các phát sinh có chỉ rõ các mã đối tượng tập hợp [vụ việc, bộ phận, lệnh sản xuất, hợp đồng,…], các phát sinh không chỉ rõ sẽ không được kết chuyển và giữ lại trên tài khoản kết chuyển [để người dùng có thể tự kết chuyển, phân bổ bằng Phiếu kế toán hoặc sử dụng Bút toán phân bổ tự động cuối kỳ].
- Nhấn Lưu.
Dùng để tạo các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ cho các tài khoản khai báo.
1. Hướng dẫn thực hiện
Vào phân hệ Tổng hợp/ Bút toán tự động cuối kỳ/ Bút toán kết chuyển tự động
Chọn kỳ/năm cần tạo bút toán kết chuyển.
Nhấn Nhận.
Màn hình hiện các tài khoản cần tạo bút toán kết chuyển:
Giải thích một số nút xử lý trên thanh công cụ:
- Nút Kết chuyển: tạo các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ cho các tài khoản được chọn.
- Nút Xoá kết chuyển: xoá các bút toán kết chuyển đã được tạo trước đó.
Báo cáo kiểm tra kết quả kết chuyển:
- Bảng kê chứng từ [lọc mã chứng từ = PK3].
- Sổ kế toán chi tiết các tài khoản liên quan.
In chứng từ hạch toán [lưu sổ]: vào phân hệ Tổng hơp/ Bút toán tự động cuối kỳ/ In các bút toán tự động.
Trình tự thực hiện các bút toán kết chuyển trong trường hợp chương trình thực hiện nhiều bút toán kết chuyển cùng một lúc.
Cần phải lưu ý đối với trường hợp các bút toán kết chuyển khác nhau nhưng lại liên quan đến cùng một tài khoản: khi này phải đánh stt đúng theo trình tự cần phải thực hiện.
Ví dụ, đối với tk doanh thu thì phải kết chuyển các tk giảm trừ sang doanh thu rồi mới từ tk doanh thu sang tk kết quả.
Loại kết chuyển
Có các loại kết chuyển sau:
- * 1 – Tài khoản có sang tài khoản nợ: thường là các tk chi phí, tk giá vốn, tk giảm trừ doanh thu.
Nợ TK nhận kết chuyển
Có TK kết chuyển đi.
- * 2 – Tài khoản nợ sang tài khoản có: thường là các tk doanh thu.
Nợ TK kết chuyển đi
Có TK nhận kết chuyển.
- * 3 – Kết chuyển lãi lỗ:
TK kết chuyển đi là tk xác định kết quả kinh doanh
TK nhận kết chuyển là tk lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
Phụ thuộc vào kết quả lãi hay lỗ chương trình sẽ ghi nợ [hoặc có] tk xác định kết quả và ghi có [hoặc nợ] tk lợi nhuận chưa phân phối.
- * 4 – Kết chuyển thuế gtgt:
Nợ TK 3333 – Thuế phải nộp
Có TK 133 – Thuế được khấu trừ.
Tài khoản kết chuyển đi
Có thể khai báo là tài khoản tổng hợp hoặc tài khoản chi tiết.
Nếu là tài khoản tổng hợp thì chương trình thực hiện kết chuyển cho tất cả các tiểu khoản chi tiết của tài khoản tổng hợp này.
Ví dụ, khai báo tk k/c đi là 642, thì chương trình sẽ tính toán số phát sinh của từng tiểu khoản của tk 642 và kết chuyển sang cho từng tiểu khoản.
Tài khoản nhận kết chuyển
Có thể khai báo là tài khoản tổng hợp.
Nếu là tài khoản tổng hợp thì tài khoản đi cũng phải là tài khoản tổng hợp và chương trình thực hiện tính toán và kết chuyển tương ứng 1-1 [tiểu khoản của tk k/c đi – tiểu khoản của tk nhận k/c], bằng cách lấy “đuôi” tiểu khoản của tài khoản kết chuyển đi gán vào tài khoản nhận kết chuyển.
Kết chuyển chi tiết theo mã
Sử dụng trong trường hợp các tập hợp phát sinh nhóm theo mã quản trị và kết chuyển số phát sinh theo từng mã quản trị.